7. Kết cấu của luận văn
2.2.2. Kết quả khảo sát HTTTKT tại các công ty lâm nghiệp
2.2.2.1. Các điều kiện về tổ chức hệ thống thông tin kế toán
a. Phần cứng
Qua khảo sát cho thấy cả 03 CTLN đều trang bị đầy đủ máy vi tính cho các nhân viên phòng kế toán. Đối với các phòng ban còn lại, Công ty sẽ tùy theo nhu cầu thực tế để trang bị máy vi tính.
Tuy nhiên qua khảo sát cho thấy các máy vi tính tại phòng kế toán không phải được mua sắm cùng lúc, có những máy thời gian sử dụng đã lâu, cũ kỹ về mặt công nghệ, thường xuyên có trục trặc kỹ thuật, không thể vận
44
hành ổn định các phần mềm kế toán mà chỉ sử dụng cho mục đích thống kê cơ bản trên phần mềm văn phòng Microsoft Excel. Chỉ có một số máy vi tính được trang bị mới (có tốc độ xử lý của CPU và dung lượng thiết bị lưu trữ lớn) nhằm mục đích vận hành ổn định phần mềm kế toán và kiêm nhiệm việc lưu trữ dữ liệu.
Bên cạnh đó các CTLN đều lắp đặt hệ thống mạng internet (có dây và không dây) để thuận lợi trong việc tra cứu thông tin, chính sách, cũng như truyền và nhận thông tin.
b. Phần mềm
Qua khảo sát cho thấy 100% các CTLN đều sử dụng PMKT: trong đó có 02 công ty sử dụng phần mềm Misa, 01 công ty sử dụng phần mềm AsiaSoft. Bên cạnh đó các CTLN còn sử dụng thêm phần mềm Excell để phục vụ cho công tác kế toán.
Tính đến thời điểm tháng 12/2018 (thời điểm bắt đầu khảo sát) thì có 01 CTLN đã sử dụng PMKT hơn 07 năm và 02 CTLN sử dụng PMKT hơn 05 năm.
Lý do chủ yếu các CTLN lựa chọn PMKT là có nhân viên đã sử dụng qua nên giới thiệu cho công ty sử dụng.
Qua khảo sát cho thấy các CTLN lựa chọn phần mềm kế toán chủ yếu dựa trên tiêu chuẩn “Đáp ứng quy định pháp luật hiện hành về kế toán, thuế, ...” và “Giá phí phần mềm hợp lý”.
Kết quả khảo sát về việc đăng nhập phần mềm theo nhiệm vụ được giao dưới dạng sử dụng User (tên đăng nhập) và Password (mật khẩu đăng nhập) riêng thì cả 03 CTLN đều trả lời họ có user riêng nhưng lại không đặt password. Về quyền admin đối với PMKT thì 03 CTLN trả lời đều giao cho Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp.
45
HTTTKT có các tính năng kiểm soát được đánh giá là trung bình về tính năng hỗ trợ nhập liệu nhằm giảm sai sót trong quá trình nhập liệu (3 điểm), tính năng phân quyền truy cập phần mềm (3 điểm) và khả năng để lại dấu vết kiểm toán của phần mềm (3 điểm). Hoạt động kiểm tra, giám sát các hành vi truy cập phần mềm tại các CTLN cũng chỉ đạt mức độ trung bình với 3 điểm. Mức độ hoạt động ổn định của phần mềm đạt điểm trung bình 3,3.
Các CTLN đều nhận xét phần mềm sử dụng trong HTTTKT đạt mức độ hài lòng trung bình về thời điểm tạo kết xuất đầu ra (3,3 điểm).
Hoạt động kiểm soát liên quan đến phần mềm ứng dụng trong HTTTKT tại các CTLN được đánh giá là đạt mức thoả mãn trung bình về hai vấn đề: thay đổi password định kỳ (3 điểm) và khả năng hoạt động tốt của bộ phận chuyên trách quản lý phần mềm (CNTT) (3,3 điểm).
Cả 03 CTLN đều giải quyết sự cố trên phần mềm ứng dụng của HTTTKT là nhờ nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ.
Qua khảo sát cho thấy chỉ có nhân viên kế toán trong các CTLN mới được phép sử dụng phần mềm ứng dụng trong HTTTKT.
c. Trình độ nhân lực
Qua khảo sát cho thấy 100% nhân viên thực hiện công tác kế toán tại 03 CTLN có trình độ đại học trở lên thuộc các khối ngành kinh tế (02/03 CTLN có nhân viên kế toán có trình độ thạc sĩ).
