Khi đảm bảo chất lượng được xem như thực hiện một hệ thống văn bản quy chuẩn được cơ quan quản lý nhà nước ban hành. Có thể thấy rõ mối quan tâm về các cơ chế có tính tự chịu trách nhiệm nhằm có thể cải tiến khả năng đảm bảo chất lượng trong đó có mô hình BS 5750/ ISO 9000; mô hình quản lý chất lượng tổng thể (TQM) (Ashworth và Harvey, 1994) và mô hình các yếu tố tổ chức (Organizational Elements Model) (SEAMEO, 1999).
Bản chất của các mô hình này là một hệ thống các văn bản quy định tiêu chuẩn và quy trình chi tiết, nghiêm ngặt ở mỗi giai đoạn của quá trình sản xuất đảm bảo mọi sản phẩm hay dịch vụ phải phù hợp với mẫu mã, quy cách, các thông số kỹ thuật quy định trước đó với mục tiêu là tạo một đầu ra “phù hợp với mục đích, đưa ra một kỷ luật nghiêm ngặt đối với những người sử dụng, đồng thời đòi hỏi sự đầu tư về nhân lực, tài lực và thời gian.
Do đó, quản lý nhà nước về chất lượng trang bị kỹ thuật là thực hiện đảm bảo chất lượng thông qua các tiêu chí được chuẩn hóa và quản lý bằng hệ thống văn bản quy chuẩn được cơ quan quản lý nhà nước ban hành chính xác và nghiêm ngặt về chất lượng trang bị kỹ thuật.
Hay cũng có thể hiểu rằng: Quản lý nhà nước về chất lượng trang bị kỹ thuật là một dạng đặc biệt của quản lý nhà nước, được sử dụng các quyền lực nhà nước để quản lý về chất lượng trang bị kỹ thuật thông qua các tiêu chí được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn của thế giới và trong nước nhằm quản lý nghiêm về chất lượng trang bị kỹ thuật.
Trong đó, quản lý nhà nước về chất lượng trang bị kỹ thuật có tính quyền lực với khoa học tổ chức cao, có mục tiêu chiến lược, chương trình kế hoạch để thực hiện mục tiêu, và hơn cả, quản lý nhà nước về chất lượng trang bị kỹ thuật ở Việt Nam mang nguyên tắc chuyên biệt đối với riêng ngành Công an nhân dân.