Sưu tầm là một trong những khâu công tác nghiệp vụ cơ bản của các hoạt động Bảo tàng. Thành tựu của công tác sưu tầm tạo cơ sở cho việc xây dựng kho bảo quản cơ sở, bổ sung, kiện toàn các bộ sưu tập hiện vật gốc, nền
tảng cơ bản cho sự hình thành, tồn tại và phát triển của các bảo tàng.
Năm 1989, sau khi tách tỉnh, Bảo tàng Tổng hợp tiến hành khẩn trương trong việc rà soát bàn giao hiện vật của hai bên, được ký kết bàn giao, còn Bảo tàng Tổng hợp tiếp tục làm công tác chuyên môn, ổn định sổ sách, kiểm tra hiện vật lập hồ sơ khoa học để tiến hành trưng bày Bảo tàng mới của tỉnh, năm 1990, đề cương khoa học được thông qua, được sự thống nhất của Bộ Văn hóa Thông tin, vì vậy việc sưu sưu tầm hiện vật khẩn cấp để bổ sung phục vụ công tác trưng bày là việc làm bức thiết nhất lúc bấy giờ. Bảo tàng lập kế hoạch chương trình về sưu tầm bổ sung tài liệu hiện vật qua các giai đoạn lịch sử, chú trọng công tác sưu tầm hiện dân tộc học, văn hóa dân gian. Đưa cán bộ chuyên môn xuống địa phương sưu tầm hiện vật đời sống văn hóa cổ truyền Chăm Hroi, Banar, H’re ở Bình Định. Đối với mỗi dân tộc bảo tàng cố gắng sưu tầm những nét đặc sắc riêng của từng dân tộc, vùng miền về trang phục, về phong tục, nhạc cụ….với mục đích bảo tồn di sản văn hóa dân tộc, phục vụ công tác trưng tuyên truyền giáo dục thế hệ trẻ lòng yêu quê hương đất nước.
Bảo tàng tiến hành Sưu tập các ngành nghề thủ công truyền thống của tỉnh Bình Định, chụp hình nghệ nhân, các sản phẩm như: nghề rèn Phương Danh (Đập Đá): Dụng cụ và sản phẩm; nghề đúc đồng (Bằng Châu – Đập Đá): Dụng cụ và sản phẩm; nghề làm nón Phú Gia (xã Cát Tường, huyện Phù Cát): Dụng cụ và sản phẩm; nghề làm gốm huyện An Nhơn: Dụng cụ, sản phẩm; nghề thảm sơ dừa ở Hoài Nhơn: Sản phẩm. Ngoài ra Bảo tàng Tổng hợp Bình Định, đã biên soạn lịch sử hình thành của các làng nghề truyền thống trên, nhằm phục vụ công tác nghiên cứu, bảo tồn các ngành nghề truyền thống của tỉnh. Ngoài những hiện vật sưu tầm, khai quật khảo cổ học Bảo tàng Tổng hợp Bình Định còn tiến hành phục chế 130 hiện vật tư liệu các loại
Hiện vật sau khi sưu tầm về cán bộ làm công tác kiểm kê tiếp nhận hiện vật, lập hồ sơ khoa học, giám định hiện vật, vào sổ kiểm kê hiện vật (sổ cái), vào sổ phân loại, đánh số hiện vật, bảo đảm tính pháp lý của hiện vật theo quy định của Cục di sản văn hóa. Việc tiến hành nhập xuất hiện vật rất khẩn trương, công tác kiểm kê, bảo quản hiện vật ngày càng đi vào chiều sâu, làm việc khoa học và đạt được nhiều hiệu quả đảm bảo tính pháp lý cho hiện vật Bảo tàng. Hiện vật trước khi vào kho đều phải đi đúng quy trình, trình tự, như xử lý hiện vật, chống ẩm mốc, rỉ sét…, đưa vào kho tạm cán bộ kiểm kê kiểm tra hiện vật, lập danh mục hiện vật, thông qua lãnh đạo để tiến hành Họp hội đồng khoa học, chọn những hiện vật có đầy đủ tính pháp lý về các giá trị lịch sử, văn hóa, khoa học, thẩm mỹ… tìm ẩn trong các hiện vật đó. Được Hội đồng thông qua, lập thành biên bản và Giám đốc đồng ý đưa những hiện vật trên vào sổ kiểm kê. Cán bộ kiểm kê tiếp tục nhập hiện vật vào kho cơ sở và tiến hành lập hồ sơ khoa học, vào sổ kiểm kê (sổ cái), vào sổ phân loại và đánh số hiện vật nhằm đảm bảo tính pháp lý cho hiện vật.
Giai đoạn tiếp theo của công tác kiểm kê tiến hành vi tính hóa hệ thống tư liệu liên quan đến các hiện vật bảo tàng. Gần đây Cục di sản Văn hóa đã chuyển giao cho hệ thống bảo tàng và toàn quốc một chương trình phần mềm quản lý hiện vật để phục vụ cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác hiện vật thống qua hệ thống máy tính. Trên cơ sở hướng dẫn của cục Di sản văn hóa Bảo tàng Tổng hợp Bình Định đã khai xây dựng hệ thống quản lý hiện vật bằng máy vi tính bước đầu đã có hiệu quả nhất định (thông qua việc xây dựng và áp dụng các hệ thống thông tin tự động hóa để hoàn thiện hoạt động thông tin về nguồn hiện vật lưu giữ trong bảo tàng trên cơ sở sử dụng công nghệ máy tính). Kho Bảo tàng từng bước hoàn thiện dần kho bảo quản, lắp đặt hệ thống thông gió, mua tủ bảo quản hiện vật là phim ảnh các trang thiết bị bảo quản phục vụ cho công tác kho tiếp tục đầu tư. Hoàn thiện hồ sơ lý lịch, hộ
chiếu cho tài liệu hiện vật trong kho. Các sổ kiểm kê được in đóng mới theo quy định của Cục di sản và được biên mục lại hiện vật sang sổ mới đảm bảo tính khoa học hiện vật khai quật, sưu tầm, hiến tặng.
Hiện nay hiện vật khai quật khảo cổ học: 3.091 hiện vật; Trong đó Văn hóa Đông Sơn: 13 hiện vật; Văn hóa Sa Huỳnh: 1.057 hiện vật; Văn hóa Chămpa: Đồ gốm: 2.022 hiện vật; Đồ đá: 150 hiện vật; hiện vật mua, sưu tầm, hiến tặng: 32; Kim loại: 29; Đồ gốm sứ Trung Quốc: 62; Gốm Nhật Bản: 35; Gốm Bình Định thế kỷ XVIII – XIX: 11; Hiện vật thời Tây Sơn: 88; Hiện vật thời Nguyễn: 39; Tiền đồng: Tiền Trung Quốc: 13.909; Tiền Việt: 183; Hiện vật giai đoạn kháng chiến chống Pháp: 52 hiện vật; Hiện vật giai đoạn kháng chiến chống Mỹ: 325 hiện vật; Hiện vật phục vụ trưng bày phòng Bác Hồ: 16 hiện vật; Hiện vật văn hóa các dân tộc: 69 hiện vật; Hiện vật các ngành nghề truyền thống gồm nghề đúc đồng, nghề rèn, nghề làm gốm, nghề dệt vải: 190 hiện vật; Hiện vật văn hóa dân gian: Tuồng và Võ: 38 hiện vật; Hiện vật phong kiến: 02 hiện vật; Hiện vật khai quật các năm 2005 gồm Tháp Cánh Tiên và Tử Cấm Thành: 111 hiện vật, hiện vật đào thám sát cảng Nước Mặn: 05 hiện vật; Khai quật Thành Hoàng Đế: 50 hiện vật; Khai quật Dương Long 2006: 1.025 hiện vật; Hiện vật Tàu Đắm ở Phù Mỹ: 725 hiện vật. Hiện vật là tư liệu giấy kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ: 1.332 hiện vật. Sách tư liệu chữ Hán và Sách giai đoạn chống Mỹ: 278 hiện vật. Hiện vật là phim ảnh: 2.216 hiện vật. Hiện vật là băng Video và Cattset là 75 hiện vật.
Công tác bảo quản: Công tác bảo quản hiện vật là một trong những
nhiệm vụ quan trọng của bảo tàng. Hiện vật khi nhập kho đưa về đúng nơi quy định về chất liệu hiện vật, Bảo tàng Tổng hợp có 03 kho mỗi kho có 01 cán bộ kho chịu trách nhiệm kiểm tra chế độ bảo quản hiện vật, hằng tuần cán bộ kho có trách nhiệm báo cáo với giám đốc về chất lượng hiện vật và đề xuất phương án bảo quản hiện vật, nhằm chống sự hư hỏng đối với tác động bên
ngoài. Hằng năm, bảo tàng có kinh phí bảo quản hiện vật đối với từng chất liệu. Ví dụ: Đối với hiện vật kim loại như các loại súng của bảo tàng, bảo tàng phối hợp với tỉnh Đội Bình Định xử lý tại Bảo tàng nhằm chống rỉ sét hư hỏng hiện vật hoặc đối với các đồ gốm, tiền đồng bảo tàng thuê chuyên gia tại Hà Nội xử lý bảo quản…
Nhìn chung trong giai đoạn từ 1989 đến năm 2018 nhờ chú trọng công tác sưu tầm, kiểm kê, bảo quản. Hệ thống kho Bảo tàng đang dần đi vào hoàn thiện phục vụ cho việc tra cứu và tiến tới phục vụ công tác nghiên cứu khi có yêu cầu.