6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
1.3.3. Hoạt động kiểm soát
1.3.3.1. Phân chia trách nhiệm
Thực hiện nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Nguyên tắc cơ bản này là việc phân công công việc và trách nhiệm được chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận cùng thực hiện. Mục đích nhằm không cho một cá nhân hay bộ phận nào cùng thực hiện một nghiệp vụ từ đầu đến cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là các sai sót dễ phát hiện và các gian lận khó xảy ra nếu nhiều người cùng tham gia vào một công việc nào đó. Chế độ phân công phân nhiệm còn có tác dụng chuyên môn hoá cao vì vậy nâng cao hiệu quả công việc và giúp cho việc kiểm tra giám sát dễ dàng.
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệm vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản. Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm thực hiện cơ chế nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện kịp thời và giảm cơ hội giấu diếm những sai phạm có thể gây ra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn. Cụ thể, không được bố trí kiêm nhiệm giữa các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện nghiệp vụ hay không thể kiêm nhiệm giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát. Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt ở các nhiệm vụ mà nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ dẫn đến sự lạm dụng và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận sẽ rất khó khăn.
Chẳng hạn, nếu để kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ hay kế toán thanh toán kiêm việc thu mua vật tư thì rất dễ điều chỉnh sổ sách để che dấu hành vi tham ô tài sản. Thông thường, chế độ kế toán các nước quy định rất rõ nguyên tắc bất kiêm nhiệm này, các đơn vị không được bố trí cán bộ kế toán kiêm nhiệm thủ quỹ, thủ kho và các công tác phụ trách vật chất tài sản khác.
1.3.3.2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
a. Tổ chức hệ thống thông tin dự toán
giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định nào đó cho thuộc cấp. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc ra quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi quyền hạn được giao.
Trong quá trình quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị, các nhà quản trị không thể và cũng không nên trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát sinh mà nên có sự phân chia quyền lực cho các cấp. Đồng thời cần xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng cấp. Việc này giúp cho các hoạt động của đơn vị tiến triển thuận lợi và giúp cho các nhà quản lý kiểm soát và hạn chế được sự tuỳ tiện khi giải quyết công việc. Để có được thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nhiệm vụ được thực hiện đúng thẩm quyền.
* Kiểm tra quá trình xử lý thông tin cần phải đảm bảo: Kiểm soát chặt chẽ hệ thống sổ sách chứng từ và đảm bảo việc phê chuẩn các nghiệm vụ phải đúng đắn, cụ thể:
-Kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách kế toán cần lưu ý những vấn đề sau:
+ Chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết.
+ Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệm vụ xảy ra hoặc càng sớm càng tốt. + Chứng từ cần được thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ thông tin kế toán và có thể sử dụng được cho nhiều công dụng khác nhau. Ví dụ, hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn giá trị gia tăng) là căn cứ để ghi nhận doanh thu, thống kê hàng bán, tính hoa hồng, chiết khấu hàng bán… và là căn cứ để tính tiền khách hàng, tính thuế phải nộp.
+ Phải xây dựng quy trình tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua những bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, chứng từ phải được xử lý nhanh chóng để chuyển cho những bộ phận tiếp theo. Quy trình luân chuyển chứng từ phải bảo đảm tính liên kết các nghiệp vụ, dễ dàng tham chiếu và gắn với một thủ tục kiểm soát.
tắc ghi chép, có đầy đủ chữ ký của người kiểm soát.
+ Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán một cách khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
-Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động: Cần đảm bảo tất cả
các nghiệp vụ hoặc hoạt động cần phải được phê chuẩn bởi người quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Sự phê chuẩn này có thể chia làm hai loại:
+ Phê chuẩn chung: là trường hợp nhà quản lý ban hành các chính sách áp dụng cho toàn đơn vị.
+ Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh. Ví dụ, mua sắm máy móc thiết bị… Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với những nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt quá giới hạn cho phép của chính sách chung. Ví dụ, các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn trên một mức ấn định nào đó.
Các cá nhân hoặc các bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ.
* Kiểm tra độc lập việc thực hiện:
Được tiến hành bởi các cá nhân (bộ phận) khác với cá nhân (bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra rà soát lại.
Ví dụ, nhân viên có thể quên hoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục hoặc bất cẩn trong công việc và cần có một người quan sát để đánh giá việc thực hiện công việc của họ. Mặc dù ngay cả khi chất lượng được kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình sai phạm, vì thế hoạt động này hết sức cần thiết đối với đơn vị.
b. Tổ chức hệ thống thông tin thực hiện
Là việc xây dựng các thủ tục kiểm soát: Toàn bộ các quy trình, các chính sách, biểu mẫu do nhà quản lý thiết lập nhằm mục đích giúp đơn vị kiểm soát
được quá trình vận hành, thi công công trình, kiểm soát các chi phí phát sinh và tránh các rủi ro có thể gặp phải gây thất thoát, lãng phí, ảnh hưởng đến chất lượng công trình xây lắp.
Để kiểm soát chi phí trong quá trình xây lắp cần phải thiết lập được các thủ tục kiểm soát hữu hiệu, các thủ tục đó phải kiểm soát ngay lúc chi phí chưa phát sinh như kiểm soát đơn giá mua, số lượng, chất lượng vật tư; kiểm soát tình trạng sẵn sàng của máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ; kiểm soát đội ngũ, tay nghề công nhân; kế hoạch sản xuất, phương pháp thi công… Hoặc các thủ tục kiểm soát trong quá trình phát sinh chi phí như số lượng vật tư đưa vào sử dụng, năng suất máy thi công, năng suất lao động, mức độ sử dụng công cụ dụng cụ, biện pháp thi công…
b1. Xây dựng thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại công trình xây lắp bao gồm những loại như: xi măng, sắt thép, đá, cát, sỏi… Mục tiêu kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không chỉ tiết kiệm tối đa chi phí, đồng thời phải đảm bảo chất lượng công trình theo đúng thiết kế, đạt yêu cầu về mỹ thuật và thời gian hoàn thành công trình, hạng mục công trình.
- Thủ tục kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu: Trước khi tiến hành thi công
công trình, phòng kế hoạch kỹ thuật căn cứ vào dự toán vật tư nội bộ, tiến độ thi công để lên kế hoạch cung ứng vật tư về số lượng, chất lượng, thời điểm tập kết đến chân công trình của từng loại vật liệu. Kế hoạch được ban giám đốc phê duyệt và triển khai đến phòng kế hoạch, phòng kế toán để thực hiện.
-Thủ tục kiểm soát giá cả: Dựa trên kế hoạch vật tư đã lập, phòng kế hoạch
làm thủ tục yêu cầu báo giá chủng loại, chất lượng vật tư cho các nhà cung cấp. Từ đó, lựa chọn nhà cung ứng vật tư đảm bảo đúng chủng loại vật tư với giá cả cạnh tranh, đúng thời gian giao hàng, chi phí vận chuyển, các chính sách chiết khấu, chính sách về thời hạn thanh toán, hỗ trợ vốn …
-Thủ tục kiểm soát sử dụng vật tư: trong quá trình thi công công trình, nhà
quản lý phải thường xuyên kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra việc sử dụng vật tư bằng việc lập ra các ban kiểm kê, ban nghiệm thu nội bộ. Các ban này căn cứ vào hồ sơ hoàn công, thống kê khối lượng công việc đã thực hiện để đối chiếu
với định mức vật tư tính ra được mức độ chênh lệch vật tư sử dụng so với dự toán để tìm ra nguyên nhân sử dụng lãng phí vật tư, quy trách nhiệm cá nhân, tập thể và cải tiến biện pháp quản lý thi công. Ban kiểm kê đồng thời kiểm tra việc ghi chép cập nhật sổ, thẻ kho, đối chiếu số lượng vật tư thực tế trong kho với sổ sách kế toán vật tư nhằm giảm thiểu thất thoát vật tư trong công tác bảo quản, nâng cao trách nhiệm của nhân viên thủ kho.
b2. Xây dựng thủ tục kiểm soát chi phí nhân công
Đối với doanh nghiệp xây lắp, chi phí nhân công chiếm tỉ trọng không nhỏ trong giá thành công trình. So với chi phí nguyên vật liệu có đơn giá, số lượng, chất lượng được thể hiện rõ trong dự toán công trình thì chi phí nhân công được thể hiện dựa trên khối lượng công việc hoàn thành. Vì vậy, việc kiểm soát chi phí nhân công, tổ chức biện pháp thi công và điều động nhân lực hợp lý mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp xây lắp thường tính trả lương cho người lao động được tiến hành theo hai hình thức:
- Trả lương theo thời gian: Áp dụng đối với những nhân viên làm việc gián
tiếp như nhân viên phục vụ, nấu ăn, bốc dỡ, vệ sinh công trường, cán bộ kỹ thuật, lao động tiền lương, trắc đạc, thủ kho… tiền lương được trả trên chất lượng công việc, số ngày công làm việc mà họ thực hiện.
