7. Kết cấu của luận văn
3.2.1.3. Hệ thống mạng
Nhằm hỗ trợ và phát huy tốt hiệu quả của HTTTKT trên nền máy vi tính, các CTLN cũng cần thiết lập một hệ thống mạng để nối kết và chia sẽ dữ liệu. Giải pháp cho các CTLN là sử dụng mạng nội bộ LAN và mạng Internet.
59
Tuỳ theo phạm vi về mặt địa lý, năng lực về mặt tài chính và mức độ chấp nhận rủi ro đối với HTTTKT mà các CTLN lựa chọn hệ thống mạng phù hợp. DN có thể nhờ nhà cung cấp PM hỗ trợ trong quyết định lựa chọn sử dụng mạng nào để kết nối dữ liệu.
3.2.2. Giải pháp về các bộ phận cấu thành HTTTKT
Theo kết quả khảo sát, để cải thiện hiệu quả của HTTTKT trong các CTLN thì tất cả các bộ phận cấu thành HTTTKT cần đuợc tổ chức lại tốt hơn. Công việc đầu tiên mà các CTLN cần tiến hành là phân tích HTTTKT hiện tại về các ưu và nhược điểm trong đáp ứng yêu cầu thông tin, kiểm soát của DN. Từ đó xác định mức độ ứng dụng CNTT trong HTTTKT mới cũng như phân tích tính khả thi của dự án (xem xét trên các khía cạnh: khả thi về mặt luật pháp, kỹ thuật, thời gian, hoạt động và khả thi kinh tế).
Sau khi đã đưa ra quyết định về việc sẽ ứng dụng PMKT thì các CTLN cần xác định rõ yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý và kiểm soát trong DN để làm căn cứ thiết kế các bộ phận cấu thành HTTTKT. Công việc cụ thể gồm: (1) Xác định các thông tin mà HTTTKT cần cung cấp cho các đối tuợng sử dụng thông tin bên ngoài DN. (2) Tiến hành phân tích các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh để xác định yêu cầu thông tin kế toán cần cung cấp cho từng đối tuợng sử dụng thông tin trong DN (chú ý mục đích sử dụng thông tin). (3) Dựa vào mô hình REA (nguồn lực - sự kiện - đối tuợng) để xác định các nguồn lực, đối tượng liên quan đến từng hoạt động. (4) Xác định các thông tin tác nghiệp, vận hành cần cung cấp theo từng đối tượng, nguồn lực của hoạt động. Thông tin tác nghiệp, vận hành là các thông tin hỗ trợ hoạt động ra quyết định bằng cách cung cấp thông tin để xác định có nên thực hiện một hoạt động nào đó hay không? mức độ thực hiện hoạt động đó sẽ nhu thế nào? Thông tin này đuợc chia thành hai nhóm đó là thông tin mô tả các đối tuợng, nguồn lực (Ví dụ đối tượng Khách hàng: tên khách hàng, địa chỉ, mã
60
số thuế, số điện thoại, ....) và thông tin quản lý các đối tượng, nguồn lực đó theo yêu cầu quản lý riêng biệt của DN (Ví dụ nhu đối tượng Khách hàng cần quản lý theo doanh số bán hàng, nợ phải thu). (5) Xác định các thông tin tổng hợp, đánh giá liên quan đến từng hoạt động của chu trình. Đây là thông tin giúp đánh giá việc thực hiện một hoạt động nào đó trong DN đã diễn ra như thế nào. Nhóm thông tin này cần được xác định dưới hai dạng thông tin đó là thông tin tổng hợp hoạt động (ví dụ liên quan đến hoạt động xuất kho để giao hàng cho khách hàng trong chu trình doanh thu thì thông tin tổng hợp có thể là tổng hợp các phiếu xuất kho) và thông tin phân tích hoạt động theo các đối tượng, nguồn lực liên quan (ví dụ như thông tin phân tích hoạt động xuất kho theo từng khách hàng, từng mặt hàng hay từng nhân viên xuất hàng). (6) Xác định các thông tin kế toán quản trị khác cần cung cấp liên quan đến toàn bộ các hoạt động trong DN (không theo chu trình) như các thông tin về kết quả kinh doanh, thông tin phân tích, thông tin dự báo, ... theo yêu cầu của người sử dụng.
