6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
3.2. HOÀN THIỆN QUÁ TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN
3.2.1. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát thông tin dự toán
trình lập và luân chuyển chứng từ đối với tất cả chứng từ cả chứng từ theo quy định của Nhà Nước và hệ thống chứng từ riêng của Công ty. Các chỉ tiêu trên chứng từ phải được lập đầy đủ và chính xác theo quy định, cần thường xuyên kiểm tra, đào tạo, tập huấn nâng cao năng lực, trình độ cho nhân viên.
Một vấn đề còn tồn tại là việc luân chuyển chứng từ gốc về Công ty chậm, không kịp thời, dẫn tới việc kiểm tra, kiểm soát chứng từ khó khăn, công việc bị dồn vào một vài ngày. Công ty nên quy định cho mỗi công trình một thời gian luân chuyển chứng từ về Công ty cụ thể, tránh tình trạng chứng từ tại các công trường gửi về Công ty vào cùng một ngày hoặc một hai ngày gần nhau dẫn tới tình trạng công việc bị dồn vào một vài ngày trong tháng.
- Đối với hệ thống tài khoản kế toán: Để phục vụ cho kế toán quản trị, trên cơ sở hệ thống sổ sách và tài khoản kế toán đã có, Công ty nên mở thêm những tài khoản, sổ kế toán chi tiết hơn. Các tài khoản phản ánh chi phí giá thành có thể được
mở chi tiết theo biến phí, định phí, trong định mức, ngoài định mức,... để tạo điều
kiện thuận lợi cho việc phân tích, tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo chi tiết theo yêu cầu của kế toán quản trị.
- Đối với hệ thống bảng tổng hợp, báo cáo kế toán: hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị về chi phí, giá thành theo yêu cầu của nhà quản lý trên cơ sở tổng hợp toàn bộ thông tin trong Công ty. Các báo cáo quản trị phải được thiết kế một cách khoa học, đầy đủ, hiệu quả phục vụ tốt cho các nhà quản trị Công ty ra quyết định kinh doanh. Yêu cầu đặt ra cho báo cáo quản trị là phải đơn giản, dễ nhìn, dễ hiểu, dễ so sánh. Báo cáo quản trị cần phản ánh các chỉ tiêu và sự chênh lệch giữa thực tế với kế hoạch, thực tế với định mức, dự toán, giữa kỳ này với kỳ trước, giữa các phương án trong kinh doanh và phân tích nguyên nhân của chênh lệch.
- Đối với hệ thống truyền thông: Công ty cần đảm bảo là các quy định, hướng dẫn phải được truyền đạt rộng rãi và phải đảm bảo các nhân viên hiểu được nội dung quy định và thực hiện đúng. Việc truyền thông có thể giao cho phòng tổ chức hành chính truyền đạt, người nhận thông báo, quyết định nên được yêu cầu ký đã nhận quyết định, thông báo.
3.2.2. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát thông tin thực hiện
3.2.2.1. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
Thủ tục kiểm soát khối lượng vật tư khai thác tại công trường vẫn chưa được xây dựng hợp lý. Công ty chưa kiểm soát được số lượng, đơn giá vật tư mua tại công trường do ban chỉ huy công trường quyết định, thanh toán rồi thông báo về Công ty để phê duyệt quyết toán. Trên cơ sở những tồn tại về thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu tại Công ty, đề xuất quy trình kiểm soát chi phí này như sau:
Đối với thủ tục cung ứng vật tư
Do đặc điểm các công trình thi công ở phân tán xa Công ty và Công ty thực hiện nhiều công trình cùng một lúc nên phát sinh tình trạng vật tư không cung ứng kịp thời cho các công trình gây ảnh hưởng đến tiến độ thi công. Cụ thể, đối với công trình Đường trục kinh tế nối dài, căn cứ vào hợp đồng giao khoán nội bộ và tiến độ thực hiện hợp đồng, hàng tháng công trường lập bảng dự trù công việc sẽ thực hiện
Sơ đồ 3.1. Lưu đồ mua vật tư tại Công ty - Kế hoạch vật tư - Vật tư tồn kho - Tiến độ thực hiện hợp đồng - Bảng dự trù công việc thực hiện Kế hoạch vật tư kỳ tiếp theo
Báo cáo thực hiện hợp đồng Viết phiếu PD Lựa chọn NCC Lập hợp đồng hoặc đơn hàng Hợp đồng Đơn đặt hàng Đơn mua hàng Thực hiện mua hàng Tiếp nhận Nhập kho Thẻ kho
- Phiếu yêu cầu cấp vật tư - Giấy yêu cầu mua vật tư - Phiếu đánh giá - Danh sách NCC Đánh giá NCC Sổ theo dõi NCC Ghi sổ kế toán
Sau khi có kế hoạch xác định nhu cầu vật tư từ phòng kế hoạch kỹ thuật kết hợp Ban chỉ huy công trường khảo sát thực địa lập phương án khai thác nguyên vật liệu như đất, đá, cát, sỏi… tại địa phương, tính toán dự toán giá thành vật tư trình tổng giám đốc phê duyệt làm căn cứ để đơn vị triển khai thực hiện. Sản phẩm vật liệu phải làm thủ tục nhập kho để ban nghiệm thu nội bộ nghiệm thu chất lượng, khối lượng. Kế toán công trường phải tập hợp đầy đủ chi phí tính để giá thành vật tư tự khai thác, lập báo cáo so sánh với dự toán để đánh giá tìm nguyên nhân gây phát sinh hay tiết kiệm chi phí để có chế độ thưởng phạt đối với cán bộ, tổ, đội phụ trách khai thác vật liệu.
