6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
2.3. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠ
CÔNG TY TNHH NHẬT MINH
2.3.1. Môi trường kiểm soát
Thực trạng hiệu quả môi trường kiểm soát tại Công ty được đánh giá như sau: + Công ty đã ban hành bằng văn bản quy chế, điều lệ quy định chức năng, quyền hạn của các bộ phận, các quy định xử phạt vi phạm và phổ biến các quy định cho nhân viên. Tuy nhiên, các quy định này vẫn ở mức chung chung, chưa cụ thể và nhân viên không ký cam kết tuân thủ các quy định đã được thiết lập; Không có quy định để tránh xảy ra mâu thuẫn, xung đột quyền lợi giữa ban lãnh đạo và nhân viên Công ty.
+ Công ty có các văn bản quy định chung đối với các hoạt động nhưng không có hướng dẫn, yêu cầu cụ thể, chi tiết.
+ Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của Ban Giám đốc là tấm gương sáng để nhân viên noi theo.
+ Cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng hợp lý đảm bảo các hoạt động quản lý được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
+ Công ty có hệ thống văn bản thống nhất quy định việc đào tạo, tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên để khuyến khích nhân viên làm việc, nâng cao hiệu quả công việc nhưng chưa chi tiết. Đôi khi vẫn có những trường hợp ưu tiên, ưu đãi.
+ Không có chính sách thường xuyên luân chuyển nhân viên ở những vị trí nhạy cảm.
Môi trường kiểm soát tại Công ty chưa thực sự tốt làm ảnh hưởng tới hiệu lực của các thủ tục kiểm soát được thiết kế.
2.3.2. Tổ chức hệ thống thông tin
Tại đơn vị việc tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho việc kiểm soát chưa phù hợp giữa thông tin dự toán và thông tin thực hiện.
Thông tin dự toán nội bộ được lập trên bản vẽ kỹ thuật và dự toán của chủ đầu tư, dự toán này thường chưa bám sát thực tế hiện trường thi công. Khi lập dự toán Công ty chưa làm thủ tục khảo sát tính toán, đo đạc lại hiện trường vì vậy dự toán nội bộ phải thường xuyên điều chỉnh để làm căn cứ thực hiện. Tuy nhiên công tác này cũng thường xuyên bị chậm trễ do điều kiện thi công khó khăn, trình độ cán bộ kỹ thuật và trang thiết bị thí nghiệm, khảo sát, trắc đạc…
2.3.3. Thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp
Thực tế tại Công ty TNHH Nhật Minh chưa thực sự tốt thể hiện qua các vấn đề sau:
+ Công ty có hệ thống định mức, dự toán là cơ sở để đánh giá, soát xét thực hiện, có hệ thống báo cáo tổng hợp kết quả đạt được, số liệu thực hiện với dự toán, định mức nhưng chưa thường xuyên, kịp thời, hệ thống báo cáo còn thiếu, chưa có biện pháp điều chỉnh, bổ sung kịp thời khi có chênh lệch.
+ Công ty có quy định quyền phê chuẩn các hoạt động. Tuy nhiên, việc ủy quyền này chưa được quy định cụ thể bằng văn bản để mọi nhân viên cùng biết và thực hiện đúng. Đồng thời, công ty chưa có văn bản nào quy định chế tài xử phạt đối với những nhân viên thực hiện các hoạt động chưa được phê duyệt bởi người có đủ thẩm quyền.
+ Việc phân tách trách nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm đã được thực hiện nhưng chưa triệt để.
+ Công ty có hệ thống lưu trữ dữ liệu về các hoạt động dưới dạng chứng từ và dưới dạng dữ liệu điện tử trên máy tính.
+ Công ty có hệ thống chứng từ, sổ sách theo quy định của Nhà Nước và do Công ty tự thiết kế đế đáp ứng yêu cầu kiểm soát chi phí. Các chứng từ được kiểm
soát theo hai cấp là kiểm soát ban đầu tại ban quản lý công trình và kiểm soát tổng hợp tại các phòng ban Công ty. Tuy nhiên, hoạt động kiểm soát chưa triệt để do chưa có văn bản quy định rõ ràng và hướng dẫn cụ thể, người kiểm soát chưa hiểu hết mục tiêu của hoạt động kiểm soát và chưa có đủ khả năng để kiểm soát, chưa được xem xét, đánh giá thường xuyên.
+ Công ty có sử dụng các hoạt động kiểm soát vật chất phù hợp với từng loại tài sản và có tiến hành hoạt động kiểm kê. Tuy nhiên, hoạt động kiểm kê không được thực hiện thường xuyên nên chưa phát huy được hết vai trò kiểm soát của nó.
+ Thủ tục quy trình mua nguyên vật liệu, khai thác vật liệu tại chỗ chưa chặt chẽ, dễ thông đồng tại giá và khối lượng vật tư tại Ban chỉ huy công trường với nhà cung cấp mà Công ty không kiểm soát được. Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài, Công ty cũng chưa có định mức kiểm soát mức chi vì vậy cần ban hành quy chế nội bộ quản lý chi phí này.
Để KSNB chi phí xây lắp tại công ty đạt hiệu quả cao hơn, công ty cần chú trọng hoàn thiện các vấn đề trên.
2.3.4. Phân tích soát xét lại việc thực hiện
Đây là thủ tục thực hiện kiểm soát sau chi phí xây lắp, cũng giống như những doanh nghiệp xây dựng khác, Công ty vẫn chưa tiến hành phân tích chi phí thực tế với chi phí dự toán nội bộ để đánh giá năng lực quản lý hoặc tìm ra những biện pháp khen thưởng hay kỷ luật đối với những cán bộ có liên quan.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương này, Luận văn đã giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Nhật Minh, hệ thống KSNB và thực trạng công tác KSNB tại Công ty.
