7. Kết cấu của Luận văn
2.2.3 Kế toán trong quá trình xử lý thông tin
2.2.3.1 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán.
Tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán giúp đơn vị thu thập thông tin đầy đủ, kịp thời về tình hình tài chính của đơn vị, phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi nhằm đảm bảo nguyên tắc thu đúng, thu đủ, kịp thời theo quy định của nhà nƣớc và Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đồng thời chấp hành các định mức chi tiêu nhằm sử dụng các nguồn thu đúng mục đích trên cơ sở tiết kiệm, hiệu quả.
Bảng 2.3: Khảo sát thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ LĐLĐ tỉnh Phú Yên và CĐ CTTTCS STT Các yếu tố 1 2 3 4 5 TS Tổng điểm Điểm TB Giá trị cao nhất Giá trị thấp nhất 1 Đơn vị tổ chức hệ thống chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh
0 6 3 24 10 43 167 3,8837 5 2
2 Xây dựng quy trình luân chuyển
chứng từ hợp lý 5 28 3 2 5 43 103 2,3953 3 1
3 Chứng từ kế toán đƣợc phê duyệt
đầy đủ bởi cấp có thẩm quyền 1 2 0 29 11 43 176 4,0930 5 1
4 Chứng từ kế toán đƣợc lƣu trữ
đầy đủ theo qui định 0 1 1 25 16 43 185 4,3023 5 2
(Nguồn: Kết quả xử lý số liệu khảo sát của tác giả)
Qua khảo sát và quan sát thực tế về tổ chức hệ thống chứng từ tại Liên đoàn Lao động tỉnh và các công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở tác giả nhận thấy:
60
a) Về xác định danh mục chứng từ sử dụng
Hiện tại các cấp công đoàn trong tỉnh Phú Yên đã vận dụng hệ thống Kế toán HCSN ban hành theo Quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006, Thông tƣ 185/2010/TT-BTC ban hành ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Bộ Tài chính và Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính Hƣớng dẫn chế độ kế toán HCSN gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hƣớng dẫn. Trong quá trình sử dụng các mẫu, biểu chứng từ các cấp công đoàn trong tỉnh không đƣợc sửa đổi các chứng từ bắt buộc còn các chứng từ hƣớng dẫn, ngoài những nội dung theo quy định các đơn vị có thể thêm một số nội dung cho phù hợp với đặc điểm, qui mô hoạt động và bộ máy kế toán của đơn vị. Các danh mục chứng từ đơn vị đang sử dụng theo (phụ lục số 05).
Bên cạnh sử dụng các chứng từ theo quy định, đơn vị còn ban hành một số mẫu chứng từ lƣu hành nội bộ nhƣ “phiếu thăm hỏi đoàn viên”,“Giấy đề nghị trợ cấp khó khăn”,“quyết định trợ cấp khó khăn”, “thông báo đóng kinh phí công đoàn” “thông báo cấp kinh phí công đoàn” (Phụ lục số 06)
b) Về sử dụng chứng từ kế toán
- Đối với các biểu mẫu bắt buộc, đơn vị giữ nguyên các chỉ tiêu theo đúng quy định hiện hành.
- Đối với các biểu mẫu hƣớng dẫn, đơn vị giữ nguyên đa số các chỉ tiêu theo quy định. Tuy nhiên để phù hợp với tổ chức bộ máy kế toán, đặc điểm hoạt động của đơn vị và nâng cao tính kiểm soát, đơn vị đã có sự điều chỉnh ở một số chỉ tiêu:
+ Đối với các chứng từ hƣớng dẫn có chữ ký của Kế toán trƣởng, chỉ tiêu “Kế toán trƣởng” đƣợc thay bằng “Phụ trách kế toán” để phù hợp với tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị.
+ Đối với một số chứng từ có sự thay đổi các chỉ tiêu hoặc bổ sung các chỉ tiêu nhằm nâng cao tính kiểm soát nội bộ. Ví dụ, mẫu số: C16- HD “giấy đi đƣờng” bổ sung thêm “nội dung đi công tác”; mẫu “giấy đề nghị thanh toán”, ở chỉ tiêu “nội dung thanh toán”, đơn vị thực hiện bổ sung bảng liệt kê chi tiết các nội dung thanh
61
toán nhằm thuận lợi cho công tác hạch toán các khoản thanh toán có nhiều nội dung, sử dụng các mục, tiểu mục khác nhau, bổ sung thêm chữ ký “ “Phụ trách phòng, ban” - ngƣời trực tiếp quản lý đối tƣợng thanh toán nhằm nâng cao tính kiểm soát và trách nhiệm của từng phòng, ban chuyên môn.
Riêng đối với CĐ CTTTCS các chứng từ hƣớng dẫn theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006, Thông tƣ 185/2010/TT-BTC ban hành ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Bộ Tài chính.
c) Về tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Trình tự luân chuyển chứng từ tại Liên đoàn Lao động tỉnh và các CĐ CTTTCS đƣợc bao quát bằng sơ đồ sau:
Lập, tiếp nhận Kiểm tra, ký Phân loại, sắp chứng từ kế toán chứng từ kế toán xếp, định khoản
và ghi sổ kế toán
Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Hình 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ tại Liên đoàn Lao động tỉnh Phú Yên và các Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở
- Tiếp nhận hồ sơ thanh toán: Khi các phòng, ban trong đơn vị có nhu cầu sử dụng kinh phí để thực hiện nhiệm vụ, đại diện phòng, ban (ngƣời thanh toán) xin chủ trƣơng của chủ tịch bằng giấy đề nghị, giấy đề nghị đƣợc chuyển qua Ban Tài chính, kế toán cơ quan sẽ hƣớng dẫn ngƣời thanh toán lập dự trù kinh phí và các văn bản, giấy tờ có liên quan đến chứng từ thanh toán.
Sau khi kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế toán; đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu có liên quan. kế toán thanh toán trình Trƣởng ban Tài chính (Kế toán trƣởng) kiểm tra, ký và trình lãnh đạo ký duyệt. Sau đó, kế toán mới tiến hành quy trình lập và xử lý chứng từ kế toán. Riêng đối với kế
62
toán CĐ CTTTCS kế toán thanh toán cũng là phụ trách kế toán nên chỉ kế toán kiểm tra và trình chủ tịch phê duyệt.
- Lập, xử lý chứng từ kế toán:
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đều đƣợc lập chứng từ kế toán về cơ bản theo đúng quy định của Nhà nƣớc và Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Tùy theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giá trị của các khoản thanh toán và hình thức thanh toán (chi tiền mặt hoặc chuyển khoản), kế toán tiến hành lập các loại chứng từ phù hợp.
Đối với các nghiệp vụ thu - chi tiền mặt, m i chứng từ đƣợc lập thành 3 liên: 1 liên kế toán lƣu kèm chứng từ, 1 liên thủ quỹ lƣu, 1 liên gửi cho ngƣời thanh toán. Đôi với các chứng từ thanh toán qua hệ thống Kho bạc Nhà nƣớc, ngân hàng căn cứ vào hồ sơ thanh toán từ các phòng ban, kế toán lập các chứng từ liên quan nhƣ: ủy nhiệm chi trên hệ thống dịch vụ công. Sau khi giao dịch kho bạc báo hoàn thành chứng từ, in chứng từ kèm hóa đơn liên quan, kế toán ghi sổ vào phần mềm kế toán.
Nội dung đƣợc phản ánh trên phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ghi sổ đầy đủ, rõ ràng .
- Kiểm tra chứng từ kế toán:
Tại Cơ quan LĐLĐ tỉnh và CĐ CTTTCS một chứng từ kế toán đều trải qua ít nhất hai lần kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau.
Đối với Cơ quan LĐLĐ tỉnh:
Kiểm tra lần đầu: kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng nhƣ những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp của nó ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kiểm tra lần sau: sau khi nghiệp vụ kinh tế đã đƣợc hoàn thành và kế toán viên đã ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán trình Trƣởng ban tài chính kiểm tra, ký.
63
đạo trực tiếp kiểm tra. CĐ CTTTCS chỉ chú trọng đến việc kiểm tra về nội dun nghiệp vụ, các chỉ tiêu giá trị, số lƣợng mà chƣa chú trọng đến tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ.
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán:
Sau khi đƣợc kiểm tra, chứng từ kế toán đƣợc phân loại, sắp xếp các đơn vị tiến hành sắp xếp theo tiêu thức nội dung kinh tế của nghiệp vụ, chứng từ thu, chứng từ chi đƣợc sắp xếp theo trình tự thời gian. Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ đã có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán. Việc ghi sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào hình thức sổ kế toán tại các đơn vị.
Tuy nhiên từ bảng 2.3 kết quả khảo sát “Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý” có giá trị trung bình 2,3953 (đƣợc đánh giá ở mức không đồng ý) nghĩa là đơn vị chƣa xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, kết hợp với quá trình quan sát thực tế chỉ có Liên đoàn Lao động tỉnh thực hiện việc xây dụng quy trình luân chuyển chứng từ, các đơn vị CĐ CTTTCS mặc dù đã thực hiện luân chuyển chứng từ nhƣ sơ đồ của hình 2.4 nhƣng chƣa xây dựng theo một quy trình cụ thể, khoa học mà thực hiện theo lối mòn của những kế toán trƣớc.
d) Tổ chức lƣu trữ, bảo quản chứng từ
Các chứng từ sau khi đƣợc ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính và có đầy đủ chữ ký của các bộ phận, kế toán tiến hành lƣu trữ chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán đều đƣợc đóng thành tập, ghi rõ bên ngoài tập chứng từ các thông tin về thời gian và số hiệu, sau đó đƣa vào lƣu trữ và bảo quản theo chế độ quy định.
Qua khảo sát về “chứng từ kế toán đƣợc lƣu trữ đầy đủ theo quy định” có giá trị trung bình 4,3023 đƣợc đánh giá mức rất đồng ý. Thực tế hiện nay, việc lƣu trữ chứng từ kế toán ở các đơn vị đƣợc khảo sát đều do bộ phận kế toán đảm nhận. Các chứng từ kế toán sau khi kết thúc năm tài chính đƣợc chuyển đến kho lƣu trữ. Thời gian lƣu trữ chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ là 20 năm, chứng từ không trực tiếp dùng để ghi sổ là 10 năm.
64
e) Tổ chức tiêu hủy chứng từ kế toán:
Hiện nay, trên kho kế toán vẫn lƣu trữ các chứng từ kế toán từ khi lập đến nay, các đơn vị chƣa thực hiện tiêu hủy chứng từ kế toán.
2.2.3.2 Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Căn cứ vào hệ thống tài khoản dùng cho đơn vị HCSN ban hành theo Quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính và Thông tƣ 185/2010/TT-BTC. Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đã xây dựng hệ thống tài khoản kế toán sử dụng chung cho toàn hệ thống công đoàn bao gồm cả hai loại tài khoản trong bảng cân đối và ngoài bảng cân đối, hệ thống tài khoản đƣợc xây dựng dựa vào bản chất, nội dung hoạt động của tổ chức công đoàn xác định tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3 và bổ sung thêm một số tài khoản để đáp ứng yêu cầu quản lý của từng cấp trong hệ thống công đoàn. Ngoài việc thực hiện hệ thống tài khoản theo quy định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Liên đoàn Lao động tỉnh đã nghiên cứu bổ sung thêm các tiểu mục, đối tƣợng phục vụ cho công tác báo cáo tài chính của đơn vị trên cơ sở vận dụng hợp lý chế độ kế toán và không vi phạm các chính sách chế độ kinh tế tài chính liên quan.
Bảng 2.4: Khảo sát về thực trạng tổ chức tài khoản kế toán STT Các yếu tố 1 2 3 4 5 TS Tổng điểm Điểm TB Giá trị cao nhất Giá trị thấp nhất 1 Đơn vị sử dụng hệ thống tài khoản do BTC quy định và có bổ sung tài khoản của công đoàn là phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị
0 2 3 26 12 43 177 4,1163 5 2
2
Hệ thống tài khoản kế toán đang sử dụng chƣa đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính của đơn vị, cần phải tổ chức thêm tài khoản chi tiết
1 6 4 22 10 43 163 3,7907 5 1
3
Hệ thống tài khoản kế toán đang sử dụng đã đáp ứng yêu cầu báo cáo kế toán
0 6 2 20 15 43 173 4,0233 5 2
65
Một số tài khoản đƣợc Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam bổ sung vào hệ thống tài khoản sử dụng trong hệ thống công đoàn cụ thể nhƣ sau:
Tài khoản 353: Phản ánh số kinh phí và đoàn phí công đoàn (gọi tắt là kinh phí) đơn vị đã thu đƣợc phải nộp lên công đoàn cấp trên và việc thanh toán số kinh phí phải nộp lên công đoàn cấp trên.