Sơ đồ 3.2. Lưu đồ quy trình tự khai thác vật liệu tại công trường
Kế hoạch nhu cầu vật tư tại công trường
Duyệt Phương án khai thác, dự toán giá thành Triển khai thực hiện Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng kế hoạch kỹ thuật Gíam đốc
Ban chỉ huy công trường
Ban nghiệm thu Thủ kho
Báo cáo quyết toán
Đối với nguyên vật liệu mua tại chỗ của dân địa phương như khai thác như cây chống, tre, ván khuôn, đá, cát... thì cần tiến hành tương tự quy trình mua vật tư của nhà cung cấp và phải được lập báo cáo dự toán để Giám đốc phê duyệt trước khi thực hiện.
Ban chỉ huy công trường căn cứ vào kế hoạch vật tư do Phòng kế hoạch kỹ thuật đã lập kết hợp khảo sát tình hình thực tiễn tại địa phương để lập kế hoạch mua vật tư tại chỗ. Kế toán và chỉ huy công trường khảo sát thoả thuận đơn giá lập báo cáo đơn giá trình tổng giám đốc phê duyệt.
Sau khi duyệt đơn giá, Phòng kế hoạch kỹ thuật tiến hành lập hợp đồng mua bán hàng chuyển cho kế toán và Ban chỉ huy công trường tạm ứng tiền và tiến hành thu mua theo hợp đồng và đơn giá đã được phê duyệt.
Nguyên vật liệu trước khi nhập kho, thanh toán phải được ban nghiệm thu nội bộ gồm chỉ huy công trường, cán bộ kỹ thuật, kế toán và thủ kho làm thủ tục kiểm nghiệm chất lượng, khối lượng vật tư theo quy định của Công ty.
* Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu xuất dùng
Khối lượng nguyên vật liệu xuất kho như đá, cát, sỏi… để thi công chưa được cân, đo, đong, đếm chính xác; sắt thép, xi măng xuất dùng hàng ngày dùng không hết chưa được kiểm kê đo đếm vào cuối ngày vì vậy không kiểm soát được quá trình sử dụng, số lượng vật tư chuyển sang ngày hôm sau, số lượng vật tư để lại hiện trường qua đêm hoặc qua ca làm việc dễ bị thất thoát, tại đơn vị thi công đã thiết kế thủ tục quy trình kiểm soát vật tư trong quá trình thi công. Tuy nhiên, chưa được chặt chẽ với lý do như trên.
Để kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cần chỉnh sửa quy trình xuất kho vật tư sử dụng thi công theo sơ đồ 3.3 như sau:
Sơ đồ 3.3. Lưu đồ xuất kho vật tư sử dụng thi công
- Bảng dự trù công việc thực hiện - Kế hoạch vật tư
Giấy yêu cầu xuất vật tư
PKD
Phiếu xuất kho theo hạn mức
Yêu cầu xuất vật tư vượt hạn mức PD Tổng hợp vật tư xuất ngoài hạn mức Xuất kho Ghi sổ kế toán Thủ kho Vư ợt hạn m ức Trong định m ức Đội trưởng Chỉ huy trưởng Đội trưởng Chỉ huy trưởng Đội trưởng Thủ kho Kế toán công trình Kế toán Công ty
Hằng ngày dựa trên tiến độ thi công đã được phê duyệt và tình hình thực tế thi công tại công trường, tổ, đội trưởng căn cứ vào bảng kê tồn kho vật tư tại hiện trường đã được lập từ ca làm việc trước và nhu cầu vật tư trong ngày để lập phiếu đề nghị cấp vật tư trình ban chỉ huy công trường phê duyệt chuyển kế toán và thủ kho làm thủ tục xuất kho, ghi sổ kế toán.
