7. kết cấu của đề tài
1.2.2. Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
1.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là chứng minh bằng giấy tờ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ kế toán gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại phản ánh các chỉ tiêu khác nhau. Do đó cần tổ chức hệ thống chứng từ để bảo đảm cơ sở pháp lý và lựa chọn các loại chứng từ phù hợp với đặc thù riêng có của đơn vị.
Chứng từ kế toán cổ thể được lập từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Chứng tù kế toán phải được kiểm tra, phê duyệt luân chuyển đến các bộ phận thích hợp để ghi sổ và lưu trữ. Vì thế mà kế toán phải xác định “đường đi” cụ thể của từng chứng từ để đảm bảo cung cấp thông tin tốt nhất cho quản lý và đảm bảo cho việc ghi sổ, lưu trữ khoa học và hợp lý.
Tố chức hệ thống chứng từ kế toán là việc tổ chức ban hành, ghi chép, kiếm tra luân chuyển và lưu trữ tất cả những chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhầm đảm bảo tính chính xác khách quan của các thông tin và phục vụ kịp thời cho việc phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán:
Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ
Tuỳ theo từng doanh nghiệp, mà số lượng và chủng loại có sự lựa chọn khác nhau. Nhưng về cơ bản phải đảm bảo được các yêu cầu sau:
Các chứng từ sử dụng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết của các chứng từ và các yếu tố bổ sung đối với các chứng từ đặc thù:
+ Tên gọi của chứng từ (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi...) + Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
+ Số hiệu của chứng từ.
+ Tên gọi và địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ. + Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ. + Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ.
+ Các chỉ tiêu về lượng và giá trị.
+ Chữ ký của người lập và những người chịụ trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ kí của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị.
Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định phải có thêm chỉ tiêu: thuế suất và số thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán. Các chứng từ kế toán phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho việc ghi sổ kế toán sau nảy. Các chứng từ kế toán dựa trên các cơ sở biểu mẫu quy định do nhà nước ban hành. Nếu đơn vị sử dụng chứng từ không theo quy định của nhà nước thì không được coi là hợp lệ. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thống nhất của nhà nướcvề chứng từ, nếu đơn vị sử dụng chứng từ không có trong chế độ thì phải có văn bản của nhà nước cấp hoặc cấp có thẩm quyền cho phép. Việc lựa chọn chứng từ kế toán phải phù hợp với yêu cầu ghi chép bằng tay hay bằng máy.
Tổ chức lập chứng từ kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trên giấy tờ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh cụ thể, dùng làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán.
Lập chứng từ là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của đơn vị nên ảnh hưởng đầu tiên và trực tiếp đến chất lượng của công tác kế toán. Chính vì vậy, khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu: đúng chủng loại, ghi đủ chứng từ cần thiết, ghi đủ yếu tố cần thiết trên chứng từ; chứng từ phải được lập bằng các loại ghi chép có chất lượng tốt, đảm bảo giá trị lưu trữ theo thời gian quy định. Chứng từ cung cấp phải chính xác và kịp thời, đồng thời về nội dung phải đâm bảo tính hợp pháp, không được phép tẩy xoá chứng từ khi có sai sót, nếu có sai sót phải huỷ và lập lại.
Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ
Kiểm tra lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và việc tuân thủ quy định do nhà nước ban hành, đặc biệt chú ý đến các yếu tố nội dung kinh tế của các nghiệp vụ, chữ ký, con dấu nghiệp vụ, các số liệu tính toán bằng chữ, bằng con số. Nếu là chứng từ tổng hợp thì phải kiểm tra chứng từ đính kèm, kiểm tra trách nhiệm vật chất của những người có liên quan.
Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.
+ Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...) đồng thời báo cáo ngay cho thủ trưởng đơn
vị và kế toán trưởng biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ để ghi sổ.
Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ
Như ta đã biết, có 6 cách phân loại chứng từ kế toán, nhưng tùy theo từng loại nghiệp vụ cụ thể mà có cách phân loại phù hợp với việc quản lý tài sản của đơn vị. Cách phân loại có hợp lý, rõ ràng thì việc ghi sổ kế toán sau này sẽ đơn giản, chính xác và nhanh chóng thuận tiện hơn rất nhiều. Việc ghi sổ kế toán có thể thực hiện bằng tay hoặc bằng máy, nhưng vẫn phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo quy định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Không được sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ không xé rời ra khỏi cuống.
Kiểm tra chứng từ
Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán. Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ.
1.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Tổ chức tài khoản kế toán là việc thiết kế hệ thống tài khoản để theo dõi tình hình và sự biến động của từng đối tượng hạch toán kế toán trong các đơn vị giúp cho việc hệ thống hóa và xử lý thông tin đã thu thập.
Quy định hiện hành về việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Luật kế toán số 88/2015/QH1 3 ngày 20/11/2015; Nghị định số 174/2016/NĐ- CP ngày 30 tháng 12 năm 2016 về quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán; Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 thay thế Quyết
định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp; Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
* Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản:
- Lựa chọn và xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ kế toán tài chính theo quy định của Bộ Tài chính thống nhất sử dụng cho các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 hoặc Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tùy vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn cho mình một hệ thống tài khoản phù hợp.
