Công ty TNHH Đóng tàu PTS Hải Phòng là một công ty chuyên đóng mới và sửa chữa tàu nên khối lƣợng nguyên vật liệu sử dụng là rất lớn và đa dạng về chủng loại, phẩm chất, kích cỡ. Hiện nay nguyên vật liệu của công ty đƣợc phân loại theo chức năng, vai trò chúng đảm nhiệm trong quá trình sản xuất. Việc phân loại nhƣ vậy thì đơn giản nhƣng chƣa khoa học, chƣa thể hiện rõ đặc điểm công dụng của từng loại nguyên vật liệu. Với đặc điểm sản xuất và nguyên vật liệu nhƣ hiện tại, theo em, công ty Đóng tàu PTS nên xây dựng một hệ thống danh điểm vật tƣ thống nhất toàn công ty và sử dụng “Sổ danh điểm nguyên vật liệu”.
Sổ danh điểm nguyên vật liệu là sổ danh mục tập hợp toàn bộ các loại nguyên vật liệu đã và đang sử dụng, đƣợc theo dõi cho từng loại, từng nhóm, quy cách vật liệu một cách chặt chẽ, logic. Hệ thống các danh điểm vật tƣ có thể đƣợc xác định theo nhiều cách thức khác nhau nhƣng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp. Mỗi loại, mỗi nhóm vật liệu đƣợc quy định một mã riêng sắp xếp một cách trật tự, thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết.
Xây dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu, giúp cho việc quản lý từng loại vật liệu sẽ tránh đƣợc nhầm lẫn, thiếu xót và cũng giúp cho việc thống nhất giữa thủ kho và kế toán trong việc lập bảng kê, báo cáo nhập – xuất – tồn. Khi có sổ danh điểm, việc cập nhật số
72
liệu vào phần mềm kế toán và việc ghi chép của thủ kho sẽ giảm nhẹ, thuận lợi hơn và tránh đƣợc nhầm lẫn. Việc quản lý nguyên vật liệu trong công ty nói chúng sẽ đƣợc chặt chẽ, thống nhất và khoa học hơn.
Để lập sổ danh điểm nguyên vật liệu, điều quan trọng nhất là phải xây dựng đƣợc bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung những mã vật liệu chƣa có. Công ty có thể xây dựng bộ mã nguyên vật liệu dựa vào các đặc điểm sau :
- Dựa vào vật liệu;
- Dựa vào số nhóm vật liệu trong mỗi loại; - Dựa vào số thứ vật liệu trong mỗi nhóm; - Dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ.
Dựa vào các con số tự nhiên, em xin đề xuất quy ƣớc sau để xây đựng bộ mã nguyên vật liệu
- Trƣớc hết bộ mã nguyên vật liệu đƣợc xây dựng trên cơ sở số hiệu tài khoản cấp 2 đối với vật liệu :
Vật liệu chính : TK1521 Vật liệu phụ : TK1522 Nhiên liệu : TK1523 Vật liệu thu hồi : TK1524 Vật liệu khác : TK1528
- Để biểu thị nhóm nguyên vật liệu có cùng tính chất, chức năng và vai trò tƣơng tự nhau, thì ta thêm số tự nhiên thứ 5 và thứ 6 sau số hiệu tài khoản cấp 2.
- Để biểu thị quy cách, phẩm chất của mỗi loại nguyên vật liệu cụ thể trong nhóm nguyên vật liệu, ta tiếp tục thêm số tự nhiên thứ 7 và thứ 8.
Ví dụ : Nguyên vật liệu chính 1521 Tôn CT3 : 1521.01
Tôn CT3-2mm : 1521.01.01 Tôn CT3-3mm : 1521.01.02 Tôn CT3-4mm : 1521.01.03
Công ty Đóng tàu PTS có thể lập “Sổ danh điểm nguyên vật liệu” theo mẫu sau đây:
73
Biểu 3.2: Sổ danh điểm nguyên vật liệu SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU
Ký hiệu Mã số danh
điểm Danh điểm vật liệu Đơn vị tính
Ghi chú Loại Nhóm 1521 Nguyên vật liệu chính 1521.01 Tôn CT03 Kg 1521.01.01 Tôn CT03-2mm Kg 1521.01.02 Tôn CT03-3mm Kg 1521.01.03 Tôn CT03-4mm Kg 1521.01.04 Tôn CT03-6mm Kg … … … … 1521.02 Thép inox Kg 1521.02.01 Thép inox D14 Kg 1521.02.02 Thép inox D16 Kg 1521.02.03 Thép inox D20 Kg 1521.02.04 Thép inox D22 Kg 1521.02.05 Thép inox D35 Kg … … … … 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522.01 Sơn chống rỉ M 1522.01.01 Sơn chống rỉ M nâu Lít 1522.01.02 Sơn chống rỉ M ghi Lít … … … …
1522.02 Bulông inox Cái
1522.02.01 Bulông inox M10x30 Cái
1522.02.02 Bulông inox M14x40 Cái
1522.02.03 Bulông inox M16x40 Cái
1522.02.04 Bulông inox M16x60 Cái
1522.02.05 Bulông inox M18x60 Cái
… … … …
74