8. Kết cấu của luận văn:
2.3.2. Kết quả đạt được
2.3.2.1. Thực hiện công tác đăng ký hộ tịch
Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch và Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực nhưng đến nay các Nghị định này bộc lộ nhiều điểm bất cập, không còn phù hợp với điều kiện hiện nay do sự đa dạng của các sự kiện về hộ tịch, yêu cầu hiện đại hóa công tác hộ tịch, đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc đăng ký hộ tịch trong thời gian qua chưa thực hiện đầy đủ và thống nhất. Đây là lần đầu tiên có văn bản ở tầm Luật điều chỉnh riêng lĩnh vực đăng ký, quản lý hộ tịch sau hơn 60 năm thực hiện bằng văn bản dưới luật ( các Nghị định của Chính phủ, Thông tư liên tịch, Thông tư của các Bộ, cơ quan ngang Bộ), là bước hoàn thiện khá cơ bản về thể chế đăng ký và quản lý hộ tịch của Việt Nam. Đồng thời, Luật hộ tịch cũng có ý nghĩa đột phá với nhiều quy định hoàn toàn mới. So với Nghị định 158/2005/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 27/12/2005 thì Luật Hộ tịch năm 2014 ra đời với nhiều chế định mới, phân cấp mới, thủ tục mới đã thổi một luồng sinh khí mới cho công tác đăng ký hộ tịch và đích đến là gần gũi hơn với người dân, phục vụ tốt hơn các yêu cầu của người dân và các cơ quan, tổ chức có liên quan. Bên cạnh những thuận lợi trong văn bản quy phạm phát luật về hộ tịch còn có sự quan tâm lãnh, chỉ đạo của lãnh đạo Ủy ban nhân dân 16 phường trên địa bàn Quận 11 trong công tác đăng ký hộ tịch ở từng phường.
Thứ nhất, quy định về các nội dung đăng ký hộ tịch
Luật Hộ tịch năm 2014, đã quy định rõ ràng hơn, cụ thể hơn các nội dung đăng ký hộ tịch; đã phân định rõ sự kiện nào là Xác nhận vào Sổ hộ tịch, sự kiện nào là Ghi vào Sổ hộ tịch bằng cách đưa ra các khái niệm, định nghĩa
về các thuật ngữ trên, chẳng hạn như: “ Xác nhận vào Sổ hộ tịch là xác nhận các sự kiện hộ tịch”;“ Ghi vào Sổ hộ tịch là việc ghi vào sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có
thẩm quyền”; “Ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc
kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài”. Quy định này giúp cho cơ quan có thẩm quyền cấp giấy tờ hộ tịch xác định đúng từng loại vụ việc, không gây nhầm lẫn, không xác định đúng từng loại sự kiện.
Thứ hai,quy định về thẩm quyền đăng ký hộ tịch
Một trong những điểm mới quan trọng nhất của Luật Hộ tịch năm 2014 là việc thay đổi về thẩm quyền đăng ký hộ tịch. Theo đó, thẩm quyền về hộ tịch của Sở Tư pháp trước đây sẽ được chuyển sang cho Ủy ban nhân dân Quận, đồng thời có sự điều chỉnh lại phạm vi thẩm quyền về hộ tịch của Ủy ban nhân dân các cấp. Cụ thể, Ủy ban nhân dân Phường sẽ có thẩm quyền đăng ký hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước; đăng ký thay đổi, cải chính thông tin hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi; bổ sung thông tin hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; đăng ký khai sinh cho trẻ em có cha, mẹ là công dân Việt nam, kết hôn, nhận cha, mẹ, con cho công dân Việt Nam, khai tử cho người nước ngoài tại các khu vực biên giới của Việt Nam. Còn lại các nội dung đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài; đăng ký thay đổi, cải chính thông tin hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và ghi sổ hộ tịch các nội dung hộ tịch của Công dân Việt nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài sẽ được giao cho Ủy ban nhân dân Quận.
Việc chuyển thẩm quyền về hộ tịch cho Ủy ban nhân dân Quận sẽ giúp tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân, đồng thời giảm sức ép về thủ tục hành chính hộ tịch trên cơ quan cấp tỉnh ( Sở tư pháp) để Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tập trung làm tốt chức năng quản lý nhà nước về hộ tịch tại địa phương.Bên cạnh đó, thẩm quyền lãnh thổ về đăng ký hộ tịch cũng có sự thay đổi theo hướng linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân hơn. Theo đó, cá nhân có thể được đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống chứ không nhất thiết phải xét theo thứ tự ưu tiên nơi đăng ký thường trú như trước đây. Trường hợp cá nhân không đăng ký tại nơi thường trú thì Ủy ban nhân dân Quận, Ủy ban nhân dân Phường, Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký hộ tịch cho cá nhân có trách nhiệm thông báo việc đăng ký hộ tịch đến Ủy ban nhân dân Phường nơi cá nhân đó thường trú. Ngoài ra, thẩm quyền đăng ký khai sinh, Luật hộ tịch cho phép Ủy ban nhân dân nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ đều thực hiện đăng ký khai sinh được, thay cho quy định như trước đây về việc ưu tiên cho Ủy ban nhân dân Phường nơi cư trú của người mẹ, nếu không xác định được nơi cư trú của người mẹ thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người cha mới được thực hiện. Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân khi tiến hành các thủ tục về hộ tịch mà còn thể hiện tính chất công bằng nhất định trong quá trình cải cách tư pháp.
