Thực trạng công tác lập dự toán chi phí sản xuất tại công ty

7. Kết cấu của luận văn

2.2.2. Thực trạng công tác lập dự toán chi phí sản xuất tại công ty

2.2.2.1. Thực trạng xây dựng định mức chi phí

Công tác định mức chi phí là nội dung quan trọng tạo tiền đề cho kế toán quản trị chi phí giá thành của công ty. Một hệ thống định mức chi phí sản phẩm hoàn chỉnh sẽ là căn cứ đề các công ty xây dựng hệ thống dự toán chi phí sản xuất được chính xác và kịp thời.

Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Trong sản xuất lâm sản, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong cơ cấu giá thành của sản phẩm. Hiện nay, để phục vụ cho công tác lập dự toán, công ty đều tiến hành xây dựng các báo cáo định mức cho từng loại nguyên vật liệu.

Việc tiến hành xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được thực hiện bởi bộ phận sản xuất của công ty. Định kỳ, căn cứ vào chủng loại sản phẩm được sản xuất, bộ phận sản xuất sẽ lập các bảng định mức gắn với số lượng nguyên vật liệu tiêu hao chuyển phòng kế toán, phòng kế hoạch- kỹ thuật khảo sát giá cả thị trường để đưa vào các định mức giá phù hợp.

Bảng 2.1: Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu trực tiếp sản phẩm bàn gỗ

(Nguồn: Phòng Tài chính - kế hoạch, Công ty CP Lâm sản 19)

Hệ thống định mức hao phí chủ yếu được công ty sử dụng cho mục đích tính giá thành định mức của sản phẩm. Tuy nhiên, công ty chỉ xây dựng định mức cho các sản phẩm có doanh số bán hàng cao.

Định mức chi phí nhân công trực tiếp: định mức chi phí nhân công trực tiếp được xây dựng trên cơ sở định mức thời gian lao động của nhân công trực tiếp sản xuất một đơn vị sản phẩm và đơn giá một giờ công lao động. Định mức nhân công trực tiếp sản xuất được xây dựng theo từng đơn đặt hàng chi tiết cho từng sản phẩm. Căn cứ theo đơn đặt hàng về các loại sản phẩm, kích thước, phòng kỹ thuật sẽ lập ra bảng các công việc cần làm cho các công đoạn từ đó đưa ra định mức kỹ thuật nhân công trực tiếp cho một sản phẩm.

Định mức chi phí sản xuất chung: về bản chất đây là loại chi phí hỗn hợp

Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính Định mức Tỷ lệ hao hụt định mức (%) Nguồn tham khảo Lượng Giá 1. Gỗ tự nhiên M2 5 2.500 5 Bảng định mức tiêu hao NVL của công ty 2. Keo Hộp 5 70 0 nt 3. Giấy ráp Tờ 5 15 0 nt 4. Sơn màu Lít 0,5 1.500 3 nt 5. Sơn phủ bóng Lít 0,5 1.000 1 nt 6. Các chất phụ gia khác Gram 1.000 800 0.5 nt

gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chi phí sản xuất chung biến đổi trong công ty thường là các chi phí bảo hộ lao động, bảo quản sản phẩm…Chi phí sản xuất chung cố định bao gồm chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ sản xuất, điện nước,….

Hệ thống định mức hao phí chủ yếu trong công ty sử dụng cho mục đích tính giá thành định mức của sản phẩm. Công ty tính giá thành định mức từ hệ thống định mức hao phí và giá thành định mức là một trong những thông tin có tính quyết định việc có nhận đơn đặt hàng không.

Định mức chi phí bán hàng, chi phí quản lý công ty: Trong công ty hiện nay chỉ có chi phí NVL và chi phí NCTT được xây dựng định mức tiêu hao sử dụng, các chi phí còn lại không có định mức, khi phát sinh sẽ tập hợp trực tiếp cho từng công đoạn (CP SXC) hoặc toàn công ty (với chi phí bán hàng , chi phí quản lý công ty) sau đó phân bổ cho từng sản phẩm.

2.2.2.2. Thực trạng lập dự toán chi phí sản xuất

Sản xuất, chế biến lâm sản là một ngành sản xuất tương đối nhiều công đoạn. Mỗi công đoạn lại có một quy trình sản xuất riêng, phức tạp và có nhiều quy trình sản xuất con. Bên cạnh đó, việc sản xuất theo các phương thức như: lắp ráp gia công, sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc sản xuất và tự tiêu thụ…Mỗi phương thức lại có sự khác biệt về việc cung ứng nguyên phụ liệu, xắp xếp lao động cũng như các phân tích quản trị khác liên quan đến điều độ sản xuất. Chính vì vậy đặc trưng của ngành chế biến lâm sản là các sản phẩm phải tuân thủ các định mức vật tư, kỹ thuật một cách chặt chẽ.

Dự toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm được thực hiện trước tiên là một trong những nội dung cơ bản của lập kế hoạch sản xuất. Nhà quản lý công ty cần có thông tin về giá thành sản xuất ước tính (bao gồm các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung) của một đơn vị sản phẩm phục vụ cho việc ra quyết định chấp

nhận hoặc từ chối yêu cầu sản xuất đơn hàng từ phía khách hàng. Để có lãi, giá gia công phải bù đắp và vượt trội so với các chi phí sản xuất sản phẩm và các chi phí hoạt động khác. Nếu việc dự toán giá thành sản xuất không chính xác, mục tiêu lợi nhuận trên một đơn hàng của công ty khó thành hiện thực.

Qua khảo sát cho thấy, nhìn chung các nhà quản lý công ty rất coi trọng dự toán chi phí sản xuất trong gia công làm cơ sở cho việc ra quyết định kinh doanh và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất. Việc ước tính được nhân công thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, tuy nhiên, phổ biến nhất là bộ phận lập kế hoạch kết hợp với bộ phận kỹ thuật. Qua phỏng vấn, tác giả nhận thấy việc dự toán được thực hiện bán thủ công hoặc thủ công, chưa có phần mềm riêng để dự toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Các bảng tính trong Excel được sử dụng nhiều nhất để tính toán giá thành ước tính theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu và thời gian gia công đối với từng chi tiết sản phẩm. Cuối cùng, số liệu dự toán được nhà quản lý phê chuẩn nhằm ban hành khung giá cơ bản hoặc được điều chỉnh, phê duyệt trong một số trường hợp đặc biệt. Cụ thể:

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được lập theo năm thường phải bao gồm cả dự toán chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp và dự toán chi phí nguyên vật liệu phụ trực tiếp. Trong đó dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có dự toán chi phí nguyên liệu gỗ tự nhiên, bột gỗ. Dự toán chi phí NVLTT xác định căn cứ vào tổng khối lượng NVLTT sử dụng theo kế hoạch (tương ứng với kế hoạch sản xuất sản phẩm), tỉ lệ thành phần từng nguyên liệu chính và đơn giá định mức cụ thể của từng nguyên liệu chính. Ví dụ năm 2018, theo kế hoạch Công ty dự kiến sản xuất tổng cộng 565.500 sản phẩm bàn gỗ tự nhiên với các kích cỡ và kiểu dáng khác nhau, mỗi sản phẩm đều có định mức tiêu hao NVLTT cụ thể. Do đó kế toán xác định được tổng khối lượng NVLTT cả năm là

1.886.650m2. Khối lượng dự kiến này nhân với định mức đơn giá của từng loại nguyên vật liệu để xác định dự toán từng chi phí nguyên vật liệu chính trong tổng dự toán chi phí nguyên vật liệu sản xuất bàn.

Liên quan đến dự toán chi phí vật liệu phụ trực tiếp, chi phí nhiên liệu, điện, động lực, kế toán cũng căn cứ vào tổng dự toán khối lượng từng vật liệu phụ, nhiên liệu, điện, động lực cả năm (tính theo số lượng sản phẩm sản xuất dự kiến) và định mức đơn giá từng loại để xác định.

