6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
2.2. THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠ
2.2. THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT MINH CÔNG TY TNHH NHẬT MINH
2.2.1. Môi trường kiểm soát
2.2.1.1. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
lý quan tâm đến hiệu quả của KSNB. Các chính sách, chế độ, quy định thể hiện quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh, coi trọng và tuân thủ các quy định của pháp luật. Ban lãnh đạo Công ty luôn chú trọng tổ chức bộ máy quản lý hệ thống, giao việc rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân. Đồng thời, chú trọng đến việc kiểm tra, kiểm soát với phương châm: có giao việc thì phải có kiểm tra lại. Mọi hoạt động diễn ra tại các công trường đều có sự kiểm tra từ các bộ phận, phòng ban. Đối với xử lý thông tin, quan điểm được Ban lãnh đạo Công ty thể hiện là chú trọng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, do đó các thông tin kiểm soát chi phí xây lắp cũng được quy định cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác.
Các thủ tục KSNB chi phí xây lắp của Công ty theo nguyên tắc phân công kiêm nhiệm, bất kiêm nhiệm, uỷ quyền phê chuẩn. Trong điều lệ hoạt động của Công ty, trách nhiệm và quyền hạn của Ban tổng giám đốc, đội ngũ trưởng các bộ phận, các đơn vị trực thuộc được quy định cụ thể về chức năng nhiệm vụ. Các Giám đốc chịu trách nhiệm về công tác chuyên môn và được uỷ quyền phê duyệt những ở những đơn vị được trực tiếp phụ trách. Trưởng các phòng ban, đơn vị trực thuộc có chức năng tổ chức sản xuất, kiểm tra và xác nhận những vấn đề trong phạm vi chuyên môn của mình. Việc phân quyền cho cấp dưới giúp giảm sức ép lên Tổng Giám đốc qua đó phát huy được tính tự chủ, năng động và tham gia quản lý của nhiều người. Mỗi dự án, mỗi công trình đều có sự phân chia trách nhiệm đầy đủ cho các cá nhân có liên quan.
Các thủ tục kiểm soát chi phí, kiểm soát thu chi… đều được xây dựng để kiểm soát về mặt kế toán và kiểm soát trong quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, việc thực hiện các quy trình, công tác kiểm soát vẫn còn mang tính hình thức, chưa được thực hiện triệt để, người được phân công kiểm tra chưa phát huy hết trách nhiệm, người bị kiểm tra tìm cách đối phó. Công tác kiểm tra được thực hiện định kỳ thường xuyên tuy nhiên chưa có biện pháp, phương án giải quyết triệt để khi phát hiện sai sót ở các đơn vị.
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức và sự quan tâm của Hội đồng thành viên
môn hoá sâu, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau và được phân công trách nhiệm một cách rõ ràng nhằm đảm bảo chức năng quản lý.
Ngoài chủ tịch hội đồng thành viên đồng thời là Giám đốc Công ty, các thành viên hội đồng không tham gia trực tiếp vào các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty. Hội đồng thành viên Công ty quyết định cơ cấu tổ chức quản lý nội bộ và các quy trình của Công ty nhằm đảm bảo sự công bằng, tính minh bạch, tính trách nhiệm và tính hiệu quả.
Có sơ đồ tổ chức như sau (sơ đồ 2.1):
Sơ đồ 2.1 Bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Nhật Minh
Mối quan hệ quản lý chỉ đạo
Mối quan hệ phối hợp công tác và hỗ trợ nghiệp vụ Mối quan hệ phối hợp công tác và chỉ đạo hướng dẫn Chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị:
ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 2 ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 3 BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN KIÊM GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 1
* Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc
Là người có trách nhiệm cao nhất trong thiết lập và đảm bảo đạt được hiệu quả của KSNB Công ty, ký ban hành các quy chế quản lý nội bộ, quy định, quy trình, thủ tục kiểm soát chi phí, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty.