3.2.2.1. Đầu vào của HTTTKT
Các giải pháp nâng cao tính hiệu quả và mức độ thỏa mãn của hệ thống chứng từ trong các CTLN trên địa bàn tỉnh Bình Định bao gồm:
- Giải pháp nâng cao mức độ đáp ứng yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin và kiểm soát của hệ thống chứng từ. Trong quá trình tổ chức HTTTKT, các CTLN cần:
+ Phân loại các hoạt động kinh doanh trong DN theo từng chu trình kinh doanh. Trong bước này, cần chú ý đến đặc điểm hoạt động kinh doanh phù hợp với lĩnh vực lâm nghiệp của các CTLN để xác định cho đúng.
+ Ở mỗi hoạt động, xác định các chứng từ nên lập và sử dụng bằng cách phân tích từng hoạt động liên quan đến đối tượng nào? (ai), nguồn lực gì trong DN được sử dụng và địa điểm xảy ra hoạt động đó để từ đó xác định
61
mục đích sử dụng của chứng từ cũng như xác định đối tượng lập và sử dụng chứng từ (chú ý cơ cấu tổ chức và cách thức phân chia quyền hạn trách nhiệm giữa các phòng ban để phân chia bộ phận lập và sử dụng chứng từ). Cuối cùng, hãy xác định số bản hay số liên cần có cho từng chứng từ (phụ thuộc vào mục tiêu kiểm soát).
+ Thiết kế mẫu biểu từng chứng từ. Khi thiết kế mẫu chứng từ cần chú ý về tính chất pháp lý của chứng từ (chứng từ bắt buộc hay chứng từ không bắt buộc).
+ Cuối cùng cần ban hành trong DN các quy định về bảo quản, lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ. Đầu tiên, cần tìm hiểu kỹ và áp dụng các quy định về bảo quản, lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ kế toán theo Luật kế toán. Sau đó, tuỳ theo yêu cầu quản lý và kiểm soát thông tin trong DN mà ban hành các quy định cụ thể áp dụng trong nội bộ DN.
+ Nhằm đảm bảo hệ thống chứng từ đáp ứng tối đa yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin và kiểm soát cũng như quy định, hướng dẫn cụ thể cho nhân viên biết được trách nhiệm của bản thân trong hệ thống chứng từ thì các CTLN cần ban hành rõ các quy trình lập và luân chuyển chứng từ theo từng chu trình kinh doanh. Khi đó, các lưu đồ chứng từ sẽ cần thiết được lập ra theo hai cấp độ tổng quát và chi tiết. Lưu đồ chứng từ ở cấp độ tổng quát thể hiện quy trình lập và luân chuyển chứng từ giữa HTTTKT của DN với các thực thể bên ngoài hệ thống. Ở cấp độ chi tiết, lưu đồ chứng từ cần mô tả cụ thể quy trình lập và luân chuyển chứng từ cho từng phần hành kế toán thuộc cơ cấu của HTTTKT trong DN. Trong quá trình tổ chức quy trình lập và luân chuyển chứng từ, các CTLN cần căn cứ vào đối tượng sử dụng thông tin kế toán, phương thức xử lý dữ liệu (phần mềm Excel, PMKT), cơ cấu tổ chức của DN cũng như yêu cầu quản lý, kiểm soát chứng từ để tổ chức cho phù hợp.
62
- Giải pháp nâng cao mức độ thực hiện hoạt động kiểm soát chứng từ đã ghi sổ kế toán hay chưa. Nhằm giảm thiểu rủi ro khiến thông tin phản ánh trên HTTTKT không đúng với hoạt động thực tế, một số giải pháp cần tiến hành như sau:
+ Quy định thời gian tối thiểu và tối đa các bộ phận lập hay nhận chứng từ cần chuyển chứng từ đến đúng đối tượng chịu trách nhiệm ghi nhận chứng từ vào HTTTKT theo các lưu đồ chứng từ đã được lập ở bước trên.
+ Trước khi ghi nhận chứng từ vào HTTTKT, nhân viên ghi nhận cần kiểm tra số của chứng từ xem có liên tục hay bị trùng với chứng từ đã ghi nhận trên HTTTKT hay không. Thủ tục này chỉ có tác dụng đối với các chứng từ do DN lập ra và quy định các đánh số chứng từ, đối với các chứng từ được nhận từ các đối tượng bên ngoài DN thì thủ tục này không có tác dụng.
+ Sau khi ghi nhận xong một chứng từ vào HTTTKT, nhân viên ghi nhận cần đánh dấu chứng từ đã nhập liệu và lưu trữ chứng từ theo cách thức được quy định.