Việc đề xuất cung cấp vật tư phải bám sát định mức và tiến độ thi công của mỗi công trình, nếu phát sinh so với định mức cần phải được phát hiện kịp thời tìm nguyên nhân xử lý. Tổ, đội trưởng thi công phải làm giấy “đề nghị xuất vật tư vượt định mức” có giải trình nguyên nhân và báo cáo với Ban giám đốc để phê duyệt như đối với vật tư trong định mức. Mọi sự phát sinh không được phê duyệt cần phải quy trách nhiệm của từng cá nhân trong việc quản lý vật tư.
Định kỳ hàng tháng, mỗi quý Ban nghiệm thu nội bộ Công ty đánh giá, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành và định mức vật tư để tính ra khối
lượng nguyên vật liệu tiêu hao định mức (Qđm). Đồng thời, qua kiểm kê thực tế tồn
kho cuối kỳ đối chiếu khối lượng xuất dùng theo sổ sách, ban nghiệm thu nội bộ
tính được khối lượng nguyên vật liệu sử dụng trên thực tế (Qt). Tiến hành đối chiếu,
nếu Qt > Qđm thì phải tìm rõ nguyên nhân thất thoát vật tư ở khâu nào để quy trách
nhiệm bồi thường. Nếu thất thoát tại kho thì thủ kho phải chịu trách nhiệm, nếu tiêu hao lãng phí tại hiện trường thì tổ, đội trưởng thi công phải chịu trách nhiệm.
Ban kiểm soát phải thường xuyên đi đến các công trường kiểm tra tình trạng bảo quản vật tư trong kho lưu ý đến các loại vật tư dễ hư hỏng như xi măng, vôi bột, … Đột xuất kiểm kê đối chiếu số lượng nhập xuất, giữa phiếu xuất kho với thẻ kho và lượng vật tư thực tế còn lại trong kho.
Đặc biệt chú trọng đến vật liệu nổ như thuốc nổ, kíp nổ, dây cháy chậm tại các công trường có tuân thủ các quy trình quản lý vật liệu nổ đã ban hành và tuân thủ quy định bảo quản, phòng cháy chữa cháy của Nhà nước.
3.2.2.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nhân công
Thực tế hiện nay hình thức trả lương nhân công là trả lương theo thời gian và theo sản phẩm. Đối với việc trả lương theo sản phẩm thì Công ty sử dụng hình thức
khoán theo sản phẩm. Ban chỉ huy công trường, tổ, đội thi công không thể tiến hành kiểm tra xác nhận khối lượng xây lắp hoàn thành cho từng cá nhân và căn cứ số lượng ngày công ghi trên thẻ lao động chỉ thể hiện được số giờ thực tế công tác để tính toán năng suất lao động và đối chiếu với định mức dự toán đã lập. Mặt khác đơn vị thi công còn quản lý trực tiếp số lượng lớn nhân công thuê ngoài, hợp đồng thời vụ. Vì vậy, việc kiểm soát năng suất lao động tại các công trường vẫn chưa đủ chặt chẽ và chưa có đủ căn cứ để điều chỉnh kịp thời năng suất lao động.
Đề xuất phương án kiểm soát chi phí này là:
-Ban chỉ huy công trường chủ động phân công công việc phù hợp với trình độ
tay nghề của công nhân, chia thành mỗi nhóm thi công thực hiện công tác xây lắp, giao cho công nhân có tay nghề bậc cao đi kèm với công nhân lao động thời vụ, thực tập sinh có đơn giá thuê thấp. Kịp thời phát hiện sự tập trung nhiều công nhân có tay nghề cao vào những công việc đơn giản gây lãng phí lao động kỹ thuật, báo cáo về Công ty điều chuyển bớt công nhân có tay nghề cao đi các công trường khác có điều kiện thi công phức tạp hơn.