* Ban kiểm soát
Ban kiểm soát không có cơ cấu tổ chức độc lập, mà chủ yếu là các thành viên được cử ra từ một số nhân viên ở các bộ phận phòng ban trong đơn vị, vừa kiêm nhiệm công việc tại bộ phận của mình, vừa đảm đương chức năng của ban KSNB. Ban KSNB có chức năng xem xét, đánh giá và kiểm tra về tình hình chi phí sản xuất, nhưng công việc này thường mang tính hình thức (chủ yếu là hoạt động kiểm tra số liệu tài chính), không thường xuyên (1 năm/lần) và không đem lại hiệu quả vì các thành viên chưa đảm bảo tính độc lập. Nhìn chung, Ban KSNB Công ty TNHH Nhật Minh chưa thể hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình.
* Giám đốc
Chỉ đạo các phòng ban chức năng để thống nhất điều hành công việc, phối hợp trong kiểm soát một cách hợp lý.
* Phòng kế hoạch kỹ thuật
Là bộ phận tham mưu giúp Giám đốc các lĩnh vực xây dựng và theo dõi kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư của Công ty, quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý kỹ thuật các công trình và quản lý theo dõi các hợp đồng kinh tế.
Lập dự thảo các hợp đồng kinh tế trình lên Ban Giám đốc của Công ty ký, lập kế hoạch và các báo cáo thống kê theo quy định đối với các doanh nghiệp Nhà Nước. Kiểm tra hồ sơ thiết kế, các dự toán được duyệt để phục vụ cho việc chỉ đạo xây lắp từ khâu chuẩn bị thi công đến việc thanh quyết toán công trình. Là bộ phận thực hiện và kiểm tra chất lượng công trình, việc thực hiện quy phạm trong quy trình xây dựng cơ bản, đặc biệt là tổ chức biện pháp thi công, nghiện thu kỹ thuật, nghiện thu bàn giao thanh quyết toán công trình.
* Phòng tài chính - kế toán
Là bộ phận tham mưu cho Giám đốc về quản lý và chỉ đạo công tác tài chính kế toán, thống kê theo chế độ hiện hành của Nhà Nước của công ty.
Về lĩnh vực tài chính, Phòng Tài chính - Kế toán có nhiệm vụ
-Tham mưu giúp cho Giám đốc thực hiện quyền quản lý, sử dụng tài sản, tiền
vốn, đất đai và các tài nguyên khác do Nhà Nước giao, giúp cho Giám đốc bảo đảm điều tiết vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
-Tìm kiếm vận dụng và phát huy mọi nguồn vốn, kiểm soát việc sử dụng vốn
và các quỹ của công ty để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
-Tiến hành phân tích tình hình tài chính của công ty nhằm hoạch định chiến
lược tài chính của công ty và lựa chọn những phương án tối ưu về mặt tài chính.
Về lĩnh vực kế toán, phòng kế toán có nhiệm vụ
-Tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê theo đúng quy định của Nhà
Nước, ghi chép chứng từ đầy đủ, cập nhập sổ sách kế toán, phản ánh các hoạt động của công ty một cách trung thực, chính xác và khách quan.
-Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo công khai tài chính theo quy
định hiện hành, thường xuyên báo cáo với Giám đốc tình hình tài chính của công ty.
-Kết hợp với các phòng ban trong công ty nhằm nắm vững tiến độ, khối lượng
thi công các công trình, theo dõi khấu hao máy móc trang thiết bị thi công, thanh quyết toán với chủ đầu tư, lập kế hoạch thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà Nước, BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định của Nhà Nước.
* Phòng Tổ chức hành chính
Là bộ phận tham mưu cho Giám đốc nắm vững cơ cấu lao động trong Công ty, quản lý chặt chẽ số lượng lao động theo quy định cuả Bộ luật lao động. Xây dựng kế hoạch đảm bảo nguồn nhân lực, xác định nhu cầu về nhân lực tổ chức thực hiện thoả ước lao động tập thể nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động. Kết hợp với các phòng ban chức năng giải quyết các vấn đề về lao động như: chế độ tiền lương, chế độ an toàn lao động, hàng năm tổ chức và đào tạo thi nâng cao tay nghề cho người lao động.
