7. kết cấu của đề tài
2.2.3. Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán
Cơng ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Tín chưa tổ chức kiểm tra kế toán một cách đầy đủ. Việc kiểm tra chỉ được thực hiện bởi chính nhân viên kế tốn hiện tại. Cơng việc kiểm tra kế tốn thường được tiến hành tại từng bộ phận kế toán, cụ thể như: ở mỗi phần hành công việc, nhân viên kế toán phụ trách phần hành nào sẽ kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần hành đó trước khi tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn. Ngồi ra, lãnh đạo doanh nghiệp kiểm tra về nội dung và số tiền trên chứng từ kế toán trong khâu ký duyệt chứng từ của kế tốn. Cơng ty chưa tổ chức bộ phận kiểm tra kế toán riêng biệt.
Hiện nay, công tác kiểm tra kế toán do Kế toán trưởng trực tiếp đảm nhiệm. Công tác kiểm tra kế toán phân thành kiểm tra thường xuyên và kiểm tra định kỳ.
(1) Đối với công tác kiểm tra thường xuyên: Tại từng bộ phận kế toán, nhân viên kế toán trực tiếp kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh trước khi tiến hành ghi sổ kế toán, kế toán tổng hợp thực hiện kiểm tra lại trong quá trình tổng hợp số liệu các bộ phận có liên quan. Việc kiểm tra được tiến hành theo phương pháp đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ, sổ kế toán và các báo cáo kế toán với nhau, đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết. Nội dung kiểm tra bao gồm:
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán, việc ghi chép phản ánh trên tài khoản, sổ và báo cáo tài chính đã đảm bảo thực hiện đúng chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Kiểm tra trách nhiệm, kết quả công tác của bộ máy kế toán, mối quan hệ của các bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong công ty.
(2) Đối với công tác kiểm tra định kỳ: Định kỳ cuối mỗi tháng, tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa các sổ kế toán chi tiết với sổ kế toán tổng hợp cụ thể như: bộ phận thu, chi cuối tháng đối chiếu sổ thu, chi tiền mặt. Sau khi
kiểm tra, căn cứ vào đối chiếu số liệu kiểm kê cuối tháng, kế toán trưởng xác nhận vào biên bản đối chiếu, kế tốn tổng hợp vào sổ và khóa sổ kế tốn tổng hợp phục vụ cho cơng tác lập báo cáo tài chính định kỳ.
2.2.4. Thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào tổ chức kế tốn
Hiện nay, Công ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Tín đang sử dụng phần mềm kế tốn Misa. Tồn bộ cơng tác kế tốn được cơng nghệ hóa, thực hiện trên phần mềm kế toán. Kế toán trưởng là người nắm quyền kiểm soát và kiểm tra các phần hành kế toán được thực hiện trên phần mềm. Các nhân viên kế toán hiện nay tại công ty đều sử dụng thành thạo phần mềm kế toán Misa, nhân viên kế toán phụ trách phần hành nào chịu trách nhiệm nhập, xuất và xử lý dữ liệu kế tốn liên quan đến phần hành đó.
Phần mềm kế tốn Misa cập nhật đầy đủ các thay đổi của chế độ kế toán, hệ thống tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo được thiết kế đầy đủ theo quy định. Hàng năm, công ty kết hợp với nhà cung cấp phần mềm nâng cấp và bảo trì hệ thống nhằm đảm bảo đảm an tồn dữ liệu kế tốn.
Đội ngũ nhân viên phịng kế tốn đều sử dụng thành thạo phần mềm kế tốn Misa. Cơng ty cũng tổ chức cho nhân viên tham gia các khóa học nhằm nâng cao trình độ sử dụng phần mềm kế toán, làm chủ các thiết bị phục vụ cho cơng việc kế tốn.
2.2.5. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể tại Công ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Tín
2.2.5.1. Tổ chức hạch tốn kế tốn vốn bằng tiền
Tại Cơng ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Tín các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền đang chuyển khơng có. Do vậy, kế tốn vốn bằng tiền chỉ sử dụng hai tài khoản: Tài khoản 111 (Tiền mặt tại quỹ), Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng) . Hiện nay, Công ty tổ chức thực hiện kế toán vốn bằng tiền theo chế độ kế toán hiện hành được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính.
Cơng ty hạch toán vốn bằng tiền, sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam đồng. Hạch toán ngoại tệ sử dụng một loại tỷ giá là tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi.
Tài khoản sử dụng: TK 111 - Tiền mặt
TK 1111- Tiền mặt Việt Nam; TK 1112 - Tiền mặt ngoại tệ; TK 1113 - Vàng tiền tệ. TK 112 - Tiền gửi ngân hàng TK 1121 - Tiền Việt Nam; TK 1122 - Ngoại tệ
TK 1123 - Vàng tiền tệ.
Chứng từ sử dụng: Phiếu thu (Mẫu 01-TT); Phiếu chi (Mẫu 02-TT); Hóa đơn GTGT; Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT); Giấy đề nghi tạm ứng (Mẫu số 03-TT); Giấy báo nợ (GBN); Giấy báo có (GBC); Uỷ nhiệm chi (UNC).
