7. Kết cấu của đề tài
3.2.2 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát an toàn kho quỹ
Cần nâng cao năng lực của kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ nội bộ từ khâu tuyển dụng đầu vào đến khâu đánh giá, tổ chức và sắp xếp công
77
việc cho phù hợp. Nhân viên thực hiện công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ phải có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ ngân hàng và kinh nghiệm thực tế về hoạt động ngân quỹ và phải được đào tạo về kỹ năng và nghiệp vụ thực hiện công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ.Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ, trao đổi kinh nghiệm thực hiện công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ để nắm bắt được các loại rủi ro trong công tác.
3.2.3 Hoàn thiện thông tin và truyền thông hoạt động kho quỹ
Nâng cấp hệ thống truyền thông phải đảm bảo cho nhân viên mọi cấp đều có thể hiểu và nắm rõ nội quy, quy định, công văn của ngân hàng, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp.
Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin hiện đại có khả năng kết xuất kịp thời báo cáo, các dữ liệu kết xuất phải là dữ liệu gốc chính xác mà mỗi phòng ban báo cáo phải chịu trách nhiệm về dữ liệu của hệ thống.
Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện cho việc truyền đạt thông tin được thực hiện dễ dàng, thông suốt giữa các cấp của chi nhánh. Quy định rõ ràng về quyền tiếp nhận và xử lý các loại thông tin cho từng cấp. Hệ thống báp cáo giữa các cấp trong bộ máy tổ chức không được chồng chéo, trùng lắp
BIDV nên tạo ra kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo cáo các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho đơn vị.
3.2.4 Hoàn thiện giám sát và điều chỉnh sai sót hoạt động kho quỹ
Chấn chỉnh hoạt động tự kiểm tra của đơn vị, không để tình trạng báo cáo hình thức. Báo cáo tự kiểm tra chấn chỉnh nên hoàn thiện về mẫu biểu, cũng như nội dung và kết quả tự kiểm tra chấn chỉnh phải được đo lường cụ thể. Các báo cáo chấn chỉnh phải thể hiện được việc đánh giá triển khai và thực hiện kế hoạch của từng đơn vị, nêu được các chỉ tiêu thực hiện so với kế hoạch, phân tích nguyên nhân ảnh hưởng, các khó khăn vướng mắc và tồn đọng, song song
78
đó là các giải pháp cụ thể.
Các báo cáo của Bộ phận Kiểm soát nội bộ phải chú trọng việc tư vấn quản trị rủi ro toàn diện cho Ban giám đốc không chỉ dừng lại ở mức ghi nhận sai sót và kiến nghị.
Bộ phận kiểm soát nội bộ cần nghiêm túc thực hiện các quy định và hiểu rõ về trách nhiệm, quyền hạn trong công tác kiểm tra, tính chính xác của kết quả kiểm soát và chất lượng kiểm soát và chất lượng công tác kiểm tra đã được ban hành trong chính sách kiểm toán nội bộ. Phải lên kế hoạch, chương trình, thủ tục kiểm soát đầy đủ đảm bảo cuộc kiểm toán tiến hành hiệu quả.
3.3 Các công tác hoàn thiện kiểm soát rủi ro hoạt động ngân quỹ
Quản lý quỹ tiền mặt tại Chi nhánh : Nhằm tách bạch giữa bộ phận đề xuất và bộ phận thực hiện nộp rút tiền mặt về NHNN, tác giả đề xuất giải pháp giao trách nhiệm kiểm soát hạn mức tồn quỹ cho phòng Quản lý nội bộ, khi có nhu cầu nộp rút tiền mặt lớn từ khách hàng phòng Quản lý Dịch vụ Kho quỹ phải báo về cho phòng QLNB thông qua hệ thống trao đổi thông tin nội bộ ( mạng Luyn) từ đó phòng QLNB sẽ nắm được nhu cầu tiền mặt duy trì cho hoạt động về đề xuất hạn mức hoàn quỹ phù hợp. Phòng QL Dịch vụ Kho quỹ chỉ nên là đơn vị tác nghiệp thực hiện việc nộp rút tiền về Ngân hàng Nhà nước.
Công tác lưu trữ lập bảng kê: Phòng Quản lý rủi ro đề xuất kế hoạch bố trí và điều kiện lưu trữ bảng kê vào những nơi khoa học, định kỳ hàng năm cùng với thời gian tiêu hủy các loại ấn chỉ thực hiện việc tiêu hủy các bảng kê quá thời hạn lưu trữ hoặc có phương án trình Giám đốc về việc sử dụng kết hợp bảng kê trên chứng từ giao dich ( hiện đã được tổ chức lưu trữ bài bản), giảm không gian lưu trữ, tiện tra cứu khi cần thiết.
