II. Quy trình tổ chức xuất khẩu cà phê Robusta
8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Thời hạn khiếu nại tính từ khi giao nhận. Đối với hàng có bảo hành thì thời hạn khiếu nại nằm trong thời hạn bảo hành, nếu thời hạn bảo hành đã hết thì thời hạn khiếu nại có thể thêm 30 ngày tính từ khi hết thời hạn bảo hành.
Nếu bên nhập khẩu phát hiện hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay và gửi đến công ty để được giải quyết nhanh chóng nhất.
Công ty xuất khẩu sẽ chịu trách nhiệm giải quyết khiếu nại nếu hàng hoá có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm hoặc hàng giao không đồng bộ. Bên cạnh đó, cũng sẽ giúp bên nhập khẩu giải quyết khiếu nại liên quan đến vấn đề tổn thất do vận tải (người vận tải) hoặc do thiên tai (bên bảo hiểm).
Để được giải quyết khiếu nại, người nhập khẩu cần đưa ra những bằng chứng về việc tổn thất (như biên bản giám định, COR, ROROC hay CSC ), hoá đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại Công ty bảo hiểm).
Khi bằng chứng xác thực, bên XK sẽ tiến hành giải quyết khiếu nại. Nếu như hướng giải quyết không thỏa mãn được cả 2 bên thì sẽ sử dụng đến trọng tài được nêu ra trong hợp đồng đã ký kết.
Bộ hồ sơ khiếu nại gồm:
● Hợp đồng hay giấy chứng nhận bảo hiểm gốc
● Vận đơn gốc
● Chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng hàng
● Thư kèm tính toán số tiền khiếu nại
● Giấy yêu cầu bồi thường hàng hóa tổn thất
Ngoài ra, còn cần thêm 1 số giấy tờ chứng minh tổn thất như:
- Biên bản giám định do người bảo hiểm hoặc đại lý của người bảo hiểm cấp
- Biên bản đổ vỡ do tàu gây ra (COR)
- Biên bản đổ vỡ do cảng gây ra
- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC)
- Xác nhận hàng thiếu của đại lý hãng tàu (CSC)
Kết
Hoạt động xuất khẩu nói chung và xuất khẩu nông sản nói riêng của Việt Nam hiện nay đang đứng trước bước ngoặt quan trọng. Việt Nam ký kết nhiều hiệp định tự do thương mại với các nước trong khu vực và trên thế giới vừa là lợi thế vừa là thách thức cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Nhà nước cần phải tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các doanh nghiệp thực hiện hoạt động xuất khẩu, đồng thời, các doanh nghiệp cần liên tục cập nhật, hoàn thiện và phát triển quy trình xuất khẩu, tạo dựng lợi thế để thu hút khách hàng. Nếu các doanh nghiệp Việt Nam đủ sức theo kịp và hội nhập, đáp ứng tốt những đòi hỏi ngày một cao hơn của thị trường thì vai trò và vị thế của chúng ta sẽ được khẳng định, khi đó không những đảm bảo sản xuất bền vững cho ngành Nông nghiệp mà còn đem lại giá trị lớn cho nền Kinh tế.