7. Kết cấu đề tài
2.4.2. Đánh giá từng thành phần cấu thành kiểm soát nội bộ
2.4.2.1. Môi trường kiểm soát
*Ƣu điểm
Môi trƣờng kiểm soát của Bảo hiểm xã hội huyện An Lão có đầy đủ các yếu tố. Ban lãnh đạo luôn thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ của mình, luôn đƣợc cán bộ yêu mến. Ban lãnh đạo rất giản dị, hòa nhã với mọi ngƣời xung quanh. Ban lãnh đạo rất đƣợc lòng tin của mọi ngƣời. Hàng năm vào các ngày lễ lớn cơ quan có tổ chức họp mặt các cán bộ trong cơ quan. Hơn nữa ban lãnh đạo còn tích cực tham gia các phong trào do huyện ủyAn Lão tổ chức.
quan khi xây dựng các quy định yêu cầu của cơ quan. Các cuộc họp cơ quan diễn ra thƣờng xuyên vào sáng thứ sáu hàng tuần nhằm đánh giá và xem xét tình hình thực hiện nhiệm vụ của tuần vừa qua giữa các thành phần và đề ra những nhiệm vụ mới cho tuần tới.
* Hạn chế
Cơ quan có xây dựng các yêu cầu về tính chính trực và đạo đức mà các cán bộ, viên chức cần đạt đƣợc nhƣng đó chỉ là các quy tắc ứng xử cơ bản tự bản thân các cán bộ, viên chức phải biết. Các yêu cầu này không đƣợc triển khai trong những buổi họp của cơ quan. Các yêu cầu về giá trị đạo đức đƣợc thể hiện lồng ghép điều lệ của cơ quan để quy định cách thức làm việc cụ thể của cơ quan nhƣ thực hiện kế hoạch công tác, chế độ báo cáo, quy định về hội họp, công tác văn thƣ, lƣu trữ…
Cơ quan chƣa có mời chuyên gia tƣ vấn để tƣ vấn cho cơ quan về kiểm soát nội bộ nên cán bộ tại đơn vị đánh giá đƣợc về câu hỏi này. Cơ cấu đội ngũ không đồng đều về tuổi, về trình độ, về ngành đào tạo… cũng là vấn đề khó khăn thực hiện các thủ tục kiểm soát. Không mạnh dạn sắp xếp lại cán bộ, tình trạng vừa thiếu vừa thừa cán bộ đã gây ra sự lãng phí về tiền bạc, kém hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực. Còn tồn tại một số cán bộ thiếu quan tâm tìm hiểu những quy định và hoạt động của cơ quan, dẫn đến có những nhận thức chƣa đúng đắn. Sự phối hợp hoạt động giữa các thành phần và cá nhân trong đơn vị còn gặp hạn chế. Nguồn nhân lực trẻ nên thiếu kinh nghiệm trong quá trình làm việc. Đội ngũ cán bộ có trình độ cao còn hạn chế chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của cơ quan nhƣ kế toán, công nghệ thông tin. Kỹ năng ứng dụng tin học nhìn chung còn thấp, nhất là trong nhóm nhân sự lớn tuổi.
Cơ quan có tồn tại những áp lực hoặc điều kiện để có thể dẫn đến các hành vi thiếu trung thực nhƣ đi làm trễ về sớm, làm việc riêng trong giờ hành chính. Hay những cán bộ đi học để nâng cao trình độ cũng phải thực hiện khối
lƣợng công việc nhiều vì vậy gây áp lực cho các cán bộ đi học. * Nguyên nhân
- Nhận thức của cơ quan về tự chủ và tự chịu trách nhiệm cũng nhƣ một số quy định của pháp luật chƣa đầy đủ dẫn đến việc thực hiện chƣa đúng, một số hoạt động của cơ quan còn những thiếu sót, sai phạm nhƣ đã nêu ở trên.
- Trách nhiệm đôn đốc của cơ quan quản lý nhà nƣớc đối với ngƣời đứng đầu các đơn vị trực thuộc về việc xây dựng phƣơng án thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính và tổ chức nhân sự còn hạn chế.
2.4.2.2. Đánh giá rủi ro
* Ƣu điểm
Trong các cuộc họp cơ quan cũng đƣa ra những mặt thuận lợi và khó khăn cũng nhƣ các mặt làm đƣợc và chƣa làm đƣợc của cơ quan. Cơ quan có đề ra sứ mạng và định hƣớng phát triển tƣơng lai và điều này đƣợc phổ biến cho các cán bộ viên chức toàn cơ quan đƣợc biết. Cơ quan cũng có xây dựng các tiêu chí định lƣợng để đánh giá việc hoàn thành mục tiêu của cán bộ viên chức.
* Hạn chế
Cơ quan còn mang nặng tính sự nghiệp nên việc nhận dạng các rủi ro, đánh giá và phân tích các rủi ro còn chƣa đƣợc xem trọng, có những hoạt động kiểm soát nhƣng còn mang tính chủ quan, thụ động trong việc quản lý rủi ro.
Công tác nhận diện rủi ro chủ yếu là căn cứ vào kết quả thực hiện để liệt kê những sự kiện tiêu cực. Thêm vào đó, công tác nhận diện chỉ dừng lại ở hoạt động về Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, còn các hoạt động khác nhƣ quản lý tài sản, tài chính kế toán… chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Các phƣơng pháp đánh giá và phân tích rủi ro mang nhiều tính cảm tính, dẫn đến các biện pháp đối phó rủi ro thƣờng không hiệu quả, đa
phần là khắc phục hậu quả hơn là chủ động phòng ngừa. Đội ngũ cán bộ viên chức thiếu kỹ năng về đánh giá và phân tích rủi ro là một trong những hạn chế khiến công tác này không thực hiện tại đơn vị. Công tác đánh giá rủi ro chƣa đƣợc cơ quan chú trọng dẫn đến việc không lƣờng trƣớc đƣợc mức độ tác động của rủi ro đến hoạt động của đơn vị làm ảnh hƣởng đến công tác triển khai các kế hoạch thực hiện. Bên cạnh đó, việc quản lý rủi ro chƣa đƣợc phổ biến rộng rãi nên cán bộ viên chức còn thờ ơ với công tác này.
* Nguyên nhân
- Một số văn bản hƣớng dẫn chỉ đạo của Bảo hiểm xã hội Việt Nam thƣờng xuyên thay đổi.
- Các cán bộ quản lý có bằng cấp không đúng với chuyên môn, trình độ công nghệ thông tin chƣa tốt.
2.4.2.3. Hoạt động kiểm soát
* Ƣu điểm
Đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng.
Ủy quyền và phê duyệt thực hiện đảm bảo theo nguyên tắc.
Các quy trình kiểm soát đƣợc thực hiện ƣu tiên xử lý theo kinh nghiệm, theo thói quen, dựa trên nền tảng kế thừa, có sự linh hoạt trong từng trƣờng hợp cụ thể.
Mỗi thành phần đƣợc cơ quan phân chia trách nhiệm rõ ràng. Các hoạt động đƣợc thực hiện trong cơ quan đều đƣợc ban lãnh đạo xét duyệt và dƣới sự ủy quyền của ban lãnh đạo. Thành phần kế toán của cơ quan hoạt động rất nghiêm túc và theo một quy trình chặt chẽ. Các chứng từ, sổ sách, báo cáo đƣợc xử lý theo quy định của Nhà nƣớc, thuận tiện cho công tác kiểm tra, tìm kiếm.
Công tác sữa chữa, mua sắm vật tƣ thiết bị đƣợc thực hiện khá tốt. Các nghiệp vụ đƣợc lặp chứng từ đầy đủ, mẫu biểu theo quy định và có sự xét
duyệt của các cấp lãnh đạo. Trƣớc khi tiến hành mua sắm tài sản, hàng năm đơn vị đều tiến hành lập dự toán đảm bảo hàng mua về đúng dự toán, phù hợp với nhu cầu hoạt động của đơn vị là căn cứ để đánh giá trách nhiệm quản lý của từng thành phần trong đơn vị.
Nhân viên thành phần kế toán có trình độ, thƣờng xuyên đƣợc cập nhật kiến thức. Công tác kế toán có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng, không có sự kiêm nhiệm giữa kế toán trƣởng, kế toán tiền mặt và thủ quỹ. Công tác đối chiếu số liệu giữa cơ quan với Kho bạc Nhà nƣớc, với ngân hàng đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt. Chƣơng trình phần mềm đƣợc sử dụng tại đơn vị hỗ trợ rất lớn cho quá trình nhập liệu, đảm bảo đƣợc tính bảo mật cao, xác định trách nhiệm của cá nhân đƣợc thực hiện, sổ sách và báo cáo kết xuất từ chƣơng trình nhanh chóng, kịp thời. Chứng từ sau khi xử lý đƣợc lƣu trữ khoa học, thuận tiện cho công tác kiểm tra, tìm kiếm.
