7. kết cấu của đề tài
2.2.2. Thực trạng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
2.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Việc thu nhận thơng tin kế tốn của cơng ty được thực hiện qua hệ thống các chứng từ kế toán. Chế độ chứng từ kế tốn áp dụng tại cơng ty dựa trên Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế tốn doanh nghiệp. Cơng ty căn cứ vào chế độ chứng từ đã được ban hành theo quyết định của Bộ Tài chính, tiến hành nghiên cứu đặc điểm hoạt động, đặc điểm về đối tượng kế toán cũng như nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin để xây dựng và vận dụng chứng từ đều phù hợp với yêu cầu quản lý và đảm bảo tính pháp lý theo quy định của Nhà nước. Hệ thống chứng từ của
công ty đa phần được dựa trên mẫu chứng từ in sẵn của Bộ Tài chính phát hành. Biểu mẫu chứng từ kế toán bao gồm cả các chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị và tuân thủ theo những quy định của Nhà nước. Các loại chứng từ phản ánh trong công ty bao gồm 5 loại sau:
- Chứng từ lao động tiền lương: Bảng chấm cơng, Bảng thanh tốn lương,...
- Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê mua hàng,...
- Chứng từ bán hàng: Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho thành phẩm,... - Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi,...
- Chứng từ Tài sản cố định: Biên bản giao nhận Tài sản cố định, Biên bản thanh lý Tài sản cố định,...
Tổ chức chứng từ kế tốn ở Cơng ty được thực hiện tương đối khoa học, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty đã xây dựng hệ thống chứng từ đáp ứng yêu cầu quản lý và sản xuất kinh doanh. Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu về sản xuất kinh doanh được nhân viên kế toán lập chứng từ sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh (hoặc tiếp nhận chứng từ từ các bộ phận khác ). Sau đó kiểm tra chứng từ về nội dung và hình thức. Sử dụng để ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ theo thời gian quy định. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc lập chứng từ, luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ được thực hiện như sau:
* Bước 1: Lập chứng từ
Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo sự phân công và chỉ đạo của trưởng phịng, kế tốn các phần hành xác định loại chứng từ phù hợp với nghiệp vụ để phản ánh, lập chứng từ cho nghiệp vụ đó. Các nghiệp vụ phát sinh ở phần hành kế tốn nào thì kế tốn phần hành đó phải vận dụng loại
chứng từ phù hợp. Và do Công ty áp dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn nên các chứng từ đều được lập trên máy tính rồi in ra theo đúng biểu mẫu quy định, đảm bảo nhanh gọn, dễ dàng, chính xác, kịp thời trong cơng tác kế tốn. Tuy nhiên, tại cơng ty vẫn xảy ra một số trường hợp đặc biệt thực hiện khơng đúng trong q trình lập chứng từ, biểu hiện như sau:
- Lập chứng từ thiếu khi phát sinh nghiệp vụ, ví dụ như trường hợp đơn vị bán hàng vì tính chất cơng việc mang tính thời gian nên kế tốn chỉ lập hóa đơn bán hàng mà không lập phiếu xuất kho hàng hóa để ghi nhận việc xuất kho hàng.
- Lập chứng từ không hợp lệ, khơng đầy đủ chữ ký của những người có liên quan.
- Nhiều nghiệp vụ bán hàng chủ yếu là cho các khách hàng lẻ khi giao hàng khơng có phiếu giao hàng mà người nhận hàng chỉ ký nhận trên hóa đơn photo cho đúng lơ hàng đó để xác định việc nhận hàng và thời gian nhận hàng.
- Đối với việc nhập hàng bị hỏng thì khơng có biên bản phát hiện kèm theo, đồng thời việc chuyển từ hàng hỏng cũng không lập bất kỳ một loại chứng từ nào để làm giảm giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp thực tế có thể bán được.
