6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH NHẬT MINH
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Nhật Minh được thành lập từ năm 2000.
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhật Minh.
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: Nhat minh company limited.
Tên công ty viết tắt: Công ty TNHH Nhật Minh.
Trụ sở chính: Số 819 đường Hùng Vương, Phường Nhơn Phú, Thành phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định, Việt Nam.
Số điện thoại: 056. 3683168 - 3748788 Số fax: 056. 3748055
Công ty có tư cách pháp nhân và thực hiện chế độ hạch toán độc lập, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật. Giấy phép kinh doanh của Công ty do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Bình Định cấp. Từ khi thành lập, Công ty luôn hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà Nước, hoạt động kinh doanh có uy tín với khách hàng mức độ tăng trưởng ngày càng cao.
Với đội ngũ cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên có chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm, cùng nỗ lực không mệt mỏi của Ban lãnh đạo, Công ty TNHH Nhật Minh sẽ trở thành một doanh nghiệp lớn mạnh trong ngành xây dựng, sẵn sàng nhận thầu và tham gia xây dựng các công trình trọng điểm của tỉnh nhà, đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của nền kinh tế tỉnh Bình Định.
Công ty TNHH Nhật Minh đã và đang tham gia xây dựng nhiều công trình đường bộ, xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, xây dựng các công trình thủy lợi, cấp thoát nước, hạ tầng kỹ thuật, phá dỡ, đào đắp san ủi mặt bằng …
2.1.2. Tầm nhìn và sứ mệnh của Công ty Tầm nhìn (Vision) Tầm nhìn (Vision)
Không ngừng nỗ lực phấn đấu để trở thành doanh nghiệp uy tín trong lĩnh vực thi công xây lắp, sản xuất – kinh doanh vật liệu xây dựng và kinh doanh bất động
sản… Xây dựng một hệ thống làm việc hiệu quả để thông qua các sản phẩm, dịch vụ của mình, mang lại sự hài lòng cho khách hàng, nhân viên Công ty và đóng góp nhiều nhất cho cộng đồng.
Sứ mệnh (Mission)
Nâng cao tiềm lực kinh tế, khoa học và con người… thông qua chất lượng của từng công trình xây dựng và từng khách hàng.
Văn hóa Công ty (Corporate Culture)
Làm khách hàng hài lòng: Luôn suy nghĩ và hành động một cách trung thực vì lợi ích của khách hàng, cung cấp những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng tốt nhất với tính chuyên nghiệp cao. Con người là cốt lõi: Nâng cao chất lượng cuộc sống và phát triển tài năng của các cán bộ công nhân viên, có chế độ đãi ngộ xứng đáng về cả vật chất và tinh thần.
Chất lượng tốt nhất: Đảm bảo chất lượng tốt nhất trong mỗi sản phẩm, mỗi công trình, dự án. Đề cao đạo đức kinh doanh: Mỗi nhân viên là một đại diện của Công ty, có nghĩa vụ tuân thủ đạo đức kinh doanh cao nhất đóng góp cho cộng đồng và xã hội. Sẵn sàng hợp tác với khách hàng, đối tác và đồng nghiệp trong và ngoài nước trên nguyên tắc bình đẳng, trung thực, các bên cùng có lợi.
2.1.3. Năng lực tài chính
Bảng 2.1. Các chỉ tiêu tài sản, nguồn vốn của Công ty qua các năm TT CHỈ TIÊU NĂM 2017 NĂM 2018 NĂM 2019
1 Tài sản ngắn hạn 167.351.040.587 151.708.696.026 22.547.325.655 2 Tài sản dài hạn 44.592.145.253 38.938.193.813 39.184.017.254 Tổng tài sản 211.943.185.840 190.646.889.839 211.246.051.412 3 Nợ phải trả 188.968.917.887 168.099.564.184 188.616.781.559 4 Nợ ngắn hạn 188.968.917.887 168.099.564.184 188.616.781.559 5 Nợ dài hạn 0 0 0 6 Vốn chủ sở hữu 22.974.267.953 22.547.325.655 22.629.269.853 Tổng nguồn vốn 211.943.185.840 190.646.889.839 211.246.051.412 7 Doanh thu 51.731.435.820 130.458.075.096 198.037.555.932
2.1.4. Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh
- Xây dựng công trình đường bộ;
- Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp;
- Xây dựng các công trình thủy lợi, cấp thoát nước, hạ tầng kỹ thuật; - Phá dỡ;
- Đào đắp, san ủi mặt bằng; - Mua bán vật liệu xây dựng; - Khai thác đá, cát, sỏi;
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ;
- Mua bán máy móc và thiết bị thi công xây dựng; - Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác;
- Đại lý mua bán ký gửi hàng hóa; - Hoạt động của sân bóng mi ni; - Nhà hàng, quán ăn, hàng ăn uống; - Sản xuất nước đá;
- Bán lẻ xăng dầu và các sản phẩm liên quan; - Sản xuất đá xây dựng.
