6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
1.2.1.Khái niệm và ý nghĩa kiểm soát nội bộ
Quá trình nhận thức và nghiên cứu đã được nhiều tổ chức khác nhau đưa ra các khái niệm khác nhau về Kiểm soát nội bộ, hệ thống kiếm soát nội bộ:
Ủy ban các chuẩn mực kiểm toán quốc tế đưa ra khái niệm: “Kiểm soát nội bộ là toàn bộ các biện pháp kiểm tra, kế toán hoặc các biện pháp khác do Ban giám đốc chịu trách nhiệm xây dựng, áp dụng và giám sát nhằm mục
đích bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, tính tin cậy của các ghi chép kế toán và của các báo cáo tài chính năm độc lập trên cơ sở các ghi chép đó, việc tuân thủ các quy chế và thủ tục hiện hành, việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp”.
Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant- AICPA) đưa ra khái niệm về kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.
Theo tác giả Alvin Arens& James K.Lcbbeck thì: “Hệ thống KSNB của một đơn vị có thể định nghĩa như là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm điều hành các hoạt động của
đơn vị. Các bước kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý khác có được tiến hành và thích hợp hay không.”
Theo liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant- IFAC) thì: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh
nghiệp tuân theo. Hệ thống kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt
được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kế
cả việc tôn trọng các quy chế quản lý, giữ an toàn cho tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận, ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “ Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định
để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát”.
Tuy nhiên đến nay thì định nghĩa sau đây là được chấp nhận rộng rãi nhất là khái niệm của ủy ban hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (COSO- Committee of Sponsoring Organization 1992): “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý hội đồng quản trị
và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu chính sau: báo cáo tài chính tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”. Trong đó:
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình, bởi: Hệ thống kiểm soát nội bộ
không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời
điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp.
- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Vì Kiểm soát nội bộ không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập,… mà phải bao gồm cả yếu tố con người – Hội đồng quản trị, ban giám
đốc, nhân viên của tổ chức. Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát và thiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. Cụ thể: HĐQT và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập một văn hóa phù hợp nhằm hỗ trợ cho quy trình KSNB hiệu quả, giám sát tính hiệu quả của hệ
thống này một cách liên tục. Tất cả các thành viên của tổ chức để tham gia vào quy trình này.
- Không thể yêu cầu tuyệt đối thực hiện được các mục tiêu đối với Kiểm soát nội bộ mà chỉ có thể yêu cầu cung cấp một sự đảm bảo hợp lí trong việc thực hiện mục tiêu. Nguyên nhân bởi luôn có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ sai lầm của con người khi vận hành hệ thống kiểm soát, dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu. Việc kiểm soát nội bộ có thể làm là ngăn chặn và phát hiện sai phạm nhưng không thể đảm bảo chắc chắn sẽ không xảy ra sai phạm nữa. Bên cạnh đó, quyết định của kiểm soát nội bộ còn tùy thuộc vào nguyên tắc cơ bản: sự đánh đổi lợi ích- chi phí, chi phí kiểm soát không
được vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát. Vì vậy, kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lí, chứ không đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện.