7. Kết cấu của Luận văn
2.2.1 Thiết kế nghiên cứu
2.2.1.1 Quy trình nghiên cứu
Bƣớc 1: Xây dựng phiếu khảo sát, trên cơ sở có dữ liệu về tổ chức công tác kế toán.
Bƣớc 2: Thiết kế dàn bài, xin ý kiến góp ý của cán bộ làm công tác tài chính và cô giáo hƣớng dẫn (xem Phụ lục 1).
Bảng câu hỏi bao gồm các câu hỏi tập trung vào các nội dung về tổ chức công tác kế toán bao gồm: Tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức sổ sách kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán, tổ chức kiểm tra kế toán, tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán. Các nội dung cần khảo sát đƣợc tác giả phỏng vấn, trao đổi trực tiếp sau đó tiến hành xây dựng phiếu khảo sát sơ bộ trên nền tảng đóng góp ý kiến của cán bộ, công chức làm công tác tài chính công đoàn. Nhằm kiểm tra mức độ rõ ràng về ý nghĩa của câu hỏi đảm bảo chất lƣợng của thông tin dùng trong phân tích. Thông qua cuộc khảo sát sơ bộ đƣợc thực hiện với 06 phiếu. Phiếu phát ra và thu vào đủ 06 phiếu (đƣợc khảo sát từ: 01 PCT kiêm trƣởng ban tài chính, 04 biên chế của ban tài chính, 01 chủ nhiệm UBKT). Sau đó tiến hành tổng hợp ý kiến đóng góp của các chuyên gia về các tiêu chí trong phiếu khảo sát sơ bộ (xem phụ lục 2) và trên nền tảng đó tiến hành xây dựng phiếu khảo sát chính thức (xem phụ lục 3).
Bƣớc 3: Tiến hành điều tra: Từ 43 ngƣời, trong đó: lãnh đạo LĐLĐ tỉnh 03 ngƣời (có 01 PCT kiêm trƣởng ban tài chính), ban tài chính 04 ngƣời, chủ nhiệm UBKT 01 ngƣời, Chủ tịch, phó chủ tịch Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở 24 ngƣời (4 CĐ ngành chỉ có CĐ khu kinh tế và CĐ Giáo dục có PCT), kế toán của các CĐ CTTT 11 ngƣời (4 CĐ ngành, chỉ có khu kinh tế và CĐ Viên chức có kế
56
đồng thời trao đổi làm rõ mục đích khảo sát cũng nhƣ cách thức điền vào phiếu khảo sát cho họ nắm, sau khi hoàn tất gởi về cho tác giả bằng đƣờng Bƣu điện.
Bƣớc 4: Thu nhận kết quả điều tra: Với tổng số 43 phiếu phát ra, kết quả thu về đƣợc 43 phiếu, đạt tỷ lệ 100%, tất cả các phiếu thu về đều hợp lệ; Ngay sau khi nhận đƣợc kết quả tiến hành tổng hợp danh sách (phụ lục 4), nhập dữ liệu thống kê.
Bƣớc 5: Xử lý dữ liệu: Tiến hành phân tích, đánh giá.
Từ dữ liệu thống kê tiến hành phân tích dữ liệu, dữ liệu sau khi đƣợc thu thập, tập hợp và xử lý thì sẽ đƣợc phân tích thông qua cách tiếp cận định tính và các phƣơng pháp phân tích, sử dụng excel làm công cụ phân tích thống kê mô tả.
2.2.1.2 Thang đo đánh giá
Để đánh giá mức độ đáp ứng của từng phƣơng án trả lời, các mức độ đo lƣờng đƣợc xác định theo công thức tính trị số khoảng cách:
Ax = (Xmax- Xmin)/n
Trong đó: Ax: Trị số khoảng cách
Xmax, Xmin: Mức lớn nhất và nhỏ nhất trong thang đo. n: Số mức độ phân loại
Sử dụng thang đo likert 5 mức độ, (1) rất không đồng ý,(2) không đồng ý, (3) trung lập, (4) đồng ý, (5) rất đồng ý. Đo lƣờng mức độ đánh giá của cán bộ chuyên trách công đoàn, ủy ban kiểm tra công đoàn cấp trên cơ sở, các chuyên gia về công tác kế toán của công đoàn tỉnh Phú Yên đƣợc xác định qua công thức sau:
Ax = (Xmax - Xmin)/n = (5 -l)/5= 0,8
Với giá trị trung bình (X) cho từng thang đo sẽ đƣợc đánh giá qua các mức: 1,00 ≤ X ≤ 1,80: Rất không đồng ý 1,80 < X ≤ 2,60: Không đồng ý 2,60 < X ≤ 3,40: Trung lập 3,40 < X ≤ 4,20: Đồng ý 4,20 < X ≤ 5,0: Rất đồng ý 2.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán
57
nhận, kiểm tra, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính về hoạt động của đơn vị cho các đối tƣợng sử dụng thông tin. Tổ chức bộ máy kế toán là tập hợp những ngƣời làm công tác kế toán, đƣợc tổ chức hợp lý và khoa học sẽ thực hiện đầy đủ chức năng của kế toán, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ và trung thực các thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản phục vụ tốt cho công tác quản lý của đơn vị.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán: Qua kết quả khảo sát tại Liên đoàn Lao động tỉnh và 11 Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở cho thấy các đơn vị đang áp dụng mô hình kế toán phân tán do m i đơn vị trực thuộc Liên đoàn Lao động tỉnh có tổ chức bộ phận kế toán riêng, m i CĐ CTTTCS có nhiều CĐCS đơn vị trực thuộc, có bộ máy kế toán riêng biệt. Các CĐ CTTTCS trực thuộc LĐLĐ tỉnh có nhiệm vụ kiểm tra, thu thập, xử lý các chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết, tổng hợp các hoạt động kinh tế ở đơn vị trực thuộc theo sự phân cấp quản lý của công đoàn cấp trên, định kỳ các đơn vị trực thuộc lập báo cáo gửi về bộ phận kế toán của công đoàn cấp trên quản lý trực tiếp.
Nhân sự Ban Tài chính LĐLĐ đến thời điểm khảo sát gồm có 4 cán bộ. Trong đó, có 01 phó ban phụ trách kế toán tổng hợp, 01 kế toán thanh toán nội bộ cơ quan Liên đoàn Lao động tỉnh kiêm quản lý các LĐLĐ huyện, thị xã, thành phố, 01 kế toán quản lý các công ngành, công đoàn cơ sở trực thuộc LĐLĐ tỉnh và 01 thủ quỹ, trình độ chuyên môn đều tốt nghiệp chuyên ngành tài chính kế toán và đã kinh qua công tác kế toán công đoàn từ 5 đến trên 20 năm đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của đơn vị.
Nhân sự làm công tác kế toán các CĐ CTTTCS Chỉ có 01 cán bộ làm công tác kế toán (phụ trách kế toán làm nhiệm vụ kế toán trƣởng) kiêm nhiệm công tác văn thƣ lƣu trữ, về trình độ nhân viên kế toán tƣơng đối đồng đều, 100% cán bộ làm công tác kế toán tốt nghiệp đại học.
58
Bảng 2.2: Khảo sát thực trạng tổ chức bộ máy kế toán LĐLĐ tỉnh và CĐ CTTTCS
STT Các yếu tố 1 2 3 4 5 TS Tổng điểm Điểm TB Giá trị cao nhất Giá trị thấp nhất 1 Số lƣợng nhân sự làm công tác kế toán đáp ứng việc quản lý tài chính của đơn vị
1 6 2 30 4 43 159 3,6977 5 1
2
Trình độ chuyên môn của nhân sự làm công tác kế toán đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ
9 23 3 8 0 43 96 2,2326 4 1
3
Bổ nhiệm phụ trách kế toán làm nhiệm vụ KTT và phân công phù hợp
7 22 2 12 0 43 105 2,4419 4 1
4
Vận dụng mô hình tổ chức công tác kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm của đơn vị
1 2 2 31 7 43 170 3,9535 5 1
5
Tập huấn đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, bổ sung kiến thức mới cho bộ phận kế toán thƣờng xuyên
6 25 4 8 0 43 100 2,3256 4 1
(Nguồn: Kết quả xử lý số liệu khảo sát của tác giả)
Nhận xét: Từ bảng 2.2 cho thấy, tổ chức bộ máy kế toán có 05 yếu tố đƣợc hỏi về thực trạng tổ chức bộ máy của LĐLĐ tỉnh và các CĐ CTTTCS và đƣợc tác giả khảo sát có 02 yếu tố đƣợc đối tƣợng khảo sát cho ý kiến đồng ý với số lƣợng nhân sự đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công việc và vận dụng mô hình kế toán phù hợp với quy mô đặc điểm của đơn vị. Tuy nhiên có 03 yếu tố các đối tƣợng không đồng ý giá trị trung bình nhỏ hơn 2,6 là trình độ chuyên môn của nhân sự làm công tác kế toán đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ (2,2326); bổ nhiệm kế toán trƣởng và phân công bộ phận kế toán của đơn vị phù hợp (2,4419); yếu tố tập huấn, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, bổ sung kiến thức mới cho bộ phận kế toán thƣờng xuyên có giá trị thấp nhất là 2,3256.
Thực tế cho thấy bộ máy kế toán của CĐ CTTT cơ sở đa số chƣa qua đào tạo chuyên ngành tài chính - kế toán cụ thể năm 2016 cán bộ kế toán đã đƣợc đào tạo chuyên ngành tài chính – kế toán là 4/18 ngƣời chiếm 36,36%, năm 2017 là 8/11
59
ngƣời chiếm 72,72%, đến năm 2018 là: 10/11 ngƣời chiếm 90,9%. Nguyên nhân trong khâu tuyển dụng, tiếp nhận cán bộ làm công tác kế toán chƣa đƣợc quan tâm đúng mức nên còn một số cán bộ kế toán chƣa đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành dẫn đến việc bổ nhiệm kế toán trƣởng chƣa đúng theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 51 của Luật kế toán năm 2015. Mặt khác, lãnh đạo các công đoàn cấp trên chƣa thật sự quan tâm đến công tác đào tạo chuyên ngành cho cán bộ kế toán, chƣa thƣờng xuyên tập huấn, bổ sung kiến thức mới cho cán bộ kế toán
2.2.3 Kế toán trong quá trình xử lý thông tin
2.2.3.1 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán.
Tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán giúp đơn vị thu thập thông tin đầy đủ, kịp thời về tình hình tài chính của đơn vị, phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi nhằm đảm bảo nguyên tắc thu đúng, thu đủ, kịp thời theo quy định của nhà nƣớc và Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đồng thời chấp hành các định mức chi tiêu nhằm sử dụng các nguồn thu đúng mục đích trên cơ sở tiết kiệm, hiệu quả.
Bảng 2.3: Khảo sát thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ LĐLĐ tỉnh Phú Yên và CĐ CTTTCS STT Các yếu tố 1 2 3 4 5 TS Tổng điểm Điểm TB Giá trị cao nhất Giá trị thấp nhất 1 Đơn vị tổ chức hệ thống chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh
0 6 3 24 10 43 167 3,8837 5 2
2 Xây dựng quy trình luân chuyển
chứng từ hợp lý 5 28 3 2 5 43 103 2,3953 3 1
3 Chứng từ kế toán đƣợc phê duyệt
đầy đủ bởi cấp có thẩm quyền 1 2 0 29 11 43 176 4,0930 5 1
4 Chứng từ kế toán đƣợc lƣu trữ
đầy đủ theo qui định 0 1 1 25 16 43 185 4,3023 5 2
(Nguồn: Kết quả xử lý số liệu khảo sát của tác giả)
Qua khảo sát và quan sát thực tế về tổ chức hệ thống chứng từ tại Liên đoàn Lao động tỉnh và các công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở tác giả nhận thấy:
60
a) Về xác định danh mục chứng từ sử dụng
Hiện tại các cấp công đoàn trong tỉnh Phú Yên đã vận dụng hệ thống Kế toán HCSN ban hành theo Quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006, Thông tƣ 185/2010/TT-BTC ban hành ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Bộ Tài chính và Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính Hƣớng dẫn chế độ kế toán HCSN gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hƣớng dẫn. Trong quá trình sử dụng các mẫu, biểu chứng từ các cấp công đoàn trong tỉnh không đƣợc sửa đổi các chứng từ bắt buộc còn các chứng từ hƣớng dẫn, ngoài những nội dung theo quy định các đơn vị có thể thêm một số nội dung cho phù hợp với đặc điểm, qui mô hoạt động và bộ máy kế toán của đơn vị. Các danh mục chứng từ đơn vị đang sử dụng theo (phụ lục số 05).
Bên cạnh sử dụng các chứng từ theo quy định, đơn vị còn ban hành một số mẫu chứng từ lƣu hành nội bộ nhƣ “phiếu thăm hỏi đoàn viên”,“Giấy đề nghị trợ cấp khó khăn”,“quyết định trợ cấp khó khăn”, “thông báo đóng kinh phí công đoàn” “thông báo cấp kinh phí công đoàn” (Phụ lục số 06)
b) Về sử dụng chứng từ kế toán
- Đối với các biểu mẫu bắt buộc, đơn vị giữ nguyên các chỉ tiêu theo đúng quy định hiện hành.
- Đối với các biểu mẫu hƣớng dẫn, đơn vị giữ nguyên đa số các chỉ tiêu theo quy định. Tuy nhiên để phù hợp với tổ chức bộ máy kế toán, đặc điểm hoạt động của đơn vị và nâng cao tính kiểm soát, đơn vị đã có sự điều chỉnh ở một số chỉ tiêu:
+ Đối với các chứng từ hƣớng dẫn có chữ ký của Kế toán trƣởng, chỉ tiêu “Kế toán trƣởng” đƣợc thay bằng “Phụ trách kế toán” để phù hợp với tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị.
+ Đối với một số chứng từ có sự thay đổi các chỉ tiêu hoặc bổ sung các chỉ tiêu nhằm nâng cao tính kiểm soát nội bộ. Ví dụ, mẫu số: C16- HD “giấy đi đƣờng” bổ sung thêm “nội dung đi công tác”; mẫu “giấy đề nghị thanh toán”, ở chỉ tiêu “nội dung thanh toán”, đơn vị thực hiện bổ sung bảng liệt kê chi tiết các nội dung thanh
61
toán nhằm thuận lợi cho công tác hạch toán các khoản thanh toán có nhiều nội dung, sử dụng các mục, tiểu mục khác nhau, bổ sung thêm chữ ký “ “Phụ trách phòng, ban” - ngƣời trực tiếp quản lý đối tƣợng thanh toán nhằm nâng cao tính kiểm soát và trách nhiệm của từng phòng, ban chuyên môn.
Riêng đối với CĐ CTTTCS các chứng từ hƣớng dẫn theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006, Thông tƣ 185/2010/TT-BTC ban hành ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Bộ Tài chính.
c) Về tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Trình tự luân chuyển chứng từ tại Liên đoàn Lao động tỉnh và các CĐ CTTTCS đƣợc bao quát bằng sơ đồ sau:
Lập, tiếp nhận Kiểm tra, ký Phân loại, sắp chứng từ kế toán chứng từ kế toán xếp, định khoản
và ghi sổ kế toán
Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Hình 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ tại Liên đoàn Lao động tỉnh Phú Yên và các Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở
- Tiếp nhận hồ sơ thanh toán: Khi các phòng, ban trong đơn vị có nhu cầu sử dụng kinh phí để thực hiện nhiệm vụ, đại diện phòng, ban (ngƣời thanh toán) xin chủ trƣơng của chủ tịch bằng giấy đề nghị, giấy đề nghị đƣợc chuyển qua Ban Tài chính, kế toán cơ quan sẽ hƣớng dẫn ngƣời thanh toán lập dự trù kinh phí và các văn bản, giấy tờ có liên quan đến chứng từ thanh toán.
Sau khi kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế toán; đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu có liên quan. kế toán thanh toán trình Trƣởng ban Tài chính (Kế toán trƣởng) kiểm tra, ký và trình lãnh đạo ký duyệt. Sau đó, kế toán mới tiến hành quy trình lập và xử lý chứng từ kế toán. Riêng đối với kế
62
toán CĐ CTTTCS kế toán thanh toán cũng là phụ trách kế toán nên chỉ kế toán kiểm tra và trình chủ tịch phê duyệt.
- Lập, xử lý chứng từ kế toán:
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đều đƣợc lập chứng từ kế toán về cơ bản theo đúng quy định của Nhà nƣớc và Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Tùy theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giá trị của các khoản thanh toán và hình thức thanh toán (chi tiền mặt hoặc chuyển khoản), kế toán tiến hành lập các loại chứng từ phù hợp.
Đối với các nghiệp vụ thu - chi tiền mặt, m i chứng từ đƣợc lập thành 3 liên: 1 liên kế toán lƣu kèm chứng từ, 1 liên thủ quỹ lƣu, 1 liên gửi cho ngƣời thanh toán. Đôi với các chứng từ thanh toán qua hệ thống Kho bạc Nhà nƣớc, ngân hàng căn cứ vào hồ sơ thanh toán từ các phòng ban, kế toán lập các chứng từ liên quan nhƣ: ủy nhiệm chi trên hệ thống dịch vụ công. Sau khi giao dịch kho bạc báo hoàn thành chứng từ, in chứng từ kèm hóa đơn liên quan, kế toán ghi sổ vào phần mềm kế toán.
Nội dung đƣợc phản ánh trên phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ghi sổ đầy đủ, rõ ràng .
- Kiểm tra chứng từ kế toán:
Tại Cơ quan LĐLĐ tỉnh và CĐ CTTTCS một chứng từ kế toán đều trải qua ít nhất hai lần kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau.
Đối với Cơ quan LĐLĐ tỉnh:
Kiểm tra lần đầu: kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng nhƣ những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đây là