Trong thực tế không có một hệ thống KSNB nào là hoàn hảo, không thể có một hệ thống ngăn ngừa được mọi rủi ro, kiểm soát được hoàn toàn chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong doanh nghiệp xây lắp.
Nhìn chung, Công ty đã thiết lập được một hệ thống định mức nội bộ, các thủ tục KSNB tương đối hữu hiệu nhằm ngăn chặn được các gian lận và hạn chế được
các sai sót.
Tuy nhiên các thủ tục kiểm soát sau đối với chi phí xây lắp chưa được thực thi triệt để, khi công trình hoàn thành Công ty chưa tổ chức đánh giá mức độ lãng phí hay tiết kiệm chi phí xây lắp để rút kinh nghiệm trong quản lý hay quy trách nhiệm cụ thể cho cá nhân hoặc tập thể.
Vì vậy phải nhất thiết hoàn thiện lại công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Nhật Minh.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY
TNHH NHẬT MINH
3.1. HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
Một môi trường kiểm soát tốt là nền tảng cho KSNB hiệu quả. Thực trạng môi trường kiểm soát tại Công ty cho thấy vẫn còn những tồn tại, hạn chế, môi trường kiểm soát của Công ty chưa thực sự hiệu quả. Để nâng cao chất lượng môi trường kiểm soát tại Công ty, tác giả đề xuất các giải pháp sau:
Công ty cần ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc ứng xử dành cho nhân viên Công ty nói chung và dành cho từng bộ phận, vị trí nói riêng, các quy định về khen thưởng khi nhân viên tuân thủ tốt và các quy định xử phạt thích hợp khi nhân viên vi phạm các quy tắc ứng xử, vi phạm các quy tắc đạo đức nghề nghiệp, có hành vi thiếu trung thực.
Công ty cần xây dựng bằng văn bản thống nhất, quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, chính sách lương, thưởng, phụ cấp trên cơ sở công bằng và hợp lý để đảm bảo năng lực làm việc của nhân viên, khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng của mình và gắn bó với Công ty. Cần có văn bản quy định về chế độ khen thưởng, đãi ngộ hợp lý với các nhân viên, bộ phận có sáng kiến giúp tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, kiểm soát hiệu quả chi phí sản xuất của Công ty. Các văn bản này cần phải được ban hành rộng rãi, được tuân thủ nghiêm ngặt. Đặc biệt là ban giám đốc Công ty phải làm gương, không ưu tiên tuyển dụng người quen, không đáp ứng yêu cầu công việc, không đặt ra các tiêu chí đánh giá thiếu thực tế, xóa bỏ các trường hợp ưu tiên, ưu đãi thiếu công bằng, hợp lý.
Công ty nên thiết lập và sử dụng “bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức, chất lượng nhân sự, nhiệm vụ, trách nhiệm và công việc cụ thể cho từng vị trí trong Công ty. Đây là cơ sở để tuyển chọn ứng viên cho từng vị trí, nhân viên
thực hiện và là cơ sở để Công ty quản lý, kiểm soát, đánh giá hiệu quả, năng lực làm việc của nhân viên có đáp ứng yêu cầu công việc hay không, đồng thời các hoạt động kiểm soát được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
Công ty nên thường xuyên tổ chức tập huấn, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên, khuyến khích nhân viên tham gia các chương trình tập huấn của các cơ quan có liên quan như cơ quan thuế tổ chức tập huấn cho nhân viên kế toán. Công ty cần quan tâm, xây dựng kế toán quản trị phát triển bên cạnh kế toán tài chính để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho các nhà quản trị, đảm bảo hiệu quả KSNB chi phí xây lắp. Khác với kế toán tài chính, kế toán quản trị chỉ cung cấp thông tin phục vụ cho các đối tượng bên trong Công ty. Các thông tin kế toán quản trị cung cấp là các thông tin về hoạt động nội bộ của Công ty được phản ánh một cách linh hoạt, kịp thời nhằm phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định của các nhà quản trị Công ty.
Do vậy, bên cạnh hệ thống kế toán tài chính, kế toán quản trị cũng có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí xây lắp nhưng việc thực hiện kế toán quản trị tại Công ty vẫn chưa được coi trọng và vẫn chưa được tổ chức theo đúng nghĩa của nó. Mặc dù tại Công ty đã có hoạt động lập dự toán kế hoạch cho các công trình thi công nhưng chỉ đơn giản coi kế toán quản trị cũng là một chức năng của kế toán tài chính đó là cung cấp các báo cáo, thông tin cho ban quản trị.
Mặt khác, do trình độ tin học của các nhân viên kế toán trong Công ty chưa cao nên việc lập các báo cáo quản trị chi tiết từ các dữ liệu có sẵn trong phần mềm là khó khăn, không được chú trọng. Xuất phát từ vai trò của nó và từ thực tế cụ thể tại Công ty, kế toán quản trị nên được xây dựng theo mô hình kết hợp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính trong cùng một bộ máy kế toán. Sự kết hợp này sẽ phát huy được tối đa năng lực của bộ máy kế toán, tận dụng được nguồn số liệu đáng tin cậy, khoa học và có hệ thống đã có sẵn trong phần mềm kế toán do hệ thống kế toán tài chính thu thập và xây dựng được.