Học thuyết này đƣa ra quan niệm, con ngƣời muốn đƣợc “đối xử công bằng”. Mọi ngƣời thƣờng mong muốn nhận đƣợc những quyền lợi (tiền lƣơng, phúc lợi, sự ổn định và an toàn trong công việc, sự thăng tiến) tƣơng xứng với những đóng góp hay công sức (thời gian, nỗ lực, giáo dục, kinh nghiệm) mà họ bỏ ra. Nếu một cá nhân nhận thấy tổ chức trả cho họ dƣới mức họ đáng đƣợc hƣởng thì ngay lập tức giảm nỗ lực làm việc xuống để xác lập “sự công bằng” mới. Ngƣợc lại nếu thấy đƣợc trả cao thì sẽ cố gắng làm việc chăm chỉ hơn. Để nhìn nhận về sự đối xử, chính quyền thƣờng có xu hƣớng so sánh sự đóng góp của họ và các quyền lợi mà họ nhận đƣợc với sự đóng góp và quyền lợi của ngƣời khác.
Các quyền lợi cá nhân Các quyền lợi của người khác >=<
Đóng góp của cá nhân Đóng góp của người khác
Nếu tỷ số đó lớn hơn hay nhỏ hơn tỷ số đó của những ngƣời khác thì đều có thể tác động tới hành vi lao động của cá nhân để xác định lại sự cân bằng nhƣ: thay đổi đầu vào cho công việc nhƣ giảm nỗ lực làm việc; thay đổi phần
thƣởng nhận đƣợc nhƣ đòi tăng lƣơng thƣởng; rời bỏ tình trạng hiện tại nhƣ bỏ việc; thay đổi mức so sánh với các đồng nghiệp khác, bóp méo sự so sánh vì họ có thể cho rằng sự bất công có thể chỉ tạm thời và có thể thay đổi trong tƣơng lai tác động tới thay đổi đầu vào hoặc đầu ra của ngƣời họ so sánh với nhu đòi tăng thêm nhiệm vụ cho đồng nghiệp. Sự công bằng đƣợc thiết lập khi cá nhân cảm thấy tỷ số giữa quyền lợi đóng góp của họ ngang bằng với tỷ số đó của ngƣời khác. Sự so sánh liên quan trực tiếp với tình trạng phân chia quyền lợi của ngƣời quản lý trong nhóm lao động có tác động tới sự thoả mãn và hành vi làm việc của cá nhân.
Quyền lợi cá nhân nhận đƣợc cảm nhận là công bằng có tác dụng thúc đẩy sự thoả mãn và làm tăng kết quả thực hiện công việc và ngƣợc lại. Tuy nhiên, cũng rất khó xác lập đƣợc sự nhìn nhận công bằng giữa mọi ngƣời trong tập thể lao động do một số ngƣời có xu hƣớng “cƣờng điệu hoá” thành tích của bản thân. Điều khó khăn đối với nhà quản lý là phải kiểm soát đƣợc tình hình, loại bỏ hoặc hạn chế tối đa sự bất công xảy ra khi phân chia quyền lợi trong nhóm lao động. Việc quản lý sự công bằng còn khó khăn hơn trong các tập đoàn xuyên quốc gia, nơi có chính quyền có quốc tịch và văn hoá khác nhau cùng làm việc. Do sự khác biệt về văn hoá dẫn đến sự nhìn nhận về quyền lợi và đóng góp cho các kết quả nhất định có thể khác nhau, sự phân biệt về chủng tộc có thể tồn tại. Đặc biệt, tình huống phức tạp hơn khi chính quyền địa phƣơng và chuyên gia cùng làm việc tƣơng tự nhau nhƣng lại nhận đƣợc các quyền lợi khác nhau.
Để tạo động lực ngƣời quản lý cần phải tạo ra và duy trì sự công bằng tổ chức thông qua lƣu ý một số vấn đề sau: phải biết rằng mọi cá nhân sẽ so sánh sự công bằng bất cứ khi nào những quyền lợi mà họ thấy rõ (tiền lƣơng, phúc lợi, sự thăng tiến) đƣợc phân chia; phải loại bỏ sự bất công thông qua trả lƣơng thƣởng dựa trên đóng góp, tạo cơ hội thăng tiến ngang nhau cho những ngƣời có năng lực và thành tích ngang nhau, cần loại bỏ sự phân biệt đối xử về tuổi, giới tính, chủng tộc, tôn giáo; cần thông báo cho chính quyền rõ về cách đánh giá
thành tích và cách nhìn nhận về quyền lợi hợp lý để họ xác lập đúng điểm so sánh, tránh hiểu sai hoặc có suy nghĩ “cƣờng điệu hoá” đóng góp của bản thân.