7. Kết cấu của đề tài
2.5.1 Những ưu điểm và hạn chế hoạt động kiểm soát ngân quỹ
Ưu điểm:
Lãnh đạo Chi nhánh có sự coi trọng công tác Kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ, tạo điều kiện học tập nâng cao hiểu biết quy trình cho nhân viên, tổ chức các buổi trao đổi, học tập trực tuyến để truyền đạt nhận thức coi trọng khâu kiểm soát rủi ro hoạt động.
Nhìn chung về công tác ngân quỹ tại chi nhánh luôn được thực hiện nghiêm túc quy định về giao nhận, bảo quản, vận chuyển; quy trình thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và ấn chỉ quan trọng theo quyết định của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam ban hành.
Có hệ thống quy trình, quy định đầy đủ hướng dẫn thực hiện hoạt động và kiểm soát quy mô, thường xuyên đươc cập nhật có sự phân công trách nhiệm khá đầy đủ của các thành viên tham gia vào hoạt động ngân quỹ.
Những hạn chế
69
bộ phận đề xuất và phê duyệt nhu cầu nộp lĩnh tiền mặt về ngân hàng Nhà nước. Phòng Quản lý dịch vụ Kho quỹ vừa là đơn vị kiểm soát hạn mức tồn quỹ của Chi nhánh vừa là đơn vị đề xuất số tiền nộp xuất để kiểm soát hạn mức tồn quỹ.
Công tác lập bảng kê : Thường không lập đầy đủ bảng kê, lưu trữ bảng kê tự phát không khoa học, tìm kiếm tra cứu khó khăn. Công tác tiêu hủy cũng ít được thực hiện, không tiêu hủy bảng kê khi hết thời hạn lưu trữ ( theo quy định hiện tại là 5 năm).
Công tác kiểm đếm tiền mặt giao nhận với NHNN : Sau khi nhận bó tiền từ NHNN do hạn chế về nhân lực và thời gian Chi nhánh thường bỏ qua khâu kiểm đếm bằng việc thành lập hội đồng kiểm đếm. Camera giám sát ở Chi nhánh hiện tại chưa thực sự sắc nét, góc quay chưa thực sự có hiệu quả khi cần rà soát.
Quản lý hồ sơ TSBĐ trong nội bộ chi nhánh: Không dán đầy đủ trên mỗi đường dán của phong bì đựng hồ sơ ít nhất một giấy niêm phong, sai, thiếu một số các yếu tố trên danh mục hồ sơ( họ tên khách hàng, số CIF, giá trị tài sản, giá trị định giá lại…)
Thủ kho tiền/thủ quỹ tại phòng giao dịch chịu trách nhiệm về tính nguyên vẹn của bì hồ sơ TSBĐ niêm phong nhận bảo quản, thường bỏ qua khâu chứng kiến cán bộ bàn giao hồ sơ TSBĐ bỏ tài sản vào bì niêm phong.
Không mở sổ theo dõi việc mượn, trả hồ sơ TSBĐ theo đúng thời hạn được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Các loại sổ sách kho quỹ được lập mang tính chất đối phó việc thanh tra kiểm soát, sổ theo dõi ra vào kho không ghi đúng, đủ thành phần, thời gian.
Việc quản lý ấn chỉ : Đã được chấn chỉnh, hoàn thiện từng ngày tuy nhiên, tác giả nhận thấy vẫn còn khe hở nếu kẻ gian lợi dụng. BIDV quản lý việc thu hồi ấn chỉ đã xuất cho khách hàng còn chưa chặt chẽ, chưa có các
70
báo cáo kiểm soát nghi ngờ về các trường hợp này.
Sắp xếp bảo quản tiền mặt tài sản tại quầy giao dịch và trong kho tiền : Chưa nghiêm túc thực hiện việc có mặt đồng thời ba thành viên khi cần xuất/nhập tiền mặt, tài sản tại kho tiền trong giờ làm việc hàng ngày. Xảy ra trường hợp từng thành viên xuất hiện lần lượt.
Trong thời gian giao dịch tiền mặt tài sản chưa được sắp xếp thực sự gọn gàng ngăn nắp, ý thức về việc bảo vệ tài sản đề phòng trộm cướp ngân hàng chưa cao mặc dù gần đây các hình thức tội phạm trộm cắp ngân hàng xảy ra mật độ thường xuyên.
