6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
1.3.2. Yêu cầu và nguyên tắc của kiểm soát nội bộ trong hoạt động ngân
hiện hành và được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt được các mục tiêu mà Ngân hàng đã đề ra”.
1.3.2. Yêu cầu và nguyên tắc của kiểm soát nội bộ trong hoạt động ngân hàng ngân hàng
- Các rủi ro có nguy cơ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt
động của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Khi có sự thay đổi về mục tiêu kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ và hoạt động kinh doanh mới, tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải rà soát, nhận dạng rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình, quy định kiểm soát nội bộ
phù hợp.
- Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời các hoạt động hằng ngày của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài. Kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ tại tất cả các đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài dưới nhiều hình thức như:
+ Phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; bảo đảm tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;
+ Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện giao dịch;
+ Quy trình thẩm định, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện giao dịch; bảo đảm một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 02 cán bộ tham gia, một người thực hiện giao dịch và một người kiểm soát giao dịch, không có cá nhân nào có thể một mình thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ,
một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức được tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài cho phép phù hợp với quy định của pháp luật.
- Phân cấp ủy quyền phải được thiết lập, thực hiện hợp lý, cụ thể, rõ ràng, tránh xung đột lợi ích; bảo đảm một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúc những cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi cán bộ trong tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài không có điều kiện để thao túng hoạt động, không minh bạch thông tin phục vụ cho mục đích cá nhân hoặc che giấu hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài.
- Bảo đảm chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tuân thủ
trong tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài và tình hình kinh tế, thị trường bên ngoài hợp lý, tin cậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành hiệu quả.
- Hệ thống thông tin, công nghệ thông tin của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải được giám sát, bảo vệ hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ, bao gồm cả thiên tai, cháy, nổ, hệ thống bị xâm nhập, đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin của ngành ngân hàng, đảm bảo hoạt động kinh doanh thường xuyên, liên tục của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài.
- Bảo đảm cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đều phải hiểu được tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ; vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm soát nội bộ có liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ được giao và phải thực hiện đầy đủ, hiệu quả các quy
định, quy trình kiểm soát nội bộ liên quan.
- Người điều hành bộ phận, đơn vị nghiệp vụ và cá nhân có liên quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ
thống kiểm soát nội bộ; các tồn tại, bất cập của hệ thống kiểm soát nội bộ phải
được báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; các tồn tại, bất cập lớn có thể
gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo ngay cho Tổng giám đốc (Giám đốc), Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát.
- Cá nhân, bộ phận ở các cấp của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải thường xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ được giao trước tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài và trước pháp luật.
- Lãnh đạo đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải báo cáo về kết quả tự đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ
tại đơn vị mình; đề xuất biện pháp xử lý đối với những tồn tại, bất cập (nếu có) gửi lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc đột xuất, theo yêu cầu của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp.
1.3.3. Nội dung công tác kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho vay của ngân hàng thương mại
a. Môi trường kiểm soát
- Triết lý và phong cách điều hành: Các lãnh đạo của ngân hàng thương mại đều ý thức được tầm quan trọng của hoạt động tín dụng đối với sự sống còn của ngân hàng vì vậy cần thiết phải quản lý và kiểm soát rủi ro tín dụng.
- Cơ cấu tổ chức: tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ theo yêu cầu của ngân hàng nhà nước và theo yêu cầu quản trị của ngân hàng. Bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ: cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ
hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho đơn vị có những thông tin kịp thời và xác thực về hoạt động nói chung và chất lượng công tác kiểm soát tín dụng nói riêng để điều chỉnh, bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và có hiệu lực hơn.
- Phương pháp phân chia quyền hạn và trách nhiệm: xây dựng bộ máy xét duyệt theo các cấp từ Hội sở đến các chi nhánh, phòng giao dịch và phân bổ hạn mức phán quyết cho từng cấp theo quy mô hoạt động tín dụng và đặc
điểm quản lý của mỗi ngân hàng.
- Cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch, đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong hoạt động cho vay tại ngân hàng. Cơ chế kiểm tra chéo giữa các cá nhân, các bộ phận trong ngân hàng.
- Năng lực làm việc và đạo đức của cán bộ tín dụng.
- Chính sách nhân sự: toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đề bạc, khen thưởng nhân viên tín dụng.
b. Đánh giá rủi ro
- Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa các mục tiêu của mình. Trên cơ sở nhận dạng và phân tích các rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định rủi ro nên được xử lý như thế nào.
- Hoạt động cho vay tại các ngân hàng thương mại tiềm ẩn nhiều loại rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Những rủi ro này có thể do bản thân ngân hàng hay từ môi trường kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài tác động. Vì vậy các nhà quản trị đều chú trọng đến việc phân tích, đánh giá và quản lý rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản… Đồng thời tại mỗi ngân hàng
đủ nhằm hạn chế các rủi ro trong hoạt động ngân hàng nói chung và rủi ro trong hoạt động cho vay nói riêng.
c. Các hoạt động kiểm soát: Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình thủ tục… liên quan đến hoạt động cho vay của ban lãnh đạo trong giảm thiểu các rủi ro trong hoạt động cho vay và tạo điều kiện cho ngân hàng
đạt được các mục tiêu đề ra, cụ thể:
- Ban hành chính sách tín dụng, quy chế cho vay, quy định và quy trình cho vay…
- Việc tuân thủ các văn bản về cho vay đã ban hành của các cán bộ và lãnh đạo thể hiện qua các bước:
+ Lập hồ sơ tín dụng: Tiếp nhận hồ sơ khách hàng, kiểm tra hồ sơ pháp lý, mục đích vay vốn, hồ sơ tài sản đảm bảo…
+ Đánh giá, phân tích và lập tờ trình đề xuất cấp tín dụng: Phân tích đánh giá về phương án sản xuất kinh doanh, dự án, tình hình tài chính của khách hàng, khả năng trả nợ vay… để xác định hình thức cấp tín dụng phù hợp.
+ Phê duyệt cấp tín dụng: Căn cứ vào đề xuất của cán bộ tín dụng, cấp thẩm quyền phê duyệt cấp tín dụng/ từ chối cấp tín dụng theo hạn mức cấp tín dụng đã được ban hành, nếu vượt hạn mức phán quyết thì trình lên cấp phán quyết cao hơn.
+ Ký kết hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp/cầm cố: Các hợp đồng phải được ký kết bởi người đại diện có thẩm quyền của ngân hàng.
+ Giải ngân: tiến hành giải ngân cho khách hàng khi bộ hồ sơ đã đầy đủ
và hợp lệ.
+ Giám sát sau cho vay: Kiểm tra sau cho vay định kỳ theo quy định gồm kiểm tra thực tế tình hình tài chính của khách hàng, kiểm tra tài sản đảm bảo: bất động sản, động sản, hàng hóa…
+ Thanh lý hợp đồng: Khi khách hàng đã trả hết nợ gốc, lãi và phí.
d. Thông tin và truyền thông
- Việc trang bị máy tính, mật khẩu riêng cho các cán bộ tín dụng. Các thông tin, quy định, văn bản về hoạt động cho vay được cập nhật liên tục, kịp thời cho các cán bộ tín dụng.
- Xây dựng chương trình để hạch toán và theo dõi về hoạt động ngân hàng nói chung và hoạt động cho vay nói riêng. Đồng thời hỗ trợ các báo cáo
để cung cấp các số liệu cần thiết cho ban lãnh đạo ngân hàng cũng như các
đối tượng có liên quan.
e. Giám sát
Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiểm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Quá trình này được thực hiện thông qua hoạt động giám sát và kiểm tra của bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay: Kiểm tra tính tuân thủ quy trình cho vay, tuân thủ nguyên tắc hoạt động và quản lý hoạt động cho vay của ngân hàng thông qua:
- Giám sát từ xa hoạt động cho vay tại các đơn vị trên hệ thống.
- Thực hiện các đoàn kiểm tra để kiểm tra định kỳ tại các đơn vị kinh doanh.
- Bố trí nhân sự làm việc tại các đơn vị kinh doanh để tiến hành kiểm tra thường xuyên và kịp thời đối với các hồ sơ phát sinh mới tại đơn vị.