Công tác Kiểm đếm tiền mặt giao nhận với NHNN : Thành lập hội động một số Hội đồng kiểm kê Chi nhánh, luân phiên thực hiện nhiệm vụ kiểm kê
79
tiền mặt của Chi nhánh. Hội đồng thành lập theo Quyết định của Giám đốc, tự giải tán khi kết thúc thời gian giao nhiệm vụ.
Quản lý hồ sơ TSBĐ trong nội bộ chi nhánh: Trên bìa hồ sơ TSĐB kiến nghị cán bộ bàn giao ngoài việc đảm bảo đủ niêm phong, đúng các yếu tố cần thiết như họ tên khách hàng, số CIF, giá trị tài sản cần liệt kê các loại danh mục các loại giấy tờ bên trong: Hợp đồng tín dụng, biên bản định giá…để thuận tiện trong việc kiểm tra chứng kiến của thủ kho tiền, việc này khá đơn giản đối với bộ phận Quan hệ khách hàng (QHKH) đồng thời giảm khó khăn cho thủ kho tiền trong việc kiểm tra, chứng kiến.
Việc mở các loại sổ theo dõi trong công tác kho quỹ là cần thiết song thực tế làm việc cho thấy việc ghi chép nhiều loại sổ sách thủ công ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ làm việc của người lao động, cần thiết đưa công nghệ vào trong việc quản lý sử dụng các loại sổ sách điện tử thay cho sổ tay ghi chép thủ công chẳng hạn như thay sổ theo dõi ra vào kho bằng máy quản lý vân tay, ban quản lý kho tiền khi thực hiện ra vào kho tác nghiệp chỉ cần ghi lại dấu vân tay, nhiệm vụ của chương trình là chiết xuất dữ liệu, có chi tiết thời gian như sổ theo dõi ra vào kho, các loại sổ sách khác như sổ bàn giao chìa khóa, sổ có thể xem xét đến phương án bàn giao điện tử, xác nhận bằng chữ ký số thay vì việc giao nhận biên bản, công tác lưu trữ rườm rà, tốn nhiều công sức, thời gian.
Việc quản lý ấn chỉ : Ấn chỉ do nhiều lý do có thể được phát hành thay thế bằng việc thu hồi sau khi xuất cho khách hàng cần có các báo cáo quản lý chặt chẽ hơn, nên có 3 loại báo cáo hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát hoạt động này gồm báo cáo các ấn chỉ bị thay thế, báo cáo các giao dịch bị phong tỏa, báo cáo các mã khách hàng có cảnh báo mất, chuyển nhượng trên chương trình hình ảnh mẫu dấu của Chi nhánh. Việc đối chiếu sự khớp đúng của 3
80
loại báo cáo này sẽ cho ra các giao dịch nghi ngờ, cần có sự thuyết minh từ đó quản lý được rủi ro trong hoạt động quản lý ấn chỉ.
Sắp xếp bảo quản tiền mặt tài sản tại quầy giao dịch và trong kho tiền : Hơn ai hết lãnh đạo các đơn vị trực thuộc phải nhận thức được rủi ro từ việc không tuân thủ sắp xếp tài sản, tiền mặt trong thời gian giao dịch và nghỉ buổi trưa. Thói quen bảo quản ngoài khay, rổ để tiện việc giao dịch cần phải được chấn chỉnh lại, tài sản phải được đưa vào két sắt bảo quản sau mỗi giao dịch, sắp xếp gọn gàng ngăn nắp. Việc này nhằm tránh rủi ro do các nhân tố bên ngoài, kẻ gian đột nhập trộm cướp từ bên ngoài.
Quản lý kho tiền: Người ủy quyền cần hiểu rõ trách nhiệm của mình trong công tác ủy quyền, phải tăng cường giám sát, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của người được ủy quyền trong công tác quản lý kho tiền. Khi hết thời hạn uỷ quyền, người được uỷ quyền phải bàn giao lại tiền mặt, tài sản và báo cáo công việc đã làm về quản lý tiền mặt, tài sản và kho tiền cho người uỷ quyền.
Tại Phòng giao dịch Hoài Nhơn, Kiểm soát viên từng được bố trí ủy quyền của Trưởng ban quản lý kho tiền giữ chìa khóa của ổ khóa trên thì sẽ không bố trí vào vị trí thủ kho tiền, vị trí này buộc phải giữ chìa khóa của ổ khóa thứ 3, như vậy sẽ vi phạm quy định: hai trong ba chìa của ổ khóa cửa kho tiền giao lần lượt vào tay một người.
