7. Kết cấu của luận văn
1.3.4. Chu trình kế toán
1.3.4.1. Khái niệm và mục đích của chu trình kế toán
Chu trình kế toán trong HTTTKT được xem như mạch máu trong cơ thể một đơn vị kế toán, ở khía cạnh khoa học kế toán thì chu trình kế toán được khái niệm là một hệ thống các thủ tục, chính sách, các bước xử lý dữ liệu được thiết kế để hình thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng (Robert L. Hurt, 2010, trang 202). Trong một chu trình thì dữ liệu được tập hợp từ chứng từ kế toán, chính là đối tượng được trung chuyển, xử lý và tổng hợp trong chu trình kế toán. Chu trình kế toán tuân thủ các quy
19
định về thời gian tương tự như một chu kỳ kinh doanh của đơn vị kế toán. Chu trình kế toán được xây dựng và thực hiện nhằm mục đích sau: - Xác định dữ liệu kế toán sinh ra như thế nào và kết thúc như thế nào; những hoạt động diễn ra trong một đơn vị kế toán và cũng cho biết khi nào là thời điểm ghi nhận một giao dịch kế toán (Robert L. Hurt, 2010, trang 201).
- Cho biết thông tin kế toán được xác định khi nào, từ đầu vào đến đầu ra, từ chứng từ cho đến khi ghi nhận vào sổ kế toán hay thiết lập báo cáo kế toán (Robert L. Hurt, 2010, trang 201).
- Nhấn mạnh tính liên tục của hoạt động kinh doanh và xử lý kế toán trong đơn vị kế toán.
- Tạo sự thuận lợi, dễ dàng cho việc phân tích, thiết kế các công việc kế toán xử lý nghiệp vụ, bộ máy phục vụ cho việc xử lý các nghiệp vụ có liên quan.
1.3.4.2. Các chu trình kế toán chính
Một đơn vị kế toán có thể xây dựng và áp dụng cho mình nhiều chu trình kế toán khác nhau nhưng tựu chung lại thì có hai chu trình kế toán chính là Chu trình doanh nghiệp (bán hàng – thu tiền) và Chu trình chi phí (mua hàng – trả tiền), ngoài ra còn có các chu trình như Chu trình chuyển đổi (sản xuất), Chu trình tài chính và Chu trình nhân sự. Sau đây là nội dung chính của từng chu trình kế toán:
a. Chu trình doanh thu (bán hàng và thu tiền)
- Khái niệm: Chu trình doanh thu là một chuỗi các hoạt động lặp đi lặp lại liên quan đến việc tìm kiếm, hỗ trợ khách hàng lựa chọn hàng hóa - dịch vụ, phân phối hàng hóa - dịch vụ theo yêu cầu và thu tiền khách hàng thanh toán (Hollander, Denna and Cherrington, 2000, Page 230).
- Các hoạt động chính (Robert L.Hurt, 2010, Page 207)
20
khách hàng dưới nhiều hình thức khác nhau như trực tiếp, thông qua mạng internet, thư điện tử, điện thoại hay hình thức khác. Khi nhận được thông tin đặt hàng, nhân viên bán hàng cần kiểm tra khả năng giao hàng của đơn vị để thương lượng với khách hàng.
+ Xét duyệt tín dụng: nhân viên xét duyệt tín dụng kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng nếu khách hàng yêu cầu trả chậm. Một số công việc cần thực hiện gồm: kiểm tra hạn mức tín dụng, số dư nợ hiện hành, tình hình thanh toán, tình hình hoạt động kinh doanh, ... của khách hàng.
+ Xuất kho, giao hàng: nếu khách hàng được chấp nhận tín dụng, nhân viên kho tiến hành xuất hàng theo yêu cầu. Hàng sẽ được vận chuyển đến địa điểm khách hàng yêu cầu theo thỏa thuận hay khách hàng đến kho công ty nhận hàng theo thỏa thuận giữa hai bên. Đơn vị có thể tự tổ chức đội vận chuyển hay thuê ngoài vận chuyển. Phí vận chuyển có thể do khách hàng hay đơn vị chịu tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng. Tiếp theo, thông tin xuất kho, giao hàng cần được ghi nhận vào hệ thống kế toán.
+ Phát hành hóa đơn: Khi hàng hóa hay dịch vụ đã được bán cho khách hàng, nhân viên tiến hành lập hóa đơn bán hàng và gửi đến khách hàng. Sau đó, thông tin bán hàng sẽ được ghi nhận vào hệ thống kế toán.
+ Thu tiền: Khi đến hạn thanh toán, khách hàng làm thủ tục thanh toán cho đơn vị. Để khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn, đơn vị có thể ban hành các chính sách liên quan đến chiết khấu thanh toán. Sau đó, thông tin thanh toán cần ghi nhận vào hệ thống kế toán.