+ Nhằm tránh tình trạng chứng từ nhận được nhưng do không ghi nhận liền vào HTTTKT nên bỏ sót không ghi nhận, nên quy định thời gian tối đa cho phép ghi nhận chứng từ vào hệ thống kể từ ngày lập ghi trên chứng từ.
- Giải pháp nâng cao chất lượng dữ liệu đầu vào của HTTTKT với mục tiêu đảm bảo nghiệp vụ được ghi nhận thực sự đã xảy ra
+ Căn cứ vào lưu đồ chứng từ đã được lập ra, xác định bộ phận hay cá nhân có trách nhiệm ghi nhận dữ liệu vào HTTTKT của DN từ đó ban hành quy định áp dụng đối với từng cá nhân cụ thể về trình tự và trách nhiệm kiểm tra lại dữ liệu đầu vào.
+ Quy định rằng trước khi chứng từ hay dữ liệu được ghi nhận vào HTTTKT, nhân viên ghi nhận cần đối chiếu chứng từ hay dữ liệu đầu vào với các chứng từ tham chiếu liên quan và đặc biệt cần đối chiếu chữ ký xét duyệt
63
trên chứng từ với chữ ký trên mẫu sổ đăng ký chữ ký của nhà quản trị DN. + Quy định chính sách kỷ luật đối với nhân viên ghi nhận nếu phát hiện ra dữ liệu đầu vào bị sai lệch do không kiểm tra lại dữ liệu đầu vào trước khi ghi nhận.
- Các giải pháp bổ sung để khắc phục nhược điểm của hệ thống chứng từ trong các CTLN:
+ Quy định cụ thể người có trách nhiệm thường xuyên cập nhật và hướng dẫn nhân viên kế toán về các quy định mới của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến cách thức và mẫu biểu chứng từ bắt buộc.
+ Cần sử dụng chất liệu giấy và mực in tốt đối với các chứng từ trong DN nhằm tránh rủi ro chứng từ bị mờ hay rách.
+ Để dữ liệu đầu vào không bị ghi nhận hai lần vào HTTTKT và hệ thống khai báo thuế, các CTLN cần thống nhất một hệ thống xử lý và sử dụng đúng các mẫu biểu chứng từ theo quy định của cơ quan thuế.
- Cuối cùng, nhằm nâng cao chất lượng của dữ liệu đầu vào cho HTTTKT, các CTLN cần thực hiện thêm các giải pháp sau:
+ Tương ứng với từng hoạt động được xác định là phải thu thập dữ liệu đầu vào cho HTTTKT, cần xác định chứng từ nào sẽ làm cơ sở nhập liệu hay dữ liệu từ phân hệ nào sẽ được nhân làm dữ liệu đầu vào. Tiếp theo, DN cũng cần xác định rõ các chứng từ hay dữ liệu nào cần thiết làm tham chiếu để nhân viên ghi nhận dữ liệu làm cơ sở đối chiếu với chứng từ nhập liệu/ dữ liệu đầu vào.
+ Xây dựng danh mục đối tượng kế toán: căn cứ vào yêu cầu thông tin đối với HTTTKT, đặc điểm hoạt động kinh doanh của các CTLN và yêu cầu quản lý của nhà quản trị để xác định đối tượng kế toán. Do trong Luật kế toán đã đưa ra các quy định về đối tượng kế toán, các CTLN có thể tham khảo các quy định này. Tương ứng với từng đối tượng kế toán cần xác định các đối
64
tượng quản lý chi tiết dựa vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý đặc thù của DN. Chú ý rằng, một đối tượng kế toán có thể không cần theo dõi chi tiết hay cần theo dõi chi tiết theo một hoặc nhiều đối tượng quản lý chi tiết.
+ Xây dựng danh mục đối tượng quản lý chi tiết: căn cứ vào danh mục đối tượng kế toán đã được thiết lập, tổng hợp các đối tượng quản lý chi tiết và tương ứng với từng đối tượng quản lý chi tiết này xác định các nội dung mô tả, nội dung quản lý và phương pháp mã hoá. Thao tác mã hoá các đối tượng quản lý chi tiết trong DN cũng rất quan trọng bởi nó giúp DN nhận dạng một cách nhanh chóng từng đối tượng chi tiết, quản lý đối tượng theo yêu cầu và dễ dàng phân tích thông tin. Các công ty lâm nghiệp cần tìm hiểu về các phương pháp xây dựng mã như mã phân cấp, mã gợi nhớ, mã tuần tự, mã khối, ...
