6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU ĐỂ HOÀN THIỆN VIỆC ĐÁNH
GIÁ THÀNH TÍCH CỦA NHÂN VIÊN BƢU ĐIỆN TỈNH ĐẮK LẮK
3.2.1. Hoàn t ện v ệc xác địn mục t êu đán g á n ân v ên
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay, mỗi một doanh nghiệp kinh doanh bên cạnh việc phải nâng cao chất lƣợng dịch vụ còn phải không ngừng đào tạo bổ sung trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ nhân viên. Vì vậy mà công tác đánh giá thành tích nhân viên đóng một vai trò rất quan trọng. Việc xác định mục tiêu đánh giá là rất quan trọng trong quá trình xây dựng chƣơng trình đánh giá thành tích của nhân viên tại doanh nghiệp. Vì vậy để chƣơng trình đánh giá thành tích thực hiện đƣợc tốt thì Bƣu điện cần phải xác định cho đƣợc mục tiêu đánh giá.
- Mục tiêu đánh giá phải gắn liền với chiến lƣợc phát triển của doanh nghiệp.
- Mục tiêu đánh giá phải đƣợc xác định một các cụ thể và rõ ràng. Xuất phát từ thực tế hoạt động kinh doanh, những hạn chế của công tác đánh giá
thành tích nhân viên. Tác giả mạnh dạn đề xuất một số mục tiêu cụ thể nhƣ sau:
Nhằm đào tạo và phát triển nhân viên
Công tác đào tạo và huấn luyện phải giúp ích cho việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Nói cách khác, mục tiêu đào tạo và huấn luyện nhân viên là nhằm thực hiện mục tiêu của Bƣu điện. Vì vậy với mục tiêu quản lý và khai thác tốt nguồn nhân lực thì việc đánh giá thành tích nhân viên ngoài mục tiêu trả lƣơng, khen thƣởng thì mục tiêu đào tạo và phát triển nhân viên rất cần đƣợc quan tâm.
Sau khi đã nghiên cứu nhu cầu đào tạo và phát triển nhân sự, Bƣu điện phải tiếp tục nghiên cứu tiến trình đào tạo và phát triển nhân sự. Tiến trình đƣợc biểu hiện qua sơ đồ sau đây:
Bƣu điện cần phải đào tạo đúng đối tƣợng, đãi ngộ đúng ngƣời, phát triển nghề nghiệp cho nhân viên đáp ứng mục tiêu của bƣu điện. Làm cơ sở để bố trí xắp xếp nhân viên hợp lý, phù hợp với hiện tại và chiến lƣợc phát triển Bƣu điện trong tƣơng lai. Tạo động lực cho nhân viên cống hiến, làm việc có hiệu quả, góp phần mang lại lợi ích cho cá nhân, cho Bƣu điện và cho toàn xã hội.
- Mục tiêu của đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên là đánh giá đƣợc nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao ở mức độ nào, có hoàn thành nhiệm vụ hay không. Từ kết quả đánh giá thành tích nhân viên có thể biết đƣợc những ƣu điểm của bản thân nhằm phát huy và có kế hoạch cải thiện hoặc thay đổi những mặt còn hạn chế, từ đó cải thiện thành tích vào kỳ đánh giá tiếp theo.
Nhằm ban hành các quyết định hành chính
- Căn cứ vào thành tích nhân viên để làm cơ sở trả lƣơng và khen thƣởng: Điểm có lợi của việc chi trả lƣơng, thƣởng dựa trên đánh giá thành tích công việc là việc trả lƣơng có liên hệ với giá trị và việc thực thi công việc, vì vậy có thể khuyến khích nhân viên làm việc chăm chỉ hơn để đƣợc tăng lƣơng. Mục đích của hệ thống trả lƣơng, thƣởng dựa trên đánh giá thành tích công viêc nhằm khuyến khích nhân viên tham gia vào các hoạt động của đơn vị và vì vậy cần phải tăng cƣờng động cơ và cam kết của họ đối với tổ chức, đơn vị.
Nhân viên nào có thành tích tốt nhất sẽ đƣợc trả mức lƣơng cao, đƣợc xét nâng lƣơng, đƣợc thi nâng bậc và đƣợc khen thƣởng xứng đáng với mức thành tích đạt đƣợc. Đồng thời, kết quả đánh giá thành tích sẽ giúp cho nhân viên thấy đƣợc mức lƣơng và thƣởng phù hợp với mức độ thành tích của mình từ đó có ý thức cải thiện thành tích nhằm tăng thu nhập qua lƣơng và thƣởng.
sau: Trình độ nhân viên; Mức độ phức tạp của công việc; Trách nhiệm, tầm quan trọng của công việc; Điều kiện lao động; Thâm niên công tác của ngƣời lao động.
- Dựa vào kết quả đánh giá thành tích nhân viên để đề bạt, tuyển dụng: Từ kết quả đánh giá thành tích nhân viên Bƣu điện sẽ nhìn nhận đƣợc toàn bộ khả năng của nhân viên của mình từ đó xác định đƣợc nhân viên nào có thể phát triển để đề bạt hoặc đáp ứng nhu cầu nhân sự trong thời gian đến, nhân viên nào chƣa đáp ứng đƣợc để có kế hoạch tuyển mộ từ nguồn bên ngoài hoặc đào tạo từ nguồn bên trong, không phải bị động. Đánh giá thành tích đối với nhân viên mới sẽ làm cơ sở cho Bƣu điện quyết định có ký tiếp hợp đồng lao động hay không.
3.2.2. Hoàn t ện t êu c uẩn đán g á t àn tíc n ân v ên
Tiêu chuẩn đánh giá thể hiện các yêu cầu cơ bản của việc hoàn thiện một công việc cả về mặt số lƣợng và chất lƣợng. Đó chính là mốc chuẩn cho việc đo lƣờng thực tế thực hiện công việc của ngƣời lao động.
a. Căn cứ và cách thức xây dựng tiêu chuẩn đánh giá
Đánh giá nhân viên thƣờng dựa trên nhiều tiêu chuẩn khác nhau.
Bƣu điện cần xác định những tiêu chuẩn cần thiết và những phẩm chất quan trọng để có đƣợc kết quả đánh giá chính xác và tin cậy dành cho nhân viên. Ngoài căn cứ vào mục tiêu đánh giá thì cách thức xây dựng thiết lập tiêu chuẩn đánh giá thành tích rất quan trọng.
Trong quá trình thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá nhân viên phải đảm bảo những nguyên tắc sau:
- Gắn liền với công việc đƣợc phân công cho nhân viên và phải gắn liến với chiến lƣợc của đơn vị.
- Đảm bảo độ tin cậy theo thời gian và đối với tất cả những ngƣời thực hiện đánh giá khác nhau.
- Mang tính khả thi cao, phù hợp với thực tế
- Không nên bị đồng nhất hoặc làm sai lệch do những yếu tố khách quan. Căn cứ xây dựng tiêu chuẩn phải thật sự khoa học, chính xác và gắn kết với mục tiêu kinh doanh của Bƣu điện. Tác giả đề xuất căn cứ xây dựng tiêu chuẩn đánh giá thành tích bao gồm các nội dung sau:
- Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên. Trên cơ sở đó, xác định chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên và các tiêu chuẩn về năng lực mà nhân viên cần có để làm cơ sở đánh giá thành tích của họ.
Đối với mục tiêu đã xác định, ngoài các tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công tác chuyên môn và các tiêu chuẩn về thái độ kỷ luật lao động. Bƣu điện cần bổ sung thêm về các tiêu chuẩn về tinh thần trách nhiệm, nghề nghiệp và các sáng kiến cải tiến trong công việc phục vụ các mục đích khác ngoài mục tiêu trả lƣơng và khen thƣởng. Các tiêu chuẩn phải đảm bảo các yêu cầu cụ thể, đo lƣờng đƣợc, có thể đạt đƣợc, thách thức và hạn định thời gian.
Để minh họa cụ thể tại luận văn này tác giả thực hiện xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với ngƣời thực hiện và bản tiêu chuẩn nhân viên cho vị trí trƣởng phòng Tổ chức hành chính nhƣ sau:
BẢN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC:
A/ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Vị trí: Trƣởng nhóm Tổ chức hành chính Phòng: phòng Tổ chức – Hành chính
Đị đ ểm làm việc: Bƣu điện tỉnh Đắk Lắk
Chức danh cán bộ phụ trách: Trƣởng phòng Tổ chức – Hành chính
1. Trách nhiệm
- Cập nhật các chế độ, chính sách về lao động và việc làm. - Theo dõi chấp hành nội quy đơn vị, xử lý kỷ luật lao động. - Cập nhật hồ sơ, lý lịch trích ngang của nhân viên, quản lý hồ sơ. - Báo cáo tình hình nhân sự, cập nhật sơ đồ tổ chức.
- Lập kế hoạch tuyển dụng, chuẩn bị quyết định tuyển dụng. - Tổ chức giáo dục định hƣớng cho nhân viên mới.
- Lập và quản lý các chƣơng trình đào tạo.
- Theo dõi hợp đồng lao động, soạn thảo hợp đồng lao động và thỏa thuận đào tạo nƣớc ngoài.
- Xây dựng các chế độ chính sách nhân sự.
2. Quyền hạn
- Đƣợc đề nghị học tập để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. - Đƣợc nêu ý kiến, đề xuất để cải tiến sự thực hiện công việc.
- Đƣợc thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời các vấn đề có liên quan đến hoạt động của Bƣu điện.
3. Đ ều kiện và mô trƣờng làm việc - Thời gian làm việc: 8h/ ngày.
- Các công cụ đƣợc cung cấp: Máy vi tính, điện thoại, máy in, bàn, ghế, tủ đựng tài liệu, văn phòng phẩm.
- Môi trƣờng làm việc: Có điều hòa nhiệt độ, không độc hại, không có tiếng ồn, bụi.
4. Mối quan hệ trong công việc
- Quan hệ hỗ trợ với đồng nghiệp trong cùng nhóm, phòng. - Quan hệ với lãnh đạo cấp trên.
- Quan hệ với các phòng ban khác trong đơn vị.
B/ BẢN YÊU CẦU CỦA CV ĐỐI VỚI NGƢỜI THỰC HIỆN
- Tốt nghiệp các trƣờng đại học chuyên ngành Bƣu chính viễn thông, quản trị nhân lực.
- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm, hiểu và nắm vững các quy định của Nhà nƣớc về tiền lƣơng, phúc lợi, BHXH…
- Thành thạo vi tính văn phòng, tiếng Anh khá.
C/ BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
- Lập báo cáo tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế đúng ngày theo quy định của đơn vị và chuyển cho phòng kế toán.
- Cập nhật kịp thời các mức lƣơng mới cho ngƣời lao động
- Giải quyết các thắc mắc và thủ tục bảo hiểm xã hội, các chính sách của nhân viên.
b. Hoàn thiện tiêu chuẩn đánh giá thành tích
Tiêu chuẩn đánh giá dựa trên tố chất, đặc điểm và hành vi
Việc đƣa ra các tiêu chuẩn đánh đánh giá này vào hệ thống tiêu chuẩn đánh giá sẽ giúp nhân viên nâng cao ý thức phục vụ khách hàng, là cơ sở để bƣu điện tạo dựng niềm tin, sự ủng hộ, gắn bó lâu dài của khách hàng đối với đơn vị. Phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:
- Phong cách và đạo đức lãnh đạo. Tác phong giao tiếp, sự nhanh nhẹn, nhiệt tình trong giải quyết công việc.
- Mức độ chấp hành mệnh lệnh cấp trên.
- Tác phong giao tiếp với khách hàng nhƣ thái độ niềm nở, khiêm tốn, lịch sự, nhanh nhẹn, đúng mực, nhiệt tình và chu đáo.
- Số lần vi phạm về nội quy lao động, quy định của đơn vị nhƣ: Thời gian, quy trình làm việc, trang phục, sử dụng tài sản…
Trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn đánh giá gắn với mức độ đạt đƣợc là mức độ thành tích. Sau khi trao đổi thảo luận về mức độ và nội dung tiêu chuẩn cần đánh giá thuộc phòng, tổ mình phụ trách, ngƣời quản lý trực tiếp tổng hợp báo cáo tổ chuyên trách.
Bên cạnh đó, các nội dung đánh giá thành tích nhân viên nêu trên sẽ đƣợc tham chiếu với:
- Mục tiêu và kế hoạch sản xuất kinh doanh của Bƣu điện. - Mục tiêu phân bổ cho phòng, tổ sản xuất trong kỳ đánh giá. - Quy định về tiêu chuẩn nhân viên, nội quy lao động.
- Quy chế hoạt động của Bƣu điện
- Chủ trƣơng, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nƣớc.
- Báo cáo kết quả hoạt động của phòng, tổ sản xuất trong kỳ đánh giá.
Tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc
Đánh giá kết quả thực hiện công việc sẽ có tác động lên cả tổ chức và cá nhân. Nhân viên, đặc biệt là những ngƣời có xu hƣớng tự đánh giá họ thấp, những ngƣời có kết quả thực hiện công việc không cao hoặc những ngƣời không tin tƣởng việc đánh giá là công bằng hợp lý sẽ cảm thấy lo lắng, sợ hãi, thậm chí không an tâm khi làm việc trong doanh nghiệp. Ngƣợc lại, những nhân viên thực hiện công việc ở mức độ xuất sắc, có nhiều tham vọng, cầu tiến sẽ coi việc đánh giá kết quả công việc nhƣ những cơ hội giúp họ khẳng định vị trí của họ, tiêu chí về kết quả thực hiện công việc đƣợc xác lập thông qua việc thảo luận giữa cấp trên trực tiếp và nhân viên.
Đối với cán bộ quản lý trực tiếp là ngƣời chịu trách nhiệm về bộ phận mình, trên cơ sở mục tiêu phân bổ tới bộ phận, thì tiêu chí đánh giá chính là
mục tiêu của bộ phận mà mình quản lý.
Đối với nhân viên thừa hành chính là mục tiêu đƣợc phân bổ đến cá nhân phù hợp với chức năng nhiệm vụ của cá nhân đó.
Theo cách thiết lập tiêu chuẩn trên, tiêu chuẩn đánh giá các nhóm công việc chính đƣợc xác định gồm:
-Đánh giá theo khối lƣợng công việc cá nhân đảm nhận. - Đánh giá theo thời gian (tiến độ) hoàn thành công việc. - Đánh giá kết quả thƣucj hiện theo chất lƣợng công việc. - Tuân thủ, chấp hành các nội quy, quy chế làm việc. - Mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng.
Tiêu chuẩn đánh giá dựa trên năng lực
Tiêu chí năng lực đƣợc xác định dựa trên kết quả phân tích công việc chuyên sâu và thông thƣờng bao gồn các tiêu chí sau:
* Đối với cán bộ quản lý
- Khả năng phân tích thị trƣờng, số liệu thống kê, khả năng lãnh đạo, khả năng hoạch định, khả năng tổ chức, khả năng kiểm tra, giám sát, khả năng giao tiếp nhân sự, khả năng quyết định và kỹ năng khác.
- Có kiến thức sâu về chuyên môn nghiệp vụ, năng động, nhạy bén và trung thực, có tinh thần làm việc theo nhóm, động viên nhân viên làm việc hăng say và hiệu quả.
* Đối với nhân viên thừa hành công việc
- Khả năng nắm bắt thông tin, khả năng thiết kế và triển khai các chƣơng trình. Mức độ hiểu biết và vận dụng các quy định của Nhà nƣớc, của Bƣu điện, của chính quyền địa phƣơng.
- Khả năng đề xuất sáng kiến, góp ý cải tiến phƣơng pháp quản lý, cải tiến qui trình đƣợc áp dụng và đem lại hiệu quả. Thƣờng xuyên đề xuất tham mƣu cho các quản lý bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả chung.
3.2.3. Cả t ến, t y đổ p ƣơng p áp đán g á t àn tíc
Có nhiều phƣơng pháp có thế sử dụng để đánh giá thành tích nhân viên nhƣ phƣơng pháp thang điểm đánh giá, phƣơng pháp xếp hạng luân phiên, phƣơng pháp quản trị theo mục tiêu…nhƣng cho dù lựa chọn phƣơng pháp đánh giá thành tích nào đi nữa thì cũng không thể bỏ qua bƣớc đầu tiên của quá trình thực hiện là thông báo cho nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá.
Thông thƣờng, khi giao công việc cho nhân viên nhà quản trị phải thông báo cho nhân viên biết ngay về các tiêu chuẩn, phạm vi sẽ đánh giá thành tích. Tuy nhiên, trƣớc khi thực hiện đánh giá chính thức nhà quản trị vẫn cần phải thông báo lại cho nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá, chỉ rõ lĩnh vực cần đánh giá, đánh giá nhƣ thế nào và tầm quan trọng của kết quả đánh giá đối với nhân viên và doanh nghiệp.
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, nhu cầu về nguồn nhân lực của Bƣu điện trong thời gian đến và các loại tiêu chuẩn cần đánh giá.
Tác giả đề xuất sử dụng phƣơng pháp:
a. Áp dụng phương pháp quản trị bằng mục tiêu để đánh giá để đánh giá kết quả thực hiện công việc
Để áp dựng phƣơng pháp này trong công tác đánh giá thành tích nhân viên đƣợc hiệu quả, Bƣu điện cần phải xây dựng mục tiêu công việc từ cấp quản lý đến cấp nhân viên.
- Từ mục tiêu chung của Bƣu điện, các cấp lãnh đạo phân bổ mục tiêu