+ Hàng bán bị trả lại - Giảm giá hàng bán: theo chính sách hay thỏa thuận bán hàng, trong một số trường hợp cụ thể, đơn vị có thể chấp nhận cho khách hàng được giảm giá hoặc trả lại hàng. Trong tình huống này, cần có các hoạt động xét duyệt giảm giá - trả lại hàng, thực hiện hoạt động và ghi nhận thông tin vào hệ thống kế toán.
21
+ Dự phòng nợ phải thu khó đòi/ Xóa nợ: tình huống khách hàng mất khả năng thanh toán khi đến hạn thanh toán hay mọi nỗ lực nhằm thu tiền khách hàng đều thất bại, cần tiến hành các thủ tục lập dự phòng nợ phải thu khó đòi hay xóa nợ. Khi đó, hoạt động quan trọng là phải xét duyệt khoản lập dự phòng hay xóa nợ và ghi sổ kế toán.
b. Chu trình chi phí
- Khái niệm: Chu trình chi phí (mua hàng và trả tiền) là một chuỗi các hoạt động lặp đi lặp lại liên quan đến việc mua, vận chuyển, bảo quản và thanh toán hàng hóa hay dịch vụ mà đơn vị có nhu cầu.
- Chu trình chi phí bao gồm các hoạt động liên quan đến:
+ Mua nguyên vật liệu, công cụ hỗ trợ và các nguồn lực khác cần thiết cho sản xuất hàng hóa, dịch vụ.
+ Mua các hàng hóa hay dịch vụ khác phục vụ hoạt động kinh doanh của đơn vị.
+ Tiền thuê đất, mua nhà xưởng, thiết bị, ... cho đơn vị. - Các hoạt động chính (Robert L.Hurt, 2010, Page 230)
+ Yêu cầu mua hàng: Với những công cụ và kỹ thuật khác nhau, mỗi đơn vị sẽ ước đoán nhu cầu mua hàng hóa hay dịch vụ. Đối với hàng tồn kho, ví dụ, cần theo dõi “điểm đặt hàng" tức là hàng được đặt mua khi hàng trong kho rớt xuống dưới mức tối thiểu gọi là điểm đặt hàng theo quy định trong đơn vị. Đối với các nguồn lực khác phát sinh thường xuyên như dịch vụ bảo hiểm, internet, ... được đặt mua định kỳ. Hay đối với các dự án không thường xuyên có thể sẽ đòi hỏi nhiều hàng hóa, dịch vụ để hoàn thành dự án. Hầu hết các hoạt động xử lý yêu cầu mua hàng đều được tập trung xử lý trong bộ phận mua hàng nhằm đạt được tính kinh te. Tiếp theo, yêu cầu mua hàng cần được xét duyệt theo các nguyên tắc của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
22
+ Đặt mua hàng: Sau khi yêu cầu mua hàng đã được xét duyệt bởi đối tượng có thẩm quyền, bộ phận mua hàng cần tiến hành lựa chọn nhà cung cấp cũng như xét duyệt đặt mua hàng. Hoạt động xét duyệt đặt hàng cũng cần đảm bảo các nguyên tắc kiểm soát nội bộ. Tiếp theo, một chứng từ thích hợp như đơn đặt hàng sẽ được lập và gửi đến nhà cung cấp. Khi nhân được thông báo đồng ý bán hàng từ nhà cung cấp, bộ phận mua hàng tiến hành thông báo cho các bộ phận liên quan như bộ phận có nhu cầu, bộ phận kho hàng, bộ phận ngân quỹ, ...
+ Nhận hàng: Tùy theo thỏa thuận giữa đơn vị và nhà cung cấp mà thời gian, địa điểm cũng như phương thức giao hàng sẽ được thực hiện tại nơi đơn vị yêu cầu hay tại địa điểm của nhà cung cấp. Đối tượng chịu trách nhiệm tiếp nhận hàng và nhập kho hàng cần thực hiện các hoạt động kiểm đếm hàng. Các đối tượng này cần được phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của hệ thống kiểm soát nội bộ.
+ Chấp nhận hóa đơn: Trước hoặc sau khi các hoạt động nhận hàng được tiến hành, hóa đơn của nhà cung cấp sẽ được gửi đến bộ phận chức năng để ký chấp nhận hóa đơn.
Bộ phận này nên được tách biệt với các bộ phận hay đối tượng có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan nhã bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận kho hàng, ... nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ là tốt nhất. Sau khi hóa đơn được ký chấp nhận, kế toán tiến hành ghi nhận vào hệ thống kế toán các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng.