Tài khoản 354: Dùng để phản ánh số kinh phí và đoàn phí công đoàn (gọi tắt là kinh phí) phải nộp của đơn vị cấp dƣới và việc thanh toán số kinh phí phải nộp.
Ngoài việc bổ sung một số tài khoản Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đã bổ sung và sửa tên tài khoản cấp 2 cho các tài khoản sau:
Tài khoản 342: Thanh toán nội bộ đƣợc bổ sung thêm 2 tài khoản cấp 2 là: Tài khoản 3421: Thanh toán nội bộ phải ảnh số kinh phí đơn vị đƣợc sử dụng hệ thống thu kinh phí công đoàn của các doanh nghiệp qua tài khoản Tổng Liên đoàn thông qua ngân hàng Vietinbank.
Tài khoản 3422: Thanh toán với đơn vị chƣa thành lập công đoàn cơ sở, dùng để phản ánh số kinh phí công đoàn của đơn vị chƣa thành lập CĐCS đƣợc sử dụng, thanh, quyết toán kinh phí đã sử dụng.
Tài khoản 462: Nguồn kinh phí dự án đƣợc bổ sung thêm tài khoản cấp 2 Tài khoản 4624: Nguồn kinh phí hoạt động xã hội, dùng để phản ánh nguồn kinh phí vận động, đóng góp của tổ chức cá nhân, công đoàn cơ sở để chi hoạt động xã hội của đơn vị theo chủ trƣơng huy động của cấp có thẩm quyền
Tài khoản 511 (các khoản thu) đƣợc mở chi tiết thành các tài khoản sau: Tài khoản 5113: Thu kinh phí công đoàn
Tài khoản 5114: Thu đoàn phí công đoàn
Tài khoản 5115: Ngân sách nhà nƣớc cấp h trợ
Bên cạnh đó, tài khoản 661- Chi hoạt động cũng đƣợc chi tiết phân biệt nội dung chi của đơn vị quyết toán và chi đơn vị chƣa có tổ chức công đoàn trực thuộc đơn vị quyết toán, cụ thể:
Chi hoạt động năm trƣớc TK 6611 gồm: TK 6611: Chi hoạt động của đơn vị
66
TK 6612: Chi của đơn vị chƣa thành lập công đoàn cơ sở
Tài khoản 662: Chi dự án đƣợc bổ sung thêm tài khoản chi tiết 6624: Chi hoạt động xã hội theo quyết định cấp có thẩm quyền
Nhìn chung, Liên đoàn Lao động tỉnh và CĐ CTTTCS đã tổ chức mở tài khoản, ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đúng đối tƣợng, hạch toán đúng kết cấu nội dung tài khoản, góp phần ghi nhận, phản ánh thƣờng xuyên, liên tục về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí từ các nguồn tài chính khác nhau, góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi và sử dụng các nguồn lực đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả. Tuy nhiên qua khảo sát thực tế tại các đơn vị vẫn thực hiện hệ thống tài khoản theoquyết định số 19/2006/QĐ-BTC, chƣa cập nhật theo các văn bản hiện hành. Chính vì vậy, đây là vấn đề cần đƣợc nghiên cứu và tổ chức vận dụng trong thực tế.
Tổ chức sử dụng các tài khoản:
Qua khảo sát và thu thập dữ liệu từ kế toán cho thấy hệ thống tài khoản kế toán của Liên đoàn Lao động tỉnh Phú Yên và các CĐ CTTTCS đã sử dụng thống nhất một hệ thống tài khoản bao gồm tài khoản cấp 1, 2, 3 và bổ sung thêm một số tài khoản cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và nhu cầu quản lý của đơn vị. Cụ thể tính đến năm 2018 các đơn vị cấp trên cơ sở đã sử dụng khoảng 23 tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản và 1 tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản là TK 005 - dụng cụ lâu bền đang sử dụng, cụ thể nhƣ sau:
- Loại 1: Tiền
Tài khoản 1111: tiền mặt đƣợc kế toán của LĐLĐ tỉnh và kế toán của các