2.1.5. Những công trình, dự án tiêu biểu
Công ty TNHH Nhật Minh đã và đang hướng tới là Nhà thầu xây dựng chuyên nghiệp, có uy tín để có thể đảm nhận được các công trình trọng điểm, các công trình đòi hỏi kỹ thuật cao. Công ty đã có được các khách hàng, các nhà cung cấp là những đơn vị có tiềm lực mạnh, có sức ảnh hưởng lớn và địa bàn hoạt động rộng khắp cả nước.
Bảng 2.2. Những công trình, dự án tiêu biểu của Công ty
TT TÊN CÔNG TRÌNH NĂM HOÀN
THÀNH
01 Công trình 635 Phù Cát 2018
02 Công trình Đường trục kinh tế nối dài 2018
TT TÊN CÔNG TRÌNH NĂM HOÀN THÀNH
05 Công trình 639B - Gói thầu số 4 2019
06 Công trình Tâm Bình Hoài nhơn 2019
07
Công trình Xây dựng đường Điện Biên Phủ nối dài -
Gói thầu số 2 2019
08 Công trình kè Quốc Thắng 2019
09 Công trình đường Trục – Gói thầu số 6 2019
10 Công trình Quốc lộ 19 – Gói thầu số 7 2019
11
Gói thầu C1-BD-W7: Khôi phục sửa chữa và nâng cấp tuyến ĐT.635 cũ và Tuyến ĐT.640 thuộc dự án “Sữa chữa nâng cấp một số đường tỉnh bị hư hỏng nặng
2019
12
Công trình: Gói thầu số 1: Tuyến đường trung tâm lõi đô
thị thuộc khu đô thị du lịch Nhơn Hội 2019
13 Công trình: Nâng cấp đường hầm dầu – Gói thầu số 4 2019
14
Công trình: Tuyến đường lõi khu du lịch sinh thái Nhơn
Hội 2019
15 Công trình: Tuyến đường Ven biển - Gói thầu số 1 2019
16 Công trình: Kè Đại Phú Gia 2019
17
Công trình: Ban giải phóng mặt bằng tái định cư Vân
Canh 2019
18 Công trình: Vận chuyển ECOBAY 2019
19 Công trình: Vận chuyển mặt bằng Hải Giang 2019
20 Công trình: Vận chuyển Công ty 620 2019
21 Dự án : Kè Nhơn Hải – Gói thầu số 01 2019
Tổng cộng
Nguồn: Công ty TNHH Nhật Minh
2.2. THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT MINH CÔNG TY TNHH NHẬT MINH
2.2.1. Môi trường kiểm soát
2.2.1.1. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
lý quan tâm đến hiệu quả của KSNB. Các chính sách, chế độ, quy định thể hiện quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh, coi trọng và tuân thủ các quy định của pháp luật. Ban lãnh đạo Công ty luôn chú trọng tổ chức bộ máy quản lý hệ thống, giao việc rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân. Đồng thời, chú trọng đến việc kiểm tra, kiểm soát với phương châm: có giao việc thì phải có kiểm tra lại. Mọi hoạt động diễn ra tại các công trường đều có sự kiểm tra từ các bộ phận, phòng ban. Đối với xử lý thông tin, quan điểm được Ban lãnh đạo Công ty thể hiện là chú trọng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, do đó các thông tin kiểm soát chi phí xây lắp cũng được quy định cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác.