Bảo quản tiền mặt, tài sản trong thời gian nghỉ buổi trưa: Bảo quản tiền mặt tài sản tại két sắt đặt tại khu vực quầy giao dịch thiếu văn bản thể hiện sự đồng ý của Giám đốc.
Quản lý kho tiền: Việc ủy quyền và giám sát người được ủy quyền còn chưa được coi trọng, người ủy quyền chủ yếu giao hoàn toàn trách nhiệm vào tay người được ủy quyền. Hết thời hạn ủy quyền hai bên thường bỏ qua công tác bàn giao. Người ủy quyền chủ yếu tập trung ủy quyền cho một người, ít thực hiện luân viên ủy quyền giữa các Phó phòng/KSV.
Tại phòng giao dịch do thiếu nhân sự đảm bảo nhu cầu an toàn kho tiền Chi nhánh thiếu kiểm soát trong việc để xảy ra tình trạng lần lượt các chìa của các ổ khóa cửa kho tiền hoặc két sắt (hai vị trí ổ khóa) bị giao vào tay một người. Điều này có thể gây ra rủi ro lớn trong hoạt động ngân hàng.
Bảo quản chìa khóa cửa kho tiền, két sắt giao dịch viên : Tại một số phòng công tác bảo quản chìa khóa, sử dụng hàng ngày, chìa khóa dự phòng chưa tuân theo quy định bảo quản. Chìa khóa sử dụng hàng ngày không được bảo quản cẩn mật, cuối ngày không lập sổ bàn giao cho lãnh đạo phòng, chìa khóa dự phòng các két sắt giao dịch viên tại Phòng giao dịch cũng không được bảo quản trong két sắt Giám đốc phòng giao dịch.
71
Khi thay đổi thành viên Ban Quản lý kho tiền, két sắt các thành viên thường bỏ qua việc thay đổi mã khóa cửa kho tiền. Sai phạm có thể gây nên rủi ro lớn.
Canh gác bảo vệ kho tiền quầy giao dịch: Lực lượng bảo vệ làm công tác canh gác, bảo vệ tại các phòng giao dịch còn quá mỏng, bố trí cán bộ kiêm nhiệm, một số nhân viên bảo vệ không đảm bảo năng lực, nghiệp vụ bảo vệ hạn chế.
Vận chuyển hàng đặc biệt: Có trường hợp nhân viên áp tải chưa mang theo bên mình lệnh điều chuyển của cấp có thẩm quyền, việc vận chuyển chưa tuân thủ nghiêm ngặt quy trình vận chuyển hàng đặc biệt. Việc này chủ yếu xảy ra với công tác thu tiền tại địa chỉ khách hàng số tiền thường dưới 100 triệu đồng, tuy nhiên nếu xảy ra rủi ro trên đường vận chuyển gây mất an toàn kho quỹ, ảnh hưởng lớn hoạt động, uy tín BIDV.
Nhân lực tham gia áp tải hàng đặc biệt thường bị thiếu thành phần do chủ quan giá trị tiền được thu nhỏ, chặng đường ngắn, nhân lực thiếu dẫn đến sai phạm trong vận chuyển.
Công tác tiếp quỹ ATM : Tại Phòng giao dịch có máy ATM đặt tại Phòng, còn xảy ra trường hợp công tác tiếp quỹ ATM giao hết vào tay môt nhân viên tiếp quỹ, việc này mặc dù không thường xuyên tuy nhiên cần chấn chỉnh, tránh các rủi ro sai phạm đã từng xảy ra tại sự kiện rủi ro của một số ngân hàng. Sai phạm xảy ra thường xuyên, nhân viên lợi dụng sự chủ quan thiếu kiểm soát để biển thủ tiền tại máy ATM bằng các thủ đoạn trong tiếp quỹ, kiểm quỹ diễn ra trong thời gian dài.
2.5.2. Nguyên nhân của hạn chế hoạt động kiểm soát ngân quỹ
Những năm gần đây, gian lận rủi ro liên quan đến hoạt động ngân quỹ xảy ra với mật độ dày, mất mát gây nên từ trong nội bộ ngân hàng là khá lớn. Việc lợi dụng khe hở quy trình, sự tin tưởng chủ quan của đồng nghiệp nhiều
72
nhân viên đã thực hiện những gian lận biển thủ số tiền ngày một lớn gây chấn động trong ngành ngân hàng. Các rủi ro đến từ bên ngoài như các vụ cướp ngân hàng cũng xảy ra thường xuyên hơn. Điều này thôi thúc các nhà lãnh đạo sự giám sát chặt chẽ, tìm ra nguyên nhân và có giải pháp khắc phục, điều hành nghiêm khắc.
Lỗ hổng về rủi ro đạo đức đang là thử thách khó xử lý trong an toàn hoạt động của các ngân hàng thương mại, ngay cả khi đã áp dụng nhiều tầng, cấp giám sát và quản lý, áp dụng nhiều kỹ thuật công nghệ hỗ trợ.
Công tác kiểm soát còn nhiều chủ quan, có những hoạt động kiểm tra mang tính hình thức, thực hiện qua loa, đại khái. Việc để ảnh hưởng mối quan hệ cá nhân giữa các đồng nghiệp trong mối quan hệ gia đình, công việc làm ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình kiểm soát quy trình hoạt động ngân quỹ.
Cần nhiều nhân lực hơn để đáp ứng an toàn hoạt động ngân quỹ cũng như cần đảm bảo cho bộ phận Kiểm soát nội bộ, tuy nhiên cân đối giữa chi phí kiểm soát nội bộ và hiệu quả hoạt động là bài toán cho các nhà lãnh đạo.
Do việc quản lý các Phòng giao dịch cách xa nhau về mặt vị trí địa lý đã dẫn đến khá nhiều khó khăn về chi phí quản lý ngân quỹ. Hoạt động giao tiền nội bộ, vận chuyển hàng đặc biệt đến các phòng giao dịch có nguy cơ rủi ro cao do chặng đường xa, chi phí vận chuyển lớn.Việc kiểm soát, điều phối cũng khó khăn hơn, đòi hỏi sự phối hợp tốt giữa các phòng.
Các nhân viên tham gia quy trình ngân quỹ chưa thực sự nắm rõ quy trình, hoặc chưa nghiêm khắc tuân thủ quy định cũng là nguyên nhân dẫn đến hạn chế, rủi ro trong hoạt động ngân quỹ.
73
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2, tác giả đã mô tả các quy trình kiểm soát của các hoạt đông ngân quỹ tại BIDV Phú Tài. Nhìn chung, hệ thống Kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ ngày càng được coi trọng, các sai phạm lần lượt được chấn chỉnh khắc phục . Tuy nhiên do một số nguyên nhân chủ quan và khách quan vẫn còn tồn tại trong hệ thống những sai phạm ở nhiều mức độ khác nhau.Ở các mức độ sai phạm, BIDV đều phải có cái nhìn nghiêm khắc vì hoạt động ngân hàng đòi hỏi tính chính xác, và mức phát sinh rủi ro cao nên các sai phạm tưởng như nhỏ nhưng lặp đi lặp lại hàng ngày dễ tạo điều kiện kẻ gian lợi dụng gây nên những tổn thất lớn.
Chính vì thế, cần phải có các giải pháp cụ thể để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ ngân quỹ ngân hàng và nâng cao trình độ quản lý rủi ro tại các phòng giao dịch, Chi nhánh. Các giải pháp này cần được xem xét trên cơ sở đánh giá tổng thể các vấn đề đang đặt ra cho hệ thống KSNB của Chi nhánh và theo một thứ tự ưu tiên hợp lý.
74
CHƯƠNG 3 : HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN
VIỆT NAM CHI NHÁNH PHÚ TÀI
3.1 Sự cần thiết, yêu cầu đối với việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ tại BIDV phú tài động ngân quỹ tại BIDV phú tài
3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ
Nếu như trước đây, nợ xấu là một vấn đề đe dọa trực tiếp tới lợi nhuận và hoạt động của hệ thống ngân hàng Việt Nam thì nay với sự quyết liệt của Ngân hàng Nhà nước, sự tích cực xử lý của các ngân hàng vấn đề nợ xấu đã tạm thời lắng xuống, thay vào đó là hàng loạt vụ gian lận nghiêm trọng tại các ngân hàng lớn, liên quan đến hoạt động ngân quỹ như quản lý ấn chỉ, tiền mặt tại máy ATM…nổi lên chưa có dấu hiệu dừng. Những vụ việc như vậy không những gây thiệt hại về tài sản cho khách hàng và ngân hàng mà còn có thể dẫn tới các hậu quả tiêu cực khác như các khách hàng không tin tưởng và đồng loạt rút tiền tại ngân hàng, truyền thông bất lợi làm suy giảm hình ảnh và giá cổ phiếu của ngân hàng.
Việc BIDV thường xuyên phải hoạt động trong môi trường phát triển liên tục, công nghệ được ứng dụng và hoàn thiện do đó rủi ro mà đơn vị phải đối mặt cũng không ngừng thay đổi. Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu là cấu phần không thể thiếu, và cần thiết được hoàn thiện cùng giúp giảm rủi ro cho tổ chức ở ngưỡng chấp nhận được. Kiểm soát nội bộ ngân quỹ cần được thiết lập trên cơ sở các biện pháp, chính sách, thủ tục, tinh thần, giá trị, chức năng, thẩm quyền của những người liên quan và trở thành phương tiện sống còn trong hoạt động của BIDV, giúp BIDV nâng cao năng lực, cải tiến hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự cố, và hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
Việc tồn tại khá nhiều hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ cũng là lý do hơn bao giờ hết phải củng cố và hoàn thiện lại
75
nhằm tránh những rủi ro trong tương lai.
3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ
Yêu cầu ngăn ngừa và giảm thiểu đến mức thấp nhất rủi ro: Hoạt động ngân quỹ xuyên suốt trong quá trình kinh doanh của ngân hàng. Vì vậy, các chính sách, thủ tục kiểm soát phải được xây dựng, áp dụng trên cơ sở nhận diện rủi ro và hướng đến việc ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra ảnh hưởng bất lợi đến việc hoàn thành các mục tiêu của đơn vị.
Yêu cầu về sự phù hợp : Xây dựng và hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ của đơn vị phải phù hợp tình hình, đặc điểm hoạt động của đơn vị. BIDV Phú Tài có các loại hình kinh doanh dịch vụ giống như các đơn vị khác của BIDV trong hệ thống. Tuy nhiên đơn vị có đặc điểm phân tán địa lý, có tình hình hoạt động kinh doanh, nhân tố con người riêng. Muốn hệ thống hoạt động hiệu quả, đơn vị phải tính đến những điều kiện trên và có chính sách quản lý phù hợp.
Yêu cầu về sự kế thừa: Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Viêt Nam trải qua hơn 60 năm hình thành và phát triển, có cơ cấu tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý dày dặn kinh nghiệm. Hoàn thiện KSNB hoạt động ngân quỹ tại Chi nhánh phải đảm bảo sự kế thừa và phát huy hệ thống kiểm soát nội bộ của hệ thống.
Yêu cầu mang tính khả thi và hiệu quả: Khi tổ chức bất cứ phương thức kiểm tra, kiểm soát nào, Ban lãnh đạo phải cân nhắc đến tính hiệu quả và hiệu lực của phương thức đó. Nếu xây dựng các thủ tục KSNB một cách hình thức, không tính đến các điều kiện có thể thực hiện được ở tại đơn vị thì các thủ tục KSNB đó sẽ không phát huy tác dụng, thậm chí còn tạo ra cơ chế kiểm soát chồng chéo làm giảm hiệu lực của các thủ tục kiểm soát khác. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ phải đảm bảo cân đối chi phí vận hành với lợi ích mà KSNB hoạt động ngân quỹ mang lại.
76
Đưa công nghệ vào trong công tác giám sát: Hoàn thiện các quy định an toàn, các biện pháp thận trọng, các quy định chính sách quản lý, đồng thời đổi mới nội dung, phương pháp, quy trình giám sát phù hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin. Đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác kiểm soát nội bộ ngân quỹ.
3.2 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ tại BIDV phú tài
3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Thực chất của một HTKS hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý. Ban lãnh đạo cần nhận thức rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ đối với hoạt động kinh doanh của bằng việc đầu tư thích đáng cho công tác kiểm soát nội bộ, quan tâm đến chất lượng kiểm soát, hiệu quả công tác kiểm tra, phát hiện các tồn tại trong hoạt động, ngăn ngừa gian lận, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
Năm 2007 BIDV đã ban hành Bộ quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp với 31 quy chuẩn xây dựng trên nguyên tắc đảm bảo tạo ra môi trường hoạt động chính trực minh bạch. Trên tinh thần của bộ quy tắc, lãnh đạo cần tuyên truyền sâu rộng và thường xuyên hơn nữa nhằm thể hiện sự quan tâm đúng mức đến quản trị rủi ro trong các hoạt động. BIDV quan tâm đặt lên hàng đầu lợi ích tất cả các bên liên quan mà các cá nhân nhận thức đầy đủ và không ngừng phấn đấu thực hiện tốt nhất các trách nhiệm thuộc về mình.
Môi trường kiểm soát đề cao tính tuân thủ, sự đồng thuận của nhiều