* Các đội xây dựng
Có đủ bộ máy quản lý gồm: Đội trưởng, đội phó, kỹ sư, kiến trúc sư, kỹ thuật viên, kế toán, an toàn viên, giám sát viên, giám sát thi công, công nhân kỹ thuật và bảo vệ công trường... Đội trưởng công trình chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc công ty về mọi mặt:
+ Tổ chức điều hành công trình để hoàn thành bàn giao. + Đảm bảo đời sống cho người lao động.
+ Thực hiện đầy đủ các quy định về hoạt động công trình, hoạt động tài chính, hợp đồng lao động được Ban Giám đốc Công ty uỷ quyền.
+ Đảm bảo tiến độ chất lượng xây lắp, an toàn vệ sinh lao động.
+ Chịu chỉ đạo chuyên môn của các phòng ban chức năng trong công ty, đặc biệt là công tác bảo hộ lao động.
Công tác kế toán
Công ty áp dụng mô hình quản lý tổ chức kế toán thống nhất theo mô hình mỗi đơn vị trực thuộc, mỗi công trình đều có nhân viên kế toán trực tiếp theo dõi chi phí, định kỳ kế toán tổng hợp, ghi sổ và nộp báo cáo quyết toán chi phí về phòng tài vụ Công ty. Vì vậy, các đơn vị trực thuộc áp dụng hình thức kế toán hạch toán báo sổ. Tại phòng tài vụ của công ty, kế toán được phân chia nhiệm vụ theo từng mảng công việc và tổng hợp báo cáo của các đơn vị chuyển về để làm quyết toán và lập báo cáo tài chính toàn Công ty.
Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Nhật Minh
Bộ máy kế toán tại Công ty gồm có 07 người: 01 kế toán trưởng; 01 kế toán tổng hợp; 01 kế toán thanh toán công nợ; 01 kế toán vật tư, TSCĐ; 01 kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ; 01 kế toán thuế và 01 thủ quỹ.
Ở đội xây dựng, tổ kế toán gồm 02 người, có trách nhiệm theo dõi mọi thu - chi, chi phí phát sinh tại công trình và tập hợp toàn bộ các số liệu báo cáo, thanh toán - quyết toán với Công ty.
Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty và điều hành bộ máy kế toán toàn Công ty; Chịu trách nhiệm trước cấp trên và Nhà Nước về tình hình hoạt động tài chính của Công ty, chịu trách nhiệm kiểm tra đôn đốc thường xuyên
Kế Toán Thanh Toán Công Nợ Kế Toán Trưởng Kế Toán Tổng Hợp Kế Toán Vật Tư TSCĐ Kế Toán Tiền Lương Thủ Quỹ
Kế toán đội xây dựng
Kế Toán Thuế
Quan hệ trực tuyến
Ghi chú:
mọi hoạt động của bộ máy kế toán trong toàn Công ty. Kế toán trưởng trực tiếp ký báo cáo thống kê kế toán, các hợp đồng kinh tế và chứng từ tín dụng, thanh toán thu chi tiền mặt… Nếu không có chữ ký của kế toán trưởng thì không có giá trị pháp lý. - Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm với Giám đốc và kế toán trưởng về việc tổng hợp và lập báo cáo quyết toán tài chính với cơ quan cấp trên, kiểm tra đôn đốc việc thu thập số liệu của tất cả các kế toán viên, theo dõi cụ thể từng phần việc để vào sổ Cái, lên bảng Cân đối kế toán và các báo biểu kế toán. Kế toán tổng hợp còn phụ trách về các loại vốn quỹ của đơn vị, xác định kết quả lỗ lãi, các khoản thanh toán với ngân sách Nhà Nước, ngân hàng, khách hàng.
