7. Kết cấu của đề tài
1.2.3 Nội dung cơ bản kiểm soát hoạt động ngân quỹ
1.2.3.1 Các hoạt động ngân quỹ
Thực hiện việc giao nhận, bảo quản, vận chuyển; kiểm tra, kiểm kê, bàn giao, xử lý thừa thiếu tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá.
Thực hiện việc thu, chi tiền mặt giữa TCTD với NHNN, KBNN, tổ chức tín dụng khác và khách hàng gồm:
Hoạt động kiểm đếm, đóng gói và giao nhận tiền mặt, tài sản. Hoạt động bảo quản tiền mặt, tài sản.
Thực hiện vận chuyển hàng đặc biệt và xử lý sự cố trong quá trình vận chuyển hàng đặc biệt.
Thực hiện kiểm tra, kiểm kê, xử lý thừa thiếu tiền mặt, tài sản.
1.2.3.2 Nhận biết và đánh giá rủi ro trong hoạt động ngân quỹ
Đối với tất cả các hoạt động NHTM đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu của đơn
18
vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên. Trong hoạt động ngân quỹ có thể kể đến những rủi ro phát sinh liên quan đến hoạt động như sau:
Kiểm đếm nhầm lẫn, thu chi thừa thiếu cho khách hàng, thừa thiếu trong tiền mặt nộp về NHNN. Rủi ro về tiền giả ở cả hai loại tiền VND và ngoại tệ.
Khâu bảo quản tiền và các loại giấy tờ có giá khác không đảm bảo: ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ…
Cán bộ kiểm ngân biển thủ, lẫn loại, rút lõi tiền, cố tình chi thừa thiếu trong thu chi.
Bị tấn công, cướp tiền tại kho quỹ hoặc trên đường vận chuyển.. Sai lệch giữa tiền mặt thực tế, sổ quỹ, sổ kế toán và số liệu trên Báo cáo tài chính…
1.2.3.3 Hoạt động kiểm soát ngân quỹ
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục cần thiết để các hoạt động giảm thiểu rủi ro của các nhà quản trị được thực hiện. Các hoạt động kiểm soát được thiết kế phụ thuộc vào tính chất đặc thù của hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức của NHTM. Trong hoạt động ngân quỹ nhà Quản trị cũng chú ý đến những đặc điểm sau.
(i)Sử dụng nhân viên có năng lực và trung thực
Cần thiết phải đăt tiêu chí nhân viên có năng lực và trung thực lên hàng đầu tạo tiền đề cho tính an toàn của hoạt động ngân quỹ, không có hệ thống kiểm soát nội bộ nào có thể ngăn chặn và phát hiện hết sai phạm nếu nhân viên yếu kém về năng lực hay không trung thực. Hoạt động tài chính trong NHTM là hoạt động kinh doanh cao cấp cần có những nhân viên có năng lực đồng thời phải rất trung thực trước “sự cám dỗ của đồng tiền”. Đối với việc tuyển dụng, lựa chọn ngân viên hoạt động ngân quỹ như thủ quỹ, kiểm ngân,
19
giao dịch viên …thì hầu như các Ngân hàng luôn đặc tiêu chí trung thực lên hàng đầu.
(ii)Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Phân chia trách nhiệm là thực hiện việc phân công trách nhiệm cho các thành viên trong tổ chức, đồng thời cần bảo đảm không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm của tổ chức. Các cá nhân không được thực hiện hơn một chức năng trong quy trình thực hiên, ghi chép bảo vệ và phê duyệt liên quan đến một hoạt động ngân quỹ. Mục đích của việc này là tạo sự kiểm soát lẫn nhau ngay trong quá trình tác nghiệp, nhanh chóng phát hiện sai sót, giảm thiểu hành vi gian lận trong tác nghiệp. Tuy nhiên việc phân chia trách nhiệm này có thể bị vô hiệu hóa khi các nhân viên thông đồng. Song song việc phân chia trách nhiệm này cần có sự kiểm tra đánh giá thường xuyên các hoạt động kiểm soát và mối quan hệ giữa các thành viên thực hiện nhiệm vụ.
Ví dụ : Phân chia rõ ràng trách nhiệm của từng thành viên trong Ban quản lý kho tiền. Từng thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền có trách nhiệm cá nhân rõ ràng, minh bạch. Người giữ chìa khóa số 01 và người giữ chìa khóa số 02 có trách nhiệm quản lý, giám sát tiền mặt, tài sản; thủ kho tiền chịu trách nhiệm về tiền mặt, tài sản bảo quản trong kho tiền. Không quy định về trách nhiệm tài sản của tập thể ba thành viên giữ chìa khóa kho tiền.
(iii) Kiểm soát quá trình xử lý thông tin Kiểm soát chung
Kiểm soát đối tượng sử dụng:
Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng cho từng nhân viên. Mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có hệ thống user(tên người dùng) và password riêng và chỉ được truy cập vào phần hành của mình. Tránh việc cho mượn, để lộ thông tin này cho các đối tượng khác đồng thời cũng tiến hành quản lý theo dõi đối với việc sử dụng này.
20
Đối tượng sử dụng bên ngoài: thiết lập mật khẩu, tường lửa hay các biện pháp kỹ thuật khác để họ không thể tiếp cận hay truy cập được và hệ thống đơn vị thông tin của đơn vị.
Kiểm soát dữ liệu: Nhập liệu càng sớm càng tốt, sao lưu dữ liệu để dự phòng các bất trắc.
Kiểm soát ứng dụng
Kiểm soát dữ liệu
Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ liên quan hoạt động ngân quỹ: chứng từ thu tiền, chi tiền, séc, các giấy ủy quyền và lệnh áp tải trong quá trình thực hiện áp tải hàng đặc biệt…
Kiểm soát sự phê duyệt trên các chứng từ trên các chứng từ liên quan như trên
Kiểm soát quá trình nhập liệu
Kiểm tra để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập như số chứng từ, ngày tháng, số tiền… đều có đầy đủ thông tin.
Kiểm tra để đảm bảo tính chính xác trong việc nhập mã khách hàng, các thông tin cần thiết về khách hàng và các số liệu.
Kiểm soát chứng từ sổ sách
Hệ thống sổ sách kho quỹ theo danh mục quy định luôn được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ và ghi nhận kịp thời, chính xác các nghiệp vụ về tiền vào sổ sách và tính toán số dư tồn quỹ hàng ngày.
Ủy quyền và xét duyệt: Tất cả các hoạt động trong NHTM đều được xây dựng theo các tuyến bảo vệ, quyền hạn và trách nhiệm khi phê duyệt mỗi loại nghiệp vụ luôn được quy định rõ ràng cho từng nhân viên.
Có hai mức độ ủy quyền:
Ủy quyền chung: Liên quan đến việc đưa ra chính sách, những người cấp dưới được phép xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn.
21
Ủy quyền cụ thể: Liên quan đến việc xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ, thông thường là các nghiệp vụ có số tiền lớn và quan trọng.
(iv)Phân tích và rà soát
Ngân hàng Thương mại thực hiện việc phân tích và rà soát hoạt động ngân quỹ bằng việc:
Phân tích đánh giá kiểm soát hoạt động ngân quỹ: là quá trình kiểm tra và đánh giá các rủi ro trong hoạt động ngân quỹ, chốt kiểm soát để lập kế hoạch phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro.
Thu thập sự kiện gây rủi ro hoạt động ngân quỹ bên trong đơn vị và bên ngoài : Thu thập sự kiện gây rủi ro nhằm xác định tổn thất do rủi ro gây ra, cung cấp nguồn dữ liệu phục vụ công tác đánh giá, lượng hóa rủi ro và báo cáo NHNN theo quy định.
Rà soát các giao dịch nghi ngờ : Rà soát các giao dịch nghi ngờ các giao dịch có giá trị lớn để phát hiện, khắc phục sai sót (nếu có).
Sử dụng các phát hiện của kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập: Các NHTM cần nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm toán nội bộ. Định kỳ, kiểm toán nội bộ đánh giá hoạt động kinh doanh, tập trung vào các rủi ro chiến lược và rủi ro hoạt động, từ đó đưa ra các khuyến nghị để cấp quản lý rà soát, xác định và giải quyết. Yêu cầu bộ phận kiểm toán nội bộ phải có hiểu biết toàn diện về toàn bộ hoạt động ngân hàng, các vấn đề pháp lý và quy định.
1.2.3.4 Thông tin và truyền thông phục vụ công tác kiểm soát hoạt động ngân quỹ
Cơ sở dữ liệu rủi ro hoạt động ngân quỹ (bao gồm thông tin các sự kiện rủi ro ngân quỹ, dữ liệu đo lường rủi ro hoạt động và các dữ liệu khác) bảo đảm đầy đủ, tin cậy, có thể kiểm tra và được thu thập, rà soát, lưu trữ định kỳ theo quy định của NHNN, các cơ quan chức năng (nếu có) và tổ chức trong từng thời kỳ.
22
thường xuyên nhằm bảo đảm hỗ trợ công tác quản lý rủi ro và đáp ứng yêu cầu về quản lý rủi ro trong từng thời kỳ.
Các đơn vị chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo quản thông tin quản lý rủi ro bảo đảm tính toàn vẹn, tính bảo mật, tính sẵn sàng.
Thời hạn lưu trữ theo quy định của đơn vị, bảo đảm tuân thủ quy định của NHNN trong từng thời kỳ.
Kiểm soát rủi ro hoạt động ngân quỹ được đào tạo, truyền thông đến tất cả các cán bộ/đơn vị trong toàn hệ thống nhằm xây dựng và phát triển văn hoá quản lý rủi ro hoạt động của Tổ chức.
Các chương trình đào tạo, truyền thông về kiểm soát rủi ro hoạt động ngân quỹ phải xác định rõ mục tiêu, đối tượng, nội dung, hình thức, thời gian, thời lượng, kết quả đạt được; tuân thủ theo kế hoạch được phê duyệt và quy định của đơn vị trong từng thời kỳ.
1.2.3.5 Giám sát và sửa chữa sai sót
Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. Để đạt được kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường. Giám sát định kỳ thường được thực hiện thông qua các cuộc công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ định kỳ do công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ viên nội bộ, hoặc do công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ viên độc lập thực hiện.
23
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong một tổ chức nhằm đảm bảo mục tiêu báo cáo tài chính đáng tín cậy, sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Có năm yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Thông tin và truyền thông và Giám sát.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cho ngân hàng theo tiêu chuẩn của Basel phải bao gồm các yếu tố: tạo ra môi trường văn hóa kiểm soát mạnh mẽ; nhận biết và đánh giá rủi ro đầy đủ; tổ chức hoạt động kiểm soát chặt chẽ và phân công, phân nhiệm rạch ròi; xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông hiệu quả và cuối cùng là giám sát hoạt động thường xuyên và sửa chữa sai sót kịp thời.
Bên cạnh hoạt động tín dụng, hoạt động ngân quỹ cũng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động ngân hàng Thương mại, sai sót trong hoạt động này cũng gây rủi to tổn thất lớn cho hoạt động kinh doanh tiền tệ của Ngân hàng. Từ tầm quan trọng đó các ngân hàng cần thiết có sự chú trọng đúng mức trong việc thiết lập quy trình thực hiện, kiểm soát giảm thiếu rủi ro tránh sai sót trong hoạt động.
Trong chương tiếp theo tác giả sẽ đánh giá và phân tích về TKSNB Hoạt động ngân quỹ thông qua việc sử dụng các nguyên tắc của BASEL.
24
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM- CN PHÚ TÀI
2.1 Giới thiệu về Ngân hàng Thương mại Cổ phần (TMCP) Đầu tư và Phát triển Việt Nam-Chi nhánh Phú Tài (BIDV Phú Tài)
Ngày 19/05/1977 chi nhánh Ngân hàng Kiến thiết tỉnh Nghĩa Bình - tiền thân của chi nhánh BIDV Bình Định hiện nay ra đời, trực thuộc ngân hàng Kiến thiết Việt Nam, theo Quyết định số 580/QĐ ngày 15/11/1976 của Bộ Tài chính với chức năng, nhiệm vụ: Quản lý, cấp phát, cho vay và thanh toán vốn đầu tư XDCB cho các công trình XDCB thuộc kế hoạch trung ương và địa phương trên địa bàn tỉnh. Chi nhánh dịch vụ ở 2 khu vực Bắc và Nam tỉnh Nghĩa Bình, phía Nam vừa là ngân hàng tỉnh vừa là ngân hàng cơ sở.
Thi hành Quyết định số 401/QĐ và Pháp lệnh ngân hàng – Hợp tác xã Tín dụng và Công ty Tài chính do Hội đồng bộ trưởng công bố ngày 23/05/1990, ngày 26/11/1990 Thống đốc NHNN Việt Nam ban hành quyết định số 105/NH-QĐ quyết định chuyển các chi nhánh ngân hàng Đầu tư và Xây dựng khu vực, các tỉnh, thành phố, thành các chi nhánh ngân hàng Đầu tư và Phát triển tỉnh, thành phố, BIDV Bình Định được thành lập với biên chế 44 người.
Xuất phát từ yêu cầu phát triển của địa bàn kinh tế trọng điểm, năng động, đầy tiềm năng của miền Trung nói chung và tỉnh Bình Định nói riêng, tháng 04/1996 Chi nhánh ngân hàng Đầu tư và Phát triển Bình Định thành lập Phòng Giao dịch Phú Tài.
Sau khi Khu công nghiệp Phú Tài được thành lập theo Quyết định số 1127/QĐ-TTG của Thủ tướng Chính phủ ngày 18/12/1998, cùng với sự phát triển của các doanh nghiệp kinh doanh trên địa phận khu công nghiệp Phú Tài, nhận
25
thấy tiềm năng phát triển mở rộng thị trường kinh doanh, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam đã chấp thuận việc thành lập Chi nhánh cấp II Phú Tài trực thuộc Chi Nhánh Ngân hàng đầu tư và Phát triển Bình Định.
Đến ngày 17/07/2006, chi nhánh cấp II Phú Tài được nâng cấp thành Chi Nhánh Cấp I với tên gọi đầy đủ của Chi Nhánh: Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài ( viết tắt là BIDV Phú Tài).
2.2 Bộ máy quản lý của Ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam- Chi nhánh Phú Tài
26
BIDV Phú Tài là Chi nhánh cấp 1 trực thuộc hệ thống Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam. Giám đốc là người trực tiếp điều hành hoạt động của Chi nhánh dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc đảm bảo an toàn tài sản, chỉ đạo kiểm tra điều hành theo phân cấp của BIDV. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng giám đốc, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên; Đại diện cho chi nhánh quyết định các vấn đề sử dụng lao động, báo cáo, ký kết hợp đồng…
Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc và 03 Phó giám đốc.
Ban giám đốc được phân chia trách nhiệm quản lý giám sát các khối trong BIDV chi nhánh Phú Tài. Phó giám đốc là người giúp Giám đốc chỉ đạo điều hành các mảng mà Giám đốc phân công, chịu trách nhiệm trước giám đốc về quyết định của mình, điều hành công việc khi Giám đốc vắng mặt theo ủy quyền phân công của Giám đốc. Một Phó Giám đốc vắng mặt thì công việc sẽ do Phó giám đốc khác đảm nhận đảm bảo luôn có sự giám sát quản lý.
Các khối và các phòng ban trực thuộc bao gồm:
(i) Khối quản lý khách hàng
Phòng QHKH 1 : chuyên cho vay các doanh nghiệp lớn chuyên về xuất nhập khẩu.
Phòng QHKH 2: Chuyên cho vay các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp các dự án BOT.
Phòng Khách hàng Cá nhân : chuyên cho vay cá nhân và hộ kinh doanh cá thể, và cung cấp các dịch vụ cá nhân.
(ii) Khối Quản lý rủi ro
Phòng quản lý rủi ro: thực hiện công tác kiểm tra các hoạt động của các phòng ban nghiệp vụ và các phòng ban khác.