7. Kết cấu của đề tài
2.4.4 Thực trạng hoạt động thông tin và truyền thông
2.4.4.1 Kiểm soát ứng dụng
59
nhân viên trước khi tiếp nhận công việc được cử đi đào tạo tập trung để sử dụng thành thạo chương trình, đưa thông tin vào hệ thống. Mỗi nhân viên tác nghiệp trên hệ thống đều được cấp riêng biệt tên người dùng (user) và mật khẩu riêng. Hệ thống cũng giới hạn thẩm quyển sử dụng chương trình, báo cáo cho từng nhân viên theo vị trí, chức vụ riêng.
Trên Corebanking nhà quản lý sử dụng các lệnh để cho ra các báo cáo kiểm tra liên quan kiểm soát tiền mặt, việc lập lệnh và cho ra kết quả khá đơn giản và nhanh chóng. Các báo cáo hỗ trợ theo dõi hạn mức tồn quỹ tại đơn vị gồm:
Báo cáo 300 : Kiểm tra tồn quỹ cả Chi nhánh(Thẩm quyền của Lãnh đạo,GDVNQC)
Báo cáo 302: Kiểm tra tồn quỹ của các Giao dịch viên(Thẩm quyển của Lãnh đạo)
BIDV nghiêm cấm và giám sát việc sử dụng, tránh việc các người dùng cho mượn, dùng chung user, mật khẩu. Ngoài hệ thống tích hợp điện tử của Corebanking(SIBS) BIDV Phú Tài còn sử dụng một số chương trình ngoài SIBS. Các chương trình đều được sử dụng trên mạng nội bộ, BIDV không cho phép các máy tính nội bộ truy cập mạng internet, điều này giúp ngăn chặn xâm nhập trái phép, bảo vệ hệ thống dữ liệu của chi nhánh.
2.4.4.2 Kiểm soát chứng từ sổ sách
Kiểm soát sổ sách kho quỹ là kiểm tra việc lập đầy đủ các loại sổ quỹ, sổ quỹ luôn đươc đánh số thứ tự liên tục và luôn được cập nhập kịp thời, chính xác các nghiệp vụ về tiền vào sổ sách và tính toán số dư tồn quỹ hàng ngày. Các loại sổ sách kho quỹ:
60
Tên sổ Nội dung ghi chép Yêu cầu Thực hiện
Sổ đăng ký vào ra kho
Gồm các cột: ngày, tháng, năm; họ tên người vào kho; chức vụ người vào kho; văn bản cho phép vào kho; mục đích vào kho; giờ phút vào kho; giờ phút ra kho; ký tên.
Sổ đánh số trang, đóng dấu giáp lai, ký xác nhận tổng số trang của GĐ/PGĐ CN hoặc GĐ PGD. Thủ kho tiền/thủ quỹ Sổ bàn giao chìa khoá cửa kho tiền
Gồm các cột: ngày, tháng, năm; ký hiệu chìa khóa; giờ bàn giao; người giao (họ tên, chức danh, ký giao); người nhận (họ tên, chức danh, ký nhận). Sổ được đánh số trang và đóng dấu giáp lai. Thủ kho tiền (Mở 1 sổ chung cho 01 kho tiền) Sổ giao nhận chìa khóa thùng chở tiền trên xe chuyên dùng
Gồm các cột, như: ngày, tháng, năm; số lượng chìa khóa; họ tên người giao; họ tên người nhận; ký giao; ký nhận. Sổ được đánh số trang và đóng dấu giáp lai. Thủ kho tiền/thủ quỹ/người được phân công Sổ theo dõi trả tiền
thừa, tiền giả (có thể tách riêng sổ
tiền thừa/tiền giả)
Gồm các cột: ngày, tháng, năm; loại tiền; số tiền thừa; số tiền giả; tên khách hàng; địa chỉ; ký nhận. Sổ được đánh số trang và đóng dấu giáp lai. - Bộ phận KQ - Bộ phận GDKH
Sổ theo dõi xuất nhập vàng, đá quý, kim loại quý khác (nếu có báo cáo theo chương trình giao dịch thì bỏ sổ này).
Gồm các cột: ngày, tháng, năm; nội dung, nhập (số lượng, thành tiền); xuất (số lượng, thành tiền); tồn kho (số lượng, thành tiền). Sổ được đánh số trang và đóng dấu giáp lai. Bộ phận KQ Sổ theo dõi vận
chuyển hàng đặc biệt Theo mẫu BIDV
Sổ được đánh số trang và đóng dấu giáp lai. Bộ phận KQ đơn vị vận chuyển hàng đặc biệt. Sổ theo dõi xuất
nhập tiền măt, tài sản kho tiền Theo mẫu BDV Sổ được đánh số trang và đóng dấu giáp lai. Thủ kho tiền
2.4.4.3 Thu thập sự kiện gây rủi ro hoạt động ngân quỹ
Ban Quản lý rủi ro Thị Trường và tác nghiệp là đơn vị thu thập và công bố các sự kiện Rủi ro trên thị trường. Nội dung thu thập được gửi đến Chi
61
nhánh thông qua website nội bộ. BIDV Phú Tài sử dụng nguồn tư liệu này để tăng cường kiểm soát rủi ro liên quan trong hoạt động ngân quỹ.
2.4.4.4 Rà soát các giao dịch nghi ngờ
Ban Quản lý rủi ro Thị Trường và tác nghiệp cũng là đơn vị xuất các loại giao dịch nghi ngờ cần rà soát. Định kỳ hàng tháng chi nhánh dựa trên dữ liệu này để kiểm tra lại các hoạt động, đồng thời có hình thức giải trình phù hợp đến Hội sở chính. Các giao dịch thuộc diện nghi ngờ gồm: Giao dịch có giá trị lớn, giao dịch vượt hạn mức, giao dịch tiềm ẩn nhiều rủi ro (như giao dịch rút trước hạn, giao dịch từ tài khoản trung gian, thời gian thực hiện giao dịch ngoài giờ làm việc, giao dịch hủy EC...).