7. Kết cấu của đề tài
2.4.5. Công tác kiểm tra, giám sát ngân quỹ
2.4.5.1 Nội dung kiểm tra, giám sát
Hoạt động Nội dung kiểm soát
Kiểm soát tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá
+ Kiểm soát khớp đúng tiền mặt thực tế và các báo cáo 305, 307,309 xuất ra từ hệ thống Corebanking. + Tính kịp thời của việc nhập hạch toán vào chương trình giao dịch
+ Việc giao và quản lý hạn mức tồn quỹ tiền mặt, ngoại tệ tại Chi nhánh, hạn mức thu chi tiền mặt, ngoại tệ; hạn mức tồn quỹ của GDV
+ Việc lập, lưu trữ bảng kê thu, chi tiền/biên bản giao nhận nội bộ.
Kiểm soát đóng gói niêm phong, bảo quản tiền mặt, tài sản, ấn chỉ quan trọng
+ Việc bảo quản tiền mặt, tài sản, ấn chỉ quan trọng trong thời gian nghỉ buổi trưa, cuối ngày.
+ Việc quản lý, đóng gói, niêm phong, sắp xếp, bảo quản tiền mặt, tài sản, ấn chỉ quan trọng trong kho tiền/két sắt tại kho tiền chi nhánh và tại các Phòng giao
62
dịch
Kiểm soát tiếp quỹ,
kiểm quỹ máy
ATM
( Rủi ro trong quá trình vận chuyển tiếp quỹ, thất thoát khi thủ quỹ không hoàn đủ số tiền vào tài khoản tiền mặt tại quỹ ATM- Sự kiện rủi ro này đã từng xảy ra một số Ngân hàng)
+ Quyết định giao nhiệm vụ cho thủ quỹ ATM. + Quy trình tiếp quỹ, hoàn quỹ ATM.
+ Niêm phong hộp tiền tiếp quỹ (kể cả hộp tiền loại). + Vận chuyển các hộp tiền đi tiếp quỹ ATM đủ thành phần theo quy định.
+ Kiểm quỹ tiền mặt thực tế tại các máy ATM + Theo dõi và quản lý tài khoản thừa/thiếu quỹ tiền mặt ATM tại Chi nhánh
Kiểm soát việc giao và quản lý hạn
mức tồn quỹ
(HMTQ)
(Kiểm soát quản lý hiệu quả tồn quỹ)
+ Kiểm soát sự phù hợp tính toán giao HMTQ cuối ngày tại chi nhánh/PGD, HMTQ tối đa cho GDV. + Đề xuất Trách nhiệm của cán bộ, lãnh đạo đơn vị trong trường hợp không tuân thủ HMTQ được giao
Kiểm tra hồ sơ TSĐB, ấn chỉ quan trọng và các giấy tờ, tài sản khác bảo quản trong kho tiền
(Sự kiện rủi ro lợi dụng quản lý lỏng ấn chỉ trắng các nhân viên ngân quỹ
+ Việc quản lý và sử dụng ấn chỉ hàng ngày của GDV, tiêu hủy ấn chỉ tại chi nhánh
+ Việc nhập, xuất hồ sơ TSBĐ, cho mượn hồ sơ TSBĐ
+ Hồ sơ thiết kế và hoàn công kho tiền và các giấy tờ, tài sản khác,….
63 phát hành sổ tiết kiệm trên ấn chỉ trắng mà không nhập vào chương trình)
Kiểm tra việc bảo
mật, sử dụng
UserID của GDV, KSV
Nghiêm cấm sử dụng chung , ăn cắp, cho mượn user.
Kiểm soát việc kiểm kê định kỳ, đột xuất, ghi chép sổ sách kho quỹ
+ Quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê (tổng kiểm kê, kiểm kê hàng tháng, đột xuất và các trường hợp bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá).
+ Giám sát kiểm kê cuối ngày và công tác báo cáo kết quả giám sát kiểm kê cuối ngày cho Giám đốc chi nhánh.
+ Biên bản kiểm kê tiền mặt/tài sản cuối ngày, tháng/năm/đột xuất.
+ Mở và ghi chép các loại sổ sách kho quỹ.
+ Báo cáo sơ kết, tổng kết về công tác an toàn kho quỹ hàng năm
Kiểm soát thiết bị an toàn tại kho tiền và quầy giao dịch
+ Tình hình trang bị và tình trạng hoạt động của thiết bị trong kho tiền (nguồn điện, báo cháy, chữa cháy, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy hút bụi, đầu báo hồng ngoại, đầu báo chấn động, két sắt, tủ sắt, kệ để tiền, công tắc từ và còi báo động, camera giám sát cửa kho tiền …).
64
tiền mặt vách kính ngăn cách với khách hàng, cửa vào/ra quầy giao dịch,…).
+ Phương tiện bảo quản tiền mặt, tài sản của kho quỹ (két sắt, tủ sắt, máy đếm tiền, máy soi tiền cho GDV,…)
+ Tình trạng hoạt động của hệ thống báo động, hệ thống camera giám sát tại kho tiền, khu vực kiểm đếm tiền, quầy giao dịch,…
Kiểm soát ra vào kho tiền và uỷ quyền quản lý kho tiền
+ Ủy quyền quản lý kho tiền của Giám đốc,Trưởng phòng QLNB/KHTC, quyết định giao nhiệm vụ cho thủ kho tiền/thủ quỹ và việc thay thể Thủ kho tiền/thủ quỹ.
+ Việc vào/ra kho tiền và ký xác nhận trên sổ theo dõi theo quy định.
+ Kiểm tra việc kiểm quỹ cuối ngày của các thành viên quản lý kho tiền (ký trên báo cáo 311, 309 và Biên bản kiểm quỹ cuối ngày, hình ảnh camera)
Kiểm soát quản lý và sử dụng các loại chìa khóa trong kho quỹ
+ Biên bản gửi chìa khoá dự phòng cửa kho tiền. + Bảo quản chìa khoá (đang dùng, dự phòng) của các thành viên quản lý kho tiền.
+ Giao nhận chìa khoá, đổi mã số cửa kho tiền, kiểm kê khi bàn giao.
+ Bảo quản chìa khoá đang dùng, dự phòng các két sắt của kho quỹ/GDV/thùng chở tiền trên xe chuyên dùng/các máy ATM.
+ Việc bảo mật và sử dụng mã số cửa kho tiền, mã két kho quỹ
65
Kiểm soát việc canh gác bảo vệ an toàn kho tiền, quầy giao dịch:
+ Phương án bảo vệ kho tiền, quầy giao dịch, vận chuyển tiền, máy ATM và phương án diễn tập,….. + Công cụ hỗ trợ cho lực lượng bảo vệ (súng, bình xịt hơi, roi điện…).
+ Bố trí bảo vệ/thuê vệ sỹ bảo vệ.
+ Đóng cửa trụ sở khi hết giờ giao dịch tại Hội sở Chi nhánh/PGD.
+ Camera an ninh tại khu vực sảnh giao dịch,…..
Kiểm soát một số nội dung khác
Kiểm soát việc bố trí luân chuyển, cán bộ
Kiểm soát sai sót được phát hiện và tình hình sửa chữa
2.4.5.2 Cách thức kiểm tra và giám sát
(i).Kiểm tra giao dịch tiền mặt với khách hàng
Kiểm tra trong quá trình thực hiện giao dịch: Kiểm tra các yếu tố liên quan đến thông tin khách hàng (như giấy tờ tùy thân, chữ ký, tài khoản…) trên chứng từ giao dịch với dữ liệu trong hệ thống, đảm bảo đúng đối tượng; kiểm tra số tiền giao dịch đảm bảo thu/chi tiền mặt theo đúng quy định.
Kiểm tra sau khi hoàn tất giao dịch: Căn cứ chứng từ giao dịch thu/chi tiền mặt và báo cáo nhật ký giao dịch, thực hiện kiểm tra các giao dịch nghi ngờ, giao dịch có giá trị lớn, giao dịch vượt hạn mức, giao dịch tiềm ẩn nhiều rủi ro; Kiểm tra nội dung giao dịch: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của giao dịch thực hiện (tính hợp pháp của giao dịch, tính hợp lệ của chứng từ, tính chính xác của thông tin giao dịch nhập vào hệ thống so với chứng từ gốc) thông qua việc đối chiếu số phát sinh trên tài khoản khách hàng, chữ ký của khách hàng trên chứng từ nộp/lĩnh tiền và bảng kê nộp/lĩnh tiền với dữ liệu
66
khách hàng trong hệ thống.
(ii) Kiểm tra giao dịch nộp/lĩnh tiền với NHNN, Chi nhánh và TCTD khác
Số dư đầu ngày trên báo cáo nhật ký quỹ (311) in tại thời điểm đề xuất nộp/lĩnh tiền phải khớp đúng với số dư trên báo cáo nhật ký quỹ (311) cuối ngày hôm trước.
Số liệu báo cáo tồn quỹ trên đề xuất nộp/lĩnh tiền khớp đúng với số dư trên báo cáo nhật ký quỹ (311) tại thời điểm đề xuất.
Đảm bảo tách bạch được người đề xuất và người kiểm soát nộp tiền, lệnh điều chuyển tiền đầy đủ thành phần đúng quy định.
Kiểm tra số tiền, người thực hiện trên chứng từ xuất, giấy đề nghị nộp/lĩnh và lệnh điều chuyển phải khớp nhau.
(iii) Kiểm tra giao dịch tiếp quỹ/hoàn quỹ máy ATM
Trong quá trình thực hiện giao dịch: Lập giấy đề nghị tạm ứng tiền mặt tiếp quỹ ATM đảm bảo phù hợp với thực tế, Số tiền giao nhận, kiểm đếm cho vào các hộp tiền khớp đúng với chứng từ xuất quỹ/hoàn quỹ. Việc thực hiện niêm phong và ghi chú số hiệu máy ATM vào các hộp tiền đúng quy định. Kiểm tra quá trình vận chuyển tiền, tiếp quỹ máy ATM có được thực hiện đúng quy định.
Sau khi hoàn tất giao dịch: Căn cứ báo cáo in từ chương trình quản lý ATM và báo cáo in tại máy ATM khi thực hiện tiếp quỹ/hoàn quỹ, kiểm tra sự khớp đúng số tiền hạch toán trên chứng từ xuất quỹ/hoàn quỹ của từng máy ATM.
(iv) Kiểm tra giao dịch xuất/nhập tiền mặt giữa các GDV
Kiểm tra căn cứ thực hiện xuất tiền của đặc biệt là các giao dịch của GDV NQC xuất tiền tiếp quỹ trong ngày giao cho các GDV NQP tại các điểm giao dịch ở xa trụ sở Chi nhánh, gồm: Tính hợp lý của giấy đề nghị tiếp quỹ, tiền mặt tồn quỹ của thời điểm đề nghị tiếp quỹ, nhu cầu từ khách hàng.
67
Các biên bản giao nhận tiền nội bộ (nếu có) và chứng từ nhập/xuất tiền phải khớp đúng về mệnh giá tiền thực tế giao nhận; đầy đủ chữ ký của người giao tiền và người nhận tiền theo quy định.
Giờ hạch toán giao dịch xuất/nhập tiền trên chương trình BDS hợp lý, phù hợp với thực tế phát sinh xuất/nhập tiền.
(v). Kiểm tra giao dịch điều chỉnh và giao dịch hủy bằng chức năng EC
Kiểm tra thẩm quyền phê duyệt đề nghị điều chỉnh theo quy định hiện hành của BIDV và sự phù hợp các nội dung chứng từ gốc của giao dịch, nguyên nhân điều chỉnh/hủy giao dịch, thời gian hạch toán bút toán gốc và bút toán điều chỉnh/hủy giao dịch.
Kiểm tra việc thực hiện điều chỉnh, hủy giao dịch tiền mặt nội bộ bằng chức năng EC.
(vi). Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt tại quỹ
BIDV có các báo cáo để kiểm tra tồn quỹ gồm: Nhật ký quỹ (311), báo cáo quỹ tiền mặt theo loại tiền (309), báo cáo tổng hợp giao dịch tại BDS Chi nhánh (304), báo cáo tổng hợp giao dịch tại máy chủ AS400 (305). Khi kiểm tra đảm bảo tuân thủ số dư các báo cáo trên khớp đúng và khớp với tài khoản tiền mặt tại quỹ.
Đối chiếu chứng từ giao dịch tiền mặt phát sinh trong ngày với báo cáo nhật ký quỹ (311), báo cáo nhật ký giao dịch (201) đồng thời kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ thu/chi tiền mặt.
Số dư tồn quỹ đầu ngày trên báo cáo 311 hiện hành phải đảm bảo khớp đúng số dư tồn quỹ trên báo cáo 311 cuối ngày hôm trước.
Kiểm tra quỹ tiền mặt của GDV: Số tiền trên báo cáo 311, báo cáo 309, báo cáo 305 phải đảm bảo khớp đúng với thực tế tại mọi thời điểm, số dư tồn quỹ đầu/cuối ngày bằng 0.
68
Kiểm tra quỹ tiền mặt tại Trụ sở Chi nhánh: Kiểm tra số tiền trên báo cáo 311 và báo cáo 309 phải khớp đúng với thực tế, số dư đầu ngày trên báo cáo 311 khớp đúng với số dư đầu ngày trên tài khoản tiền mặt 110101001. Đồng thời kiểm tra chứng từ giao dịch thu/chi tiền mặt theo báo cáo 201, trong đó tập trung kiểm tra các căn cứ thực hiện giao dịch thu/chi tiền nội bộ, nguyên nhân hủy EC giao dịch nếu có.
Kiểm tra quỹ tiền mặt của GDV: Số tiền tồn quỹ trên báo cáo 311, báo cáo 309, báo cáo 305 phải đảm bảo khớp đúng với thực tế tại mọi thời điểm, số dư đầu ngày bằng 0.