Khi Công ty ký hợp đồng sản xuất và cung cấp sản phẩm theo một dự án hoặc đơn đặt hàng, căn cứ vào bảng kê chi tiết hàng hóa đi kèm hợp đồng, phòng Kế hoạch – sản xuất tiến hành thiết kế sản phẩm theo đúng hợp đồng. Từ đây, phòng Kế hoạch - sản xuất sẽ tiến hành bóc tách nguyên vật liệu và xây dựng bản dự thảo tiến độ sản xuất sản phẩm phục vụ cho dự án (đơn hàng) bằng các phiếu giao việc và định mức nguyên vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm. Sau khi đƣợc giám đốc ký duyệt, đây sẽ là các lệnh sản xuất chính thức.
Phiếu giao việc đƣợc lập thành 3 bản chuyển cho phòng Kỹ thuật – vật tƣ, phòng tài chính-kế toán, các tổ sản xuất.
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu.
Quy trình nhập kho vật tƣ.
Khi vật tƣ, hàng hóa đƣợc chuyển về nhà máy. Bộ phận vật tƣ, hàng hóa gửi yêu cầu kiểm tra chất lƣợng cho phòng KCS. Phòng chất lƣợng kiểm tra chất lƣợng vật tƣ, hàng hóa. Vật tƣ, hàng hóa đảm bảo yêu cầu sẽ đƣợc tiến hành nhập kho.
41
Quy trình nhập vật tƣ hàng hóa đƣợc thể hiện qua Sơ đồ 2.4 nhƣ sau
Sơ đồ 2.4: Quy trình nhập vật tƣ hàng hóa
Nghiệm thu vật tƣ.
Thành phần nghiệm thu gồm:
- Cán bộ vật tƣ chịu trách nhiệm về lô vật tƣ đó; - Đại diện phòng chất lƣợng;
- Thủ kho.
Biên bản nghiệm thu chất lƣợng đƣợc lập thành 2 bản (do phòng KCS phát hành):
- 1 bản chuyển cho bộ phận vật tƣ; - 1 bản phòng KCS giữ.
Căn cứ vào kết quả nghiệm thu theo phƣơng pháp cân, đong, đo, đếm hoặc bằng cảm quan để quyết định.
- Đối với những vật tƣ không đủ yêu cầu (chất lƣợng, kích cỡ, màu sắc, tính năng sử dụng) sẽ trả về và yêu cầu nhà cung cấp đổi lại vật tƣ đạt chất lƣợng thay thế.
Vật tƣ chuyển về công ty Nhà cung cấp
Ban nghiệm thu KCS
42
- Đối với vật tƣ đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc phiếu xuất kho (của bên bán) và biên bản nghiệm thu chất lƣợng (đã đạt yêu cầu) thì kế toán vật tƣ tiến hành lập phiếu nhập kho (theo mẫu số 02-VT quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính). Phiếu nhập kho phải chính xác, thống nhất, đầy đủ nội dung và đƣợc lập sau khi có đủ thủ tục pháp lý về chứng từ hồ sơ tài liệu theo quy định mua hàng của Công ty. Phiếu ghi phải thống nhất tên hàng, đơn vị, mã số… và phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan.
Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Dựa vào phiếu giao việc, các tổ sản xuất sẽ tiến hành lĩnh vật tƣ. Kế toán vật tƣ cho in phiếu xuất kho đƣợc chuyển xuống kho vật tƣ. Đến đây thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho nhận đƣợc, sẽ tiến hành cấp phát vật tƣ cho các tổ sản xuất. Thủ kho cấp phát vật tƣ cho các tổ sản xuất có trách nhiệm bảo quản vật tƣ từ khi lĩnh cho đến khi giao thành phẩm.
Quy trình cấp phát vật tƣ đƣợc mô hình hóa theo sơ đồ 2.5. nhƣ sau:
Sơ đồ 2.5 : Sơ đồ quy trình cấp phát vật tƣ
Phiếu giao việc và bản định mức NVL Phiếu xuất kho Kho vật tƣ Tổ sản xuất Phòng Tài chính-Kế toán Phòng Kế hoạch – sản xuất
43