Các thủ tục KSNB chi phí xây lắp của Công ty theo nguyên tắc phân công kiêm nhiệm, bất kiêm nhiệm, uỷ quyền phê chuẩn. Trong điều lệ hoạt động của Công ty, trách nhiệm và quyền hạn của Ban tổng giám đốc, đội ngũ trưởng các bộ phận, các đơn vị trực thuộc được quy định cụ thể về chức năng nhiệm vụ. Các Giám đốc chịu trách nhiệm về công tác chuyên môn và được uỷ quyền phê duyệt những ở những đơn vị được trực tiếp phụ trách. Trưởng các phòng ban, đơn vị trực thuộc có chức năng tổ chức sản xuất, kiểm tra và xác nhận những vấn đề trong phạm vi chuyên môn của mình. Việc phân quyền cho cấp dưới giúp giảm sức ép lên Tổng Giám đốc qua đó phát huy được tính tự chủ, năng động và tham gia quản lý của nhiều người. Mỗi dự án, mỗi công trình đều có sự phân chia trách nhiệm đầy đủ cho các cá nhân có liên quan.
Các thủ tục kiểm soát chi phí, kiểm soát thu chi… đều được xây dựng để kiểm soát về mặt kế toán và kiểm soát trong quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, việc thực hiện các quy trình, công tác kiểm soát vẫn còn mang tính hình thức, chưa được thực hiện triệt để, người được phân công kiểm tra chưa phát huy hết trách nhiệm, người bị kiểm tra tìm cách đối phó. Công tác kiểm tra được thực hiện định kỳ thường xuyên tuy nhiên chưa có biện pháp, phương án giải quyết triệt để khi phát hiện sai sót ở các đơn vị.
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức và sự quan tâm của Hội đồng thành viên
môn hoá sâu, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau và được phân công trách nhiệm một cách rõ ràng nhằm đảm bảo chức năng quản lý.
Ngoài chủ tịch hội đồng thành viên đồng thời là Giám đốc Công ty, các thành viên hội đồng không tham gia trực tiếp vào các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty. Hội đồng thành viên Công ty quyết định cơ cấu tổ chức quản lý nội bộ và các quy trình của Công ty nhằm đảm bảo sự công bằng, tính minh bạch, tính trách nhiệm và tính hiệu quả.
Có sơ đồ tổ chức như sau (sơ đồ 2.1):
Sơ đồ 2.1 Bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Nhật Minh
Mối quan hệ quản lý chỉ đạo
Mối quan hệ phối hợp công tác và hỗ trợ nghiệp vụ Mối quan hệ phối hợp công tác và chỉ đạo hướng dẫn Chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị:
ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 2 ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 3 BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN KIÊM GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 1
* Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc
Là người có trách nhiệm cao nhất trong thiết lập và đảm bảo đạt được hiệu quả của KSNB Công ty, ký ban hành các quy chế quản lý nội bộ, quy định, quy trình, thủ tục kiểm soát chi phí, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty.
* Ban kiểm soát
Ban kiểm soát không có cơ cấu tổ chức độc lập, mà chủ yếu là các thành viên được cử ra từ một số nhân viên ở các bộ phận phòng ban trong đơn vị, vừa kiêm nhiệm công việc tại bộ phận của mình, vừa đảm đương chức năng của ban KSNB. Ban KSNB có chức năng xem xét, đánh giá và kiểm tra về tình hình chi phí sản xuất, nhưng công việc này thường mang tính hình thức (chủ yếu là hoạt động kiểm tra số liệu tài chính), không thường xuyên (1 năm/lần) và không đem lại hiệu quả vì các thành viên chưa đảm bảo tính độc lập. Nhìn chung, Ban KSNB Công ty TNHH Nhật Minh chưa thể hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình.
* Giám đốc
Chỉ đạo các phòng ban chức năng để thống nhất điều hành công việc, phối hợp trong kiểm soát một cách hợp lý.
* Phòng kế hoạch kỹ thuật
Là bộ phận tham mưu giúp Giám đốc các lĩnh vực xây dựng và theo dõi kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư của Công ty, quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý kỹ thuật các công trình và quản lý theo dõi các hợp đồng kinh tế.
Lập dự thảo các hợp đồng kinh tế trình lên Ban Giám đốc của Công ty ký, lập kế hoạch và các báo cáo thống kê theo quy định đối với các doanh nghiệp Nhà Nước. Kiểm tra hồ sơ thiết kế, các dự toán được duyệt để phục vụ cho việc chỉ đạo xây lắp từ khâu chuẩn bị thi công đến việc thanh quyết toán công trình. Là bộ phận thực hiện và kiểm tra chất lượng công trình, việc thực hiện quy phạm trong quy trình xây dựng cơ bản, đặc biệt là tổ chức biện pháp thi công, nghiện thu kỹ thuật, nghiện thu bàn giao thanh quyết toán công trình.
* Phòng tài chính - kế toán
Là bộ phận tham mưu cho Giám đốc về quản lý và chỉ đạo công tác tài chính kế toán, thống kê theo chế độ hiện hành của Nhà Nước của công ty.
Về lĩnh vực tài chính, Phòng Tài chính - Kế toán có nhiệm vụ
-Tham mưu giúp cho Giám đốc thực hiện quyền quản lý, sử dụng tài sản, tiền
vốn, đất đai và các tài nguyên khác do Nhà Nước giao, giúp cho Giám đốc bảo đảm điều tiết vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
-Tìm kiếm vận dụng và phát huy mọi nguồn vốn, kiểm soát việc sử dụng vốn
và các quỹ của công ty để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
-Tiến hành phân tích tình hình tài chính của công ty nhằm hoạch định chiến
lược tài chính của công ty và lựa chọn những phương án tối ưu về mặt tài chính.
Về lĩnh vực kế toán, phòng kế toán có nhiệm vụ
-Tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê theo đúng quy định của Nhà
Nước, ghi chép chứng từ đầy đủ, cập nhập sổ sách kế toán, phản ánh các hoạt động của công ty một cách trung thực, chính xác và khách quan.
-Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo công khai tài chính theo quy
định hiện hành, thường xuyên báo cáo với Giám đốc tình hình tài chính của công ty.
-Kết hợp với các phòng ban trong công ty nhằm nắm vững tiến độ, khối lượng
thi công các công trình, theo dõi khấu hao máy móc trang thiết bị thi công, thanh quyết toán với chủ đầu tư, lập kế hoạch thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà Nước, BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định của Nhà Nước.
* Phòng Tổ chức hành chính
Là bộ phận tham mưu cho Giám đốc nắm vững cơ cấu lao động trong Công ty, quản lý chặt chẽ số lượng lao động theo quy định cuả Bộ luật lao động. Xây dựng kế hoạch đảm bảo nguồn nhân lực, xác định nhu cầu về nhân lực tổ chức thực hiện thoả ước lao động tập thể nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động. Kết hợp với các phòng ban chức năng giải quyết các vấn đề về lao động như: chế độ tiền lương, chế độ an toàn lao động, hàng năm tổ chức và đào tạo thi nâng cao tay nghề cho người lao động.
* Các đội xây dựng
Có đủ bộ máy quản lý gồm: Đội trưởng, đội phó, kỹ sư, kiến trúc sư, kỹ thuật viên, kế toán, an toàn viên, giám sát viên, giám sát thi công, công nhân kỹ thuật và bảo vệ công trường... Đội trưởng công trình chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc công ty về mọi mặt:
+ Tổ chức điều hành công trình để hoàn thành bàn giao. + Đảm bảo đời sống cho người lao động.
+ Thực hiện đầy đủ các quy định về hoạt động công trình, hoạt động tài chính, hợp đồng lao động được Ban Giám đốc Công ty uỷ quyền.
+ Đảm bảo tiến độ chất lượng xây lắp, an toàn vệ sinh lao động.
+ Chịu chỉ đạo chuyên môn của các phòng ban chức năng trong công ty, đặc biệt là công tác bảo hộ lao động.
Công tác kế toán
Công ty áp dụng mô hình quản lý tổ chức kế toán thống nhất theo mô hình mỗi đơn vị trực thuộc, mỗi công trình đều có nhân viên kế toán trực tiếp theo dõi chi phí, định kỳ kế toán tổng hợp, ghi sổ và nộp báo cáo quyết toán chi phí về