Bảo quản chìa khóa cửa kho tiền, két sắt giao dịch viên : Một trong những nguyên nhân khiến cán bộ bỏ qua thủ tục thay đổi mã két khi bàn giao là việc không nắm vững thao tác thay đổi, tâm lý sợ làm hư hỏng thiết bị an toàn vốn được trang bị với chi phí rất cao do đó để đảm bảo hơn việc kiểm soát được rủi ro ở khâu này thì Phòng Quản lý Dịch vụ kho quỹ đào tạo thao tác đổi mật khẩu cho cán bộ nhân viên đảm bảo 100% cán bộ kho quỹ thuần thục đổi mã khóa cửa kho tiền, két sắt. Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc có sự nhắc nhở và giám sát đảm bảo
81
tuân thủ, tạo ý thức bảo quản chìa khóa đúng nơi quy định. Khi bàn giao, thay đổi người giữ chìa khóa, người nhận bàn giao phải nghiêm túc tuân thủ việc đổi mã khóa.
Canh gác bảo vệ kho tiền quầy giao dịch: Lập phương án thay các bảo vệ vòng ngoài bằng phương án thuê thêm, đưa các bảo vệ thuộc Chi nhánh vào công tác bảo vệ liên quan an toàn hoạt động kho tiền, áp tải.
Vận chuyển hàng đặc biệt: Đánh giá lại lợi ích từ các hoạt động thu tiền từ địa chỉ khách hàng tại một số đơn vị Chi nhánh đang triển khai. Không tính đến các đơn vị buộc phải thu hộ do mang tính chất hệ thống, Hội sở chính phân giao để đảm bảo lợi ích của cả BIDV. Việc thu hộ cho các đơn vị nhờ thu có doanh thu nhỏ phát sinh ở cấp Chi nhánh, nhất thiết phải tuân thủ thành phần, phương tiện vận chuyển do đó cần cân nhắc chi phí nhân sự cho tổ thu tiền lưu động tối thiểu là 3 người, điều động phương tiện áp tải, các yếu tố an toàn không đủ bù đắp lợi ích thì cần thiết thương lượng lại với đơn vị thu hoặc cắt giảm hoạt động để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc an toàn.
Việc vận chuyển hàng đặc biệt giữa các đơn vị trụ sở cũng cần quản lý nghiêm ngặt hơn. Các đơn vị trực thuộc BIDV Phú Tài đều rất cách xa Hội sở Chi nhánh do đó công tác liên lạc, vận chuyển cần có sự phối hợp hơn giữa đơn vị trực thuộc và Phòng Quản lý Dịch vụ Kho quỹ của Chi nhánh. Đơn vị giao tiền phải luôn kiểm tra các lệnh điều chuyển để đảm bảo thành phần tổ áp tải thực thi đúng nhiệm vụ. Khi có sự cố trong quá trình vận chuyển đơn vị được sự bảo vệ cần thiết của cơ quan chức năng để không ảnh hưởng an toàn hoạt động.
Công tác tiếp quỹ ATM : Tăng cường tần suất kiểm quỹ tiền mặt tại ATM đột xuất (đáp ứng đủ quy định 01 tháng/01 lần) và xử lý đúng thời gian quy định đối với việc thừa/ thiếu quỹ ATM.
82
Phòng quản lý rủi ro tăng cường giám sát công tác tiếp quỹ tại các phòng giao dịch, đảm bảo đúng và đầy đủ thành phần tổ ATM.
Thường xuyên kiểm tra hệ thống báo động hệ thống ATM.
Các thành viên tổ ATM thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình, nhất là công an bảo vệ an ninh. Tuân thủ nguyên tắc an toàn, đảm bảo tiền đưa tới máy ATM an toàn theo quy định.
3.4 Những kiến nghị để hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ tại Ngân hàng TMCP Việt Nam Chi nhánh Phú Tài
Với Hội sở chính :
Con người, quy trình và công nghệ là 3 yếu tố cốt lõi khi xây dựng khung quản trị rủi ro gian lận hiệu quả. Để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kiểm soát ngân quỹ, Chi nhánh cần sự hỗ trợ của Hội sở chính về mặt quy trình và công nghệ. Hội sở chính giúp duy trì việc đào tạo, học tập qua hệ thống điện tử elearning nghiêm túc, có hình thức thưởng phạt để khuyến khích nâng cao trình độ năng lực cán bộ phục vụ công tác ngân quỹ.