- Xác định các loại tài khoản trong doanh nghiệp: Dựa vào hệ thống tài khoản đã thống nhất lựa chọn. Doanh nghiệp tiến hành xây dựng các loại tài khoản, nhóm tài khoản và tài khoản trong từng loại, từng nhóm, kể cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết.
- Mã hóa tài khoản: Tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp áp dụng việc mã hóa tài khoản cho phù hợp. Các doanh nghiệp mã hóa tài khoản kế toán theo số thứ tự, số thập phân, hoặc chữ cái...
- Đặt tên theo mã tài khoản: Từ các tài khoản đã được mã hóa, doanh nghiệp đặt tên tài khoản theo nội dung kinh tế phát sinh hoặc yêu cầu quản lý tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể đặt tên tài khoản theo nội dung về chi phí phát sinh, tên tài sản, theo tên khách hàng, tên nhà cung cấp, tên sản phẩm…
1.2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Điều 25 Luật Kế toán đã quy định “Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán”. Từ các sổ kế toán, kể toán sẽ lên báo cáo tài chính
nhờ đó mà các nhà quản lý có cơ sở để đánh giá nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình có hiệu quả hay không. Sổ kế toán có hai loại:
+ Sổ kế toán tổng hợp: gồm sổ nhật ký, sổ cái, sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp.
+ Sổ chi tiết: là sổ của phần kế toán chi tiết gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vào các hình thức tổ chức của sổ kế toán, từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. Tổ chức sổ kế toán thực chất là việc kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu của từng doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành và tùy vào quy mô, đặc điểm hoạt động và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, các đơn vị có thể lựa chọn một trong các hình thức ghi sổ kế toán: Hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái; Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ; Hình thức kế toán Nhật ký chung; Hình thức kế toán trên máy vi tính.
* Hình thức nhật ký sổ cái
Theo hình thức này, các nhiệm vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là sổ cái. sổ này là sổ kế toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên nợ- có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào số là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Mỗi chứng từ ghi vào một dòng của sổ cái.
* Hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị, tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc báo cáo đễ bị chậm trễ nhất ià trong điều kiện thủ công. Sổ sách trong hình thức này gồm :
+ Sổ cái: là sổ phân loại đùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên môt vài trang sổ cái. Theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột.
Sổ đăng ký chứng từ ghi số: là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng, sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu vởi sổ cái. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số liệu và ngày tháng, số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng. Ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
+ Bảng cân đối tài khoản: dùng để phản ánh tình hình tồn đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sảnvà nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý.
+ Các sổ và các thẻ hạch toán chi tiết: dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết.
* Hình thức nhật ký chứng từ
Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nhiệm vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, để chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ, nhiêm vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác, không phù hợp với việc kiểm tra bằng máy, sổ sách trong hình thức này gồm có:
+ Sổ nhật ký chứng từ: nhật ký chứng từ được mở hàng tháng cho một hoặc một số tài khoản có nội dung giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp cân đối. Nhật ký chứng từ được mở theo số phát sinh bên có của tài khoản đối chứng với bên nợ của tài khoản liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán phân tích.
+ Sổ cái: mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết cho từng tháng trong đó bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Sổ cái được ghi theo số phát sinh bên nợ của tài khoản đối ứng với bên có
của các tài khoản liên quan, phát sinh bên có của từng tài khoản chỉ ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ nhật ký chứng từ có liên quan.
+ Bảng kê: đươc sử dung cho một số đối tượng cần bổ sung chi tiết như bảng kê ghi nợ TK 111, 112, bảng kê theo dõi hàng gửi bán, bảng kê theo chi phí phân xưởng ... trên cơ sở các số liệu ở bảng kê, cuối tháng ghi vào nhật ký chứng từ có liên quan.
+ Bảng phân bổ: sử dụng với những khoản chi phí phát sinh thường xuyên có liên quan đến nhiều đối tượng cần phải phân bổ. Các chứng từ gốc trước hết tập trung vào bảng phân bổ, cuối tháng dưa vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng kê và nhât ký chứng từ liên quan.
+ Sổ chi tiết dùng: để theo dõi các đối tượng cần hạch toán chi tiết
* Hình thức nhật ký chung
Là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự theo thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký chung được vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các nhật ký phụ. Cuối tháng cộng các nhật ký phụ lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái.
Sổ cái trong hình thức nhật ký chung có thể mở theo nhiều kiểu và mở cho cả hai bên nợ, có của tài khoản. Mỗi tài khoản mở trên một sả riêng. Với những tài khoản có số lương nghiệp vụ nhiều, có thế mở thêm sổ cái phụ. Cuối tháng cộng sổ cái phụ để đưa vào sổ cái.
* Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Công việc kế