-Kiểm soát chi phí nhân công hợp đồng thời vụ: Hợp đồng thuê nhân công tại
địa phương cần tiến hành thủ tục chặt chẽ, Ban chỉ huy công trường chủ động thuê mướn nhưng phải theo kế hoạch ghi rõ số lượng, đơn giá thuê mướn gửi về Phòng Tổ chức lao động tiền lương kiểm tra để trình Tổng giám đốc phê duyệt. Nhằm kiểm soát việc công trường kê khống số lượng nhân công thuê ngoài, định kỳ hoặc đột xuất Ban kiểm tra nội bộ đi kiểm tra số lượng công nhân thực tế có mặt trên công trường với bảng chấm công hàng ngày, mọi sự chênh lệch ban chỉ huy công trường phải giải trình. Nếu có bằng chứng kê khai, hợp đồng khống thì phải chịu hình thực kỷ luật của Công ty.
-Kiểm soát ngày công lao động: Việc chấm công lao động được giao cho cán
bộ quản lý lao động tiền lương của công trường tiến hành độc lập với xác nhận thẻ lao động của công nhân do tổ, đội trưởng thực hiện. Ban chỉ huy công trường đối chiếu số liệu thống kê của cán bộ lao động tiền lương với số liệu trên thẻ lao động trước khi phê duyệt công hàng ngày. Cuối tháng, ban nghiệm thu nội bộ kiểm tra
khối lượng xây lắp hoàn thành so sánh với số lượng công nhân thực tế trên công trường và bảng chấm công, bảng kê ăn ca giữa giờ, bảng kê bếp ăn tập thể… nếu có chênh lệch sai sót thì nguyên nhân xử lý.
-Kiểm soát năng suất lao động: Cuối mỗi tháng, quý, Ban nghiệm thu nội bộ
tiến hành nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành để tính toán tiền lương khoán cho công trường, tổ, đội thi công. Đồng thời đối chiếu với định mức nội bộ, chi phí nhân công dự toán để tính toán so sánh năng suất lao động định mức với thực tế.
Nếu có chênh lệch tăng chi phí thì tìm ra nguyên nhân ở khâu kiểm soát ngày công hay kiểm soát năng suất lao động, quy trách nhiệm cho quản lý lao động tại công trường. Nếu chênh lệch giảm, tức tiết kiệm được chi phí, tăng năng suất lao động thì Công ty có chính sách khen thưởng thích đáng cho ban chỉ huy và mỗi công nhân trực tiếp thi công.
3.2.2.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công
Thủ tục kiểm soát chi phí máy thi công của Công ty bao gồm các thủ tục kiểm soát chi phí liên quan trực tiếp đến xe máy thi công như chi phí cho nhân viên vận hành, chi nhiên liệu phụ tùng, chi phí khấu hao máy thi công, thủ tục kiểm soát ca máy thi công từng hạng mục, thủ tục kiểm soát năng suất sử dụng máy thi công, thủ tục kiểm soát chi phí máy thuê ngoài…
Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công vận hành, lái máy thi công được gắn với khối lượng công việc hoàn thành, việc kiểm soát khối lượng thi công cần kiểm soát chặt chẽ có sự giám sát chéo giữa cán bộ kỹ thuật, lao động tiền lương, đốc công để xác nhận chính xác khối lượng công việc đã làm của công nhân vận hành, lái máy.
Thủ tục kiểm soát chi phí nhiên liệu cấp cho máy dựa vào ca máy hoạt động, định mức và khối lượng thi công. Tuy nhiên đến cuối hoặc đầu ca máy cán bộ quản lý phải kiểm tra, đo, đếm khối lượng nhiện liệu còn lại trong xe trước khi cấp thêm nhiên liệu. Công tác này nhằm kiểm tra mức độ phù hợp giữa định mức đã ban hành và thực tế tiêu hao. Nếu có chênh lệch thường xuyên chứng tỏ định mức lập chưa phù hợp, trường hợp lượng nhiên liệu còn tồn nhiều hơn so với sổ sách thì điều
chỉnh tăng định mức, trường hợp thiếu so với định mức thì cần kiểm tra lại nguyên nhân, có biện pháp khắc phục.
Thủ tục kiểm soát chi phí phụ tùng, sửa chữa thường xuyên máy thi công. Mỗi xe máy thi công đều có sẵn hồ sơ lý lịch ghi rõ tình trạng trang thiết bị, thời