Xây dựng sổ tay đánh giá rủi ro hoạt động ngân quỹ làm cẩm nang phổ biến đến cán bộ giúp nhận thức được rủi ro trong hoạt động.Các biện pháp chế tài tương ứng nếu vi phạm các nguyên tắc an toàn, nâng cáo nhận thức cũng như khẳng đinh môi trường văn hóa kiểm soát luôn được Ban lãnh đạo chú trọng trong hoạt động hàng ngày.
Ban lãnh đạo ngân hàng cần tìm ra các giải pháp về các yếu tố để kiểm soát rủi ro hoạt động ngân quỹ. Việc áp dụng công nghệ sẽ giúp ngân hàng sàng lọc nhằm phát hiện và đưa ra cảnh báo đối với những giao dịch có nghi ngờ hoặc có yếu tố gian lận dựa trên các tiêu chí được thiết lập sẵn có trên phạm vi tất cả các giao dịch phát sinh. Việc này gần như bất khả thi nếu các ngân hàng sử dụng nguồn lực con người và thực hiện rà soát thủ công.
83
trang web Trung ương; Tuy nhiên việc sắp xếp tất cả các văn bản liên quan theo thứ tự thời gian chưa thuận tiện cho cán bộ trong công tác tra cứu, các văn bản hướng dẫn liên quan công tác Kho quỹ cũng dễ trôi theo thời gian. Do vậy đề xuất Hội sở chính sắp xếp văn bản theo đơn vị Ban hành, tạo thư mục văn bản riêng cho từng Ban ….tùy từng lĩnh vực liên quan cán bộ trong hệ thống vào tra cứu trong Hội sở chính ban hành các văn bản liên quan hoạt động. Định kỳ các Ban điểm lại các văn bản hết hiệu lực từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc câp nhật, tuân thủ quy định.
Với Ban lãnh đạo Chi nhánh :
Đối với cán bộ hoạt động ngân quỹ : Luân chuyển đúng, kịp thời đối với các cán bộ hoạt động ngân quỹ để đảm bảo dễ phát hiện sai sót, gian lận, tránh để sai sót diễn ra trong thời gian dài.
Đối với bộ phận Kiểm soát rủi ro tại Chi nhánh : Nâng cao năng lực kiểm soát rủi ro, kéo dài thời gian luân chuyển hơn đối với bộ phận này để cán bộ có đầy đủ kỹ năng, kinh nghiệm chuyên môn và được đào tạo bài bản để đảm bảo công tác xác minh, điều tra gian lận được tiến hành một cách có hiệu quả, tuân thủ theo các quy tắc ứng xử và chuẩn mực đạo đức trong hoạt động là yêu cầu cần thiết đối với các ngân hàng trong thời gian tới, nhằm đáp ứng yêu cầu của NHNN, cũng như thông lệ Basel 2, hướng tới bảo vệ khách hàng, uy tín của ngân hàng.
Nâng cao chất lượng, hiệu quả nghiệp vụ giám sát từ xa và thanh tra tại chỗ, trong đó giám sát từ xa được coi là nghiệp vụ quan trọng, có chức năng cảnh báo sớm rủi ro trong hoạt động ngân hàng.
Qua các vụ việc tiêu cực và các rủi ro xảy ra liên quan đến hoạt động ngân quỹ của ngành và tại Chi nhánh cho thấy nguyên nhân chủ yếu bắt nguồn từ việc chủ quan thiếu kiểm tra kiểm soát các mặt nghiệp vụ, ý thức chấp hành chế độ, phẩm chất, đạo đức của cán bộ yếu kém… Do đó Ban lãnh
84
đạo cần xem xét và giải quyết các vấn đề sau:
Chỉ đạo rà soát hoàn thiện các cơ chế, quy trình từng nghiệp vụ, đảm bảo về cơ chế kiểm tra kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài đặt trong mỗi quy trình, tại tất cả các bộ phận nghiệp vụ; cơ chế phân cấp nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi cá nhân, không một cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện một quy trình, giao dịch cụ thể nào. Việc kiểm tra kiểm soát phải đảm bảo tính thường xuyên, liên tục tại tất cả các khâu trong các nghiệp vụ.
Ban lãnh đạo phải chỉ đạo không ngừng bồi dưỡng, giáo dục đào tạo đạo đức nghề nghiệp đối với cán bộ, thường xuyên theo dõi diễn biến về tư tưởng để kịp thời phát hiện, uốn nắn những dấu hiệu khác thường của các bộ,