7. Kết cấu của đề tài
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh và phân cấp quản lý tà
hướng trở thành ngân hàng bán lẻ - đa năng – hiện đại hàng đầu Việt Nam. Bên cạnh cung cấp các giải pháp tài chính trọn gói, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, SCB tự hào mang lại giá trị và đảm bảo quyền lợi thiết thực cho Đối tác, Cổ đông; cũng như xây dựng chế độ phúc lợi và môi trường làm việc tốt nhất cho đội ngũ CBNV.
SCB Chi nhánh Bình Định được thành lập vào ngày 07/02/2007, trải qua 10 năm xây dựng và phát triển, SCB Bình Định đã có nhiều bước tiến vượt bậc về quy mô, chất lượng các sản phẩm, dịch vụ và cơ sở hạ tầng. Theo đó, tính đến 31/12/2016, tổng tài sản của Chi nhánh SCB Bình Định là hơn 3.700 tỉ đồng; số dư huy động là 3.500 tỉ đồng, chiếm gần 9,0% thị phần huy động tiền gửi toàn tỉnh Bình Định và xếp vị trí thứ 3 trên địa bàn tỉnh. Dư nợ cho vay của Chi nhánh đạt gần 100 tỉ đồng; doanh số bảo lãnh đến 31/12/2016 đạt 64 tỉ đồng.
Số lượng khách hàng phát triển liên tục và đều đặn qua mỗi năm, đến nay đã đạt con số trên 13.300 khách hàng. Trong đó, số khách hàng sử dụng các sản phẩm dịch vụ gồm: Thanh toán quốc tế, chuyển tiền trong và ngoài nước, Bảo hiểm Bảo long, Bảo hiểm nhân thọ Manulife, thanh toán hóa đơn, mua bán ngoại tệ,... đạt gần 4.000 khách hàng.
SCB Bình Định có 1 chi nhánh và 3 phòng giao dịch, với tổng số lượng cán bộ nhân vên là 66 người ở nhiều vị trí, chức vụ khác nhau.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh và phân cấp quản lý tài chính chính
47
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức SCB Bình Định Đặc điểm, chức năng của các phòng ban
Chức năng chung của các phòng: Các phòng ban có trách nhiệm hỗ trợ, tham mưu, giúp việc Giám đốc Chi nhánh xây dựng kế hoạch, chương trình, đưa ra các ý kiến, giải pháp triển khai kế hoạch để hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Chủ động lên kế hoạch để thực hiện các nhiệm vụ được Giám đốc chi nhánh giao cho. Thực hiện nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được giao theo đúng quy chế, thẩm quyền, quy trình nghiệp vụ; chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính tuân thủ đúng đắn, chính xác, trung thực, đảm bảo an toàn, hiệu quả trong phạm vi nghiệp vụ của phòng được giao, góp phần đảm bảo an toàn và nâng cao hiệu quả làm việc của toàn chi nhánh.
Phòng kế toán ngân quỹ
Tổ chức thực hiện nghiệp vụ kế toán, ngân quỹ, kiểm kê và đối chiếu tồn quỹ hàng ngày, định kỳ theo quy định, báo cáo kịp thời phát sinh bất thường trong phạm vi công việc được phân công, thực hiện các báo cáo định kỳ/đột xuất theo quy định; trực tiếp kiểm đếm, thu/chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có
Giám đốc chi nhánh Bình Định Phòng Kế toán ngân quỹ Phòng dịch vụ Phòng kinh doanh Phòng Tổ chức – Hành chính Phòng giao dịch
48
giá, ấn chỉ quan trọng, mở các loại sổ sách quản lý, theo dõi đầy đủ tiền mặt theo đúng quy định,... và thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban lãnh đạo.
Phòng Tổ chức – Hành chính
Tham mưu, đề xuất, giúp việc, hỗ trợ Giám đốc chi nhánh trong việc triển khai các công tác liên quan đến nhân sự, phát triển nguồn nhân lực, tổ chức sắp xếp việc đi công tác, học nghiệp vụ tại Hội sở cho Ban lãnh đạo và nhân viên của toàn chi nhánh, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ hành chính văn phòng tại chi nhánh.
Phòng kinh doanh
Thực hiện hỗ trợ Ban lãnh đạo SCB Bình Định trong công tác xây dựng định hướng kế hoạch kinh doanh, thực hiện đánh giá về tình hình thị trường và tình hình của các đối thủ cạnh tranh trên thị trường để tham mưu trong việc xây dựng và triển khai kế hoạch khai thác thị trường. Thực hiện tìm kiếm khách hàng để tư vấn, bán hàng nhằm đạt được các chỉ tiêu mà Ban lãnh đạo chi nhánh giao; thực hiện việc khai thác khách hàng hiện hữu và khách hàng mới, tiếp nhận nhu cầu vay vốn, bảo lãnh, tài trợ thương mại và các nhu cầu liên quan đến tín dụng; thu thập hồ sơ; thẩm định khách hàng; trình hồ sơ cấp/tái cấp tín dụng theo đúng Quy chế, Quy định, Quy trình tín dụng hiện hành của Ngân hàng và theo các nhiệm vụ khác mà Ban lãnh đạo chi nhánh giao.
Phòng dịch vụ
Hỗ trợ Ban lãnh đạo quản lý, giám sát, điều phối và xử lý các vấn đề phát sinh trong hoạt động giao dịch tại quầy và công tác phục vụ khách hàng; theo dõi, giám sát điều phối và tham gia xử lý các vấn đề phát sinh trong hoạt động giao dịch tại quầy và công tác phục vụ khách hàng. Thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền gửi thanh toán: mở tài khoản, nộp tiền
49
mặt vào tài khoản, rút tiền mặt từ tài khoản,...vv Đồng thời tham gia hỗ trợ thực hiện hoạt động kinh doanh đối với mảng nghiệp vụ kinh doanh của đơn vị, tư vấn sản phẩm dịch vụ khi khách hàng có phát sinh nhu cầu tư vấn trong quá trình thực hiện giao dịch tại quầy, và các công tác khác theo yêu cầu của Lãnh đạo đơn vị.
Phòng giao dịch
Là đại diện ủy quyền của chi nhánh để thực hiện cung cấp các sản phẩm, dịch vụ ngân hàng cho khách hàng; xử lý các nghiệp vụ phát sinh trong giao dịch với khách hàng; trực tiếp thực hiện nghiệp vụ theo phạm vi được ủy quyền, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định; thực hiện các biện pháp phát triển kinh doanh, đảm bảo an toàn, hiệu quả, bảo đảm quyền lợi của Ngân hàng trong hoạt động kinh doanh; chịu toàn bộ trách nhiệm nếu gây hậu quả xấu cho Ngân hàng.
2.2.Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Sài Gòn - Chi nhánh Bình Định
2.2.1.Môi trường kiểm soát
- Con người:
Có thể thấy con người chính là nhân tố quan trọng nhất trong hoạt động KSNB tại mọi ngân hàng nói chung cũng như SCBBình Định nói riêng. Nhân sự ở đây có thể đánh giá về hai khía cạnh, thứ nhất là người thực hiện và thứ hai là người kiểm soát. Bên cạnh đó, môi trường kiểm soát có những quy định, tiêu chuẩn trong mọi hoạt động nhằm để tất cả các công việc được tuân theo một tiêu chuẩn nhất định của từng bộ phận trong ngân hàng, nhằm để tránh việc sai sót, vi phạm các nguyên tắc hoạt động ở từng khâu nhất định. Người thực hiện được xem xét ở đây là NVTD. Người thực hiện phải có năng lực xử lý công việc thì công việc sẽ được hoàn thành đúng thời hạn và không
50
phát sinh rủi ro tín dụng trong quá trình làm việc, nên việc chú trọng đến chất lượng của các ứng cử viên khi mới được tuyển vào là rất quan trọng, nên ban lãnh đạo SCB Bình Định dựa trên yếu tố đạo đức, nhân phẩm đi cùng với năng lực là hai yêu tố quan trọng hàng đầu trong việc đánh giá và tuyển dụng các nhân viên. Các nhân viên được tuyển vào có sự trung thực, đạo đức tốt thì công việc kiểm tra công tác tín dụng của NVTD sẽ thuận lợi và rủi ro sẽ giảm vì sự chính trực và trung thực của NVTD trong việc xử lý hồ sơ cho khách hàng, mặt khác giảm thiểu khả năng gian lận, ngụy tạo hồ sơ của NVTD. Bộ phận Hỗ trợ kinh doanh thuộc Hội sở nằm tại chi nhánh nên việc thẩm định khách hàng luôn có sự tham gia của Hỗ trợ kinh doanh, bộ phận hỗ trợ kinh doanh không chịu chỉ tiêu về KPIs nên việc thẩm định thực tế hồ sơ khách hàng của bộ phận Hỗ trợ kinh doanh luôn độc lập mà không chịu tác động của Ban lãnh đạo của chi nhánh hoặc các phòng tại SCB Bình Định, điều này giúp cho việc kiểm soát hồ sơ luôn được đảm bảo đúng thực tế hoạt động kinh doanh của khách hàng. Theo quan điểm của các nhân viên của Bộ phận hỗ thì các hồ sơ phải đầy đủ hồ sơ chứng từ thì mới trình cấp quản lý trực tiếp, chính vì vậy nhân viên tín dụng toàn chi nhánh phải bắt buộc bổ sung hồ sơ theo đúng quy trình, quy định của SCB và các hồ sơ tín dụng sẽ được Bộ phận hỗ trợ tín dụng xem xét một cách chi tiết, sau đó sẽ yêu cầu NVTD bổ sung hồ sơ (nếu có). Mặt khác, để nâng cao kiến thức nghiệp vụ, sự trung thực và nhằm ngăn ngừa các hành vi gian lận, dối trá trong công tác xử lý hồ sơ cho vay của nhân viên thì Ban lãnh đạo SCB Bình Định luôn tổ chức các buổi tuyên truyền để phổ biến các thông tin về việc nhận diện các hồ sơ giả mạo của khách hàng, cách thẩm định về nhân thân, thu nhập, phương án trả nợ của khách hàng và bên cạnh đó cũng đưa ra các hình thức xử phạt, kỷ luật đối với NVTD nhằm tạo ý thức chấp hành các quy định, tiêu chuẩn trong quá trình xử lý hồ sơ khách hàng.
51
- Quan điểm của Ban lãnh đạo:
Tất cả các hoạt động tín dụng tại SCB Bình Định đều phải thông qua kiểm soát của Ban lãnh đạo nên Ban lãnh đạo sẽ góp phần quyết định hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được thực hiện như thế nào trong quá trình cấp tín dụng tại chi nhánh. Có thể thấy được rằng, quan điểm của Ban lãnh đạo SCB Bình Định theo quan điểm chấp nhận rủi ro trong hoạt động tín dụng nhưng ở mức chấp nhận được nên các hoạt động tín dụng tại SCB Bình Định luôn linh hoạt nhằm hỗ trợ cho NVTD có thể rút ngắn thời gian cấp tín dụng cho khách hàng, ví dụ như đối với một số chứng từ, hồ sơ không quan trọng, không gây ra rủi ro tín dụng thì Ban lãnh đạo SCB Bình Định vẫn có thể cho NVTD bổ sung sau khi giải ngân, nhưng bắt buộc NVTD phải bổ sung vì Bộ phận hỗ trợ kinh doanh sẽ ghi chú lại những chứng từ, hồ sơ tín dụng nào mà NVTD còn thiếu, yêu cầu NVTD phải bổ sung đầy đủ trước khi trình bộ hồ sơ khác lên cho Ban lãnh đạo. Điều này góp phần vào việc thực hiện mục tiêu kế hoạch kinh doanh của đơn vị, mặt khác vẫn đảm bảo được việc kiểm soát rủi ro tín dụng trong quá trình cấp tín dụng cho khách hàng.
- Cơ cấu tổ chức:
Trong môi trường kiểm soát không thể không nhắc đến sự tác động của cơ cấu tổ chức đối với hoạt động KSNB tại SCB Bình Định. Trong tất cả các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động tín dụng trong ĐVKD đều được giám sát trực tiếp bởi lãnh đạo cấp trên trực tiếp vì khi NVTD làm hồ sơ thì trước tiên phải trình cho lãnh đạo trực tiếp xem và ký trên tờ trình thì mới có thể chuyển tờ trình đến bộ phận hỗ trợ kinh doanh của Hội sở tại chi nhánh Bình Định, chính vì vậy nên rủi ro trong quá trình tác nghiệp sẽ được kiểm soát và hạn chế tối đa có thể, đồng thời triết lý và phong cách điều hành, mức độ chấp nhận rủi ro của Ban lãnh đạo SCB Bình Định cũng có ảnh hưởng đến việc KSNB hoạt động tín dụng tại đơn vị. Trong quá trình quản lý thì Ban lãnh đạo
52
SCB Bình Định luôn quan tâm đến việc thực hiện được các chỉ tiêu của năm, nên luôn linh hoạt trong việc hỗ trợ NVTD trong các nghiệp vụ tín dụng, nhưng vẫn giữ quan điểm hồ sơ của khách hàng phải có nhân thân tốt, khả năng trả nợ gốc lãi của khách hàng phải đảm bảo và phương án sử dụng vốn phải đúng mục đích và hiệu quả.
- Quyền hạn và trách nhiệm:
Mỗi bộ phận trong ngân hàng đều được phân công quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, khi được ký hợp đồng chính thức với SCB thì mỗi nhân viên đều được cấp một user để đăng nhập vào hệ thống làm việc và tùy chức danh mà user đó được cho phép vào các chương trình nào của hệ thống, ví dụ NVTD tại SCB Bình Định có thể vào các chương trình liên quan đến nghiệp vụ tín dụng của mình như chương trình xếp hạng tín dụng đối với khách hàng, luân chuyển hồ sơ khách hàng, xem các báo cáo về tín dụng, v.v nhưng không được vào các chương trình liên quan đến việc huy động của mạng dịch vụ khách hàng. Chính vì vậy, Ban lãnh đạo có thể kiểm soát được các hoạt động của nhân viên của mình và đồng thời nhân viên không thể dùng các quyền hạn của lãnh đạo trực tiếp để duyệt các thông khách hàng trên hệ thống nhằm đảm bảo mọi nghiệp vụ đều phải đúng quy trình, thứ tự thực hiện. Để nâng cao kiến thức và nghiệp vụ tín dụng nhằm hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình hoạt động tín dụng, Ban lãnh đạo yêu cầu bắt buộc các NVTD ngoài các khóa học tập trung của Hội sở thì mọi NVTD phải hoàn thành các khóa học trên e- learning trong tháp đào tạo của mình, nếu trường hợp nhân viên không hoàn thành thì sẽ chịu kỷ luật của lãnh đạo đơn vị, vì thế các nhân viên được đào tạo các nghiệp vụ tín dụng nên có thể thực hiện công việc của mình nhanh mà không vi phạm các quy định về quy trình tín dụng của SCB. Việc hoàn thành các khóa học nghiệp vụ trên E-learning cũng là một trong những tiêu chuẩn đánh giá để nâng lương và thăng chức cho cán bộ nhân viên, điều này cũng
53
góp phần khuyến khích tinh thần học tập của cán bộ nhân viên. - Năng lực và trách nhiệm đối với kiểm soát nội bộ:
Qua các hoạt động tuyên truyền hàng tháng và có một bộ phận Hỗ trợ kinh doanh kiểm tra hồ sơ tín dụng, đồng thời các NVTD đều có năng lực và có trách nhiệm với công việc nên khi có đoàn KSNB của Hội sở về kiểm tra hồ sơ tín dụng tại SCB Bình Định thì Ban lãnh đạo có thể yên tâm về hồ sơ tín dụng tại chi nhánh. Để có một môi trường kiểm soát hoàn hảo tại SCB Bình Định thì ngoài những quy định, quy trình tín dụng, chính sách v.v thì năng lực và tính trung thực của nhân viên là điều không thể thiếu. Trong quá trình làm việc, trường hợp NVTD có năng lực và tính trung thực thì khi phát hiện những điểm chưa được chặt chẽ trong quy trình kiểm soát hồ sơ hoặc quy trình tín dụng thì sẽ không lợi dụng điều đó mà gian lận, trục lợi cho bản thân và điều này sẽ giảm thiểu rủi ro tín dụng tại chi nhánh Bình Định; ngược lại, khi NVTD có mục đích trục lợi cho bản thân thì khi phát hiện những thiếu xót trong quy trình tín dụng thì họ sẽ lợi dụng điều đó để gian lận để qua mặt lãnh đạo đơn vị và bộ phận Hỗ trợ kinh doanh, điều này sẽ gây ra rủi ro rất lớn đối với SCB Bình Định. Chính vì vậy, công tác tuyển dụng, đào tạo luôn được quan tâm, chú trọng đúng mức.
2.2.2. Nhận biết và đánh giá rủi ro
Ngân hàng có thu nhập chính là tư hoạt động cho vay, chính vì vậy các ngân hàng đều tập trung vào phát triển hoạt động tín dụng, và khi dư nợ cho vay càng tăng thì rủi ro có khả năng xảy ra càng lớn. Ban lãnh đạo SCB Bình Định cũng có mục tiêu tăng dư nợ tăng trưởng lên thành 250 tỷ đồng so với năm 2018 là 150 tỷ đồng và tỷ lệ nợ quá hạn dưới 5% trên tổng dư nợ và tỷ lệ nợ xấu dưới 2% trên tổng dư nợ. Chính vì vậy, việc nhận diện rủi ro tín dụng đối với hoạt động cho vay là hết sức quan trọng, giúp cho ngân hàng hạn chế
54
được rủi ro trong quá trình cho vay đối với khách hàng và để thực hiện được mục tiêu này thì lãnh đạo đơn vị luôn hỗ trợ hết sức cho cán bộ NVTD trong quá trình xử lý hồ sơ, nhưng vẫn chỉ ký hồ sơ tín dụng khi nào hồ sơ đã đầy đủ theo đúng quy định theo phụ lục hồ sơ tín dụng đã quy định.