1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NHÀ HÀNG ANCIENT HUẾ
1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà hàng Acient Huế
Sơ đồ 5. Cơ cấu tổ chức quản lý của nhà hàng Ancient Hue
- Giám đốc: là người lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức kinh doanh phát triển nhà hàng, đảm bảo tốc độ tăng trưởng và hiệu quả kinh doanh đạt được. Đồng thời là người trực tiếp đề ra những phương hướng, biện pháp và hợp tác với các phòng ban của nhà hàng để giải quyết nhanh chóng các vấn đề của đơn vị. - Phó giám đốc: là người phân tích giúp Giám đốc trong công tác quản lý, điều hành, chịu sự phân công của giám đốc và có thể được ủy quyền khi giám đốc đi vắng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự ủy quyền đó.
- Phòng nhân sự: thực hiện những công việc theo chỉ đạo trực tiếp bằng văn bản của ban Giám đốc, hỗ trợ quản lí trong việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ và cập nhật tình hình biến động nhân sự, thực hiện chấm công cho nhân viên, tuyển dụng nhân sự…
- Resa: là người phụ trách việc cung cấp thông tin về nhà hàng (các dịch vụ, menu sẵn có) để giới thiệu cho khách hàng hoặc các hãng. Đồng thời checkmail đặt ăn của khách, các hãng, cập nhật thông tin hằng ngày, xác nhận yêu cầu đặt ăn của khách để phục vụ tốt hơn. Bên cạnh đó, Resa còn có nhiệm vụ gọi xe trung chuyển và lưu giữ các sổ booking tháng, booking sửa đổi, set menu một cách cẩn thận và có hệ thống.
- Phòng Sale & Marketing: Có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện hoạt động bán hàng (liên hệ các đơn vị du lịch để tìm kiếm khách hàng cho nhà hàng), theo dõi chăm sóc khách hàng, tìm kiếm và đánh giá thông tin đối thủ cạnh tranh, tìm kiếm và quản lý nhà cung cấp dịch vụ quảng cáo, xây dựng kế hoạch sale & marketing, quản lý và cập nhật nội dung Website, quản lý hệ thống nhận diện thương hiệu.
- Bộ phận IT: chịu trách nhiệm trực tiếp trong xây dựng website công ty và xử lý những vấn đề lien quan đến máy tính và hệ thống bán hàng nội bộ của công ty, phòng IT có mối quan hệ mật thiết với phòng marketing do tính chất công việc của IT và Marketing cần có sự trao đổi thông tin chặt chẽ.
- Kế toán: chịu trách nhiệm trước pháp luật và công ty về việc tổ chức thực hiện thu thập, ghi chép, tổng hợp và hạch toán kế toán đơn vị toàn bộ hoạt động đầu tư kinh doanh của Công ty theo đúng quy định, chế độ tài chính kế toán, đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp thời. Giúp ban Giám đốc quản lý, phân tích tình hình tài chính, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh.
- Cashier: chịu trách nhiệm thu tiền, in hóa đơn, kiểm tra tiền thừa, chuẩn bị tiền chi tiêu hàng ngày trong nhà hàng, báo cáo doanh số bán cho cấp quản lý trực tiếp.
- Lễ tân (Hostess): có nhiệm vụ đón khách, dẫn khách đến đúng vị trí đoàn đã đặt chỗ, tiếp nhận các ý kiến, phàn nàn của khách để báo lại với trưởng lễ tân hoặc giao tiếp khi cần. Mỗi lễ tân có vai trò như là hướng dẫn viên tại chỗ, phải giới thiệu cho khách những giá trị văn hóa, các điểm đặc sắc của nhà hàng. Đồng thời, phối hợp với bộ phận Resa trong việc bán hàng qua điện thoại. Vì lễ tân là người trực tiếp tiếp cận với
khách nên những thông tin mà lễ tân nắm được rất quan trọng. Chính vì thế, lễ tân cũng thực hiện nhiệm vụ giống Resa mỗi khi nhận thấy được tiềm năng của khách.
- Bộ phận nhà hàng: Gồm trưởng nhà hàng, nhân viên phục vụ bàn, nhân viên chạy bàn. Bộ phận nhà hàng chịu trách nhiệm hỗ trợ quản lý, đảm nhận hoạt động phục vụ nhà hàng và lên kế hoạch phân công công việc cho nhân viên của nhà hàng. Đảm bảo nhân viên phục vụ đáp ứng đủ cho công việc, tác phong nghiêm túc, sạch sẽ, dụng cụ phục vụ đầy đủ và vệ sinh. Báo cáo tình hình hoạt động trong ngày cho cấp quản lý trực tiếp.
- Bar: Pha chế, đáp ứng nhu cầu khách về thức uống. Đảm bảo chất lượng phục vụ đạt tiêu chuẩn hoặc vượt mức tiêu chuẩn được quy định tại nhà hàng.
- Bộ phận bếp: gồm có Bếp trưởng, đầu bếp chính, đầu bếp phụ, nhân viên cắt tỉa, nhân viên rửa chén. Trưởng bếp sẽ quản lý giám sát nhân viên bếp trong công việc hàng ngày. Bộ phận này đảm bảo cung cấp sản phẩm thức ăn có chất lượng cao, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.
- Bộ phận bảo trì: kiểm tra, giám sát toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất trong nhà hàng nhằm đảm bảo việc vận hành máy móc, các thiết bị điện đều ở tình trạng tốt nhất.
- Bộ phận bảo vệ: có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của nhà hàng và khách, bảo vệ an toàn trật tự cho nhà hàng, đem lại sự an toàn cho khách.
- Nhân viên làm vƣờn: thực hiện công việc kiểm tra, chăm sóc vật cảnh, đảm bảo khuôn viên vườn luôn sạch sẽ, khu vườn xanh tươi và hoa quanh năm. Tùy thuộc vào tình trạng cây cối, cá cảnh và thời tiết bên ngoài để lên kế hoạch làm việc.
- Tạp vụ: chịu trách nhiệm trước trưởng bộ phận tạp vụ về các công việc được giao cụ thể như làm vệ sinh tất cả các khu vực công cộng trong công ty, lau chùi quét dọn tất cả các nhà hàng, nhà truyền thống, các phòng làm việc….