Sổ sách sử dụng:
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng.
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái TK 111, 112; Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký thu tiền; Sổ Nhật ký chi tiền.
Ví dụ về nghiệp vụ chi tiền mặt liên quan đến phần hành kế toán vốn bằng tiền: Căn cứ vào chứng từ gốc như: Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng thông thường, biên lai, …và Giấy đề nghị thanh toán của người đề nghị chi tiền (người bán), Kế toán trưởng kiểm tra và duyệt lệnh chi (Những khoản chi lớn trên 100 triệu phải qua sự kiểm soát của thủ trưởng đơn vị). Kế toán thanh toán (Kế toán tiền mặt) lập Phiếu chi, phiếu chi được lập thành 03 liên chuyển Kế toán trưởng ký phiếu chi. Thủ quỹ thực hiện chi tiền sau đó chuyển chứng
từ gốc sang Kế toán tiền mặt lưu 01 liên, thủ quỹ lưu 01 liên. Cuối kỳ, Kế toán tiền mặt sau khi đối chiếu Sổ chi tiết TK 111 với Sổ quỹ tiền mặt của Thủ quỹ, khớp số liệu thì sẽ thực hiện việc in sổ để lưu.
Hình 2.4. Hạch tốn kế toán vốn bằng tiền
Nguồn: Cơng ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Tín
2.2.5.2. Tổ chức hạch tốn kế tốn tài sản cố định
Tài sản cố định của doanh nghiệp là những tài sản có giá trị lớn và dự tính đem lại ích kinh tế lâu dài cho doanh nghiệp. TSCĐ trong doanh nghiệp nói chung và trong các bộ phận sử dụng nói riêng là một trong những bộ phận quan trọng góp phần đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Hiện nay, Cơng ty áp dụng phương pháp hạch tốn kế tốn tài sản cố định theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Phương pháp tính khấu hao của Cơng ty là phương pháp đường thẳng; tài sản cố định được đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị cịn lại.
Tài khoản 211 - TSCĐ hữu hình Tài khoản 212 - TSCĐ thuê tài chính Tài khoản 213 - TSCĐ vơ hình
Tài khoản 214 - Hao mòn TSCĐ
Chứng từ và sổ sách sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu 01- TSCĐ/BB); Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu 03-TSCĐ/BB); Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu 04-TSCĐ/HD); Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu 05-TSCĐ/HD); Sổ TSCĐ
2.2.5.3. Tổ chức hạch tốn kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Hiện nay Công ty đang áp dụng tính giá thành thực tế của sản phẩm theo phương pháp tổng cộng chi phí. Theo phương pháp này giá thành sản phẩm được xác định bằng cách cộng chi phí sản xuất của các giai đoạn, bộ phận sản xuất tạo nên thành phẩm. Công ty lựa chọn phân bổ chi phí chung theo các tiêu thức sau:
- Phân bổ theo chi phí nhân cơng trực tiếp - Phân bổ theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Phân bổ theo định mức chi phí sản xuất chung Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tài khoản 622 - Chi phí nhân cơng trực tiếp Tài khoản 627 - Chi phí sản xuất chung
Tài khoản 6271: Chi phí lương nhân viên quản lý phân xưởng Tài khoản 6272: Chi phí nguyên vật liệu
Tài khoản 6273: Chi phí cơng cụ, dụng cụ
Tài khoản 6274: Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho phân xưởng Tài khoản 6277: Chi phí dịch vụ điện, nước
Tài khoản 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Chứng từ sử dụng: Bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ,bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, cơng cụ dụng cụ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, …
Trình tự hạch tốn các loại chi phí và tính giá thành sản phẩm của cơng ty được khái quát theo các sơ đồ sau:
Hình 2.5. Hạch tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Nguồn: Cơng ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Tín
Hình 2.7. Hạch tốn chi phí sản xuất chung
Nguồn: Cơng ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Tín
2.2.5.4. Tổ chức hạch tốn kế tốn tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa
Kế toán bán hàng quản lý chặt chẽ các yếu tố của nghiệp vụ bán hàng như: doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, tình hình thanh tốn cơng nợ phải thu, thuế giá trị gia tăng và các chi phí liên quan... để từ đó tính tốn, xác định kết quả của hoạt động bán hàng, tiêu thụ sản phẩm.
Phương thức bán hàng: Hiện nay cơng ty áp dung các hình thức bán hàng sau:
- Bán hàng trực tiếp cho khách hàng
- Xuất khẩu trực tiếp, Xuất khẩu ủy thác - Bán hàng thu tiền ngay, Bán hàng trả chậm
- Bán hàng từ kho công ty, Bán hàng không qua kho Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại
- Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại - Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán - Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán - Tài khoản 641: Chi phí bán hàng
- Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Giấy báo Có); Phiếu xuất kho; Sổ chi tiết bán hàng; Phiếu xuất kho
Trình tự hạch tốn tiêu thụ sản phẩm của công ty được khái quát theo sơ đồ sau:
Hình 2.8. Hạch tốn kế tốn tiêu thụ thành phẩm
2.2.5.5. Tổ chức hạch toán kế toán xác định kết quả kinh doanh
Xác định kết quả kinh doanh và lên báo cáo là bước cuối cùng của quá trình hạch tốn kế tốn. Kế tốn tổng hợp tập hợp hóa đơn, chứng từ và sổ cái, sổ chi tiết của các tài khoản để thưc hiện tổng hợp doanh thu, chi phí và tính tốn lãi lỗ.
