Là công ty sản xuất nên Công ty Đóng tàu PTS sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu với số lƣợng lớn và thƣờng xuyên. Chi phí nguyên vật liệu chiếm 60%-70% trong giá thành sản phẩm. Mặt khác, vật liệu có tính chất rất dễ bị ảnh hƣởng bởi thời tiết nếu
37
không đƣợc bảo quản cẩn thận và dễ bị hao hụt trong quá trình vận chuyển. Chính vì vậy, công tác quản lý và sử dụng có hiệu quả sẽ giúp giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm.
Quản lý nguyên vật liệu là khâu quan trọng đầu tiên để đảm bảo cho quá trình sản xuất, việc quản lý nguyên vật liệu ở đây không chỉ về mặt số lƣợng mà phải quản lý cả về mặt chất lƣợng nhằm đảm bảo cho nguyên vật liệu không bị biến chất, giảm giá trị sử dụng.
- Khâu thu mua : Công ty có bộ phận chuyên công tác thu mua, vận chuyển, bốc dỡ. Các bạn hàng, nhà cung ứng khá uy tín nên công tác thu mua và dự trữ nguyên vật liệu ít bị ngƣng trệ.
- Khâu bảo quản dự trữ : tình hình quản lý nguyên vật liệu đƣợc chú trọng và quan tâm với cách tổ chức sắp xếp gồm 2 kho : kho vật tƣ và kho thành phẩm. Việc sắp xếp trong từng kho cũng đƣợc thực hiện khá hợp lý, thuận tiện cho quá trình sản xuất.
- Khâu sử dụng : Công ty căn cứ vào định mức nguyên vật liệu và kế hoạch tiêu thụ để chủ động có kế hoach mua vật tƣ nên lƣợng tồn kho rất ít, giảm chi phí lƣu kho, vốn không ứ đọng, giá thành sản phẩm đƣợc giảm phần nào.
Công tác quản lý nguyên vật liệu đƣợc thực hiện ở phòng kỹ thuật vật tƣ, bộ phận KCS, thủ kho và phòng kế toán.
- Phòng kỹ thuật vật tƣ : Có trách nhiệm quản lý, lập kế hoạch thu mua, nhập, xuất nguyên vật liệu trong kỳ, tìm hiểu, lựa chọn các nguồn cung ứng tốt nhất, lợi ích nhất. Định kỳ tiến hành kiểm kê, tham mƣu cho giám đốc về các loại nguyên vật liệu cần nhập, các loại nguyên vật liệu còn tồn đọng nhiều… và các biện pháp giải quyết hợp lý tránh tình trạng cung ứng vật liệu không đủ cho sản xuất hoặc để tồn đọng quá nhiều gây lãng phí, giảm chất lƣợng nguyên vật liệu.
- Thủ kho : Là ngƣời có trách nhiệm nhập xuất nguyên vật liệu theo phiếu nhập, phiếu xuất, thực hiện đầy đủ thủ tục công ty quy định, tổ chức sắp xếp bảo quản nguyên vật liệu. Hàng ngày tiến hành ghi chép vào thẻ kho, cuối tháng đối chiếu
38
số liệu với kế toán vật tƣ, đồng thời kết hợp với các cán bộ chuyên môn tiến hành kiểm kê vật liệu thừa thiếu trong tháng.
- Kế toán vật tƣ : Là ngƣời chuyên theo dõi tổng hợp tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, đồng thời hạch toán nguyên vật liệu, cuối kỳ đối chiếu số liệu với thủ kho.