+ Xác định dữ liệu đầu vào cần thu thập: Ở từng hoạt động cần ghi nhận vào HTTTKT xác định chi tiết các nội dung thu thập dựa vào mô hình REAL. Các dữ liệu cần thu thập gồm: dữ liệu liên quan đến chứng từ làm cơ sở nhập liệu, dữ liệu liên quan đến các đối tượng, dữ liệu liên quan đến địa điểm, dữ liệu liên quan đến nguồn lực và các dữ liệu bổ sung khác theo yêu cầu quản lý.
3.2.2.2. Xử lý dữ liệu trong HTTTKT
Một số giải pháp nên áp dụng trong các CTLN để cải thiện mức độ thoả mãn của hệ thống tài khoản kế toán gồm:
- Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được ban hành, thiết kế hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp với các CTLN: Tổ chức lại hệ thống tài khoản kế toán trong DN dựa vào hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, danh mục đối tượng kế toán, yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động kinh doanh của DN. Cụ thể, theo quy định trong chế độ kế toán, DN được quyền mở mới các tài khoản cấp chi tiết. (1) Căn cứ vào
65
đối tượng kế toán xác định tài khoản cần sử dụng. (2) Xác định các yêu cầu quản lý đặt ra đối với từng tài khoản kế toán. (3) Phân loại các yêu cầu quản lý của từng tài khoản kế toán thành hai nhóm: nhóm yêu cầu quản lý được theo dõi trên tài khoản và nhóm các yêu cầu quản lý được theo dõi qua các phương pháp khác. Các yêu cầu quản lý phải hội đủ hai điều kiện sau thì mới nên được theo dõi trên tài khoản: danh mục đối tượng chi tiết của yêu cầu quản lý đó có số lượng ít, khó biến động (ví dụ, tài khoản 131 - nợ phải thu khách hàng có yêu cầu quản lý theo khách hàng nhưng nếu số lượng khách hàng trong DN quá nhiều thì không nên mở tài khoản cấp con cho tài khoản 131 theo từng khách hàng) và yêu cầu quản lý đó là tương đối ổn định. (4) Mã hóa tài khoản kế toán theo cách phân nhóm ở bước 3. Một điểm cần chú ý là đối với các tài khoản kế toán có cấp con thì tài khoản cấp lớn hơn không bao giờ theo dõi chi tiết.
- Chính sách cập nhật các quy định thay đổi về tài khoản kế toán: Cần giao trách nhiệm rõ ràng cho một cá nhân trong HTTTKT về trách nhiệm cập nhật các thay đổi của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về hệ thống tài khoản kế toán, sau đó hướng dẫn cụ thể cho tất cả nhân viên trong HTTTKT. Trách nhiệm này nên quy định trong bảng mô tả công việc của nhân viên. Hay các CTLN có thể ký kết các hợp đồng tư vấn kế toán với nhà cung cấp phần mềm hoặc các công ty dịch vụ kế toán về việc cập nhật và chuyển giao các quy định mới cho DN.
3.2.2.3. Đầu ra của HTTTKT
- Việc thiết lập và sử dụng báo cáo kế toán trong các CTLN trên địa bàn tỉnh Bình Định cần được cải thiện tốt hơn, tác giả đề xuất một số giải pháp về vấn đề này như sau:
+ Tổ chức hệ thổng báo cáo kế toán trong các CTLN: (1) Xác định từng báo cáo cần lập trong DN với hai nhóm chính đó là báo cáo bắt buộc và báo
66
cáo KTQT. Đối với nhóm báo cáo bắt buộc như BCTC, báo cáo thuế, ... thì DN chỉ cần tuân thủ theo tất cả những gì pháp luật quy định. Thách thức lớn nhất đối với các CTLN đó là xác định được các báo cáo nào cần lập ra nhằm phục vụ công tác quản lý trong DN. Bên cạnh đó, xét trên khía cạnh toàn DN, một số báo cáo KTQT khác cũng cần được xây dựng như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo chức năng chi phí, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo số dư đảm phí, dự toán tiêu thụ sản phẩm, dự toán các loại chi phí, dự toán tiền, báo cáo giá thành sản phẩm, báo cáo phân tích giá thành sản phẩm, ... (2) Tiếp theo, cần xác định nội dung và cách thức lập của từng báo cáo theo tên các báo cáo đã được xác định ở bước 1. Các nội dung chính liên