* Bước 2: Kiểm tra chứng từ và tiến hành ghi sổ kế tốn tổng hợp vàchi tiết
Cơng tác kiểm tra chứng từ là một nhiệm vụ quan trọng trong cơng tác kế tốn đặc biệt là đối với doanh nghiệp có khối lượng chứng từ đầu vào nhiều nên việc kiểm tra chứng từ rất quan trọng, để tránh được những sai sót khơng đáng có. Ngồi ra, việc kiểm tra chứng từ cịn nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để ngăn ngừa những sai phạm ngay từ khi lập chứng từ. Qua khảo sát thực tế tại Cơng ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Tín, cơng tác kiểm tra chứng từ được tiến hành kịp thời và chặt chẽ, đảm bảo chứng từ gốc
phản ánh đúng, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo sự phân công trách nhiệm của kế toán trưởng Cơng ty: kế tốn phụ trách phần hành nào thì có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra chứng từ nghiệp vụ liên quan tới phần hành đó. Trước khi chuyển chứng từ sang Phịng Kế tốn kiểm tra và trình Giám đốc ký duyệt thì trưởng các bộ phận phát sinh nghiệp vụ kinh tế phải ký xác nhận nội dung chứng từ. Sau khi chứng từ được ký duyệt đầy đủ, kế toán tiến hành thu tiền hoặc thanh tốn tiền hoặc ghi nhận cơng nợ.
* Bước 3: Phân loại, sắp xếp chứng từ.
Các chứng từ kế tốn của Cơng ty được phân loại theo từng loại như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất theo từng tháng và theo trình tự thời gian phát sinh để dễ dàng cho việc kiểm tra chi tiết khi cần thiết. Các chứng từ gốc được bộ phận kế toán thuế giữ để theo dõi, các bộ phận liên quan sẽ sử dụng chứng từ photo.
* Bước 4: Lưu trữ và bảo quản chứng từ
Việc lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện theo quy định của Luật Kế toán. Bộ phận kế toán thuế chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo quản chứng từ. Thời gian lưu trữ chứng từ tối thiểu là 5 năm đối với các chứng từ sử dụng cho quản lý, hoạt động thường xuyên tại công ty, không sử dụng trực tiếp cho việc ghi chép sổ kế tốn và lập các báo cáo tài chính. Tuy nhiên, cơng ty chưa thiết kế mẫu gáy tệp chung cho các loại chứng từ. Đa phần, kế toán tự tạo mẫu gáy tệp, mẫu bìa sổ nên hình thức tổng thể của tủ tài liệu và cách thức sắp xếp chứng từ chưa được khoa học, chưa thuận tiện cho việc tra cứu chứng từ khi cần thiết.
2.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản công ty sử dụng được thể hiện tại Phụ lục 1. Tại Cơng ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Tín, hệ thống tài khoản đã được xây dựng dựa trên chế độ kế toán được ban hành theo Thông tư 200/2014/TTBTC của Bộ Tài chính, đã đáp ứng được yêu cầu về hệ thống hoá và xử lý thơng tin kế
tốn với các nghiệp vụ kinh tế - tài chính chủ yếu. Việc sử dụng phần mềm kế tốn cũng giúp cho q trình hệ thống hố và xử lý thơng tin kế tốn qua các tài khoản kế toán dễ dàng và chính xác hơn. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế tốn quy định, Cơng ty tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và theo yêu cầu quản lý của đơn vị.. Do là doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh trong nước và xuất khẩu, Cơng ty sử dụng các nhóm tài khoản sau:
* Đối với tài khoản tài sản thuộc loại 1 và loại 2:
- Đối với TK 111 “Tiền mặt” Công ty sử dụng 03 tài khoản chi tiết: TK 1111- Tiền mặt Việt Nam; TK 1112 - Tiền mặt ngoại tệ và TK 1113 - Vàng tiền tệ. Tương tự, đối với TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, Công ty sử dụng 03 tài khoản chi tiết: TK 1121 - Tiền Việt Nam; TK 1122 - Ngoại tệ và TK 1123 - Vàng tiền tệ. Công ty chỉ sử dụng một tài khoản ngân hàng mở tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) chi nhánh Bình Định.
