7. Kết cấu của Luận văn
1.2.3 Nội dung của tổ chức công tác kế toán
Theo Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp của Học viện hành chính (2013) tổ chức công tác kế toán HCSN gồm các nội dung sau:
1.2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Trong các đơn vị, việc tổ chức hợp lý và khoa học bộ máy kế toán nhằm thực hiện đầy đủ chức năng của kế toán, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ và trung thực các thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản phục vụ cho công tác quản lý là cần thiết. Khối lƣợng công tác kế toán của đơn vị phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động, gắn liền với các bộ phận kế toán cụ thể và đƣợc thực hiện bởi ngƣời làm kế toán ở các bộ phận. Bộ máy kế toán là tập hợp những ngƣời làm kế toán với các phƣơng tiện ghi chép, tính toán thông tin phục vụ cho việc thu nhận, kiểm tra, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính về hoạt động của đơn vị cho các đối tƣợng sử dụng thông tin. Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo gọn nhẹ, hiệu quả và đủ khả năng để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.
Để tổ chức tốt bộ máy cần căn cứ vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của đơn vị, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh, mức độ phân cấp quản lý, trình độ trang bị và khả năng sử dụng các phƣơng tiện tính toán cũng nhƣ trình độ chuyên môn của kế toán trƣởng và đội ngũ ngƣời làm kế toán. Việc phân công ngƣời làm kế toán đảm nhận các phần hành kế toán cụ thể trong bộ máy kế toán của đơn vị đƣợc thực hiện theo nguyên tắc nhất định và cần có sự kết hợp giữa khối
20
lƣợng công việc, tính phức tạp của công việc và trình độ chuyên môn của họ đồng thời, cần chú ý đến việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin của cả hai loại kế toán tài chính và kế toán quản trị nhằm đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin một cách toàn diện đối với kế toán tài chính, cần tổ chức phân công giữa các phần hành kế toán cụ thể, đảm bảo thống nhất số liệu kế toán tổng hợp và số liệu kế toán chi tiết nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết phục vụ cho lập báo cáo tài chính định kỳ của đơn vị.
Đối với kế toán quản trị, cần tổ chức phân công thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý các chỉ tiêu quản trị cụ thể của đơn vị. Việc phân công trách nhiệm đối với các phần hành cụ thể của bộ máy kế toán phải đảm bảo mối quan hệ hữu cơ giữa các phần hành kế toán với nhau. Tổ chức bộ máy kế toán hiện nay có 3 hình thức sau: hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung; hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán; hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
1.2.3.2. Tổ chức xử lý thông tin kế toán
a) Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
- Khi tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán, đơn vị phải tuân thủ các nguyên tắc về lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã đựợc quy định trong Luật kế toán và chế độ về chứng từ kế toán đơn vị Việt Nam. Hiện nay, chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp theo quy định của Luật kế toán 2015, Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ, Thông tƣ 107/TT-BTC ngày 10/10/2017 hƣớng dẫn chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán xác định là khâu công việc quan trọng đối với toàn bộ quy trình kế toán bởi nó cung cấp các thông tin ban đầu về các đối tƣợng kế toán.
- Hệ thống biểu mẫu chứng từ gồm: Chứng từ kế toán chung cho các đơn vị HCSN có 4 chỉ tiêu: Lao động tiền lƣơng, vật tƣ, tiền tệ và tài sản cố định và chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác. Trong quá trình thực hiện, các
21
đơn vị không đƣợc sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Mẫu chứng từ in sẵn phải đƣợc bảo quản cẩn thận, không đƣợc để hƣ hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải đƣợc quản lý nhƣ tiền.
- Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán: Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị điều phải tổ chức lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ đƣợc lập một lần cho mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính chứng từ kế toán phải đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trƣờng hợp chứng từ kế toán chƣa có quy định mẫu thì đơn vị đƣợc tự lập chứng từ kinh tế nhƣng phải có đầy đủ các nội dung quy định tại Luật kế toán. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không đƣợc viết tắt, không đƣợc tẩy xoá sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, ch trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ sai. Chứng từ kế toán phải đƣợc lập đủ số liên quy định. Trƣờng hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị thì liên gửi cho bên ngoài có dấu của đơn vị.
Ngƣời lập, ngƣời ký duyệt và những ngƣời khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký chữ ký trên chứng từ kế toán phải đƣợc ký bằng bút mực. Không đƣợc ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khác sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một ngƣời phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do ngƣời có thẩm quyền hoặc đƣợc uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chƣa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của ngƣời ký. Chứng từ kế toán chi tiền phải do ngƣời có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trƣởng hoặc ngƣời uỷ quyền ký trƣớc khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
22
- Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán hứớng dẫn. Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hƣớng dẫn. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà đơn vị phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phƣơng pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị hoặc từng đơn vị cụ thể. Mẫu chứng từ kế toán hƣớng dẫn gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định nhƣng đơn vị có thể sửa chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhƣng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán.
Căn cứ danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế toán áp dụng, đơn vị lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc dựa vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tài chính để có sự bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị. Những bổ sung, sửa đổi các mẫu chứng từ đơn vị phải tôn trọng các nội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ ký của ngƣời chịu trách nhiệm phê duyệt và những ngƣời chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải đƣợc mã hoá đảm bảo an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lƣu trữ. Chứng từ điện tử dùng trong kế toán đƣợc chứa trong các vật mang tin nhƣ: Băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyền tin.
Chứng từ điện tử phải đảm bảo đƣợc tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lƣu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định chứng từ điện tử khi bảo quản, đƣợc quản lý nhƣ tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản quy định nó đƣợc tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhƣng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết
23
Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tƣợng kế toán để thu nhận đựợc đầy đủ, kịp thơi nội dung thông tin kế toán phát sinh ở đơn vị, kế toán trƣởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong đơn vị, xác định rõ những ngƣời chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán
Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Tính trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lƣợng công tác kế toán tại đơn vị.
- Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán trƣớc khi ghi sổ phải đƣợc kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết để ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lƣợng của công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trƣớc khi tiến hành ghi sổ kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
Kiểm tra tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán;
Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính;
Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trƣờng, với điều kiện hợp đồng đã ký kết;
24
Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lƣợng và giá trị ghi trong chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ.
Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng chứng từ để ghi sổ kế toán nhƣ: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán,…
- Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lƣu trữ có liên quan đến nhiều ngƣời ở các bộ phận chức năng trong đơn vị và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy kế toán trƣởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc ghi chép hạch toán đƣợc kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị.
Để đảm bảo chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong đơn vị nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.
b) Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
- Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Đơn vị phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phƣơng pháp kế toán của từng tài khoản kế toán
Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của đơn vị mình và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình.
Hiện nay, hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp theo quy định của Luật kế toán 2015, Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ, thông tƣ 107/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính hƣớng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
25
- Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán:
Để đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị, đơn vị đƣợc phép cụ thể hoá, bổ sung thêm tài khoản cấp 3,4 nhƣng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phƣơng pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tƣơng ứng.
Đơn vị đƣợc đề nghị bổ sung tài khoản cấp I, hoặc cấp II đối với các tài khoản trong hệ thống kế toán đơn vị chƣa có để phản ánh nội dung kinh tế riêng có phát sinh của đơn vị, phù hợp với quy định thống nhất của nhà nƣớc và các văn bản hƣớng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên của đơn vị, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mãn nhu cầu thông tin cho các đối tƣợng sử dụng.
c) Tổ chức hệ thống sổ kế toán
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc lựa chọn các loại sổ chuyên môn dùng để theo dõi, ghi chép, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian liên quan đến đơn vị. Trong môi trƣờng kế toán thủ công, sổ sách kế toán tồn tại dƣới hình thức trang sổ đƣợc đóng thành quyển. Trong môi trƣờng kế toán ứng dụng công nghệ thông tin, sổ kế toán tồn tại dƣới dạng các tập tin hoặc cơ sở dữ liệu gắn với những phần mềm tính toán và xử lý cơ sở dữ liệu.
- Hiện nay, các cơ quan hành chính sự nghiệp đều phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên