Herzberg cho rằng quan hệ của một cá nhân với công việc là yếu tố cơ bản và rằng thái độ của một ngƣời đối với công việc rất có thể quyết định sự thành bại, Herzberg đã xem xét kỹ câu hỏi “Mọi ngƣời muốn gì từ công việc của mình?”. Qua nghiên cứu Herzberg đã chia các yếu tố tạo nên sự thoả mãn và không thoả mãn trong việc thành hai nhóm:
Nhóm một bao gồm các yếu tố then chốt để tạo động lực và sự thoả mãn trong công việc nhƣ:
- Sự thành đạt.
- Sự thừa nhận thành tích.
- Bản chất bên trong của công việc. - Trách nhiệm lao động.
- Sự thăng tiến.
Đó là các yếu tố thuộc về công việc và về nhu cầu bản thân của chính quyền. Khi các nhu cầu này đƣợc thoả mãn thì sẽ tạo nên động lực và sự thoả mãn trong công việc.
Nhóm hai bao gồm các yếu tố thuộc về môi trƣờng tổ chức nhƣ: - Các chính sách và các chế độ quản trị của cơ quan.
- Sự giám sát công việc. - Tiền lƣơng.
- Các quan hệ con ngƣời. - Các điều kiện làm việc.
Theo Herzberg, nếu các yếu tố này mang tính chất tích cực thì sẽ có tác dụng ngăn ngừa sự không thoả mãn trong công việc. Tuy nhiên nếu chỉ riêng sự hiện diện của chúng thì không đủ để tạo ra động lực và sự thoả mãn trong công việc.
Theo nhƣ Herzberg, các yếu tố dẫn đến sự thoả mãn công việc là riêng rẽ và không liên quan gì đến các yếu tố dẫn đến sự bất mãn công việc. Vì vậy, các
nhà quản lý tìm cách loại bỏ các yếu tố có thể tạo ra sự bất mãn công việc có thể đem lại ổn định nhƣng chƣa chắc đã đem lại động lực làm việc. Họ sẽ xoa dịu chính quyền hơn là tạo động lực cho họ. Do đó, những đặc điểm nhƣ chính sách và cơ chế của cơ quan, sự giám sát, quan hệ giữa ngƣời với ngƣời, điều kiện làm việc và lƣơng bổng đƣợc Herzberg cho là mang đặc trƣng của các yếu tố điều kiện. Khi đƣợc đảm bảo đầy đủ, mọi ngƣời sẽ không bất mãn và họ cũng không đƣợc thoả mãn. Nếu muốn tạo động lực cho mọi ngƣời trong công việc của mình, Herzberg gợi ý là nên nhấn mạnh đến thành tích, sự công nhận, bản thân công việc, trách nhiệm và thăng tiến. Đây là các đặc điểm mà mọi ngƣời thấy có “sự tƣởng thƣởng” bên trong.
Nhược điểm của thuyết hai nhân tố của F. Herzberg
Không có một thƣớc đo tổng thể để đo độ thoả mãn của chính quyền. Bởi vì, một ngƣời có thể không thích một phần trong công việc của mình, song vẫn coi công việc đó là chấp nhận đƣợc.
Herzberg đƣa ra giả thuyết về một mối quan hệ giữa sự thoả mãn và năng suất, nhƣng phƣơng pháp luận nghiên cứu mà ông sử dụng lại chỉ xem xét đến sự thoả mãn công việc, chứ không xem xét đến năng suất.
Độ tin cậy trong phƣơng pháp luận của Herzberg còn nhiều bàn luận xung quanh nó ví nhƣ khi mọi thứ diễn ra suôn sẻ, mọi ngƣời thƣờng có xu hƣớng công nhận bản thân họ nếu họ lại đổ lỗi về sự thất bại cho môi trƣờng bên ngoài. Bên cạnh một số hạn chế thi học thuyết của Herzberg đã và đang đƣợc phổ biến rộng rãi và hầu nhƣ không có nhà quản lý nào thấy xa lạ trƣớc những khuyến nghị của ông. Phần nhiều sự nhiệt tình đối với việc phát triển công việc theo quan điểm làm phong phú công việc cho chính quyền. Nhà quản lý có nhiều biện pháp tác động tích cực khác nhau làm phong phú công việc của chính quyền tuỳ thuộc vào vị trí công việc, tình hình làm việc của cơ quan mình. Điều đó cho phép nhân viên chịu trách nhiệm hơn nữa trong công việc hoạch định và kiểm soát công việc của mình. Nhƣ vậy, những khuyến nghị Herzberg có ý
nghĩa đối với các quyết định của nhà quản lý. Chúng ta không thể phủ định đƣợc vai trò của những khuyến nghị đối với thực tế hoạt động của mỗi đơn vị.