- Đối với các tài khoản: TK 128 “Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn”, Công ty sử dụng 04 tài khoản: TK 1281 - Tiền gửi có kỳ hạn; TK 1282 - Trái phiếu và TK 1283 - Cho vay; TK 1288 - Các khoản đầu tư khác nắm giữ đến ngày đáo hạn.
- Đối với các tài khoản: TK 131 “Phải thu của khách hàng”, TK 136 “Phải thu ngắn hạn khác” công ty không sử dụng tài khoản chi tiết.
*Đối với Tài khoản Nguồn vốn thuộc loại 3 và loại 4: Cơng ty có mở
một số loại tài khoản chi tiết đối với TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước”; TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”; TK 421 “Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối”.
* Đối với nhóm tài khoản hoạt động loại 5, loại 6, loại 7, loại 8 và loại 9: Cơng ty có mở một số loại tài khoản chi tiết, TK 511 “Doanh thu bán hàng
phí bán hàng”; TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh”.
Cơng ty mở nhiều tài khoản chi tiết, do đó, đảm bảo theo dõi được sự biến động về giá trị của nhiều đối tượng kế toán chi tiết (các loại hàng hóa, cơng nợ của từng khách hàng…). Ngồi ra, nhờ sự tiện ích của phần mềm kế tốn đối với các đối tượng kế toán chi tiết như từng loại hàng hóa, từng khách hàng được mã hóa và được phần mềm quản lý trong cơ sở dữ liệu. Các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh nếu có liên quan đến các đối tượng này thì người nhập dữ liệu chỉ cần chỉ ra mã các đối tượng ấy. Căn cứ vào mã đối tượng, phần mềm sẽ lọc và đưa ra các báo cáo chi tiết khi cần thiết. Tuy nhiên, hệ thống tài khoản kế tốn của Cơng ty chủ yếu phục vụ cho cơng tác kế tốn tài chính là chủ yếu, chưa đáp ứng yêu cầu của kế toán quản trị để cung cấp thông tin cho Ban giám đốc trong quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp (Xem Phụ lục 1).
2.2.2.3. Tổ chức sổ kế toán
Khảo sát thực tế cho thấy, Công ty đã thực hiện các quy định về sổ kế tốn trong Luật Kế tốn, Thơng tư 200/2014/TTBTC của Bộ Tài chính. Hình thức kế tốn Cơng ty áp dụng là trên máy vi tính (theo hệ thống sổ sách của hình thức Nhật ký chung).
Phần mềm kế tốn cơng ty sử dụng là phầm mềm Misa. Phần mềm kế toán đang sử dụng tại công ty đã đáp ứng được cơ bản các yêu cầu vềhạch toán kế toán hiện nay. Hằng năm, công ty tiến hành bảo trì dữ liệu và nâng cấp lại phần mềm nhằm có những điều chỉnh phù hợp với sự thay đổi của các quy định về kế tốn và thực tế hoạt động tại cơng ty. Trình tự ghi số kế tốn trên phần mềm được thực hiện như sau:
Hình 2.3. Hình thức kế tốn trên máy vi tính tại Cơng ty TNHH Đồ Gỗ Nghĩa Tín
Nguồn: Cơng ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Tín
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan).
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động. Cuối tháng, sau khi đã hồn tất việc khố sổ theo quy định cho từng loại sổ, kế toán in ra giấy tồn bộ sổ kế tốn tổng hợp, sổ kế tốn chi tiết và phảicó đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Điều kiện để khoá sổ kế toán là tồn bộ quy trình ghi sổ được thực hiện đầy đủ và chuẩn xác, đảm bảo rằng khơng cịn thiếu sót và nhầm lẫn trong định khoản nghiệp vụ kinh tế.