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp: Việc dự toán chi phí nhân công trực tiếp có vai trò rất quan trọng. Trong mối quan hệ giữa công ty với khách hàng, chi phí nhân công trực tiếp được ước tính là số liệu cơ bản để quyết định chấp nhận đơn đặt hàng. Trong mối quan hệ giữa công ty với người lao động, số liệu ước tính là cơ sở để đảm bảo quyền lợi và mức thu nhập cho công nhân, tạo mối quan hệ hài hoà giữa người sử dụng lao động với người lao động. Những số liệu này được sử dụng để tính lương cho công nhân theo hình thức trả lương theo sản phẩm vì vậy được công khai cho người lao động trước khi thực hiện đơn hàng. Tác dụng của nó không chỉ giúp công ty kiểm soát được chi phí mà còn giúp người lao động biết được thu nhập của mình khi đơn hàng thực hiện xong, tránh các tranh chấp có thể xảy ra giữa công ty và người lao động.

Tác giả nhận thấy việc ước tính chi phí nhân công trực tiếp chi tiết và hợp lý là cơ sở đảm bảo công bằng và thúc đẩy năng suất của người lao động, đồng thời giúp phân loại dễ dàng bậc thợ, kinh nghiệm và kỹ năng của người lao động hơn. Mức độ phức tạp của sản phẩm mẫu là cơ sở để xác định số lượng các chi tiết, công đoạn sản xuất sản phẩm, từ đó lên định mức về giá công nhân trực tiếp phải trả cho người lao động, đồng thời là cơ sở dự kiến (hoặc lên kế hoạch) bố trí các thiết bị sản xuất cần thiết cho sản xuất đơn hàng. Các chi tiết (hoặc tiểu tiết) khó có đơn giá cao hơn nên khuyến khích

người lao động nâng cao tay nghề. Nếu việc thống kê sản lượng theo từng lao động chính xác, lương của người lao động sẽ được tính toán chính xác theo hình thức trả lương theo sản phẩm. Dưới đây là số liệu dự toán chi phí nhân công trực tiếp:

Bảng 2.2: Dự toán chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sản phẩm bàn gỗ tự nhiên của Công ty cổ phần Lâm sản 19

TT Chi tiết Thời gian (giờ) (đồng/h) Giá trị Ghi chú

1 Sấy gỗ tự nhiên 8 20.000

2 Cắt và pha gỗ 2 150.000

3 Lắp ráp sản phẩm 1 80.000

4 Sơn lót, sơn màu, sơn phủ bóng 1 80.000

Tổng cộng 12 360.000

(Nguồn: Phòng Kế hoạch Kỹ thuật – Công ty cổ phần Lâm sản 19) Dự toán chi phí sản xuất chung: chi phí nguyên vật liệu dùng chung tại xí nghiệp, nhà máy như dầu máy, mỡ,…chi phí công cụ dụng cụ, chi phí nhân viên xí nghiệp, nhà máy (lương cho quản đốc xí nghiệp, nhà máy, nhân viên kỹ thuật tại xí nghiệp, nhà máy …), chi phí vận chuyển giao hàng, chi phí đóng gói sản phẩm, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho sản xuất, chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền điện, nước và các chi phí bằng tiền khác cho sản xuất.

Về bản chất, chi phí chung là loại chi phí hỗn hợp bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi. Tuy nhiên, trong công ty không phân chia cụ thể thành biến phí và định phí mà thường là chi phí sấy, cắt, lắp ráp, sơn… tính vào chi phí sản xuất chung (kể cả tự làm hoặc thuê ngoài).

Tài sản cố định phục vụ trong sản xuất trong các xí nghiệp, nhà máy thường là nhà xưởng, hệ thống máy công nghiệp, các máy chuyên dụng, hệ

thống lò hơi, hệ thống làm mát nhà xưởng,…Nhìn chung, các tài sản này được trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng với thời gian trung bình từ 5 đến 7 năm. Trong các số liệu dự toán về chi phí khấu hao tài sản cố định và các chi phí chung cố định khác trong cơ cấu giá thành sản phẩm thực tế khi kế toán phân bổ các chi phí chung, trong đó tiêu thức phân bổ được sử dụng để phân bổ theo doanh thu của đơn hàng gia công hoặc theo chi phí nhân công trực tiếp. Như vậy, việc ước tính chưa bao hàm đầy đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, gây khó khăn trong việc xác định và đánh giá hiệu quả các đơn hàng chính xác.

