7. Kết cấu đề tài
1.2.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo INTOSAI
Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng các mục tiêu chung của tổ chức đều đã đạt đƣợc. Vì vậy mục tiêu rõ ràng là một điều kiện tiên quyết cho một quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả. Dựa trên nền tảng của Báo cáo COSO, Hƣớng dẫn về KSNB của INTOSAI cũng đƣa ra năm bộ phận của hệ KSNB bao gồm: môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát. Tuy nhiên, có những khác biệt nhất định về nội dung cụ thể.
Hình 1.1: Sơ đồ các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB theo INTOSAI
(Nguồn Bài viết - Các ếu tố c u thành Hệ thống NB theo qu định của chu n m c kiểm toán iệt Nam số 315 - T han Thanh Hải-Trường Đại học Duy Tân) CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Môi trƣờng kiểm soát Đánh giá rủi ro Hoạt động kiểm soát Thông tin và truyền thông Hoạt động giám sát Tính chính trực và giá trị đạo đức Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Năng lực đội ngũ nhân viên Cơ cấu tổ chức
Chính sách nguồn nhân lực
Nhận dạng rủi ro Đánh giá rủi ro Đối phó rủi ro
Phân quyền và xét duyệt Phân chia trách nhiệm
Kiểm soát và xử lý thông tin và nghiệp vụ
Kiểm soát vật chất
Truyền thông Kiểm soát độc lập Phân tích rà soát
Thông tin Giám sát
Giám sát thƣờng xuyên Đánh giá rủi ro Giám sát định kỳ
Môi trường kiểm soát
Môi trƣờng kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức. Môi trƣờng kiểm soát là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB, tạo lập kỷ cƣơng, đạo đức và cơ cấu cho tổ chức. Các nhân tố trong môi trƣờng bao gồm:
- Tính chính trực và giá trị đạo đức của cấp lãnh đạo và đội ngũ nhân viên - Năng lực của đội ngũ nhân viên trong tổ chức
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của cấp lãnh đạo
- Cơ cấu tổ chức và quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận trong cơ cấu đó
- Chính sách nguồn nhân lực
Tính chính trực và giá trị đạo đức của cấp lãnh đạo và đội ngũ nhân viên
Tính chính trực và các giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng của môi trƣờng kiểm soát, tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của KSNB. Các giá trị đạo đức chính là văn hóa của tổ chức, là những quy tắc ứng xử của cán bộ công chức, những chuẩn mực đạo đức mà cấp quản lý mong muốn xây dựng Nhà nƣớc nhằm hạn chế những hành vi gian lận, tham nhũng… ảnh hƣởng xấu đến tổ chức. Để đạt đƣợc điều này, cấp quản lý trƣớc tiên phải làm gƣơng cho cấp dƣới về việc tuân thủ các điều lệ, các quy định về cách ứng xử của cán bộ viên chức và cần phải phổ biến những quy định này đến mọi thành viên bằng các hình thức thích hợp. Đồng thời, các đơn vị thuộc khu vực công phải cho công chúng thấy đƣợc tinh thần nhân văn và các giá trị đạo đức trong nhiệm vụ và sứ mạng của mình thông qua các văn bản chính thức.
Năng lực của đội ngũ nhân viên trong tổ chức
Năng lực của đội ngũ nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cƣơng, trung thực, tiết
kiệm, hiệu quả và hữu hiệu, cũng nhƣ có một sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống KSNB. Đảm bảo về năng lực là đảm bảo cho các thành viên trong tổ chức có đƣợc những kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Muốn vậy, cấp quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng để cá nhân có thể đƣợc bố trí công việc thích hợp.
Lãnh đạo và nhân viên phải có trình độ đủ để hiểu đƣợc việc xây dựng, thực hiện, duy trì của KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mệnh chung của tổ chức. Đồng thời, mọi cá nhân trong tổ chức cần có ý thức không ngừng nâng cao trình độ, kinh nghiệm chuyên môn để có thể đáp ứng đƣợc yêu cầu ngày càng cao của công việc, vì mỗi cá nhân trong tổ chức là một mắt xích quan trọng không thể thiếu để tạo nên một hệ thống KSNB hoàn chỉnh.
Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có những kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro. Việc đánh giá rủi ro đảm bảo cho mọi ngƣời có thể hoàn thành trách nhiệm đƣợc giao.
Ngoài ra, cấp quản lý cần nâng cao nhận thức cho các cá nhân giúp họ hiểu đƣợc mức đóng góp của mình trong việc đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức, hiểu đƣợc tầm quan trọng của mình trong việc vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu. Đào tạo là một cách thức hữu hiệu để nâng cao trình độ, phát triển kỹ năng cho các thành viên trong tổ chức. Một trong những nội dung đào tạo là hƣớng dẫn về mục tiêu KSNB, phƣơng pháp giải quyết những tình huống gặp phải trong công việc.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của cấp lãnh đạo
Triết lý quản lý và phong cách điều hành thể hiện thông qua cá tính, tƣ cách và thái độ, quan điểm của nhà lãnh đạo khi điều hành hoạt động của đơn
vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành của các cấp quản lý có thể ảnh hƣởng lớn đến môi trƣờng kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Nếu nhà lãnh đạo cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận đƣợc điều đó thông qua hành động, thái độ của nhà quản lý và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan.
Cơ cấu tổ chức và quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận trong cơ cấu đó
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt đƣợc các mục tiêu. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức phù hợp là cơ cấu tổ chức đƣợc thiết kế sao cho có thể ngăn ngừa đƣợc sự vi phạm các quy chế KSNB và loại đƣợc những hoạt động không phù hợp.
Cơ c u tổ chức bao gồm:
- Sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn - Sự trao quyền và trách nhiệm giải trình - Hệ thống báo cáo phù hợp
Để thiết kế một cơ c u tổ chức hiệu quả phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động; không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo quản tài sản.
- Bảo đảm sự độc lập tƣơng đối giữa các bộ phận.
Cơ cấu tổ chức thƣờng đƣợc mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định đƣợc các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể
thức báo cáo cho phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.
Phân chia trách nhiệm và quyền hạn đƣợc xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau.
Chính sách nguồn nhân lực
Chính sách nguồn nhân lực là toàn bộ các phƣơng pháp quản lý và chế độ của đơn vị liên quan đến đội ngũ nhân viên nhƣ: chính sách tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, tiền lƣơng, bổ nhiệm, khen thƣởng, phúc lợi, kỷ luật. Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy của nhân viên rất cần thiết để kiểm soát đƣợc hữu hiệu. Vì vậy, cách thức tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thƣởng hay kỷ luật là một phần quan trọng trong môi trƣờng kiểm soát.
Quản lý nguồn nhân lực cũng có vai trò quan trọng trong việc xây dựng môi trƣờng kiểm soát bằng cách phát triển tính chuyên nghiệp, thực thi tính minh bạch trong công việc hằng ngày. Đơn vị cần ban hành các quy định về tuyển dụng, cũng nhƣ các yêu cầu, xây dựng bảng mô tả công việc cần có của từng vị trí trong đơn vị để có thể quản lý tốt nhân viên, bổ nhiệm đúng ngƣời, đúng việc.
Chính sách nhân sự có ảnh hƣởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trƣờng kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trƣờng kiểm soát nhƣ: đảm bảo về năng lực, tính chính trực và giá trị đạo đức…
1.2.2.1. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích nhựng sự kiện tạo nên rủi ro ảnh hƣởng đến việc đạt mục tiêu của đơn vị. Qua đó, xác định các biện pháp thích hợp để đối phó rủi ro.
Việc đánh giá rủi ro là rất cần thiết vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến việc đạt đƣợc mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Phân tích đánh giá rủi ro xác định những rủi ro chủ yếu. Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, không chỉ vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro mà còn liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực để đối phó rủi ro.
Quá trình đánh giá rủi ro có thể bao gồm ba bƣớc: nhận dạng rủi ro, đánh giá rủi ro, phát triển các biện pháp đối phó.
- Nhận dạng rủi ro
Hoạt động của một đơn vị có thể gặp rủi ro do sự xuất hiện những nhân tố bên trong và bên ngoài, rủi ro ở cấp toàn đơn vị và từng hoạt động, rủi ro đƣợc xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị. Các yếu tố bên trong nhƣ là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, năng lực cán bộ nhân viên thấp, thiếu sự giám sát của các cấp lãnh đạo…Các yếu tố bên ngoài nhƣ là sự thay đổi về chính sách, pháp luật, sự tiến bộ về khoa học kỹ thuật, sự thay đổi về thị hiếu của ngƣời học…Nhận diện rủi ro là việc nhận thức về thời điểm, mức độ một sự kiện hay hoạt động sẽ xảy ra gây ảnh hƣởng tiêu cực đến đơn vị. Nhận dạng rủi ro nên xem xét tất cả các rủi ro có thể xảy ra (bao gồm cả nguy cơ gian lận và tham nhũng) và điều quan trọng là phải xác định rủi ro một cách toàn diện. Do đó, nhận dạng rủi ro phải đƣợc thực hiện liên tục, lặp đi lặp lại và thƣờng tích hợp với quá trình lập kế hoạch để tránh bị thiệt hại do những tác động từ các yếu tố bên trong lẫn bên ngoài.
- Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là việc xác định những ảnh hƣởng có thể có của một sự kiện hay một hoạt động đối với hoạt động của đơn vị. Trên thực tế không thể loại bỏ hết tất cả rủi ro mà chỉ giới hạn rủi ro xảy ra ở mức độ chấp nhận đƣợc. Để làm đƣợc điều này, cấp quản lý trƣớc hết cần đánh giá:
+ Khả năng rủi ro có thể xảy ra
+ Mức độ ảnh hƣởng của rủi ro đến mục tiêu của đơn vị
Đơn vị có thể sử dụng phƣơng pháp định tính, định lƣợng hoặc kết hợp cả hai để đánh giá mức độ thiệt hại do rủi ro gây ra.
Một trong những mục đích chính của đánh giá rủi ro là để thông báo cho nhà quản lý về những rủi ro đã, đang và sẽ có thể xảy ra trong hoạt động của đơn vị, mức độ ảnh hƣởng của rủi ro đến việc đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị. Bằng cách đánh giá nhƣ vậy, rủi ro có thể đƣợc xếp theo thứ tự để thiết lập ƣu tiên quản lý và trình bày thông tin về các quyết định quản lý về những rủi ro mà cần phải đƣợc giải quyết.
Quyết định về ứng phó với rủi ro phải đƣợc kết hợp với việc xác định mức độ rủi ro có thể bỏ qua (dựa trên sự so sánh giữa chi phí ngăn ngừa rủi ro và lợi ích mang lại). Các rủi ro của một tổ chức sẽ thay đổi tùy theo nhận thức của nhà lãnh đạo về tầm quan trọng của những rủi ro.
- Phát triển các biện pháp đối phó rủi ro
Thông thƣờng, có bốn biện pháp đối phó với rủi ro, đó là: tránh né rủi ro, giảm thiểu rủi ro, chia sẻ rủi ro hoặc chấp nhận rủi ro. Trong phần lớn các trƣờng hợp các rủi ro phải đƣợc xử lý để giảm thiểu rủi ro và đơn vị duy trì hệ thống KSNB để có biện pháp thích hợp, vì các tổ chức công phải làm theo nhiệm vụ đƣợc nhà nƣớc giao. Các biện pháp xử lý rủi ro chỉ có thể giải quyết ở một mức độ hợp lý vì nhà quản lý cần cân nhắc giữa chi phí phải bỏ ra để đối phó rủi ro với lợi ích mà nó đem lại. Thêm vào đó, các điều kiện về kinh tế, chế độ của Nhà nƣớc, công nghệ, luật pháp thay đổi liên tục, làm cho rủi ro cũng thay đổi theo. Do đó, việc đánh giá rủi ro nên thƣờng xuyên xem xét lại và điều chỉnh cho phù hợp theo từng thời kỳ.
1.2.2.2. Hoạt động kiểm soát
đối phó với rủi ro và đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị. Để đạt đƣợc hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, có hiệu quả, dễ hiểu đƣợc, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng.
Xét về mục đích: hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp:
- Kiểm soát phòng ngừa: là những chính sách và thủ tục kiểm soát đƣợc đƣa ra nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót hoặc gian lận, ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị.
- Kiểm soát phát hiện: là những chính sách và thủ tục kiểm soát đƣợc đƣa ra nhằm phát hiện kịp thời những hành vi sai sót hoặc gian lận nào đó đã đƣợc thực hiện.
- Kiểm soát bù đắp: là những thủ tục kiểm soát khác đƣợc đƣa ra để thay thế những hoạt động kiểm soát yếu kém, không hiệu quả.
Xét về chức năng: hoạt động kiểm soát bao gồm: Phân quyền và xét duyệt
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ đƣợc thực hiện bởi ngƣời đƣợc ủy quyền trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của họ. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ hợp lệ, có thực mới đƣợc phê duyệt đúng mong muốn của ngƣời lãnh đạo. Các thủ tục ủy quyền phải đƣợc tài liệu hóa và truyền đạt rõ ràng với các điều kiện, điều khoản cụ thể. Tuân thủ những quy định của sự ủy quyền đồng nghĩa với việc nhân viên hành động đúng theo hƣớng dẫn, trong giới hạn đƣợc ngƣời lãnh đạo và pháp luật cho phép.
Phân chia trách nhiệm