7. Kết cấu đề tài
3.1.1. Quan điểm hoàn thiện
* Quan điểm kế thừa
Hiện nay, Bảo hiểm xã hội huyện An Lão, tỉnh Bình Định chƣa nghiên cứu và xây dựng một cách chính thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh để quản lý cơ quan, cơ quan chỉ vẫn học tập và làm theo các luật và những văn bản quy định có liên quan của Bảo hiểm xã hội Việt Nam (những quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam là một phần trong kiểm soát nội bộ). Tuy nhiên theo kết quả phỏng vấn, các thành phần của kiểm soát nội bộ của Bảo hiểm xã hội huyện An Lão tuy không hoàn chỉnh nhƣng đã hình thành một cách tự phát, một số thành phần đã hoạt động và phát huy hiệu quả nhƣ môi trƣờng kiểm soát, thông tin và truyền thông. Vì thế các giải pháp đề xuất để hoàn thiện kiểm soát nội bộ của Bảo hiểm xã hội huyện An Lão thực hiện trên nguyên tắc duy trì, kế thừa và phát huy những ƣu điểm hiện có của kiểm soát nội bộ, kế thừa việc quản lý thành công của các lãnh đạo đi trƣớc, kế thừa văn bản của Bảo hiểm xã hội Việt Nam đồng thời đƣa ra những giải pháp để khắc phục những tồn tại yếu kém trong việc kiểm soát nội bộ tại cơ quan. Ngoài ra, các giải pháp đề xuất cần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, chúng cần phải thực hiện cùng lúc để đạt hiệu quả. Tuy nhiên, mức độ thực hiện các giải pháp nhƣ thế nào lại phụ thuộc vào tình hình áp dụng của cơ quan. Của các cán bộ viên chức trong cơ quan.
* Quan điểm phát triển tƣơng xứng là phải cập nhật trình độ quản lý của Bảo hiểm xã hội huyện An Lão và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý.
các cơ quan trong cả nƣớc. Ngày nay nhu cầu của ngƣời tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế ngày càng cao. Vì thế tạo ra uy tín của cơ quan là một điều hết sức quan trọng để thu hút những ngƣời dân tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế. Vì vậy các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ của Bảo hiểm xã hội huyện An Lão phải thực tế, phù hợp với những hạn chế tồn tại của cơ quan. Song song với sự phát triển của kiểm soát nội bộ có cập nhật những lý thuyết kiểm soát nội bộ của thế giới thì cơ quan nên xây dựng một kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm hoạt động của cơ quan đồng thời để tăng cƣờng kiểm soát nội bộ cơ quan cũng nên ứng dụng công nghệ hiện đại.
* Quan điểm phù hợp
INTOSAI phát triển rất mạnh, mỗi lý thuyết phù hợp với đặc điểm quản lý, trình độ quản lý của mỗi đơn vị công. Mỗi hoạt động của cơ quan tuy đã đi vào chiều hƣớng quy cũ nhƣng còn có nhiều vấn đề bất cập về kiểm soát nội bộ. Vì vậy khi xây dựng giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội huyện An Lão, tỉnh Bình Định phải phù hợp với quy mô, đặc điểm tình hình thực tế, những hạn chế của kiểm soát nội bộ tại cơ quan (cơ sở vật chất còn chƣa hiện đại, nhân sự không đồng đều về tuổi tác cũng nhƣ năng lực, Ban lãnh đạo chƣa có kinh nghiệm trong việc quản lý, vấn đề giám sát các hoạt động của cơ quan vẫn mang tính hình thức…), lựa chọn lý thuyết phù hợp với tiến độ quản lý của cơ quan, phù hợp về chi phí. Khi lựa chọn một lý thuyết làm nền tảng cho việc xây dựng kiểm soát nội bộ phải xem xét những điểm sao cho phù hợp với lý thuyết của mình đƣa ra để ứng dụng có hiệu quả. Tác giả đã chọn lý thuyết theo INTOSAI cập nhật 2013. Vì nếu chọn lý thuyết theo INTOSAI 2004 thì có thể hơi lạc hậu so với thế giới và nếu chọn INTOSAI 2016 thì lý thuyết này rất hiện đại, lý thuyết này quản trị theo hƣớng quản lý rủi ro bao gồm cả yếu tố ERP trong quản lý mà cơ quan chƣa cần thiết để áp dụng yếu tố này vấn đề quản lý nội bộ. Vì khi xây dựng
thống quá cồng kềnh hiện đại mà ngƣời quản lý chƣa cần tới nó, chi phí tốn kém thì không cần thiết, không mang tính khả thi.
3.1.2. Phương hướng hoàn thiện
* Phƣớng hƣớng ngắn hạn
Khi xây dựng bất kỳ một giải pháp nào cho vấn đề thực tiễn chúng ta cần phải quan tâm đến phƣơng hƣớng hoàn thiện của giải pháp. Bảo hiểm xã hội huyện An Lão là một đơn vị công lập vì vậy công tác quản lý còn chƣa chặt. Ta dễ dàng nhận thấy những yếu kém của hện thống kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội huyện An Lão qua phỏng vấn thực trạng, đặc biệt là thành phần đánh giá rủi ro và hoạt động giám sát. Phƣơng hƣớng ngắn hạn cho những giải pháp cần đƣa ra lúc này là khắc phục yếu kém đó để xây dựng kiểm soát nội bộ tại cơ quan tốt hơn.
* Phƣơng hƣớng dài hạn
Đối với phƣơng hƣớng dài hạn cơ quan cần thành lập một thành phần kiểm soát nội bộ riêng biệt và hoàn chỉnh. Việc lựa chọn này phải phù thuộc vào tƣơng lai của cơ quan sẽ phát triển nhƣ thế nào để xây dựng thành phần này cho phù hợp, tránh lãng phí chi phí mà không hiệu quả. Kiểm soát nội bộ này phải đƣợc hoạt động theo các quy định và hƣớng dẫn của Nhà nƣớc. Cơ quan cần có phƣơng hƣớng dài hạn này vì cơ quan đang hoàn thiện các bƣớc này để trở thành cơ quan đƣợc nhiều ngƣời biết đến và thực hiện mục tiêu chiến lƣợc là đƣa toàn dân trên địa bàn huyện tham gia Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đầy đủ. Kiểm soát nội bộ có chặt thì năng suất làm việc mới tốt. Năng suất làm việc tốt là cơ sở để tạo nên uy tín của cơ quan. Trong tƣơng lai cơ quan sẽ phát triển. Vì vậy vấn đề quản lý cần phải chặt chẽ hơn để quản lý mọi hoạt động của cơ quan.
3.1.3. Các nguyên tắc cần tuân thủ khi xây dựng giải pháp
soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, khi xây dựng các giải pháp cần tuân thủ một số nguyên tắc nhƣ: Xây dựng một môi trƣờng văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cũng nhƣ những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ đƣợc văn bản hóa rõ ràng và đƣợc truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ ràng các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải đƣợc ghi lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ kiểm soát nội bộ. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ. Các biện pháp khi xây dựng phải đơn giản, phù hợp và dễ thực hiện, xây dựng trên quan điểm kể thừa những ƣu điểm kiểm soát của cơ quan, lợi ích cân đối với chi phí.
3.1.4. Xây dựng cơ chế vận hành kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội huyện An Lão, tỉnh Bình Định
Cơ chế vận hành của kiểm soát nội bộ của Bảo hiểm xã hội huyện An Lão là: Cơ quan xây dựng kiểm soát nội bộ, ban lãnh đạo chịu trách nhiệm quản lý, toàn bộ cán bộ viên chức phải tuân theo. Kiểm soát nội bộ phải đƣợc thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nƣớc. Một số thủ tục kiểm soát căn bản mà cơ quan cần xây dựng là: Phê duyệt, định dạng trƣớc, báo cáo bất thƣờng, bảo vệ tài sản, bất kiêm nhiệm, sử dụng chi tiêu, đối chiếu, kiểm tra và theo dõi
* Thủ tục phê duyệt
Phê duyệt cho phép một số nghiệp vụ đƣợc phát sinh. Phê duyệt cho việc tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của cơ quan. Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của cơ quan. Phê duyệt cũng có nghĩa là ra quyết định cho phép “ai” đƣợc làm một cái gì đó hay chấp nhận
cho một cái gì đó xảy ra, do đó ngƣời phê duyệt phải đúng thẩm quyền. Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định: Quy đinh về cấp phê duyệt, quy định về cơ sở của phê duyệt, quy định về dấu hiệu của phê duyệt, quy định về cấp ủy quyền.
Khi phê duyệt cần lƣu ý: Phê duyệt phải thiên về nội dung hơn là hình thức (chữ ký), nếu không cơ chế kiểm soát sẽ không đƣợc xác lập và do đó việc kiểm soát cũng không đƣợc thực hiện. Phê duyệt phải tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hƣởng đến tiến độ công việc. Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần đƣợc phân định một cách rõ ràng.
* Thủ tục định dạng trước
Thủ tục định dạng trƣớc là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi cơ quan áp dụng chƣơng trình máy tính vào công tác quản lý (đặc biệt là phòng kế toán), là thủ tục hữu hiệu, máy tính sẽ không cho phép nghiệp vụ đƣợc xử lý nếu các yếu tố không đƣợc tuân thủ. Nhƣợc điểm của thủ tục này là nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt.
* Thủ tục báo cáo b t thường
Tất cả các cá nhân, tất cả các thành phần trong cơ quan phải có trách nhiệm báo cáo về các trƣờng hợp bất thƣờng về các vấn đề bất hợp lý mà họ đã phát hiện ra ở mọi nơi và mọi lúc, ở cả trong và ngoài thành phần của mình, ở cả trong và ngoài cơ quan. Phải báo cáo ngay khi phát hiện hay ra báo cáo sau nhƣng phải kịp lúc. Phải báo có cáo cho ngƣời có trách nhiệm và đúng thẩm quyền để xem xét và có hƣớng xử lý từng trƣờng hợp.
* Thủ tục bảo vệ tài sản
Thủ tục bảo vệ tài sản là tập hợp tất cả các hoạt động của cơ quan nhằm giảm thiểu tài sản bị mất mát, lãng phí, lạm dụng, hƣ hỏng, phá hoại. Ví dụ hạn chế tiếp cận tài sản, sử dụng các thiết bị quan sát, kiểm kê tài sản, bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn.
* Thủ tục sử dụng chỉ tiêu
Thủ tục sử dụng chỉ tiêu bắt đầu bằng mục tiêu, lƣợng hóa tất cả các mục tiêu mà cơ quan đặt ra cho tất cả các cá nhân và thành phần thành các chỉ tiêu và sau đó kiểm soát theo các chỉ tiêu này. Mục tiêu khi đƣợc cụ thể hóa thành các chỉ tiêu thì dễ theo dõi và kiểm soát hơn. Các chỉ tiêu có thể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu đánh giá hoạt động của cơ quan (phi tài chính). Các chỉ tiêu phải mang tính chất khả thi. Lập một hệ thống tính toán định kỳ báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu. Chỉ rõ ai là ngƣời chịu trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu. Ngƣời theo dõi các chỉ tiêu phải làm việc độc lập. Định kỳ theo dõi và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
* Thủ tục b t kiêm nhiệm
Thủ tục bất kiêm nhiệm là việc tách biệt giữa bốn chức năng: Phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản (thủ kho, thủ quỹ, bảo vệ…), ghi nhận (kế toán…). Điều này nhằm bảo đảm không ai có thể thực hiện và che dấu hành vi gian lận. Bản thân việc phân chia trách nhiệm là một yếu tố tạo nên cơ chế kiểm soát rất hữu hiệu, phải chỉ ra đƣợc các yêu cầu về phân chia trách nhiệm cho từng nghiệp vụ.
* Thủ tục đối chiếu
Các nghiệp vụ phát sinh thƣờng liên quan đến nhiều cá nhân, nhiều thành phần trong cơ quan. Đối chiếu tổng hợp giữa các cá nhân, các thành phần khác nhau về cùng một nghiệp vụ. Giúp phát hiện và ngăn ngừa các gian lận sai sót trong ghi chép hay xử lý nghiệp vụ. Đây là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa và phát hiện các gian lận hay sai sót trong thực hiện và ghi nhận các nghiệp vụ. Góp phần tăng tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên, do nó mang tính chất kiểm tra chéo. Việc đối chiếu phải kịp thời, cần điều tra rõ nếu có khác biệt, phải có ngƣời theo dõi đối chiếu, tránh đối chiếu thông tin từ chung một nguồn.
* Thủ tục kiểm tra và theo dõi
Thủ tục kiểm tra và theo dõi có thể đƣợc xem là cơ chế “kiểm soát sự kiểm soát”. Ban lãnh đạo tự kiểm tra và theo dõi. Ban lãnh đạo giao quyền cho cá nhân hay thành phần nào đó kiểm tra và theo dõi. Thủ tục này giúp khám phá những sai sót lớn nghiêm trọng, tạo hiệu ứng có lơi cho môi trƣờng kiểm soát đó là công việc nhân viên làm luôn có ngƣời kiểm tra, theo dõi, đánh giá. Cần lƣu ý rằng:
- Ban lãnh đạo không thể xem xét mọi thứ nên cần thiết lập hệ thống báo cáo tập trung vào các rủi ro ban lãnh đạo quan tâm.
- Muốn phát hiện các dấu hiệu bất thƣờng cần điều tra và đƣa trách nhiệm rõ ràng.
- Định kỳ đột xuất và xem xét (định kỳ có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hay bất kỳ tùy vào hoạt động kiểm tra và theo dõi).
Các hoạt động của kiểm soát nội bộ phải đƣợc thiết lập và duy trì. Cơ quan phải giúp cán bộ viên chức nhận biết đƣợc tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ và vai trò của mỗi cán bộ viên chức trong việc xây dựng kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Các quy trình, hoạt động của cơ quan cần đƣợc giám sát một cách chặt chẽ. Xây dựng kiểm soát nội bộ năm thành phần tạo ra thành phần kiểm soát nội bộ của cơ quan đạt hiệu quả cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Môi trường kiểm soát
Đơn vị chứng tỏ về sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. Cơ quan chứng tỏ sự độc lập và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ.
Cơ quan thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
Cơ quan thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
Cơ quan chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Cơ quan yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Đánh giá rủi ro
Cơ quan thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để giúp đơn vị có thể nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị. Các mục tiêu đơn vị thƣờng thiết lập bao gồm: Mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính cho ngƣời bên ngoài và ngƣời bên trong mục tiêu tuân thủ.
Cơ quan nhận diện rủi ro trong việc đạt đƣợc mục tiêu đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định các rủi ro cần đƣợc quản trị.
Cơ quan xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt mục tiêu của đơn vị.
Cơ quan xác định và đánh giá những thay đổi của môi trƣờng ảnh hƣởng đến kiểm soát nội bộ.
Hoạt động kiểm soát
Cơ quan lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro, đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhận đƣợc.
Cơ quan lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt đƣợc các mục tiêu.
Cơ quan triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách đã đƣợc thiết lập và triển khai thành các thủ tục.
Thông tin và truyền thông
Cơ quan thu thập và xử lý các thông tin thích hợp, có chất lƣợng nhằm