3. Xây dựng chiến lược sản xuất điều hành cho Công ty Cổ phần Xuất Nhập
3.7. Tồn kho trong sản xuất:
Cá tra là một mặt hàng xuất khẩu chủ lực của ngành thủy sản Việt Nam, hiện được xuất khẩu sang 142 quốc gia và vùng lãnh thổ, trong đó thị trường Mỹ đóng vai trò rất quan trọng. Theo Hiệp hội chế biến và xuất khẩu thuỷ sản
USD (tương đương năm 2011); trong đó kim ngạch xuất khẩu sang Mỹ hơn 358 triệu USD, chiếm trên 20% tổng kim ngạch xuất khẩu mặt hàng này của Việt Nam.
Từ vụ kiện chống bán phá giá (CBPG) đầu tiên (năm 2002) đến nay đã có 8 cuộc điều tra CBPG được Mỹ thực hiện với cá tra, basa fillet đông lạnh từ Việt Nam. Hiện tại, Bộ Thương mại Mỹ (DOC) ra quyết định áp thuế CBPG tăng 25 - 45 lần trong đợt rà soát hành chính lần thứ 8 (POR8). Đây là dấu hiệu nguy hiểm đối với hoạt động sản xuất, chế biến xuất khẩu cá tra Việt Nam. Vì vậy việc xác định mức sản lượng tối ưu và mức tồn kho hợp lý là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp xuất khẩu chế biến thủy sản vì tồn kho lớn đã kéo theo những ảnh hưởng về giá.
Báo cáo ngày 25/1/2013 của Tổng cục Thủy sản: “Năm 2012, tình hình tiêu thụ cá tra nguyên liệu diễn biến phức tạp. Ba tháng đầu năm việc tiêu thụ cá tra tương đối thuận lợi, giá cá tra ở mức cao, dao động 26.500 - 28.500 đồng/kg, đa số các hộ nuôi đều có lãi. Từ cuối tháng 3/2012 đến nay, giá cá tra liên tục giảm (có vài thời điểm thấp nhất 18.000 đồng/kg), giá cá hiện nay 19.200 - 23.500 đồng/kg, khi giá thức ăn thủy sản đã tăng 700 - 1.200 đồng/kg, người nuôi vẫn tiếp tục lỗ 2.000 - 5.000 đồng/kg”.
Theo tính toán của Agifish, với giá cá tra ở mức gần 22.000 đồng/kg như hiện nay, để làm ra một kg cá tra philê cần 2,5kg nguyên liệu, tương đương 55.000 đồng. Xuất khẩu khó khăn, chi phí tồn kho làm đội giá thành hơn 700 đồng/kg/tháng. Trong lúc đó, nhiều doanh nghiệp do tình hình tài chính yếu kém đã buộc phải bán cá với bất kỳ giá nào để tạo ra dòng tiền tự nuôi sống mình. Việc chấp nhận chịu lỗ bán dưới giá thành để đẩy hàng tồn và xoay vòng vốn không chỉ ở Agifish mà đang xảy ra khá phổ biến trong các doanh nghiệp xuất khẩu cá tra. Tuy nhiên, đây lại là con dao hai lưỡi. Thị trường xuất khẩu rất khó hồi phục trong ngắn hạn, vì vậy, doanh nghiệp bán rẻ cá không thể chịu đựng lâu. Hơn nữa, việc xuất khẩu bằng mọi giá còn tạo tiền lệ xấu cho khách hàng ép giá. Bán rẻ cá còn đồng nghĩa với việc doanh nghiệp làm ăn gian dối, hạ chất lượng, dễ gây tổn hại đến uy tín, thương hiệu cá tra.
Hiện tại, Agifish đã phải giảm sản lượng chế biến từ hơn 200 tấn cá nguyên liệu mỗi ngày xuống còn trên dưới 100 tấn vì có làm ra nhiều thì cũng
chỉ để tồn kho còn nếu ngưng hoàn toàn thì có khác gì công bố phá sản nên vẫn phải làm cầm chừng để nuôi công nhân, bán hàng ra từ từ để có dòng tiền, ngân hàng mới tiếp tục giải ngân.
3.7.1 Vòng quay tồn kho
Tình trạng hàng tồn kho quá lâu cũng làm gia tăng chi phí của doanh nghiệp như chi phí dự trữ, chi phí thanh lý hàng tồn kho hay chi phí hao hụt, cải tiến sản phẩm lỗi thời… còn tồn kho lớn cũng khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian mới xử lý hết hàng tồn. Có thể nhìn thấy các doanh nghiệp thủy sản gần như đã dành trọn năm 2009 để xử lý hàng tồn kho ứ đọng của năm trước. Vì thế, nhiều doanh nghiệp đã lơ là việc đầu tư phát triển nguồn nguyên liệu hay sản xuất thành phẩm. Kết quả là khi các đơn hàng xuất khẩu thủy sản tăng trở lại, các công ty có thể đối diện với thực tế là phải sẵn sàng trả giá cao nhưng vẫn không tìm đủ nguồn hàng.