* Hạn chế
Chƣa xây dựng một quy trình mô tả công việc của một số quy trình kiểm soát một cách đầy đủ có thể kiểm soát và ngăn ngừa vi phạm.
Chƣa có quy định rõ ràng và đầy đủ về các hình thức kỷ luật nghiêm khắc khi cán bộ viên chức vi phạm.
Các thông tin sai phạm xảy ra không xử lý kịp thời.
Ban lãnh đạo không thƣờng xuyên rà soát các thủ tục kiểm soát để đƣa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp. Cơ quan không thƣờng xuyên đánh giá sự hữu hiệu của hoạt động kiểm soát. Các quy trình làm việc không đƣợc thể chế thành văn bản để toàn bộ cán bộ viên chức nắm đƣợc trình tự công việc. Sự phân chia trách nhiệm, ủy quyền chỉ dừng lại ở các thành phần chƣa cụ thể hóa đến từng cá nhân, gây khó khăn cho công tác thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể khi xảy ra sự cố. Các thủ tục kiểm soát đã đƣợc thiết lập không thực hiện đƣợc một cách nghiêm túc trong thực tế.
Công tác nghiệm thu tài sản mặc dù có sự chứng kiến của nhiều bên nhƣng chƣa có sự tham gia của cán bộ có chuyên môn về tài sản mua về. Chƣa có bảng mô tả công việc cũng nhƣ lƣu trình xử lý các nghiệp vụ gây khó khăn trong công tác triển khai, đặc biệt là đối với những ngƣời chƣa có kinh nghiệm. Chƣa quy định yêu cầu về thời gian hoàn thành và chất lƣợng của từng khâu cũng nhƣ chế tài xử lý nếu xảy ra vi phạm, chậm trễ ảnh hƣởng tới chất lƣợng công việc. Việc cấp phát văn phòng phẩm nhƣ: Giấy in, bút, mực in…còn theo định mức, chƣa phù hợp với thực tế sử dụng ở các thành phần.
* Nguyên nhân
Cơ quan có quy mô nhỏ lại là đơn vị sự nghiệp có thu, chi nên cơ quan không xây dựng kiểm soát nội bộ riêng biệt vì chi phí cho việc xây dựng thành phần kiểm soát nội bộ tại cơ quan cũng không phải là ít. Định kỳ cơ quan cũng ít quan tâm đến việc xem xét lại quá trình hoạt động của các thành phần trong kiểm soát nội bộ. Cơ quan hoạt động, quản lý dựa trên sự chỉ dẫn của các cấp lãnh đạo ở trên và học hỏi từ các Bảo hiểm xã hội ở những huyện khác trên địa bàn tỉnh Bình Định. Ít có sáng kiến trong việc thay đổi cơ chế quản lý.
2.4.2.4. Thông tin và tru ền thông
* Ƣu điểm
Thông tin và truyền thông cũng đƣợc cơ quan đặc biệt quan tâm và thực hiện khá tốt. Cơ quan đã vận dụng công nghệ thông tin trong việc thông tin và truyền thông nên việc thông tin và truyền thông trở nên thuận tiện hơn. Các báo cáo đƣợc cung cấp cho ban lãnh đạo trung thực và kịp thời thông qua các mạng xã hội nhƣ skype, zalo, mail… Tại các cuộc họp thứ sáu hàng tuần của cơ quan các thông tin thƣờng đƣợc triển khai đến các thành phần bằng văn bản.
* Hạn chế
Sử dụng các mạng xã hội nhƣ skype, zalo, mail… thì độ bảo mật không đƣợc cao. Tại các cuộc họp họp thứ sáu hàng tuần để triển khai các văn bản mới thì không đƣợc nhanh và kịp thời.
* Nguyên nhân
BHXH huyện An Lão phụ thuộc vào cơ quan lãnh đạo cấp trên trong việc thông tin và truyền thông nên còn bị động, vì vậy các phƣơng tiện thông tin và truyền thông sử dụng chủ yếu là các mạng xã hội phổ biến hiện nay.
2.4.2.5. Giám sát
* Ƣu điểm
Hoạt động giám sát của BHXH huyện An Lão đƣợc thực hiện từ hoạt động quản lý của từng thành phần tại BHXH huyện An Lão và chịu sự giám sát từ các phòng nghiệp vụ có liên quan tại BHXH tỉnh Bình Định sẽ kiểm tra theo định kỳ hoặc kiểm tra đột xuất khi thấy dấu hiệu lạm dụng: Số chi cao, tham gia đóng BHXH thời gian ngắn với mức lƣơng cao, tăng mức lƣơng tham gia BHXH cao bất thƣờng… Các khiếu nại, thắc mắc của ngƣời tham gia cũng là một cách giám sát hiệu quả, chính các thông tin thu thập đƣợc từ bên ngoài sẽ làm rõ thêm các yếu kém của nội bộ bên trong. Mỗi một thắc mắc, một khiếu nại đều là câu hỏi giúp nhà quản lý điều chỉnh, xây dựng lại nguyên tắc, chuẩn mực trong đơn vị. Ngoài ra, BHXH huyện An Lão còn chịu sự kiểm tra định kỳ của BHXH tỉnh Bình Định và BHXH Việt Nam.
* Hạn chế
Do khối lƣợng công việc tại cơ quan phát sinh nhiều và số lƣợng cán bộ nhân viên ít, nên chƣa thực hiện tốt và sâu sát công tác kiểm soát nội bộ tại cơ quan. Hầu hết việc kiểm tra từ các đợt duyệt quyết toán hàng quý. Trong đợt duyệt quyết toán chủ yếu kiểm tra việc thu – chi có đúng chế độ chƣa (về mặt chứng từ và sự tuân thủ theo các quy định của ngành) chủ yếu là trên giấy tờ, còn về mặt thực tế nhƣ thế nào thì chƣa thể xác định ngay
đƣợc mà cần nhiều thời gian để kiểm tra cho chính xác. * Nguyên nhân
- Các quy trình giám sát thƣờng mang tính chất lý thuyết ít đƣợc áp dụng vào thực tế. Các quy trình này không đƣợc phổ biến cho các cán bộ viên chức đƣợc biết. Hơn thế nữa một số quy trình không đƣợc thể chế thành văn bản.
- Việc giám sát các hành vi vi phạm chƣa đƣợc thực hiện triệt để vì còn mang tính chất nể nang ngƣời đi trƣớc hay ngƣời có chức có quyền, các biện pháp xử lý hành vi vi phạm chỉ là răn đe và rút kinh nghiệm.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Bảo hiểm xã hội huyện An Lão, tỉnh Bình Định đƣợc thành lập vì mục đích an sinh xã hội cho tất cả các đối tƣợng ở trên địa bàn huyện An Lão nói chung và các đối tƣợng ở trên địa bàn tỉnh Bình Định nói riêng. Cơ quan Bảo hiểm xã hội huyện An Lão, tỉnh Bình Định cũng đƣợc thành lập khá lâu nhƣng cơ quan vẫn chú trọng đến việc quản lý. Đƣợc sự dẫn dắt của Ban lãnh đạo, cơ quan đã đi vào nề nếp hoạt động tƣơng đối ổn định.
Qua phỏng vấn thực trạng kiểm soát nội bộ tạo Bảo hiểm xã hội huyện An Lão, tỉnh Bình Định giúp ta thấy rõ công tác quản lý tại cơ quan. Mặc dù cơ quan chƣa có kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh và riêng biệt cũng nhƣ chƣa có thành phần kiểm soát nội bộ nhƣng Ban lãnh đạo vẫn đề cao việc kiểm soát các hoạt động của cơ quan. Năm thành phần trong kiểm soát nội bộ vẫn hiện diện tại cơ quan nhƣng chỉ mang tính chất tự phát và mờ nhạt. Thành phần đánh giá rủi ro là thành phần không đƣợc cơ quan xem trọng nhất. Thành phần này hiện diện rất mờ nhạt có lẽ vì cơ quan là đơn vị sự nghiệp công lập nên rủi ro đƣợc cơ quan cho là tƣơng đối là ít. Cơ quan cần phải xem xét lại thành phần này để hoàn thiện công tác quản lý tốt hơn trong tƣơng lai. Kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng đối với việc quản lý ở cơ quan. Vì vậy cơ quan phải chú ý đến các thành phần kiểm soát nội bộ để thực hiện cho đúng và chính xác. Qua việc đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội huyện An Lão, tỉnh Bình Định là cơ sở để tác giả đƣa ra những giải pháp thiết thực để xây dựng kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội huyện An Lão, tỉnh Bình Định đƣợc tốt hơn.
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN AN LÃO, TỈNH BÌNH ĐỊNH
3.1. Quan điểm và phƣơng hƣớng hoàn thiện