Đối với dự toán chi phí bán hàng: Dự toán này được lập theo năm và tập trung vào các dự toán chi phí như: Chi phí lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bốc xếp bán hàng, chi phí phát triển thị trường, vận tải, các khoản thưởng và khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng (chủ yếu là phương tiện vận chuyển).

Đối với dự toán chi phí quản lý công ty: cách thức xác định khá tương đồng với dự toán chi phí sản xuất chung. Dự toán chi phí quản lý công ty thường bao gồm dự toán các chi phí sau: Dự toán chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương của Bộ phận quản lý, dự toán chi phí văn phòng phẩm, dự toán chi phí khấu hao TSCĐ, dự toán chi phí tiếp khách, thuế, dịch vụ mua ngoài và một số dự toán chi khác có liên quan. Trong đó có những dự toán chi phí quản lý được một số công ty tính toán dựa trên định mức chi phí rất cụ thể.

2.2.3. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại công ty

2.2.3.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Để tập hợp thông tin chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng TK 621. Tài khoản này được mở chi tiết thành 2 cấp. Trong đó tài khoản cấp 2 của TK 621 được chi tiết cho từng nhóm sản phẩm và tài khoản cấp 3 được

chi tiết cho từng dòng trong mỗi nhóm sản phẩm đó.

Ví dụ: TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

TK 6211 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp gỗ tự nhiên TK 62111 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp gỗ xoan đào TK 62112 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp gỗ lim ....

TK 6212 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bột gỗ

Quá trình tập hợp chi phí và ghi sổ như sau: Dựa trên kế hoạch sản xuất cá nhà máy, xí nghiệp sản xuất lập Phiếu lĩnh vật tư yêu cầu xuất nguyên vật liệu. Trên các Phiếu lĩnh vật tư ghi rõ số lượng, chủng loại và mục đích sử dụng vật tư. Kế toán lập Phiếu xuất vật tư trên cơ sở phiếu lĩnh vật tư cho các bộ phận. Sau khi được sử dụng, các chứng từ này được phân loại và chuyển đến cho kế toán viên phụ trách nhóm vật tư tương ứng. Thông thường công ty tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp giá gốc nên cuối tháng phần mềm sẽ xác định giá thực tế của từng loại vật tư xuất kho. Số liệu trên các phiếu xuất kho vật liệu chính, phụ, nhiên liệu, hóa đơn tiền điện được dùng để ghi vào sổ chi tiết TK 621. Đồng thời căn cứ vào bảng kê các chứng từ cùng loại ghi sổ nhật ký chung. Dựa vào sổ nhật ký chung, kế toán ghi sổ cái TK 621, sổ chi tiết TK 621.

2.2.3.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp

Để tập hợp thông tin chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng TK 622. Cũng giống như TK 621, tài khoản này được các công ty mở chi tiết thành 2 cấp. Trong đó tài khoản cấp 2 của TK 622 được chi tiết cho từng nhóm sản phẩm và tài khoản cấp 3 được chi tiết cho từng dòng trong mỗi nhóm sản phẩm đó.

Quá trình tập hợp chi phí và ghi sổ như sau: Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành, đơn giá định mức

tiền lương từng công đoạn, bảng chấm công của công nhân từng phân xưởng để lập Bảng thanh toán lương theo phân xưởng và Bảng tổng hợp tiền lương toàn công ty. Đây là căn cứ để kế toán lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Số liệu trên Bảng phân bổ được sử dụng để ghi sổ chi tiết TK 622 và tiếp tục được dùng để ghi sổ nhật ký chung trước khi lên sổ cái TK 622.

2.2.3.3 Kế toán chi phí sản xuất chung

Để tập hợp thông tin chi phí sản xuất chung, kế toán sử dụng TK 627. Tài khoản này bên cạnh việc sử dụng các TK cấp 2 theo hướng dẫn, để chi tiết hóa thông tin kế toán vẫn tiến hành chi tiết thêm đến TK một số tài khoản cấp 3 của tài khoản này.

Quá trình tập hợp chi phí và ghi sổ như sau: Do việc xác định đối tượng