+ Thanh toán: Các hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp cần được xét duyệt bởi đối tượng có thẩm quyền và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Tùy theo thỏa thuận mà thời điểm, phương thức thanh toán sẽ được tiến hành. Sau đó, các thông tin thanh toán sẽ được ghi nhận vào hệ thống kế toán. Nếu là hình thức mua chịu, cần chú ý theo dõi thời hạn thanh toán để được hưởng
23
chiết khấu thanh toán từ nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của đơn vị.
- Một số hoạt động liên quan
+ Trả lại, giảm giá hàng mua: với thỏa thuận trong đặt hàng, hàng mua về có thể được giảm giá hay trả lại nhà cung cấp. Nếu được nhà cung cấp chấp nhận, các bộ phận liên quan tiến hành các thủ tục giảm giá hay trả lại hàng và ghi nhận vào hệ thống kế toán.
+ Dự phòng giảm giá, thanh lý hàng tồn kho: chất lượng của hàng mua về cần được theo dõi và phản ánh đúng giá trị thực tế trong hệ thống kế toán đặc biệt tại thời điểm khóa sổ kế toán. Các hoạt động này cần được xét duyệt bởi đối tượng có thẩm quyền đảm bảo nguyên tắc kiểm soát hiệu quả nhất.
c. Chu trình chuyển đổi
- Khái niệm: Chu trình chuyển đổi (sản xuất) là một chuỗi các hoạt động lặp đi lặp lại liên quan đến việc chuyển đổi đầu vào gồm nguyên vật liệu, nhân công và các nguồn lực khác để tạo ra thành phẩm là sản phẩm hay dịch vụ (Robert L.Hurt, 2010, Page 249).
- Các hoạt động chính (Marshall Romney and Paul Steinbart, 2010, Page 460)
+ Thiết kế sản phẩm: Mục tiêu của hoạt động này là nhằm thiết kế sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng về chất lượng, độ bền và tính năng với chi phí sản xuất ước tính thấp nhất. Một vài yêu cầu có khả năng không thể đạt được đồng thời do đó chức năng thiết kế sản phẩm đòi hỏi được thực hiện bởi những đối tượng chuyên nghiệp.
+ Lập kế hoạch sản xuất: Sau khi sản phẩm được thiết kế cần tiến hành lập kế hoạch sản xuất cụ thể với hiệu quả cao và đáp ứng nhu cầu của các đặt hàng hiện tại cũng như theo dự báo trong tương lai gần. Trong hoạt động này, nhiệm vụ không kém phần quan trọng là giảm tối đa lượng hàng tồn kho và
24
các nguồn lực liên quan để tạo ra sản phẩm hoàn thành.
+ Hoạt động sản xuất: Hoạt động này cần có sự tham gia của nhiều đối tượng trong đơn vị, sản xuất theo nhiều cách khác nhau để tạo ra nhiều sản phẩm khác nhau theo kế hoạch và thiết kế sản phẩm.
+ Xác định giá thành: Sau khi hoạt động sản xuất hoàn thành, tất cả nguồn lực đã được sử dụng sẽ được tập hợp để tính giá thành sản phẩm. Mục tiêu chính của hệ thống tính giá thành sản phẩm là (1) Cung cấp thông tin cho lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá việc thực hiện các hoạt động sản xuất; (2) Cung cấp dữ liệu giá thành chính xác về sản phẩm cho xác định giá bán và các quyết định liên quan; (3) thu thập và xử lý thông tin để tính giá trị hàng tồn kho được trình bày trên báo cáo tài chính của đơn vị.
d. Chu trình nhân sự
Khái niệm: Chu trình nhân sự là một chuỗi các hoạt động lặp đi lặp lại bao gồm việc thuê mướn nhân công, thanh toán lương và các lợi ích khác, đánh giá hoạt động của họ và cũng liên quan đến hoạt động sa thải nhân công (Robert L.Hurt, 2010, Page 255).
e. Chu trình tài chính
- Khái niệm: Chu trình tài chính là một chuỗi các hoạt động lặp đi lặp lại liên quan đến các nghiệp vụ giữa đơn vị với cổ đông hay với chủ nợ dài hạn (Robert L.Hurt, 2010, Page 253). Chu trình này cung cấp nguồn lực đáp ứng nhu cầu về vốn cho tất cả hoạt động của đơn vị. Nguồn vốn đuợc cung cấp từ chu trình tài chính đuợc sử dụng chủ yếu trong các chu trình kinh doanh đó là chu trình chi phí và chu trình nhân sự. Bên cạnh đó, nguồn tiền đi vào chu trình tài chính cũng có thể đến từ chu trình doanh thu (Hollander, Dena and Cherrington, 2000, page 349).