In sổ sách và đưa vào bảo quản lưu trữ sau khi thực hiện khoá sổ kế toán. Dựa vào bảng cân đối phát sinh tài khoản (Bảng thể hiện toàn bộ hệ thống tài khoản của doanh nghiệp đã thiết lập) để in sổ chi tiết, sổ tổng hợp sau đó ký,
đóng dấu, đóng quyển và lưu trữ. Ngồi ra, các dữ liệu kế toán trên phần mềm máy tính cũng được sao lưu và bảo mật cẩn thận.
Các số kế tốn hiện nay cơng ty đang sử dụng, bao gồm:
(1) Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản: 111, 112, 131, 156, 331,...
Ví dụ: Số cái tài khoản 111 - Tiền mặt được thể hiện ở Phụ lục 2.
(2) Sổ chi tiết: Sổ chi tiết tiền mặt; Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng; Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng; Sổ chi tiết công nợ phải trả người bán; Sổ chi tiết hàng hóa; Sổ theo dõi thuế GTGT; Sổ theo dõi chi tiết TSCĐ, CDCD; Sổ chi tiết các tài khoản chi phí
Ví dụ: Sổ chi tiết tài khoản 622 - Chi phí nhân cơng trực tiếp được thể hiện ở Phụ lục 3; Số chi tiết tài khoản 627 - Chi phí sản xuất chung được thể hiện ở Phụ lục 4;
2.2.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
* Hệ thống báo cáo tài chính
Các báo cáo kế tốn tài chính được thiết lập với mục đích phục vụ thơng tin cho các đối tượng bên ngồi doanh nghiệp. Khi kết thúc niên độ kế tốn, Công ty lập và nộp báo cáo thuế cho Chi cục Thuế TP. Quy Nhơn và Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Định. Các loại báo cáo tài chính tại Cơng ty được thể hiện ở Phụ lục 14, bao gồm:
- Bảng Cân đối kế toán - Mẫu số B01-DNN
- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh- Mẫu số B02-DNN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DNN
Quy trình lập báo cáo tài chính của cơng ty được thực hiện qua các bước như sau:
(1) Thực hiện ghi chép sổ sách kế toán:
- Kế toán các phần hành tiến hành thu thập, xử lý thông tin trên các chứng từ và nhập chính xác vào phần mềm kế toán.
- Kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu chi tiết trên các tài khoản 112, 131, 331 để có được số liệu tổng hợp.
- Kiểm tra lại các số liệu trên các tài khoản và chốt số liệu với Kế toán trưởng để làm căn cứ lập báo cáo.
(2) Lập Báo cáo tài chính:
Kế tốn tổng hợp căn cứ theo số liệu đã chốt với kế toán trưởng và yêu cầu từ các bên để lập báo cáo theo mẫu quy định. Đối với báo cáo tài chính cơng ty lập theo mẫu của Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính và khơng sử dụng cácmẫu báo cáo tự lập.
(3) Bước 3: Hồn thiện báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính sau khi được lập xong sẽ được in ra và xin chữ ký của Giám đốc và kế tốn trưởng. Sau khi báo cáo đã hồn thiện đầy đủ các chỉ tiêu sẽ cung cấp cho các bên có yêu cầu.
* Hệ thống báo cáo quản trị
Đối với các báo cáo kế toán quản trị được thiết lập với mục đích phục vụ thơng tin cho các đối tượng bên trong doanh nghiệp, Kế tốn tổng hợp chỉ lập các báo cáo tài chính phục vụ cho việc kiểm tra, các thông tin chủ yếu được trình bày trong báo cáo là các thông tin liên quan đến kế tốn tài chính. Kế tốn tổng hợp ít lập các báo cáo phục vụ quản trị như báo cáo chi phí, báo cáo doanh thu,... của từng bộ phận. Thay vào đó các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí,