7. Kết cấu của đề tài
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Trong mọi tổ chức, để hoạt động kinh doanh hiệu quả thì một trong những yếu tố quan trọng góp phần đóng góp vào sự hiệu quả đó là hệ thống thông tin và truyền thông. Để tất cả các cá nhân ở mọi cấp độ trong tổ chức đều nắm bắt được thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ là điều hết sức quan trọng vì chỉ khi biết được thông tin nhiệm vụ, kế hoạch mà ban lãnh đạo đã vạch ra thì các cấp thực thi mới có thể hoàn thành đúng theo kế hoạch. Biết được sự quan trọng đó nên SCB Bình Định luôn trú trọng đến các hình thức truyền thông tin và trao đổi thông tin giữa các phòng, ban, bộ phận tại SCB Bình Định. Tất cả cán bộ nhân viên của SCB nói chung cũng như SCB Bình Định nói riêng đều nhận được thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như phần
65
mềm quản lý văn bản, giấy tờ, email nội bộ SCB, và các công cụ mạng xã hội khác như zalo, facebook, email cá nhân, viber, v.v về các nội dung như kế hoạch bán hàng, triển khai các sản phẩm mới, quy trình, quy định mới, các chương trình khuyến mãi, tri ân cho từng loại khách hàng khác nhau, kết quả kinh doanh hàng tuần, hàng tháng đã đạt được, các hoạt động tuyên dương các cán bộ nhân viên đạt kết quả xuất sắc trong hoạt động bán hàng, kết quả KPIs của nhân viên, các hình thức xử phạt nếu không hoàn thành nhiệm vụ của từng phòng ban v.v. Hệ thống thông tin luôn cập nhật liên tục hàng ngày, hàng giờ các thông tin truyền thông của Hội sở; việc truyền đạt thông tin đến từng cá nhân giúp cho mọi cán bộ nhân viên đều biết được nhiệm vụ, trách nhiệm của mình để hoàn thành đúng lịch trình, kế hoạch của ban lãnh đạo đề ra. Việc sử dụng công nghệ thông tin vào truyền đạt thông tin giúp cho mọi cá nhân đều biết được thông tin một cách nhanh chóng, để có thể tư vấn cho khách hàng những chương trình ưu đãi, tính năng ưu việt của sản phẩm nhằm cạnh tranh trên thị trường tốt hơn, việc trao đổi thông giữa cấp trên và cấp dưới được thuận tiện. Mọi cán bộ nhân được cấp user để đăng nhập xem thông tin nội bộ ngân hàng, nhưng tùy thuộc vào vị trí công việc, nghiệp vụ, nhiệm vụ, chức năng mà user được cấp sẽ giới hạn khả năng truy cập, chỉ có thể vào các chương trình nằm trong quyền hạn của mình, còn những chương trình khác thì không thể vào được để xem thông tin, điều này đảm bảo các thông tin quan trọng của ngân hàng không bị tiết lộ ra ngoài và đồng thời giúp ban lãnh đạo SCB Bình Định có thể quản lý, kiểm soát được hoạt động của nhân viên. Ngoài ra, nhằm truyền đạt thông tin về hoạt động kinh doanh, trao đổi về kinh nghiệm làm việc, nghiệp vụ, v.v thì ban lãnh đạo SCB Bình Định tổ chức gặp nhau cuối mỗi tháng để thông báo các kế hoạch, chương trình sắp tới của SCB để mọi cán bộ nhân viên có thể nắm được nội dung của chương trình hoạt động đó. Đây cũng là buổi để cán bộ nhân viên có thể trình bày các
66
khó khăn vướng mắc trong quá trình làm việc để cấp lãnh đạo SCB Bình Định có thể nắm bắt được tình hình khó khăn của nhân viên mình để đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm giải quyết khó khăn. Trong quá trình hoạt động tín dụng thì SCB Bình Định luôn có những số hotline để cho khách hàng có thể gọi điện thoại đến hỏi các vấn đề vướng mắc trong quá trình vay tại SCB Bình Định hoặc muốn được tư vấn về các sản phẩm vay của ngân hàng. Đây là một kênh mà khách hàng có thể sử dụng để được giải đáp các thắc mắc của mình, và luôn được các NVTD giải thích rõ ràng và cụ thể nên cảm thấy hài lòng về chất lượng phục vụ của NVTD.
Hệ thống thông tin được Ban lãnh đạo SCB Bình Định xây dựng theo các quy dịnh của Hội sở đưa ra để luôn đảm bảo: Hỗ trợ thực hiện cơ chế trao đổi thông tin; Thông tin, dữ liệu cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời đáp ứng các yêu cầu quản lý theo quy định, quy định nội bộ của SCB; nguồn thông tin, dữ liệu phải được kiểm tra độ tin cậy. Cập nhật tình hình quy định của pháp luật, quy định nội bộ của SCB; Bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin, dữ liệu và có các hệ thống dự phòng để đảm bảo việc lưu trữ, sử dụng thông tin được an toàn, hiệu quả và không bị gián đoạn; Được ra soát, đánh giá lại tối thiểu hàng tháng và đột xuất; được nâng cấp, cập nhật thường xuyên phù hợp với nhu cầu thông tin quản lý, quy mô, cơ cấu và mức độ phức tạp trong hoạt động kinh doanh của SCB.
Cơ chế trao đổi thông tin: Việc trao đổi thông tin đảm bảo mọi cá nhân ở tất cả các cấp, các bộ phận có liên quan được thông báo, phổ biến, tuyên truyền về Hệ thống KSNB để hiểu rõ, nhận thức thống nhất, đầy đủ về chính sách, quy trình, mục tiêu kinh doanh, thực hiện tốt chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Cơ chế trao đổi thông tin đảm bảo các nguyên tắc sau đây: Thông tin về mục tiêu, chiến lược, chính sách, quy trình được trao đổi từ
67
cấp cao xuống cấp dưới và đến các cá nhân, bộ phận có liên quan; Thông tin về hệ thống KSNB, kết quả hoạt động được trao đổi từ cấp dưới lên cấp cao và từ đơn vị lên Hội sở để nắm rõ các trạng thái rủi ro, tình hình hoạt động của SCB Bình Định; Thông tin về sản phẩm mới, hoạt động trong thị trường mới và tổn thất, gian lận, nguy cơ xảy ra tổn thất, gian lận được trao đổi kịp thời cho bộ phận quản lý rủi ro, kiểm toán nội bộ và các bộ phận liên quan khác; Có cơ chế báo cáo trực tiếp, độc lập kịp thời cho các cấp có thẩm quyền về các hành vi vi phạm pháp luật, quy định nội bộ, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp của các cá nhân, bộ phận đảm bảo bảo mật thông tin và bảo vệ người cung cấp thông tin. Tần suất trao đổi thông tin đảm bảo nguyên tắc rủi ro càng cao thì trao đổi thông tin càng thường xuyên.