Thứ ba,đơn giản hóa các thủ tục liên quan đến việc đăng ký hộ tịch
Thủ tục đăng ký hộ tịch đơn giản, cắt giảm tối đa các giấy tờ không cần thiết và tạo điều kiện thuận lợi cho người có quyền lựa chọn nơi đăng ký và phương thức đăng ký các sự kiện hộ tịch.
Về thủ tục đăng ký hộ tịch: Theo quy định tại Luật Hộ tịch năm 2014,
Giảm nhiều giấy tờ không cần thiết, tăng cường việc xuất trình bản chính giấy tờ, hạn chế tối đa photo, sao y, đặc biệt Luật hộ tịch quy định chỉ cấp 02 loại bản chính Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận kết hôn, còn các sự kiện hộ tịch khác sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký người yêu cầu đăng ký hộ tịch được cấp Trích lục hộ tịch tương ứng với từng sự kiện hộ tịch đã đăng ký. Bản chính trích lục hộ tịch được chứng thực bản sao. Rút ngắn thời gian giải quyết các thủ tục hành chính về hộ tịch. Được xem là điểm tích cực của Luật hộ tịch mới. Nguyên tắc quan trọng trong đăng ký hộ tịch được Luật mới ghi nhận là “đối với những việc hộ tịch mà Luật này không quy định thời hạn giải quyết thì được giải quyết ngay trong ngày”, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Việc rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính về hộ tịch sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân và cũng thể hiện việc tích cực đẩy mạnh thực hiện đề án cải cách thủ tục hành chính của Chính phủ.
Ví dụ: như việc đăng ký kết hôn, nếu trước đây các bên kết hôn phải chờ trong năm ngày để hoàn tất thủ tục đăng ký kết hôn thì theo Luật hộ tịch năm 2014, ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định, nếu thấy đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình, việc kết hôn sẽ được ghi vào Sổ hộ tịch và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên nam, nữ. Trường hợp cần xác minh điều kiện kết hôn của hai bên nam, nữ thì thời hạn giải quyết mới không quá 05 ngày làm việc.
Người dân có thể lựa chọn cơ quan đăng ký hộ tịch mà không phụ thuộc vào nơi cư trú trước đây: có thể lựa chọn đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống, không nhất thiết phải theo thứ tự ưu tiên là nơi đăng ký thường trú. Bên cạnh đó, Luật cũng cho phép được lựa chọn đăng ký khai sinh tại Ủy ban nhân dân nơi cư trú của cha
hoặc mẹ thay vì quy định ưu tiên nơi cư trú của mẹ như trước. Việc nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch có thể lựa chọn nộp trực tiếp cho cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi qua bưu chính hoặc qua hệ thống đăng ký trực tuyến. Khi Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được hoàn thành và liên thông với nhau thì việc giải quyết các vấn đề hộ tịch qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến sẽ bảo đảm nhanh chóng, gọn nhẹ và giảm thiểu chi phí, thời gian trong thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch.
Thứ tư, cơ sở vật chất và phương tiện làm việc phục vụ cho công tác
đăng ký hộ tịch được đảm bảo cho việc đăng ký hộ tịch như máy tính có kết nối Internet đường truyền tốc độ cao để dễ dàng truy cập vào phần mềm để thao tác hồ sơ, trang bị máy in riêng cho công chức Tư pháp - hộ tịch để in các biểu mẫu và tờ khai thông tin cho người dân khi có yêu cầu đăng ký các sự kiện hộ tịch.
2.3.2.2. Bố trí Công chức Tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký hộ tịch:
Bên cạnh việc chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc cần thiết phục vụ công tác đăng ký thì việc bố trí cán bộ có đủ năng lực, trình độ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đề ra cũng là một đòi hỏi thiết thực. Chính vì vậy, trong những năm qua đội ngũ Công chức Tư pháp - hộ tịch đã có bước phát triển quan trọng cả về số lượng lẫn chất lượng. Tình hình đội ngũ Công chức Tư pháp - hộ tịch 16 phường và Phòng Tư pháp Quận 11 hiện nay được thống kê như sau:
Theo số liệu của Phòng Tư pháp Quận 11 cung cấp tính đến tháng 01/2020 thì trên địa bàn Quận 11 có 16/16 phường bố trí đủ 02 Công chức Tư pháp - hộ tịch với số lượng là 32 người.
Về số lượng: tổng số công chức Ủy ban nhân dân phường và quận là 42
39 công chức, chiếm tỷ lệ 92,9%, dân tộc Hoa: 03 công chức, chiếm tỷ lệ 7,1%.
