34
Sơ đồ 2.3 : Quy trình hạch toán theo hình thức kế toán máy
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối quý, cuối năm Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Khi chính thức đi vào hoạt động, Công ty TNHH Đóng tàu PTS Hải Phòng đã áp dụng hình thức kế toán máy. Phần mềm kế toán mà Công ty Đóng tàu PTS sử dụng là phần mềm Vacom Accounting.
Bên cạnh việc thỏa mãn các tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán theo quy định tại thông tƣ 103/2005/TT-BTC ngày 24 tháng 11 năm 2005, phần mềm Vacom Accounting còn có những ƣu điểm nổi bật nhƣ:
- Có thể sử dụng đa ngôn ngữ tùy chỉnh theo ý ngƣời dung, dễ học, dễ sử dụng, giao diện nổi bật.
- Phần mềm sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS SQL Server 2005 dữ liệu đƣợc bảo mật tuyệt đối theo hệ thống phân quyền của hệ điều hành.
- Phần mềm có khả năng lƣu trữ dữ liệu lớn, tốc độ truy xuất dữ liệu nhanh. - Tính giá thành chi tiết theo sản phẩm, hợp đồng, đơn hàng. Phân tích giá thành
theo khoản mục và yếu tố, hoặc theo bài toán ngƣợc. Từ hóa đơn bán ra phần
PHẦN MỀM KẾ TOÁN VACOM ACCOUNTING CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
35
mềm sẽ tự động cân đối nhập kho thành phẩm và xuất vật tƣ theo định mức khai báo.
- Hỗ trợ quản lý vật tƣ, hàng hóa với số lƣợng lớn trên từng chứng từ, trên kho. - Làm tới đâu xem báo cáo tức thời tời đó mà không cần tổng hợp số liệu.
- In hóa đơn đặt in, tự in theo nghị định 51: Xem (Print Preview) đƣợc cả thông tin trên Phôi hóa đơn trƣớc khi in để tránh sai sót phải hủy hóa đơn (Độc đáo). - Tuân thủ các quy định về chế độ kế toán, có đầy đủ các phân hệ kế toán, phù
hợp với các phần hành kế toán trong Doanh nghiệp. Chạy trên mạng nhiều ngƣời dùng, bảo mật và phân quyền chi tiết từng chức năng.
Khái quát về cách sử dụng phần mềm Vacom Accounting.
Khởi động Vacom Accounting: kích đúp vào biểu tƣợng Vacom trên màn hình desktop.
Sau khi khởi động Vacom Accounting, hộp hội thoại Đăng nhập sẽ tự động xuất hiện cho phép ngƣời sử dụng mở dữ liệu kế toán. Công ty Đóng tàu PTS thực hiện việc phân quyền trong hạch toán. Theo đó, mỗi kế toán viên sẽ làm việc với một tài khoản riêng với một hoặc một số phần hành cố định đƣợc phụ trách. Phần mềm đƣợc thiết kế nhƣ sau:
36
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra xác định các tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc nhập vào máy sẽ tự động nhập vào sổ nhật ký chung và sổ cái.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa các số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.