7. Kết cấu của Luận văn
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
3.2.2.1. ối với Liên đoàn Lao động tỉnh
- Cần cập nhật đầy đủ hệ thống mẫu biểu chứng từ kế toán phù hợp theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính, hƣớng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. LĐLĐ tỉnh cần ban hành những quy định, hƣớng dẫn kịp thời, đồng thời xây dựng hệ thống mẫu biểu chứng từ, sử dụng thống nhất trong hệ thống tổ chức công đoàn trong tỉnh nhằm giúp cho ngƣời thanh toán thuận lợi trong quá trình thanh toán. Liên đoàn Lao động tỉnh cần có kiến nghị với Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam cập nhật kịp thời các mẫu biểu vào phần mềm kế toán quản lý tài chính, tài sản công đoàn.
- Thƣờng xuyên cập nhật các quy định về tài chính của Nhà nƣớc và Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, triển khai kịp thời đến các cấp công đoàn trong tỉnh khi có sự thay đổi cơ chế quản lý tài chính, chế độ chứng từ kế toán thông qua trang thông tin điện tử của Liên đoàn Lao động tỉnh.
- Chỉ đạo các CĐ CTTTCS trong tỉnh, m i đơn vị phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị từ khâu tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, ghi sổ hạch toán, đến khâu lƣu trữ, bảo quản chứng từ.
- Khi có trƣờng hợp điều chuyển tài sản giữa các Phòng, Ban, hoặc giữa Liên đoàn Lao động tỉnh và các Công đoàn cấp dƣới. Ban Tài chính phối hợp với văn phòng tham mƣu với thƣờng trực ra quyết định, lập biên bản giao nhận tài sản, đồng thời chỉ đạo các cấp công đoàn trong tỉnh khi thực hiện mua sắm tài sản, công cụ dụng cụ, quản lý tài sản đảm bảo đúng quy định hiện hành.
3.2.2.2 Đối với Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở a) Khâu lập và luân chuyển chứng từ:
- Xây dựng trình tự luân chuyển từ khâu tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, ghi sổ hạch toán, đến khâu lƣu trữ, bảo quản chứng từ khoa học, phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Để tránh sai sót xảy ra trong quá trình nhập dữ liệu với các chứng từ ngân hàng, kho bạc, các đơn vị nên nhập liệu chứng từ từ ngân hàng, kho bạc vào phần
90
mềm kế toán tự động, đơn vị phải thiết lập trƣớc các thông tin trƣớc để thực hiện nhập liệu phần mềm tự động, kết hợp với việc kiểm tra, rà soát cẩn thận về số liệu trƣớc khi trình lãnh đạo ký và thực hiện giao dịch với Kho bạc, ngân hàng.
- Tổ chức hệ thống mẫu biểu chứng từ theo hƣớng dẫn của Liên đoàn Lao động tỉnh, chứng từ hƣớng dẫn các đơn vị thực hiện đầy đủ theo hƣớng dẫn có thể bổ sung thêm một số nội dung cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị nhƣng phải đảm bảo có đầy đủ các chỉ tiêu theo qui định tại Điều 16 Luật Kế toán năm 2015.
b) Khâu kiểm tra chứng từ:
- Nâng cao trách nhiệm của ngƣời thanh toán, đối với kế toán hàng tháng sau khi tập hợp và trình ký chứng từ, kế toán có trách nhiệm kiểm tra một lần nữa trƣớc khi đƣa chứng từ vào lƣu trữ, yêu cầu các bên liên quan bổ sung các nội dung, chữ ký ngay tại thời điểm kiểm tra.
- Kế toán các CĐ CTTTCS cần phải tăng cƣờng công tác kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu chứng từ, giúp cho việc tổng hợp cân đối tài khoản kế toán đƣợc chính xác. Nội dung kiểm tra gồm:
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi trên chứng từ;
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện sai phạm các chính sách, chế độ, các quy định về quản lý tài chính, tài sản công đoàn phải từ chối thực hiện đồng thời báo ngay với Thủ trƣởng đơn vị biết và xử lý. Trƣờng hợp Thủ trƣởng đơn vị vẫn quyết định theo sai phạm đó thì phải lập báo cáo bằng văn bản gửi công đoàn cấp trên. Đối với những chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung, chữ số không rõ ràng thì kế toán có trách nhiệm trả lại chứng từ và yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh.
+Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ kế toán. Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
91
c) Khâu phân loại, ghi sổ: Cuối tháng kế toán có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu các sổ tránh trƣờng hợp định khoản, áp mục nhằm, nhất là các khoản chi lƣơng, các khoản đóng góp theo lƣơng nhƣ: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp… thu kinh phí công đoàn, đoàn phí công đoàn, ảnh hƣởng đến công tác lập báo cáo quyết toán của đơn vị
d) Khâu lƣu trữ và bảo quản chứng từ: đơn vị cần lƣu trữ toàn bộ thông tin ra các thiết bị lƣu trữ nhƣ ổ cứng, đĩa CD -ROW, USB và thực hiện chế độ bảo quản theo quy định của Luật kế toán. Ngoài việc lƣu trữ các thông tin điện tử, các chứng từ, sổ sách bằng giấy các đơn vị nên bố trí một kho lƣu trữ riêng, có điều kiện bảo quản chứng từ tốt hơn, để bảo quản lƣu trữ chứng từ theo đúng quy định. Phải đảm bảo thời hạn bảo quản lƣu trữ của từng loại chứng từ kế toán theo đúng Luật Kế toán, kiểm tra thƣờng xuyên kho lƣu trữ để tránh mối mọt, rách nát,….