1.3.4. Các tiêu chí đánh giá kết quả công tác kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho vay
Để đánh giá công tác kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho vay đã hoạt
động hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra hay không, có thể căn cứ trên các tiêu chí đánh giá sau đây:
- Các số liệu về hoạt động cho vay tại đơn vị: tình hình tăng trưởng tín dụng, chất lượng tín dụng, tỷ lệ nợ xấu, lĩnh vực cho vay, đối tượng khách hàng… Ví dụ: dư nợ cho vay của đơn vị năm nay cao hơn so với năm trước,
đồng thời tỷ lệ nợ xấu giảm, có thể đánh giá công tác kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho vay tại đơn vị hiệu quả.
- Số lượng và chất lượng của hệ thống văn bản gồm quy chế, quy trình, quy định, hướng dẫn… về nghiệp vụ cho vay: tính đầy đủ, hoàn thiện, sự phù hợp với quy định của pháp luật, ngân hàng nhà nước và với tình hình kinh tế
thị trường hiện nay.
- Bộ máy tổ chức hoạt động tín dụng: hạn mức phán quyết tín dụng đối với từng cấp có hợp lý không, việc phân công phân nhiệm và ủy quyền trong hoạt động cho vay được thực hiện như thế nào, có đảm bảo phân định rõ ràng giữa các cá nhân, bộ phận tham gia trong các bước của quy trình nghiệp vụ, có đảm bảo các chốt kiểm soát cần thiết trong quá trình thực hiện hay không?
- Số lượng vụ việc, sai phạm nghiêm trọng đã xảy ra trong hoạt động cho vay, số lượng các rủi ro tiềm ẩn đã được phát hiện, cảnh báo kịp thời.
- Nhân sự làm công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ: số lượng nhân viên đã
đầy đủ so với số lượng nhân viên toàn đơn vị chưa, chất lượng làm việc của nhân viên…
- Số lượng các đoàn kiểm tra thực hiện trong năm tài chính, số lượng
đơn vịđược kiểm tra/ số lượng đơn vị toàn hệ thống.
- Số lượng hồ sơ tín dụng đã kiểm tra/ tổng hồ sơ tín dụng tại đơn vị được kiểm tra, số lượng khách hàng kiểm tra thực tế/số lượng hồ sơ tín dụng
đã kiểm tra.
- Số lượng hồ sơ sai phạm/ tổng số hồ sơ kiểm tra, số lượng lỗi phát hiện trong đợt kiểm tra, số lượng sai sót trọng yếu.
- Chất lượng của các báo cáo kiểm tra: các rủi ro được phát hiện và cảnh báo, các sai sót trọng yếu được phát hiện, số sai sót/ tổng số hồ sơ, số lượng các sai sót lặp đi lặp đi tại 1 đơn vị qua các đợt kiểm tra, số lượng các sai phạm được chỉnh sửa/số lượng các sai phạm được phát hiện.
- Chất lượng làm việc, đạo đức của các cán bộ tín dụng, tính tuân thủ
theo đúng các quy định của pháp luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của ngân hàng thể hiện qua số lỗi vi phạm/ 1 cán bộ nhân viên.
- Chất lượng hệ thống thông tin và truyền thông của đơn vị đã hoàn thiện và hỗ trợ các báo cáo cần thiết cho hoạt động cho vay không? Hệ thống thông tin đã được bảo mật chưa, có xây dựng được chương trình ứng cứu sự cố mất dữ liệu chưa?
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 của luận văn đã nêu ra được những lý luận cơ bản về hoạt
động cho vay tại ngân hàng thương mại và tổng quan về kiểm soát nội bộ
gồm khái niệm, mục tiêu và nguyên tắc hoạt động của kiểm soát nội bộ. Đồng thời luận văn đi sâu và tập trung làm rõ công tác kiểm soát nội bộ trong hoạt
động cho vay tại các ngân hàng thương mại: khái niệm, yêu cầu và nguyên tắc, nội dung và các tiêu chí đánh giá. Đây là những lý luận quan trọng và là tiền đề để tác giả thực hiện phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho vay tại Ngân hàng TMCP Bản Việt ở chương 2 của luận văn.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI NGÂN HÀNG
TMCP BẢN VIỆT
2.1. GIỚI THIỆU VỀ NH TMCP BẢN VIỆT
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của NH TMCP Bản Việt
Được thành lập từ năm 1992, Ngân hàng TMCP Bản Việt (Viet Capital Bank) trưởng thành từ Ngân hàng TMCP Gia Định - một trong những ngân