7. Kết cấu của đề tài
3.2. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách tại UBND xã
xã Cát Chánh, huyện Phù Cát, tỉnh Bình Định
Dựa trên 5 quan điểm chọn lọc trên làm nền tảng, và căn cứ vào lý thuyết COSO và Chuẩn mực kiểm soát nội bộ INTOSAI 2013 làm cơ sở tác giả đƣa ra các giải pháp hoàn thiện nhƣ sau:
3.2.1. Môi trường kiểm soát
Thể chế hóa các quy định về tính chính trực và giá trị đạo đức nhằm xây dựng môi trường giáo dục lành mạnh
Tính chính trực và giá trị đạo đức đã đƣợc UBND Xã quy định trong quy chế nội bộ, yêu cầu toàn thể CBCC phải có những cƣ xử đúng mực. Tuy nhiên, các quy định này còn sơ sài, chƣa có hƣớng dẫn cụ thể. Do đó, UBND Xã cần ban hành bộ quy tắc ứng xử, làm cơ sở điều chỉnh hành vi trong UBND Xã. Bộ quy tắc ứng xử có thể đƣợc soạn thảo dựa trên nền tảng các quy định của pháp luật nhƣ: Luật Viên chức…và các quy định về đạo đức cán bộ viên chức, có thể bao gồm các nội dung sau:
- Quy định phạm vi, đối tƣợng áp dụng cũng nhƣ mục đích của bộ quy tắc ứng xử trong UBND Xã.
- Quy định các chuẩn mực đạo đức, văn hóa ứng xử mà CBCC trong UBND Xã cần đạt đƣợc nhƣ: phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, tác phong, lối sống; văn hóa ứng xử với cơ quan Nhà nƣớc, với lãnh đạo, với đồng nghiệp, với nhân dân hay với đối tác bên ngoài.
- Quy định các chuẩn mực đạo đức, văn hóa ứng xử mà cán bộ, viên chức trong UBND Xã cần đạt đƣợc nhƣ: phẩm chất chính trị (đối với thanh niên và Đoàn viên), tác phong, lối sống; văn hóa ứng xử với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp, CBCC trong UBND Xã, với khách…
- Quy định tác phong, văn hóa ứng xử đối với khách đến liên hệ công tác với UBND Xã.
- Quy định các hành vi đƣợc khuyến khích, hành vi bị nghiêm cấm.
- Hƣớng dẫn các phƣơng thức thông tin, báo cáo và cách giải quyết các vƣớng mắc (nếu có) liên quan đến hành vi đạo đức trong UBND Xã.
- Quy định các biện pháp xử lý cho những hành vi vi phạm và khen thƣởng cho các hành vi đƣợc khuyến khích.
Xây dựng bảng mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí của từng Phòng, Ban
Việc xây dựng và công khai bảng mô tả công việc, cùng với Quy chế Thi đua – Khen thƣởng của UBND Xã sẽ giúp cho sự kiểm tra chéo của các CBVC đƣợc dễ dàng và xác định đƣợc trách nhiệm của từng cá nhân khi xảy ra sự cố hoặc đánh giá đƣợc thành tích khi bình xét thi đua, khen thƣởng.
Thu hút, bồi dưỡng và nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, viên chức
- Thu hút các cán bộ có trình độ về công tác tại Xã bằng các chính sách hỗ trợ về nhà ở với giá rẻ, về điều kiện công tác, tăng thêm các khoản phụ cấp cho các cán bộ trẻ mới về Xã có thu nhập thấp.
- Tiếp tục đẩy mạnh khuyến khích, hỗ trợ về thời gian cũng nhƣ tài chính cho lực lƣợng cán bộ, đặc biệt là cán bộ trẻ học tập nâng cao trình độ. UBND Xã nên có chính sách hỗ trợ riêng theo chi phí thực tế mà ngƣời học phải chi trả, không theo định mức của Nhà nƣớc. Đi kèm với đó, cũng cần xây dựng các chế tài đủ mạnh nhƣ: yêu cầu cam kết tiếp tục công tác tối thiểu 2 năm sau khi học xong (đối với chƣơng trình thạc sỹ), yêu cầu bồi thƣờng và phạt (gấp 2 hoặc gấp 3) kinh phí đào tạo…để tránh các trƣờng hợp sau khi đƣợc bồi dƣỡng lại chuyển công tác ở đơn vị khác có điều kiện tốt hơn.
- Tăng cƣờng tập huấn đổi mới, trao đổi kiến thức, kinh nghiệm giữa các cán bộ trẻ và cán bộ công tác lâu năm, nhiều kinh nghiệm.
- Phối hợp với các Xã cùng ngành chia sẻ kinh nghiệm, nguồn nhân lực, hợp tác đào tạo và nghiên cứu.
Nâng cao năng lực đội ngũ phòng ban
Tăng cƣờng các đợt tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ, bồi dƣỡng ngoại ngữ, tin học, quản lý. Tuyển chọn CBCC đã hoàn thành tốt nhiệm vụ, đủ năng lực tiếp tục học tập nâng cao trình độ (UBND Xã hỗ trợ về thời gian và kinh phí).
Mạnh dạn đƣa những cán bộ không đủ năng lực ra khỏi biên chế và thay thế bằng những cán bộ đủ năng lực (thông qua thi tuyển). Điều này sẽ tạo động lực để họ nâng cao ý thức trách nhiệm, cố gắng rèn luyện để đáp ứng nhu cầu phát triển của UBND Xã.
Xây dựng văn bản thống nhất quy định chi tiết về việc tuyển dụng, đề bạt và quy hoạch cán bộ
Việc tuyển dụng tại UBND Xã còn chƣa đƣợc cụ thể hóa bằng văn bản và công khai rộng rãi, dễ xảy ra tình trạng nhận ngƣời quen vào làm việc tại Xã. Điều này dẫn đến sự thiếu minh bạch trong công tác tuyển dụng, ảnh hƣởng tới tính hiệu quả của hệ thống KSNB. Do đó, cần xây dựng và công khai chính sách tuyển dụng với những quy định chính nhƣ sau:
- Vị trí đƣợc tuyển dụng phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tình hình thực tế làm việc ở các bộ phận.
- Bộ phận nào cần bổ sung nhân sự, Trƣởng bộ phận đó phải gửi đề nghị tuyển dụng lên Ban lãnh đạo Xã xem xét. Trong đề nghị này phải ghi rõ những yêu cầu, tiêu chuẩn tối thiểu cho vị trí tuyển dụng.
- Tổ chức thi tuyển và đánh giá công khai.
Xây dựng các tiêu chí rõ ràng cho việc quy hoạch cán bộ, đặc biệt là cán bộ làm công tác quản lý. Trong Trƣờng hợp có nhiều ngƣời cùng đủ tiêu chuẩn thì phải quy định thêm các tiêu chí khác để đánh giá, tránh tình trạng đƣợc cất nhắc, đề bạt do thân quen với lãnh đạo.
thành công việc, không theo định mức
- Thiết kế lại mẫu tự đánh giá cá nhân chi tiết và cụ thể hơn
- Định kỳ, các thông tin về cá nhân tự đánh giá, đánh giá của Phòng, Ban, và tổng hợp đánh giá của Phòng Tổ chức – hành chính nên đƣợc công khai đăng tải trên website của Xã.
- Mở rộng thí điểm nhân dân đánh giá cán bộ thông qua khảo sát trên Internet hàng tháng. Kết hợp với việc xác minh và đánh giá từ nhiều phía tránh tâm lý dân “sợ” cán bộ đánh giá thấp nên “nhẹ tay”, buông lỏng, phải cho điểm cao.
- Tổ chức cho các Phòng, Ban đăng ký danh hiệu thi đua cho tập thể và cá nhân, không hạn chế số lƣợng mà lấy hiệu quả công việc thực tế (căn cứ vào bảng đánh giá hàng tháng) làm thƣớc đo. Thành lập hội đồng đánh giá thi đua độc lập và có uy tín. Các thành viên của hội đồng thi đua nên bổ sung Ban Thanh tra nhân dân, bên cạnh Ban Lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt.
3.2.2. Đánh giá rủi ro
Xuất phát từ việc nâng cao năng lực, chuyên môn nghiệp vụ cho công chức là thật sự cần thiết và khách quan. Tác giả minh họa nội dung này điển hình cho công chức làm công tác chuyên môn với giải pháp dƣới đây:
- Đầu tiên, khẩn trƣơng đào tạo và đào tạo chuyên sâu về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng tiếp dân, trình độ tin học, ngoại ngữ cần thiết nhằm bổ sung, hoàn thiện và nâng cao kiến thức để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ quản lý hành chính trong tình hình mới. Tham mƣu đề xuất các bảng dự toán chi NSNN, xây dựng cụ thể, chi tiết thực tế nội dung chi, quyết toán chi hàng năm, vìu vậy tiếp tục mở các lớp bồi dƣỡng chuyên môm, phổ biến các kinh nghiệm đã xử lý tốt các rủi ro đã xảy ra trong thực tế phát sinh của các UBND phƣờng – xã trên cả nƣớc.
công tác thực sự của công chức trong toàn đơn vị theo định kỳ có thể là hàng năm hoặc 02 năm/Lần để bổ sung, điều chỉnh nguồn nhân lực làm công tác theo hƣớng chuyên sâu theo từng chức năng công việc cụ thể, nhằm đáp ứng mô hình quản lý hành chính một cửa hiện nay. Qua đó, xây dựng bảng tiêu chuẩn cho cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại từng vị trí trong UBND.