Về chất lượng: 42/42 công chức đã tốt nghiệp trung học phổ thông; trình
độ chuyên môn có 42/42 công chức có bằng cử nhân Luật; trình độ chính trị: cao cấp: có 01 công chức, chiếm tỷ lệ 2,3%; cử nhân: 01 công chức chiếm tỷ lệ 2,3%; trung cấp: 26 công chức chiếm tỷ lệ 61,9%; sơ cấp: 14 công chức, chiếm tỷ lệ 33,5%.
Về độ tuổi: Công chức có độ tuổi dưới 30 là: 07 công chức, chiếm tỷ lệ
16,6 %; từ 30 đến 40 là: 17 công chức, chiếm tỷ lệ 40,4%; từ 40 đến 50 là 18 công chức chiếm tỷ lệ 57%; trên 50 tuổi là 0 công chức.
Như vậy, qua thống kê về chất lượng của đội ngũ Công chức Tư pháp – hộ tịch của Ủy ban nhân dân và Phòng Tư pháp cho thấy, đội ngũ công chức hiện nay tương đối trẻ, được đào tạo về chuyên môn đúng chuyên ngành chiếm tỷ lệ cao.
2.3.2.3. Công tác phổ biến pháp luật về hộ tịch
Xác định công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về hộ tịch có vai trò và ý nghĩa quan trọng. Trong những năm qua, lãnh đạo Ủy ban nhân dân Phường luôn quan tâm đến công tác Tư pháp – hộ tịch. Hiện nay, có 16/16 Phường bố trí 02 công chức Tư pháp – hộ tịch có đủ năng lực chuyên môn đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao. Hội đồng tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật và đội ngũ tuyên truyền viên thường xuyên được củng cố, kiện toàn, chất lượng ngày càng được nâng cao nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao. Trong công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật, Ủy ban nhân dân 16 phường đã quan tâm chỉ đạo công chức Tư pháp – hộ tịch phường tham mưu xây dựng kế hoạch tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật sát với tình hình thực tế của từng Phường. Quan tâm đầu tư kinh phí cho công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật nhằm giúp nâng cao chất lượng,
hình thức trong công tác tuyên truyền. Bên cạnh đó, Ủy ban nhân dân 16 phường đã thực hiện niêm yết công khai các thủ tục hành chính về lĩnh vực hộ tịch cũng như các lĩnh vực khác tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ. Tủ sách pháp luật của Ủy ban nhân dân 16 phường được quản lý và khai thác sử dụng có hiệu quả. Hàng năm, tủ sách pháp luật của Ủy ban nhân dân Phường đều mua bổ sung các đầu sách pháp luật mới nói chung và luật hộ tịch nói riêng để phục vụ tốt cho người dân và đội ngũ cán bộ, công chức tìm đọc.
Công tác phối hợp với Ủy ban Mặt trận tổ quốc cùng các ban, ngành đoàn thể tổ chức công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật trong các hội viên hội đoàn thể, quần chúng nhân dân được tăng cường nhằm giúp cho người dân hiểu biết rõ hơn về pháp luật và đặc biệt là vai trò quan trọng của Luật hộ tịch trong giai đoạn hiện nay. Qua đó, giúp người dân nhận thức được việc đăng ký hộ tịch vừa là quyền, vừa là nghĩa vụ của mình nên đã tự giác đi đăng ký, qua đó tỷ lệ đăng ký hộ tịch đã được tăng lên, tình trạng đăng ký hộ tịch quá hạn được giảm xuống đáng kể.
2.3.2.4. Quản lý, sử dụng Sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch
Hàng năm, Ủy ban nhân dân phường đều đăng ký với Phòng Tư pháp Quận để mua biểu mẫu và sổ bộ hộ tịch. Các loại sổ và biểu mẫu dùng để đăng ký hộ tịch sử dụng đúng mẫu do Bộ Tư pháp ban hành. Chữ viết trong sổ bộ hộ tịch rõ ràng, dễ đọc để dễ dàng tra cứu các thông tin cần thiết phục vụ cho công tác tra cứu, xác minh, cải chính.
Sổ bộ hộ tịch được bảo quản giữ gìn cần thận, không để ẩm ướt, rách nát, mối mọt. Sổ lưu và hồ sơ lưu về các sự kiện hộ tịch được lưu trữ đầy đủ, sắp xếp ngăn nắp, khoa học thuận tiên cho công tác tra cứu, sao lục hồ sơ. Biểu mẫu hộ tịch không sử dụng được do rách, nhòe, in thông tin không chính xác so với hồ sơ đăng ký hộ tịch thì tiến hành hủy theo quy định của pháp luật.
Việc khai thác và sử dụng sổ bộ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch được thực hiện theo quy định của Luật hộ tịch
2.3.2.5. Quản lý, cập nhật, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và cấp bản sao trích lục theo quy định
Một bước đột phá của Luật Hộ tịch để hướng đến Chính phủ điện tử. Theo đó, Cơ sở dữ liệu hộ tịch là tài sản quốc gia, lưu giữ toàn bộ thông tin hộ tịch của mọi cá nhân đã đăng ký, làm cơ sở để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp