7. Kết cấu đề tài
3.1.3. Các nguyên tắc cần tuân thủ khi xây dựng giải pháp
soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, khi xây dựng các giải pháp cần tuân thủ một số nguyên tắc nhƣ: Xây dựng một môi trƣờng văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cũng nhƣ những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ đƣợc văn bản hóa rõ ràng và đƣợc truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ ràng các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải đƣợc ghi lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ kiểm soát nội bộ. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ. Các biện pháp khi xây dựng phải đơn giản, phù hợp và dễ thực hiện, xây dựng trên quan điểm kể thừa những ƣu điểm kiểm soát của cơ quan, lợi ích cân đối với chi phí.
3.1.4. Xây dựng cơ chế vận hành kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội huyện An Lão, tỉnh Bình Định
Cơ chế vận hành của kiểm soát nội bộ của Bảo hiểm xã hội huyện An Lão là: Cơ quan xây dựng kiểm soát nội bộ, ban lãnh đạo chịu trách nhiệm quản lý, toàn bộ cán bộ viên chức phải tuân theo. Kiểm soát nội bộ phải đƣợc thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nƣớc. Một số thủ tục kiểm soát căn bản mà cơ quan cần xây dựng là: Phê duyệt, định dạng trƣớc, báo cáo bất thƣờng, bảo vệ tài sản, bất kiêm nhiệm, sử dụng chi tiêu, đối chiếu, kiểm tra và theo dõi
* Thủ tục phê duyệt
Phê duyệt cho phép một số nghiệp vụ đƣợc phát sinh. Phê duyệt cho việc tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của cơ quan. Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của cơ quan. Phê duyệt cũng có nghĩa là ra quyết định cho phép “ai” đƣợc làm một cái gì đó hay chấp nhận
cho một cái gì đó xảy ra, do đó ngƣời phê duyệt phải đúng thẩm quyền. Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định: Quy đinh về cấp phê duyệt, quy định về cơ sở của phê duyệt, quy định về dấu hiệu của phê duyệt, quy định về cấp ủy quyền.
Khi phê duyệt cần lƣu ý: Phê duyệt phải thiên về nội dung hơn là hình thức (chữ ký), nếu không cơ chế kiểm soát sẽ không đƣợc xác lập và do đó việc kiểm soát cũng không đƣợc thực hiện. Phê duyệt phải tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hƣởng đến tiến độ công việc. Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần đƣợc phân định một cách rõ ràng.
* Thủ tục định dạng trước
Thủ tục định dạng trƣớc là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi cơ quan áp dụng chƣơng trình máy tính vào công tác quản lý (đặc biệt là phòng kế toán), là thủ tục hữu hiệu, máy tính sẽ không cho phép nghiệp vụ đƣợc xử lý nếu các yếu tố không đƣợc tuân thủ. Nhƣợc điểm của thủ tục này là nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt.
* Thủ tục báo cáo b t thường
Tất cả các cá nhân, tất cả các thành phần trong cơ quan phải có trách nhiệm báo cáo về các trƣờng hợp bất thƣờng về các vấn đề bất hợp lý mà họ đã phát hiện ra ở mọi nơi và mọi lúc, ở cả trong và ngoài thành phần của mình, ở cả trong và ngoài cơ quan. Phải báo cáo ngay khi phát hiện hay ra báo cáo sau nhƣng phải kịp lúc. Phải báo có cáo cho ngƣời có trách nhiệm và đúng thẩm quyền để xem xét và có hƣớng xử lý từng trƣờng hợp.
* Thủ tục bảo vệ tài sản
Thủ tục bảo vệ tài sản là tập hợp tất cả các hoạt động của cơ quan nhằm giảm thiểu tài sản bị mất mát, lãng phí, lạm dụng, hƣ hỏng, phá hoại. Ví dụ hạn chế tiếp cận tài sản, sử dụng các thiết bị quan sát, kiểm kê tài sản, bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn.
* Thủ tục sử dụng chỉ tiêu
Thủ tục sử dụng chỉ tiêu bắt đầu bằng mục tiêu, lƣợng hóa tất cả các mục tiêu mà cơ quan đặt ra cho tất cả các cá nhân và thành phần thành các chỉ tiêu và sau đó kiểm soát theo các chỉ tiêu này. Mục tiêu khi đƣợc cụ thể hóa thành các chỉ tiêu thì dễ theo dõi và kiểm soát hơn. Các chỉ tiêu có thể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu đánh giá hoạt động của cơ quan (phi tài chính). Các chỉ tiêu phải mang tính chất khả thi. Lập một hệ thống tính toán định kỳ báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu. Chỉ rõ ai là ngƣời chịu trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu. Ngƣời theo dõi các chỉ tiêu phải làm việc độc lập. Định kỳ theo dõi và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
* Thủ tục b t kiêm nhiệm
Thủ tục bất kiêm nhiệm là việc tách biệt giữa bốn chức năng: Phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản (thủ kho, thủ quỹ, bảo vệ…), ghi nhận (kế toán…). Điều này nhằm bảo đảm không ai có thể thực hiện và che dấu hành vi gian lận. Bản thân việc phân chia trách nhiệm là một yếu tố tạo nên cơ chế kiểm soát rất hữu hiệu, phải chỉ ra đƣợc các yêu cầu về phân chia trách nhiệm cho từng nghiệp vụ.