- Kế toán thanh toán - Công nợ: Theo dõi thu, chi đối chiếu, thanh toán công nợ nội bộ công ty và các đội xây dựng. Ghi chép số liệu vào sổ sách kế toán các khoản chi phí bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản tiền vay, theo dõi tình hình công nợ giữa người bán, người mua, người nhận tạm ứng trong toàn công ty.
- Kế toán Vật tư, TSCĐ: Theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư hàng hoá, TSCĐ và ghi vào sổ sách có liên quan, tham gia kiểm kê thường xuyên và bất thường các loại vật tư hàng hoá, khấu hao TSCĐ.
- Kế toán Tiền Lương: Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng lao động, kết quả lao động để tính tiền lương, tính bảo hiểm và phân bổ tiền lương, bảo hiểm cho các đối tượng sản xuất, lập báo cáo tiền lương.
- Kế toán thuế: Theo dõi các hoá đơn chứng từ có liên quan đến việc tính thuế, liệt kê hoá đơn thông thường và hoá đơn có thuế giá trị gia tăng, tính ra thuế cần nộp.
- Thủ quỹ: Thực thi việc thu chi tại Công ty, bảo quản tiền mặt, ghi chép vào sổ quỹ theo quy định hằng ngày và cuối tháng đối chiếu số dư tiền mặt với kế toán thanh toán - công nợ.
- Tổ kế toán các đội xây dựng: có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại công trường, tập hợp chứng từ về thanh - quyết toán với Công ty theo định kỳ.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ ghi sổ kế toán tại Công ty TNHH Nhật Minh
Hình thức kế toán áp dụng trong công ty
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để lên thẻ kế toán. Từ thẻ kế toán, chứng từ kế toán nhập vào phần mềm kế toán, cuối tháng in ra các bảng kê chứng từ, sổ kế toán chi tiết, sổ cái tài khoản, bảng kê đối chiếu số liệu giữa các đơn vị, bảng cân đối phát sinh và các báo cáo tài chính.
Nhìn chung, thông qua sự phân công quyền hạn và trách nhiệm, sự điều hành và kiểm soát được thiết lập trên tất cả các hoạt động của Công ty. Đồng thời có sự phân chia trong thực hiện các chức năng: Phê duyệt, xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ
Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc Thẻ kế toán Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng Phần mềm kế toán tổng hợp Sổ nhật ký chung, các bảng kê, sổ chi tiết, sổ cái tài
khoản
Bảng cân đối phát sinh các tài khoản
Báo cáo tài chính
Phần mềm kế toán các đơn vị phụ thuộc
Sổ nhật ký chung, các bảng kê, sổ chi tiết các đơn vị
Bảng đối chiếu phát sinh các đơn vị và công ty
sách và bảo quản tài sản. Sự phân công quyền hạn và trách nhiệm cho các phòng ban, cá nhân được Công ty thực hiện tương đối tốt tạo môi trường kiểm soát tốt. Nhưng các quy định phân chia vẫn còn khá chung chung, chưa có bản mô tả công việc cho từng phòng ban và từng cá nhân nên KSNB sẽ hiệu quả hơn nữa nếu có văn bản riêng quy định rõ ràng, chi tiết, đầy đủ hơn nữa quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban, vị trí, các cấp quản lý giúp các nhân viên hiểu rõ hơn công việc họ được giao, đảm bảo hoạt động kiểm soát theo chiều dọc trong Công ty.
2.2.1.3. Chính sách nhân sự và giá trị đạo đức
Ban Giám đốc Công ty TNHH Nhật Minh luôn chú trọng truyển dụng, đào tạo kỹ năng, kiến thức để nhân viên thực hiện nhiệm vụ được giao, đảm bảo năng lực làm việc của nhân viên. Vì vậy, Công ty sở hữu nguồn nhân lực chất lượng, tài năng trong các lĩnh vực tài chính, quản trị, kỹ sư xây dựng, kiến trúc sư; hệ thống nhân sự với nhiều năm kinh nghiệm, đội ngũ kỹ sư có trình độ chuyên môn cao, các nhà