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản 515 - Doanh thu hoat động tài chính
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn VAT, hợp đồng kinh tế, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản 511, 632, 635, 641, 642, 711, 811, ..
Trình tự hạch toán xác đinh kết quả kinh doanh trong công ty được khái quát theo sơ đồ dưới đây:
Hình 2.9. Hạch tốn xác định kết quả kinh doanh
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA TÍN
2.3.1. Ưu điểm
Qua thời gian tìm hiểu và nghiên cứu về tổ chức kế toán tại Cơng ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Tín, tác giả nhận thấy tổ chức kế tốn có những ưu điểm sau:
(1) Về tổ chức bộ máy kế toán
Đối với bộ máy kế tốn, nhân viên kế tốn có chun mơn cao và đã có sự phân cơng rõ ràng chun mơn hóa từng phần việc: Kế tốn cơng nợ phải trả, kế tốn cơng nợ phải thu; kế tốn ngân hàng theo dõi các khoản và các đối tượng thanh toán qua ngân hàng, kế toán thanh toán tiền mặt,.... Phân chia ra các phần hành kế toán riêng biệt như vậy đã giúp cho các kế toán tránh được sự chồng chéo, mỗi người tự chủ hơn trong phần hành kế tốn của mình và chịu trách nhiệm với phần hành kế toán được giao. Khi cần số liệu, kế toán tổng hợp hoặc kế tốn trưởng có thể hỏi ngay kế toán viên ở mảng kế toán tương ứng, tránh sự chồng chéo, trùng lắp lẫn nhau. Đáp ứng nhu cầu báo cáo hàng kỳ và theo dõi hoạt động kinh doanh của Ban Giám đốc.
(2) Về tổ chức chứng từ kế toán
Về cơ bản, kế tốn tại Cơng ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Tín đã xây dựng hệ thống chứng từ trên cơ sở hệ thống chứng từ áp dụng cho doanh nghiệp được Bộ Tài chính thống nhất và ban hành theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Hệ thống chứng từ này, bao gồm cả chứng từ bắt buộc, chứng từ hướng dẫn cơ bản đã đủ để phản ánh nội dung các hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời đáp ứng được yêu cầu về tra cứu, kiểm tra, kiểm soát tại cơng ty. Về trình tự ln chuyển chứng từ, kế tốn tại Cơng ty đã thực hiện khá nghiêm túc các quy định về luân chuyển chứng từ, các chứng từ được kiểm tra và có xác nhận chữ ký đầy đủ của các bên liên quan. Các bộ phận đều thực hiện nghiêm túc việc tuân thủ quy định về chứng từ, không xảy ra
tình trạng làm giả hoặc sử dụng chứng từ khơng hợp pháp để thanh toán.
(3) Về tổ chức tài khoản kế tốn
Cơng ty đã vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tưsố 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, điều này thể hiện việc chấp hành đúng theo quy định của nhà nước của Công ty. Dựa trên tình hình thực tế công ty đã mở thêm một số tài khoản cấp 2 để để thuận tiện cho việc theo dõi, hạch toán. Nội dung và phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được áp dụng tuân theo những quy định của chế độ kế toán hiện hành
(4) Về tổ chức sổ kế toán
Để phản ánh đầy đủ hoạt động kinh doanh tại Cơng ty, kế tốn tại cơng ty đã mở các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, sổ cái. Các sổ này khi được mở đều tuân thủ các nguyên tắc quy định cho các loại sổ kế toán, như: loại sổ, kết cấu sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự, kỹ thuật ghi chép giữa các loại sổ. Ngoài ra, hệ thống sổ sách này đã được xây dựng dựa trên cơ sở phù hợp với hình thức kế tốn “Nhật ký chung” mà đơn vị đang áp dụng, và phù hợp với đặc thù hoạt động, sản xuất của công ty.
(5) Về tổ chức báo cáo kế tốn
Cơng ty đã lựa chọn và áp dụng đầy đủ các báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước. Các báo cáo tài chính của cơng ty được lập tương đối đầy đủ, cơ bản phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và hệ thống báo cáo kế tốn tài chính của Công ty được lập đúng thời hạn quy định của Bộ Tài chính.
(6) Về tổ chức kiểm tra kế toán
Cơng việc tổ chức kiểm tra kế tốn đã được công ty triển khai thực hiện tại từng bộ phận kế toán, mỗi phần hành công việc, nhân viên kế toán phụ trách phần hành nào sẽ kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần hành đó trước khi tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn. Ngồi ra, lãnh đạo doanh nghiệp kiểm tra về nội dung và số tiền trên chứng từ kế