Tuy nhiên so với các doanh nghiệp trong ngành, năm 2012 Agifish có chỉ số vòng quay hàng tồn kho tương đối thấp 3,95 vòng/năm, so với năm 2011 là 5,34 vòng/năm. Có thể hình dung đơn giản, trong 1 năm, một đơn vị hàng tồn kho của công ty quay vòng được gần 4 lần.
Thông thường, chỉ số vòng quay hàng tồn kho cao cho ta thấy hoạt động hiệu quả của một doanh nghiệp, nhất là trong giai đoạn hàng tồn kho là nhiều vấn đề đối với các doanh nghiệp. Qua báo cáo về chỉ số vòng quay trên có thể cho thấy công ty đã kịp thời linh động việc tích trữ hàng hóa để sản xuất kinh doanh với tình hình xuất khẩu cá tra hiện tại.
3.7.2 Cơ sở tính toán tồn kho của AGIFISH
Về nguyên tắc, tồn kho càng ít càng tốt, như phương châm của hệ thống quản lý hàng tồn kho Just In Time (JIT) là “chỉ sản xuất đúng sản phẩm, với đúng số lượng, tại đúng nơi, vào đúng thời điểm”. Tuy nhiên, mô hình JIT chỉ hiệu quả đối với những doanh nghiệp có hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại, có sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp. Còn đối với những doanh nghiệp như Agifish dựa vào mùa vụ, cần đầu vào ổn định, muốn tranh thủ cơ hội từ nhu cầu thị trường tăng cao trong khi khan hiếm nguồn nguyên liệu đầu vào thì việc dự trữ tồn kho lại rất cần thiết. Để biết mức tồn kho thế nào là hợp lý, doanh nghiệp Agifish đã vận dụng các cơ sở sau:
3.7.2.1 Nắm bắt nhu cầu
Đó là việc tập hợp các số liệu (cả số lượng lẫn giá trị) về lượng hàng bán ra trong thực tế, lượng tồn kho thực tế, đơn hàng chưa giải quyết… Đồng thời, cùng với việc quan sát động thái thị trường, theo dõi kế hoạch phát triển sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, thông tin phản hồi mà Agifish có những điều chỉnh và dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai.
Trong đó, tính toán tồn kho thực tế đòi hỏi nhiều công sức nhất. Chẳng hạn, muốn kiểm kê nhanh số lượng tồn kho, Agifish đã phân loại mặt hàng, đánh dấu ký tự, xem xét phiếu nhập kho..
Ngoài ra, việc xác định giá trị hàng tồn kho cũng không đơn giản. Vì ngoài việc xác định giá vốn, giá thị trường, giá trị thực tế của hàng tồn, Agifish còn tính cả chi phí tồn kho.
Giá tồn kho nguyên vật liệu (hàng phải mua) = giá mua trên hóa đơn + chi phí mua hàng (chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, bảo hiểm, hao hụt, công tác phí, dịch vụ phí…) + thuế - chiết khấu thương mại, giảm giá.
Giá tồn kho thành phẩm (hàng sản xuất) = giá nguyên vật liệu + chi phí lao động + chi phí sản xuất.
Chi phí tồn kho = chi phí tồn trữ (chi phí bảo quản, chi phí vốn, chi phí khấu hao…) + chi phí đặt hàng.
Trong đó, chi phí tồn trữ = lượng dự trữ bình quân x chi phí dự trữ bình quân; chi phí đặt hàng = số lần đặt hàng trong năm x chi phí mỗi lần đặt hàng.
3.7.2.2 Hoạch định cung ứng
Ngoài việc phân tích và dự đoán nhu cầu tiêu thụ, Agifish đánh giá công suất sản xuất, năng lực tài chính và khả năng cung ứng hàng hóa (đầu vào) từ đối tác. Nếu các yếu tố trên đều theo hướng thuận lợi và môi trường không nhiều biến động thì Agifish duy trì tồn kho ở mức tối thiểu.
3.7.2.3 Tính toán lượng đặt hàng
Trên cơ sở nắm bắt và dự đoán cung cầu hàng hóa, Agifish tính toán lượng tồn kho cần thiết dựa trên hai mô hình:
Mô hình EOQ: Agifish tính được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó.
Mô hình POQ: Áp dụng trong trường hợp Agifish mua cá từ các hộ nuôi và nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng.
3.7.2.4 Xác định thời điểm đặt hàng
Để tránh trường hợp đặt hàng không đúng thời điểm, Agifish có thể rơi vào tình trạng thiếu hoặc thừa nguyên liệu, Agifish đã tính trước thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng dựa vào những dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của khách hàng để tránh việc bị động trong quá trình sản xuất. Nghĩa là Agifish có dự trù lượng hàng sẽ bán được trong thời gian chờ đợi và cả hàng cần dự phòng trong trường hợp rủi ro (mức tồn kho tối thiểu).
Tóm lại, để chủ động nguồn hàng nhưng vẫn không bị thua lỗ từ tồn kho lớn, Agifish duy trì mức dự trữ vừa phải, biết xác định thời điểm đặt hàng, ưu tiên dự trữ những mặt hàng bán chạy. Ngoài ra, Agifish sử dụng phần mềm kế toán hàng tồn kho hỗ trợ các công đoạn thu thập dữ liệu để có thông tin chuẩn xác hơn cho công tác dự báo.