II. Quy trình tổ chức xuất khẩu cà phê Robusta
3. Thuê phương tiện vận tải
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng hóa mua bán và điều kiện vận tải.
Theo Incoterms 2020, nếu hợp đồng thương mại quy định điều kiện cơ sở giao hàng thuộc nhóm E hoặc F thì trách nhiệm thuê phương tiện vận chuyển không thuộc về bên Bán, còn nếu hợp đồng quy định các điều kiện thuộc nhóm C hoặc D thì công ty xuất khẩu cà phê Robusta của Việt Nam chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng vận tải thuê tàu với hãng tàu, chịu chi phí vận chuyển đường biển còn chi phí, cước phí đưa hàng tới nơi quy định do bên nhập khẩu chịu.
● Trong trường hợp chuyển chở hàng bằng container, hàng được giao cho người vận tải theo một trong hai phương thức:
- Nếu hàng đủ một container (Full container load – FCL), công ty phải đăng ký thuê container, chịu chi phí chở container rỗng từ bãi container (Container yard CY) về cơ sở của mình, đóng hàng vào container, rồi giao cho người vận tải. - Nếu hàng không đủ một container (less than container load – LCL), doanh
nghiệp phải giao hàng cho người vận tải tại ga container (container freight station – CFS).
Vì hàng hóa được vận chuyển là cà phê với tính chất dễ bị ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài nên khi thuê tàu công ty phải nghiên cứu kỹ, tìm hiểu thông tin về
các hãng tàu và luôn ưu tiên các hãng tàu trong nước. Việc thuê tàu đòi hỏi người đi thuê có kinh nghiệm về nghiệp vụ, am hiểu về tình hình thị trường thuê tàu và các điều kiện đi thuê. Vì vậy, không phải đơn vị kinh doanh xuất khẩu nào cũng có thể tự mình làm công việc này. Thay vào đó, để tránh rủi ro khi đi thuê, công ty có thể ủy thác việc thuê tàu cho các đại lý tàu biển hoặc công ty hàng hải thông qua hợp đồng ủy thác thuê tàu, có thể là hợp đồng ủy thác chuyến hoặc hợp đồng ủy thác thuê tàu cả năm. Ở Việt Nam hiện có các công ty đại lý tàu biển lớn như: VOSA, Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải Vietfracht,…
Với những đơn hàng có khối lượng hàng hóa không lớn thì công ty thường thuê tàu chợ giúp cắt giảm thời gian hoàn thành thủ tục thuê tàu và giảm chi phí. Sau khi xác định số lượng hàng hóa cần chuyên chở, tuyến đường chuyên chở, thời điểm giao hàng và tập trung hàng hóa cho đủ số lượng quy định của hợp đồng, công ty tiến hành nghiên cứu các hãng tàu về lịch trình tàu chạy, cước phí, uy tín của hãng tàu và các quy định khác để có thể lựa chọn cho mình một hãng vận tải phù hợp. Sau khi hãng tàu đã đồng ý nhận chuyên chở, công ty lập bảng kê khai hàng và ký đơn xin lưu khoang đồng thời trả cước phí vận chuyển. Sau đó công ty tập kết hàng và nhận vận đơn.
Việc thuê tàu chuyến chỉ diễn ra khi công ty xuất khẩu đến thị trường không có tàu chợ và khối lượng hàng hóa lớn. Sau khi xác định nhu cầu vận chuyển, công ty tiến hành nghiên cứu lựa chọn hãng tàu phù hợp và tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng thuê tàu.
● Quá trình thuê tàu:
Bước 1: Liên hệ với đại lý vận chuyển/ công ty giao nhận để lấy thông tin về lịch trình và giá cước.
Bước 2: Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến vận chuyển và đăng ký chuyển hàng, thuê các dịch vụ cần thiết như vỏ container, bốc xếp và vận chuyển hàng về cảng. Bước 3: Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển, người chuyên chở ký biên bản giao hàng.
Bước 4: Cung cấp thông tin bổ sung cho hãng vận chuyển chuẩn bị vận đơn. Bước 5: Đổi biên lai hay biên bản lấy vận đơn và thanh toán cước phí.