Số lượng nhân viên tại phòng kế toán là “từ 05 đến dưới 10 người” chiếm 100% kết quả khảo sát tại các CTLN.
Về chính sách cập nhật, nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán được 03/03 CTLN thực hiện bằng 02 cách: cử nhân viên học các lớp ngắn hạn và cung cấp tài liệu, sách chuyên môn.
46
2.2.2.2. Tình hình thực hiện các chu trình kế toán tại các công ty lâm nghiệp
Hệ thống thông tin kế toán tài chính tại các CTLN bao gồm kế toán mua hàng và thanh toán, kế toán bán hàng và thu tiền, kế toán tổng hợp để cuối cùng có thể ra các báo cáo tài chính thông thường phục vụ cho bên ngoài sử dụng. Toàn bộ HTTTKT tài chính chịu sự quản lý của kế toán trưởng.
Qua khảo sát cho thấy mức độ thực hiện kế toán theo chu trình trong các CTLN được đánh giá ở mức trung bình (đạt 3,3 điểm).
2.2.2.3. Tình hình tổ chức thực hiện hệ thống thông tin kế toán tại các công ty lâm nghiệp
a. Hệ thống thông tin đầu vào
Liên quan đến đầu vào mà chủ yếu là chứng từ của HTTTKT, kết quả khảo sát cho thấy các CTLN đã thực hiện ở mức độ tốt với các hoạt động đánh số trước chứng từ trắng, mẫu in sẵn hay séc thanh toán (tỷ lệ 100%) và hoạt động kiểm tra lại dữ liệu đầu vào nhằm đảm bảo nghiệp vụ thực sự xảy ra một cách đúng đắn (điểm trung bình 4).
Các CTLN hiện nay đã có hệ thống chứng từ đáp ứng ở mức độ trung bình yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin và kiểm soát hệ thống chứng từ (điểm trung bình 3,3) cũng như về chính sách kiểm soát chứng từ đã được ghi sổ kế toán hay chưa (điểm trung bình 3,3). Mức độ thoã mãn về hoạt động lập sổ đăng ký mẫu chữ ký của nhà quản trị có trách nhiệm xét duyệt thì đạt ngưỡng trung bình (điểm trung bình 3).
Thông qua cuộc khảo sát, các CTLN (02/03 CTLN nói rằng có tồn tại nhược điểm trong hệ thống chứng từ - chiếm tỷ lệ 67%) cho biết họ đang nhận thấy các nhược điểm chủ yếu của hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp đó là chưa kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ và chứng từ trong DN nhiều, phức tạp.
47
b. Hệ thống xử lý thông tin
Trong quá trình xử lý dữ liệu, các CTLN cho biết họ thấy hài lòng ở mức độ trung bình với hệ thống tài khoản kế toán hiện tại đang sử dụng (đạt 3,3 điểm).
Từ kết quả khảo sát cũng cho thấy các CTLN hiện nay có nhân xét chung về hệ thống tài khoản kế toán theo quy định như sau: Hệ thống tài khoản dài, nhiều tài khoản chưa phản ánh rõ mục đích sử dụng và ít khi sử dụng đến; Khó phân biệt nội dung ghi nhận vào một số tài khoản (đặc biệt là các tài khoản về doanh thu và chi phí);
c. Hệ thống thông tin đầu ra
Liên quan đến toàn bộ kết xuất đầu ra của HTTTKT trên nền máy vi tính, 03/03 CTLN đều thường xuyên kiểm tra lại các kết xuất đầu ra được in từ phần mềm (điểm trung bình 4,0).
Về mức độ hài lòng của các CTLN đối với hệ thống sổ và báo cáo kế toán được kết xuất từ phần mềm cho thấy các hoạt động sau đã được thực hiện tương đối tốt: tuân thủ mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn (4 điểm); tuân thủ quy định in sổ kế toán, ký tên, đóng dấu và lưu trữ định kỳ (4 điểm); báo cáo kế toán được cung cấp đến đúng đối tượng sử dụng (5 điểm); và cung cấp báo cáo đúng thời điểm yêu cầu (3 điểm).