* Thủ tục đối chiếu
Các nghiệp vụ phát sinh thƣờng liên quan đến nhiều cá nhân, nhiều thành phần trong cơ quan. Đối chiếu tổng hợp giữa các cá nhân, các thành phần khác nhau về cùng một nghiệp vụ. Giúp phát hiện và ngăn ngừa các gian lận sai sót trong ghi chép hay xử lý nghiệp vụ. Đây là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa và phát hiện các gian lận hay sai sót trong thực hiện và ghi nhận các nghiệp vụ. Góp phần tăng tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên, do nó mang tính chất kiểm tra chéo. Việc đối chiếu phải kịp thời, cần điều tra rõ nếu có khác biệt, phải có ngƣời theo dõi đối chiếu, tránh đối chiếu thông tin từ chung một nguồn.
* Thủ tục kiểm tra và theo dõi
Thủ tục kiểm tra và theo dõi có thể đƣợc xem là cơ chế “kiểm soát sự kiểm soát”. Ban lãnh đạo tự kiểm tra và theo dõi. Ban lãnh đạo giao quyền cho cá nhân hay thành phần nào đó kiểm tra và theo dõi. Thủ tục này giúp khám phá những sai sót lớn nghiêm trọng, tạo hiệu ứng có lơi cho môi trƣờng kiểm soát đó là công việc nhân viên làm luôn có ngƣời kiểm tra, theo dõi, đánh giá. Cần lƣu ý rằng:
- Ban lãnh đạo không thể xem xét mọi thứ nên cần thiết lập hệ thống báo cáo tập trung vào các rủi ro ban lãnh đạo quan tâm.
- Muốn phát hiện các dấu hiệu bất thƣờng cần điều tra và đƣa trách nhiệm rõ ràng.
- Định kỳ đột xuất và xem xét (định kỳ có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hay bất kỳ tùy vào hoạt động kiểm tra và theo dõi).
Các hoạt động của kiểm soát nội bộ phải đƣợc thiết lập và duy trì. Cơ quan phải giúp cán bộ viên chức nhận biết đƣợc tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ và vai trò của mỗi cán bộ viên chức trong việc xây dựng kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Các quy trình, hoạt động của cơ quan cần đƣợc giám sát một cách chặt chẽ. Xây dựng kiểm soát nội bộ năm thành phần tạo ra thành phần kiểm soát nội bộ của cơ quan đạt hiệu quả cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Môi trường kiểm soát
Đơn vị chứng tỏ về sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. Cơ quan chứng tỏ sự độc lập và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ.
Cơ quan thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
Cơ quan thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
Cơ quan chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Cơ quan yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Đánh giá rủi ro
Cơ quan thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để giúp đơn vị có thể nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị. Các mục tiêu đơn vị thƣờng thiết lập bao gồm: Mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính cho ngƣời bên ngoài và ngƣời bên trong mục tiêu tuân thủ.
Cơ quan nhận diện rủi ro trong việc đạt đƣợc mục tiêu đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định các rủi ro cần đƣợc quản trị.
Cơ quan xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt mục tiêu của đơn vị.
Cơ quan xác định và đánh giá những thay đổi của môi trƣờng ảnh hƣởng đến kiểm soát nội bộ.
Hoạt động kiểm soát
Cơ quan lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro, đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhận đƣợc.
Cơ quan lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt đƣợc các mục tiêu.
Cơ quan triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách đã đƣợc thiết lập và triển khai thành các thủ tục.
Thông tin và truyền thông
Cơ quan thu thập và xử lý các thông tin thích hợp, có chất lƣợng nhằm hỗ trợ cho các thành phần cấu thành khác của kiểm soát nội bộ.
Cơ quan truyền thông trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát.
Cơ quan phải truyền thông cho các đối tƣợng bên ngoài các thông tin liên quan đến hoạt động và kiểm soát nội bộ.
Giám sát
Cơ quan lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục và định kì nhằm đảm bảo rằng các thành phần cấu thành kiểm soát nội bộ là hiện hữu và đang vận hành đúng.
Cơ quan đánh giá và thông báo những khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ kịp thời cho các đối tƣợng có trách nhiệm nhƣ nàh quản lý và hội đồng quản trị để có biện pháp khắc phục.
* Mô hình về khâu quản lý và kiểm soát hoạt động tại Bảo hiểm xã hội huyện An Lão tỉnh Bình Định.
Thành phần kiểm soát nội bộ chuyên trách đƣợc thành lập và chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc. Thành phần kiểm soát nội bộ chuyên trách có nhiệm vụ: Kiểm tra về tính trung thực và đánh giá độ tin cậy của báo cáo tài chính, kiểm tra giám sát việc tuân thủ quy định của pháp luật, quy định, quy chế của cơ quan, kiểm tra sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động nhằm bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của cơ quan, thành phần kiểm soát nội bộ gồm những cán bộ có đủ phẩm chất và trình độ chuyên môn để thực hiện việc kiểm soát nội bộ. Thành phần này chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc.
Phân công công tác quản lý: Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm cuối cùng
về sự hợp lý và tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ tại cơ quan. Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm về ban hành đầy đủ các quy định về cơ cấu tổ chức, phân cấp ủy quyền, các quy định về quản lý, điều hành kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Duy trì và thực hiện cơ cấu tổ chức, phân cấp ủy quyền, quản lý hoạt động
một cách rõ ràng và hợp lý. Đảm bảo duy trì hệ thống thông tin kế toán và thông tin quản trị trung thực, hợp lý. Đảm bảo sự tuân thủ pháp luật, các quy chế, quy định.
Giám đốc chịu trách nhiệm trƣớc Ban lãnh đạo Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định về toàn bộ hoạt động của cơ quan, chỉ đạo chung các mặt công tác của cơ quan. Trong các trƣờng hợp cụ thể, Giám đốc chỉ đạo thực hiện những công tác trọng yếu của cơ quan đề đạt hiệu quả cao nhất. Giám đốc thƣờng xuyên phải trao đổi với các Phó giám đốc trong hoạt động của mình. Giám đốc phải giữ mối liên hệ chặt chẽ với Đảng ủy, Ban chấp hành công đoàn cơ quan, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh.
Các Phó giám đốc cơ quan giúp Giám đốc trong việc chỉ đạo từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan. Các Phó giám đốc có trách nhiệm: Chỉ đạo các thành phần thực hiện đúng chế độ, chính sách, pháp lệnh, pháp luật của Nhà nƣớc. Trực tiếp chỉ đạo các tổ trƣởng các thành phần để triển khai nhiệm vụ thuộc chức năng đƣợc giao. Hƣớng dẫn kiểm tra việc thi hành các chủ trƣơng, chính sách pháp luật của Nhà nƣớc và các quyết định, chỉ thị, thông tƣ của các Bộ ban hành thuộc các lĩnh vực mà mình phụ trách. Các Phó giám đốc không trực tiếp xử lý các vấn đề cụ thể thuộc trách nhiệm và thẩm quyền của các tổ trƣởng các thành phần.
Các tổ trƣởng, tổ phó của các thành phần chịu trách nhiệm trong lĩnh vực công tác đƣợc giao. Các tổ trƣởng các thành phần tổ chức triển khai kịp thời, đúng thời gian yêu cầu và chất lƣợng tốt các nhiệm vụ công tác đƣợc Giám đốc và các Phó giám đốc giao. Mối liên kết và tác động qua lại về khâu kiểm soát trong hoạt động của cơ quan cần đƣợc cụ thể hóa bằng mô hình hoạt động của kiểm soát nội bộ có đầy đủ năm thành phần.
* Kiểm tra, đánh giá kiểm soát nội bộ
kiểm soát nội của toàn cơ quan, của từng thành phần trong cơ quan. Việc kiểm tra đánh giá lại kiểm soát nội bộ do Giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện. Đánh giá về sự đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của kiểm soát nội bộ. Khi phát hiện các vấn đề còn tồn tại của kiểm soát nội bộ thì phải có các biện pháp cần thiết để xử lý và khắc phục các vấn đề đó.
* Đánh giá sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu xét ở một thời điểm xác định nếu nhà quản lý bảo đảm hợp lý đạt đƣợc ba tiêu chí:
- Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đƣợc ở mức độ nào. - Báo cáo tài chính đang đƣợc lập và trình bày một cách đáng tin cậy. - Pháp luật và các quy định đang đƣợc tuân thủ.
Bên cạnh đó, để đánh giá kiểm soát nội bộ là hữu hiệu, ngoài ba tiêu chí trên cần phải đánh giá thêm:
- Năm thành phần cấu thành kiểm soát nội bộ có hiện hữu không? - Nếu có, chúng có hoạt động hữu hiệu không?
Có thể thấy, sự hữu hiệu của năm thành phần cấu thành kiểm soát nội bộ cũng chính là tiêu chí đánh giá sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, cần lƣu ý rằng khi cho rằng năm tiêu chí trên cần đƣợc thỏa mãn khi đánh giá sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ thì điều này cũng không có nghĩa là mỗi thành phần hợp thành của kiểm soát nội bộ đều phải hoạt động y hệt nhƣ nhau hoặc cùng mức độ ở các thành phần khác nhau.