- Làm đơn xin lưu khoang (Booking note): Nhân viên công ty sẽ gửi email cho hãng tàu đã ký hợp đồng để tiến hành đặt chỗ và lấy container rỗng. Sau đó phía hãng tàu sẽ gửi lại cho bên giao nhận booking note xác nhận rằng việc đặt chỗ trên tàu đã hoàn thành. Công ty có thể dùng booking note này lấy container rỗng để đóng hàng theo quy định của hãng tàu.
Các nội dung cần lưu ý trong Booking note: 1. VESSEL: tên con tàu và số chuyến 2. L.PORT: loading port - cảng bốc hàng 3. P.DISCH: port of discharge – cảng dỡ hàng
4. ETD: Estimated Time Arrival – thời gian dự kiến tàu rời cảng/ khởi hành 5. ETA: Estimated Time Arrival – thời gian tàu đến cảng đích
6. SVC: service CY/CY (container yard/container yard) nghĩa là hàng giao nguyên container, chỉ có 1 người nhận
7. P.DLVRY: port of delivery – cảng giao hàng
9. Commodity: tên hàng hóa
10. TTL PKG: total package – tổng số kiện hàng 11. WGT (KT): Weight – khối lượng
12. TARF ITEM NO: tariff item number – mã số thuế của hàng hóa 13. MSR (M3): measurement – thể tích
14. TYPE: loại container
· Detention: là thời hạn cho phép mà khách hàng có thể lấy container về kho của mình dỡ hàng, xếp hàng từ container vào kho hoặc ngược lại. Trong khoảng thời gian quy định này thì khách hàng sẽ không bị hãng tàu thu phí.
· Demurrage: là thời hạn cho phép khách hàng lưu container tại bãi container (CY) tại cảng miễn phí mà không bị hãng tàu thu phí.
· Phí phạt detention mỗi ngày nếu khách hàng trễ từ ngày 4 đến ngày 8, từ ngày 9 đến ngày 13 và từ ngày 14 trở đi. Hàng trên là của container thường, hàng dưới là container lạnh.
· Phí phạt demurrage mỗi ngày nếu khách hàng trễ từ ngày 4 đến ngày 8, từ ngày 9 đến ngày 13 và từ ngày 14 trở đi của container thường. Hàng dưới là container lạnh nếu trễ từ ngày 1 đến ngày 2, từ ngày 3 đến ngày 5 và từ ngày 6 trở đi.
- Vận đơn đường biển (Bill of lading)
Vận đơn đường biển là chứng từ quan trọng nhất trong vận chuyển do người chuyên chở hay đại lý của họ cấp cho người giao hàng sau khi hàng hóa được xếp lên tàu. Vận đơn có 3 chức năng là:
· Là bằng chứng về việc người chuyên chở đã nhận số lượng hàng hóa, tình trạng, chủng loại để vận chuyển đến nơi trả hàng
· Vận đơn gốc là chứng từ có giá trị dùng để định đoạt và nhận hàng
· Vận đơn là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở giữa người gửi hàng và người chuyên chở đã được ký kết
Các nội dung cần lưu ý trong vận đơn đường biển: 1. Shipper: người gửi hàng
2. Consignee: người nhận hàng
3. Place of Receipt: nơi nhận hàng 4. Port of loading: cảng bốc hàng
5. Port of transshipment: cảng chuyển tải 6. Port of discharge: cảng dỡ hàng
7. Place of delivery: nơi giao hàng
8. Movement: CY/CY là phương thức vận chuyển hàng nguyên container từ container yard nước xuất khẩu đến container yard nước nhập khẩu
9. Number of packages: số lượng kiện hàng 10. Description of Goods: mô tả hàng hóa.
· As per attached – phần mô tả sẽ được đính kèm trang sau
· Freight collect: cước tàu trả sau
11. Gross Weight kgs: tổng trọng lượng của 6 container và hàng hóa trong đó 12. Measurement : thể tích của 6 container
13. Place and date of issue: nơi và ngày phát hành vận đơn
14. Shipped on board: chứng minh rằng hàng hóa đã được bốc lên tàu
15. Receipt only: người chuyên chở chỉ mới nhận hàng hóa, chưa chứng minh được hàng hóa đã được bốc lên tàu hay chưa
16. Date: ngày hàng được bốc lên tàu
17. Shipped on board vessel: hàng được bốc lên con tàu …………