Các CTLN cũng cho biết họ chỉ mới hài lòng ở mức độ trung bình với hai vấn đề đó là khả năng hệ thống báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu của người sử dụng (3,3 điểm) và hình thức trình bày báo cáo đa dạng, dễ nhìn (3 điểm).
Từ kết quả cuộc khảo sát cho thấy các CTLN cũng đã nhận thấy một số nhược điểm từ hệ thống báo cáo kế toán hiện tại của mình, bao gồm: các báo cáo quản trị thường không được chú ý thiết lập và không cung cấp được các thông tin chi tiết, các thông tin trình bày trên báo cáo bị sai lệch so với thực
48
tế, mẫu báo cáo chưa đáp ứng yêu cầu, hệ thống báo cáo bị chồng chéo, một số báo cáo định kỳ chưa thể hiện tính hiệu quả, thời điểm cung cấp báo cáo chậm ...
d. Lưu trữ trong HTTTKT
Qua khảo sát cho thấy có 03/03 CTLN lưu trữ dữ liệu, thông tin trong HTTTKT vừa trong tủ có khóa và vừa lưu trữ trực tiếp trên máy vi tính.
Về thực trạng kiểm soát tiếp cận dữ liệu và thông tin lưu trữ, các CTLN cho biết họ chỉ thoả mãn ở mức độ trung bình (3,3 điểm).
Tìm hiểu về những khó khăn hiện tại của DN trong công tác lưu trữ chứng từ, báo cáo, sổ kế toán, file dữ liệu, ... thì các CTLN cho biết họ đang gặp trục trặc trong các vấn đề như lưu trữ không hợp lý nên khó khăn cho công tác tìm kiếm, không lưu trữ đầy đủ các dữ liệu và thông tin, dữ liệu và thông tin quá nhiều nên khó tìm đủ không gian lưu trữ, ...
e. Bộ máy kế toán
Mức độ đáp ứng yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin kế toán của bộ máy kế toán trong các CTLN chỉ đạt ở mức độ trung bình (3 điểm).
Tìm hiểu về chính sách cập nhật, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên kế toán được thực hiện bằng cách nào trong các CTLN, kết quả bên cạnh việc thực hiện biện pháp cử nhân viên tham gia các khoá học ngắn hạn còn ít, chủ yếu là có văn bản yêu cầu cử tập huấn từ các cơ quan Nhà nước, chưa chủ động tìm hiểu và cho nhân viên tham gia các khóa học để nâng cao trình độ chủ yếu cung cấp tài liệu cho nhân viên tự tìm hiểu.
Khi được hỏi về công tác tổ chức bộ máy kế toán tại DN có tồn tại nhược điểm hay không thì toàn bộ các CTLN nói rằng họ có một số tồn tại cần khắc phục. Nhược điểm lớn nhất đó là việc phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên chưa rõ ràng, còn chồng chéo nhau và một nhân viên kiêm nhiệm quá nhiều công việc.
49
g. Kiểm soát HTTTKT
Tìm hiểu khái quát về hệ thống kiểm soát HTTTKT trong các CTLN, kết quả cho thấy các CTLN chưa thật sự quan tâm đến công tác này biểu hiện qua các mức điểm về độ thoã mãn của hệ thống kiểm soát HTTTKT chỉ ở ngưỡng 3,0 điểm. Cụ thể:
- Mức độ thực hiện đối với các hoạt động như kiểm tra lại, giám sát công việc của nhân viên kế toán (3,0 điểm), hoạt động phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên kế toán (3,0 điểm) và hoạt động bảo vệ hệ thống máy vi tính trong HTTTKT của các CTLN chỉ ở mức độ trung bình.
- Hiện tại các CTLN chỉ đạt ngưỡng trung bình với hai hoạt động kiểm soát HTTTKT đó là hoạt động bảo vệ dữ liệu, thông tin (3,0 điểm) và hoạt động luân chuyển nhân sự trong HTTTKT (3,3 điểm).
Khi được hỏi về hệ thống kiểm soát thông tin kế toán trong DN có tồn tại nhược điểm gì hay không thì 3/3 DN được khảo sát nói rằng họ đang gặp rất nhiều khó khăn trong kiểm soát. Một số tồn tại nổi bật là vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, thông tin và dữ liệu có thể bị người ngoài dễ dàng tiếp cận, hoạt động kiểm tra, giám sát không được thực hiện, và chưa bảo vệ tốt hệ thống máy tính, phần mềm.