- Ngoài việc thực hiện thanh tra, kiểm tra nội bộ hành chính theo định kỳ, cần tổ chức các đợt thanh tra, kiểm tra nội bộ đột xuất trên nguyên tắc đảm bảo bí mật thông tin dƣới dạng kiểm tra theo từng sự vụ, theo tính chất công việc nhằm hạn chế cán bộ công chức có tƣ tƣởng đối phó và chấn chỉnh, xử lý kịp thời các công chức có hành vi vi phạm về quy trình nghiệp vụ, hành là chính đối với dân. Đây là một biện pháp cần thiết để giữ nghiêm kỷ cƣơng tại UBND xã.
- Đẩy mạnh công tác sơ kết, tổng kết công tác đánh giá dự toán, thực chi và quyết toán chi NSNN tại UBND xã theo định kỳ, thƣờng xuyên tổ chức hội thảo theo từng chuyên đề về công tác lập dự toán thu, chi NSNN, tập huấn, bổ sung các tình huống xét duyệt chi thực tế khi phát sinh, quyết toán chi NSNN để đánh giá những mặt làm đƣợc cần phát huy, và những mặt chƣa làm đƣợc để rút ra bài học kinh nghiệm cần khắc phục.
BẢNG NHẬN DIỆN RỦI RO, DỰ PHÒNG RỦI RO VÀ XỬ LÝ RỦ RO
LOẠI RỦI RO NHẬN DIỆN RỦI RO
DỰ PHÒNG RỦI RO
XỬ LÝ RỦ RO
Dự toán chi NSNN Dự toán thiếu hụt Nên rà soát đánh giá các khoản chi năm sau chuyên nghiệp
Lập dự toán bổ sung khi phát hiện
Nội dung duyệt chi NSNN
Nội dung duyệt chi sai quy định, chi nhầm lẫn
Cần ban hành chi tiết từng mục chi NSNN theo thực tế tại địa phƣơng theo từng năm
Thu hồi và đánh giá lại nội dung chi để xử lý limh hoạt theo quyết định của chủ tịch UBND Thủ tục, hồ sơ duyệt chi Thiếu các chứng từ quy định, sai quy trình duyệt chi
Cần xây dựng từng quy trình phù hợp cho từng loại chi nhƣ chi mua sắm tài sản, chi thƣờng xuyên, … mỗi quy trình giải thích rõ thời gian duyệt, cấp duyệt, chứng từ và mẫu chứng từ đính kèm. Cần tập huấn quy trình này hàng năm và điều chỉnh cho phù hợp khi thực tế thay đổi. Không duyệt
Yếu cầu bổ sung cho đủ các chứng từ theo quy định. Yêu cầu lập lại hồ sơ và ký duyệt theo quy trình đã đề ra.
LOẠI RỦI RO NHẬN DIỆN RỦI RO DỰ PHÒNG RỦI RO XỬ LÝ RỦ RO trƣớc rồi ký sau, … Các khoản chi thực tế vƣợt dự toán chi hoặc phát sinh mới ngoài dự toán
Đánh giá công tác chi và giao ban theo từng loại chi và làm thƣờng xuyên giữa chủ tịch và các bộ phận quản lý chi NSNN, từ đó điều chỉnh kế hoạch chi kịp thời và sát với thực tế, chồng gian lận, thất thoát
Cần quy định cuộc họp giao ban giữa các bộ phận có liên quan đến các khoản chi thƣờng xuyên NSNN, báo cáo tiến độ, dự phòng rủi ro cụ thể cho từng khoản chi
Giải quyết dứt điểm từng khoản chi một. Cần giải trình chi tiết phần vƣợt và phần phát sinh mới dự kiến theo đúng quy trình chi NSNN quy định.
Quyết toán thu, chi NSNN
Có thể sẽ có một số khoản thu, chi không đƣợc duyệt hoặc chuyển số dƣ sang năm duyệt.
Cần chuẩn bị giải trình chi tiết các khoản có khả năng không đƣợc duyệt đúng theo quy định Rà soát chặt chẽ các khoản thu, chi thực tế không có trong dự toán chi hằng năm. Nếu các khoản thực tế bắt buộc chi, cần lập hồ sơ theo đúng quy trình xin bổ sung vào dự toán NSNN chi trong năm để làm căn cứ duyệt thu, duyệt chi cuối năm
3.2.3. Hoạt động kiểm soát
a. Hoàn thiện thủ tục KSNB các khoản thu
Thực hiện tốt công tác kiểm soát các khoản thu, đảm bảo thu đúng, thu đủ và kịp thời các nguồn thu phát sinh theo quy định của Nhà nƣớc, hạn chế tình trạng thất thu, khắc phục việc gian lận, gây thất thu góp phần bổ sung nguồn kinh phí cho các hoạt động của đơn vị.
* Đối với nguồn thu từ NSNN
Tiến hành kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động chi của đơn vị, đối chiếu dự toán để có kế hoạch rút dự toán đúng theo mục chi, đúng bản chất của nguồn kinh phí. Từ đó đƣa ra nhận xét về việc chấp hành dự toán NSNN nhƣ: thu đúng định mức hay không, thu thiếu hay vƣợt so với dự toán…
* Nguồn thu phí, lệ phí
- Thực hiện đầy đủ, đồng bộ, kịp thời, đúng chế độ trong việc sử dụng biên lai, chứng từ thu nhằm kiểm soát toàn diện các nguồn thu, số thu.
- Khi thu tiền phải xuất ngay biên lai thu cho ngƣời nộp.Tách rời việc ghi biên lai và thu tiền, thủ quỹ thu tiền sau đó viết số cho kế toán ghi biên lai.
- Thủ quỹ phải thƣờng xuyên cập nhật, tổng hợp và kết sổ số dƣ tiền mặt hàng ngày, thu đến đâu kiểm kê nhập quỹ đến đó, những khoản thu nộp vào kho bạc nhà nƣớc thì phải làm thủ tục nộp kịp thời, không có số dƣ tiền mặt lớn tại đơn vị.
- Bộ phận kế toán không đƣợc thu hộ để hạn chế gian lận, đảm bảo nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”.
- Việc kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu với sổ kế toán vào cuối tháng phải đƣợc thực hiện nghiêm túc.
Cuối năm thực hiện việc phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với kế hoạch.
b. Hoàn thiện thủ tục KSNB các khoản chi
* KSNB khoản mục chi lương, các khoản trích theo lương, phụ cấp lương và tiền công
Nhằm tăng cƣờng việc KSNB đối với việc tính lƣơng, các khoản trích theo lƣơng và tiền công thì quy trình kiểm soát, tính toán cần có bộ phận theo dõi, kiểm tra tính toán kết hợp phòng Hành chính – nhân sự. Việc thanh toán lƣơng nên chuyển trong khoản 10 ngày đầu tháng .
Việc kiểm soát lƣơng, các khoản trích theo lƣơng, phụ cấp và tiền công nên đƣợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Quy trình thanh toán lƣơng, các khoản trích theo lƣơng, phụ cấp và tiền công
Qua sơ đồ ta thấy cần phải tổ chức trình tự thực hiện các khâu:
- Các phòng ban chức năng quản lý trực tiếp theo dõi ngày công CBCC phòng mình và chấm công lao động trong tháng cho cá nhân của bộ phận mình và gửi bảng chấm công về phòng Hành chính – Nhân sự.
- Việc kiểm soát chi phí tiền lƣơng thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách và chứng từ. Phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu nhƣ:
+ Đối chiếu tên và mức lƣơng (hệ số lƣơng, hệ số vƣợt khung, hệ số phụ cấp chức vụ...) trên bảng lƣơng của từng cá nhân trong đơn vị với hồ sơ nhân viên tại phòng TCCB.
+ Đối chiếu số ngày công lao động, danh sách cán bộ. Căn cứ vào chính Bảng chấm công đƣợc theo dõi từ các phòng ban chức năng Kiểm tra, đối chiếu ngày công thực tế Căn cứ quy chế tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng... lập bảng thanh toán Kiểm soát bảng lƣơng, các khoản trích theo lƣơng... và thanh toán
sách, chế độ lập bảng lƣơng cho CBCC.
+ Kiểm tra việc tính toán trên bảng lƣơng...
+ Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tƣợng các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lƣơng.
- Phòng TCKT căn cứ bảng lƣơng do phòng Hành chính – Nhân sự đã lập thì kiểm tra đối chiếu, tính toán theo đúng chế độ, chính sách tiền lƣơng, thanh toán lƣơng của đơn vị đối với ngƣời lao động để kiểm soát bảng lƣơng trƣớc khi trả lƣơng cho CBCC.
- CBCC muốn nghỉ việc phải làm đơn xin nghỉ việc trƣớc 20 ngày. Với thủ tục kiểm soát này sẽ tạo đƣợc sự kiểm soát phối hợp giữa các