- Trả lương theo sản phẩm: Áp dụng cho công nhân trực tiếp thi công. Mỗi tổ
đội sản xuất tùy vào độ phức tạp của công việc mà được khoán theo thời gian hoặc theo sản phẩm.
Việc ghi chép phản ánh chi phí nhân công căn cứ vào bảng chấm công, biên bản nghiệm thu kỹ thuật, phiếu xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành. Ngoài số công nhân kỹ thuật thường xuyên của doanh nghiệp, còn số lượng không nhỏ nhân công, lao động thời vụ, sinh viên thực tập, học việc. Số lượng công nhân này được quản lý bởi đội trưởng đội thi công và được phân về các tổ sản xuất. Tổ trưởng có tránh nhiệm theo dõi, chấm công, phân công công việc và báo cáo về bộ phận lao động tiền lương để tính toán trả lương.
kê đối chiếu chi phí nhân công với khối lượng công việc hoàn thành và so với hồ sơ dự toán nội bộ. Nếu có sự chênh lệch thì phải tìm ra nguyên nhân và kiến nghị với lãnh đạo doanh nghiệp có biện pháp quản lý hiệu quả hơn.
b3. Xây dựng thủ tục kiểm soát chi phí máy thi công
Bao gồm thủ tục kiểm soát chi phí liên quan đến máy thi công như chi phí nhiên liệu, chi nhân viên vận hành, bảo trì, năng suất sử dụng máy thi công.
Căn cứ vào hồ sơ thi công, bộ phận kỹ thuật tiến hành lập bảng dự trù sử dụng xe máy thi công, trong đó liệt kê đầy đủ chủng loại, số lượng, công dụng của chúng trong từng thời điểm thi công. Căn cứ vào tình hình xe máy thực tế của đơn vị, bộ phận quản lý xe máy sẽ xuất lệnh điều động xe máy do lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt. Mỗi xe máy thi công đều phải có lý lịch ghi rõ tình trạng xe máy, có quyết định giao trách nhiệm quản lý, vận hành cho từng công nhân vận hành. Khi sử dụng công nhân phải ghi rõ vào nhật trình xe máy: khối lượng công việc, số giờ ca máy làm việc, mức tiêu hao nhiên liệu, phụ tùng … và được ký xác nhận của tổ, đội trưởng công trình. Kế toán công trình phải theo dõi, trích khấu hao và phân bổ hợp lý chi phí TSCĐ đối với từng xe máy. Đồng thời phải hạch toán theo dõi riêng chi phí sử dụng máy thi công để phục vụ công tác tính giá thành công trình, hạng mục công trình.
b4. Xây dựng thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là những chi phí phục vụ cho hoạt động xây lắp của đội, công trường xây dựng bao gồm: Tiền lương nhân viên quản lý đội, các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý đội, công nhân trực tiếp sản xuất, công nhân điều khiển máy, nguyên vật liệu dùng cho quản lý đội, công cụ dụng cụ, khấu hao máy móc thiết bị sử dụng ở đội, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí chung bằng tiền khác. Thủ tục kiểm soát các khoản chi phí này tương tự như thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí máy thi công.
1.3.3.3. Kiểm soát tài sản vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Ví dụ, tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khoá, tường rào, bảo vệ… và chỉ những người được
uỷ quyền mới được phép tiếp cận tài sản của đơn vị.
Thực hiện công tác kiểm kê định kỳ tài sản của đơn vị, so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ sự chênh lệch nào cũng cần phải được điều tra xem xét nguyên nhân để phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và các sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này sẽ không phát hiện được hành vi làm thất thoát tài sản, sử dụng lãng phí trang thiết bị, tài sản.
1.3.3.4. Phân tích soát xét lại việc thực hiện
Hoạt động này chính là việc xem xét lại những công việc đã thực hiện được bằng cách so sánh số thực tế với số liệu dự toán, số liệu kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin phi tài chính, đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện.
Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên trong đơn vị có theo đuổi mục tiêu một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ sự thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện mà nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược, kế hoạch hoặc có những điều chỉnh hợp lý.