1.3. Thẩm quyền, trình tự, thủ tục thẩm tra, xác minh trong hoạt động thanhtra
1.3.2. Trình tự, thủ tục thẩm tra, xác minh
Trong hoạt động xác minh, thông thƣờng, qua một thời gian nghiên cứu hồ sơ tài liệu, làm việc với đối tƣợng thanh tra, cán bộ thanh tra mới tiếp xúc với các cơ quan, tổ chức, gặp những cá nhân có liên quan đến nội dung thanh tra, khiếu nại, tố cáo để thẩm tra, xác minh, thƣờng là xác minh những nội dung khi nghiên cứu hồ sơ, tài liệu thấy cần phải làm rõ. Việc thẩm tra, xác minh thực chất là việc xem xét các số liệu, tƣ liệu, thông tin đã thu thập đƣợc từ đối tƣợng thanh tra có đầy đủ, chính xác, khách quan không….Hoạt động thẩm tra, xác minh thƣờng đƣợc tiến hành theo các bƣớc sau:
Bước 1 – Chuẩn bị thẩm tra, xác minh
Bƣớc đầu tiên của quá trình thẩm tra, xác minh là công tác chuẩn bị. Trong giai đoạn này, nghiên cứu hồ sơ là khâu quan trọng, bao gồm nhiều thao tác nhƣ: đọc các tài liệu, tổng hợp, thâu tốm các vấn đề, đƣa ra nội dung cơ quan, quan trọng nhất. Trong từng nội dung cơ bản đó, cần mổ xẻ, phân tích sâu và toàn diện hơn. Từ chỗ phân tích sẽ phát hiện ra đƣợc các mâu thuẫn, các vấn đề đối lập, các vấn đề còn chƣa sáng tỏ.
Đây là quá trình đòi hỏi kế hoạch thẩm tra, xác minh có thể do một cán bộ thanh tra đƣợc giao tiến hành xác minh lập kế hoạch, cũng có thể do trƣởng đoàn hoặc tổ trƣởng xác minh, lập kế hoạch tùy theo vụ việc cụ thể. Ví dụ: trong xác minh vụ việc khiếu nại thì ngƣời có thẩm quyền giải quyết khiếu nại có thể giao cho một ngƣời đi xác minh và ngƣời đấy lập kế hoạch; trong trƣờng hợp thành lập đoàn hoặc tổ xác minh thì Trƣởng đoàn hoặc Tổ trƣờng sẽ lập kế hoạch và trình cho ngƣời ra quyết định để phê duyệt kế hoạch.
Kế hoạch thẩm tra, xác minh bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Xác định những nội dung thông tin, tài liệu cần phát hiện, thu thập để xác minh.
- Xác định đối tƣợng cần tiếp xúc nhằm thu thập, thẩm tra, xác minh tài liệu.
- Xác định thời gian, địa điểm tiến hành (thời gian bắt đầu, thời gian dự kiến kết thúc).
Trong khi lập kế hoạch xác minh, tuỳ trƣờng hợp cụ thể và mức độ quan trọng của vụ việc, có thể phải lập bằng văn bản trình thủ trƣởng cơ quan thanh tra duyệt trƣớc hoặc có thể chỉ cần thảo luận để có sự thống nhất.
Bước 3 - Tiến hành thẩm tra, xác minh
- Thu thập, thẩm tra, xác minh chứng cứ thông qua hồ sơ, tài liệu mà đối tƣợng thanh tra, ngƣời khiếu nại, tố cáo cung cấp: trong hoạt động xác minh chứng cứ, điều cần lƣu ý là phải đánh giá tính chính xác của những thông tin tài liệu mà đối tƣợng thanh tra, ngƣời khiếu nại, tố cáo cung cấp. Không phải mọi thông tin tài liệu đều có thể đƣợc coi là chứng cứ mà cần có hai điều kiện dƣới đây:
Một là, thông tin tài liệu đó phải xác thực, có ý nghĩa là văn bản gốc, không đƣợc tẩy xoá, sửa chữa, nếu là bản sao thì phải có công chứng theo quy định của pháp luật.
Hai là, thông tin, tài liệu đó phải có giá trị chứng minh, tức là nó phải liên quan đến nội dung thanh tra, giải quyết khiếu nại và phòng, chống tham nhũng.
Đây là hai tiêu chí quan trọng mà ngƣời có trách nhiệm xác minh có thể căn cứ vào đó trong quá trình tiến hành nghiên cứu, chọn lọc trong số những hồ sơ tài liệu nhận đƣợc từ đối tƣợng thanh tra, ngƣời khiếu nại, tố cáo và không bị phân tán bởi những thông tin tài liệu nhiễu loạn không liên quan trực tiếp đến vụ việc.
- Tiến hành thu thập những văn bản pháp luật có liên quan làm căn cứ cho việc giải quyết vụ việc: Đây là công việc hết sức quan trọng và cần phải đƣợc tiến hành đồng thời với việc thu thập, thẩm tra các chứng cứ khác. Để tiến hành công việc này một cách có hiệu quả, cần định ra đƣợc những vấn đề pháp luật nảy sinh cần giải quyết cho vụ việc đó.
Ngoài ra, thực tế cho thấy không phải khi nào cũng có thể dựa vào những quy định của pháp luật để giải quyết đƣợc vấn đề cụ thể, vì có trƣờng hợp pháp luật chỉ đƣa ra nguyên tắc còn việc vận dụng nó vào trong thực tiễn thuộc thẩm quyền của cơ quan quản lý nhà nƣớc đối với từng trƣờng hợp cụ thể. Vì vậy, cần thu thập những ý kiến chỉ đạo trực tiếp của cơ quan quản lý nhà nƣớc trong việc giải quyết vụ việc đó, chẳng hạn các công văn giấy tờ…. thể hiện ý kiến chỉ đạo trực tiếp hay quan điểm chỉ đạo để giải quyết vụ việc. Tất nhiên, ngay cả những ý kiến chỉ đạo nhƣ vậy cũng cần xem xét tính đúng đắn của nó qua việc đánh giá
tính phù hợp chung của tinh thần luật pháp.
Bước 4 - Kết thúc thẩm tra, xác minh
Sau khi tiến hành các biện pháp thẩm tra, xác minh nhƣ trên, giai đoạn kết thúc thẩm tra, xác minh yêu cầu phải rút ra đƣợc những nhận xét, khẳng định về từng vấn đề cụ thể cũng nhƣ vấn đề chung của việc thẩm tra, xác minh là đúng, sai hoặc nhƣ thế nào. Việc thu thập chứng cứ là một vấn đề khó nhƣng đánh giá đúng đắn các chứng cứ đó lại càng khó hơn. Việc đánh giá chứng cứ trong hoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng là một vấn đề hết sức quan trọng. Đó là một quá trình logíc nhằm xem xét giá trị chứng minh của các chứng cứ và mối liên quan giữa các chứng cứ với nhau, hay nói cách khác là đánh giá đúng bản chất của sự vật, hiện tƣợng.
Khi tiến hành thẩm tra, xác minh, cần phải khách quan, trung thực, chú ý tìm hiểu bản chất của sự việc. Điều quan trọng là xác minh rõ nguồn gốc của chứng cứ, mức độ trung thực và chính xác của chứng cứ. Tuy nhiên, trong quá trình thẩm tra, xác minh, cũng cần phải xem xét đến cả tính hợp pháp, tính hợp lý của vấn đề mà các bên nêu ra. Chú ý phải lập biên bản từng vụ việc, từng nội dung xác minh..