Các nguyên tắc thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu trong

8 .Tổng quan các nghiên cứu

1.2. Kiểm sốt nợi bợ trong ngân hàng thương mại

1.2.3. Các nguyên tắc thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu trong

trong ngân hàng thương mại

a. Nguyên tắc chung

Để kiểm sốt nợi bợ đạt được hữu hiệu thì bộ phận KSNB phải tuân thủ các nguyên tắc sau [11]:

- Mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu

hoạt động của Ngân hàng đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có các biện pháp xử lý thích hợp. Bên cạnh đó mỗi khi Ngân hàng có sự thay đổi về mục tiêu kinh doanh, các sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động kinh doanh mới thì đồng thời yêu cầu các nhà quản lý phải rà soát, nhận dạng các rủi ro có khả năng xảy ra để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các cơ chế, quy trình, quy định kiểm tra, kiểm sốt nợi bợ phù hợp.

- Hoạt đợng kiểm tra, kiểm sốt nợi bộ là một phần không thể tách rời

với các hoạt động khác của Ngân hàng. Cơ chế kiểm tra, kiểm sốt nợi bợ phải được thiết kế và tổ chức thực hiện trong mọi quy trình nghiệp vụ tại tất cả các đơn vị, bộ phận ngân hàng bằng nhiều hình thức như:

+ Phân cấp ủy quyền rõ ràng minh bạch, đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phân trong Ngân hàng.

+ Kiểm tra chéo giữa các cá nhân, các bộ phận cùng tham gia trong quy trình nghiệp vụ.

+ Quy định các hạn mức rủi ro đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện các giao dịch một cách cụ thể.

+ Xây dựng quy trình và cơ chế thẩm định kiểm tra, chấp thuận và xét duyệt cho phép thực hiện các giao dịch, đảm bảo một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất hai cán bộ tham gia, một người thực hiện giao dịch và một người kiểm sốt giao dịch khơng có cá nhân nào có thể một mình thực hiện và quyết định một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức được Ngân hàng cho phép phù hợp với quy định của pháp luật.

Cơ chế phân cấp ủy quyền được thiết lập và thực hiện một cách hợp lý

cụ thể, rõ ràng, tránh các xung đột vì lợi ích; đảm bảo nguyên tắc một cá nhân không đảm nhiệm cùng một lúc những cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo nhau; đảm bảo mọi cán bộ trong Ngân hàng không có điều kiện để thao túng hoạt động, không minh bạch thông tin phục vụ cho mục đích cá nhân hoặc che dấu các hành vi vi phạm các quy định của pháp luật và quy định nội bộ Ngân hàng đặt ra.

- Bảo đảm chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải

có hệ thống thông tin nội bộ về tình hình tài chính, hoạt động, về tình hình tuân thủ trong Ngân hàng và tình hình kinh tế, thị trường bên ngoài hợp lý, tin cậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị điều hành hiệu quả.

- Hệ thống thông tin, các công nghệ tin học của ngân hàng phải được giám sát, bảo vệ hợp lý, an toàn và có cơ chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ, bao gồm cả thiên tai, cháy nổ, hệ thống bị xâm nhập..., đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin của Ngân hàng nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh của Ngân hàng diễn ra thường xuyên, liên tục.

- Bảo đảm mọi cán bộ, nhân viên trong Ngân hàng đều phải hiểu được tầm quan trọng của hoạt đợng kiểm sốt nợi bợ; vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm sốt nợi bợ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được giao và phải thực hiện đầy đủ, có hiệu quả các quy định, quy trình kiểm sốt nợi bợ có liên quan.

- Người điều hành các bộ phận, đơn vị sự nghiệp, các cá nhân có liên

quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tình hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ; mọi khiếm khuyết của hệ thống này phải được bảo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp, những khiếm khuyết lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo ngay cho Tổng Giám đốc, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.

- Tất cả các cá nhân, các bộ phận ở mọi cấp của ngân hàng phải thường

xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của mình trước ngân hàng và pháp luật.

- Lãnh đạo tại các đơn vị, bộ phận của ngân hàng phải báo cáo, đánh giá

về kết quả kiểm tra, kiểm sốt nợi bợ tại đơn vị mình; đề xuất các biện pháp xử lý đối với những tồn tại và bất cập (nếu có) gửi lên lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp.

b. Nguyên tắc cụ thể

Khung kiểm sốt nợi bợ trong tổ chức ngân hàng (BCBS40-Framework

for Internal Control Systems in Banking Organisations) [20, tr.2-5] được Ủy ban Basle ban hành năm 1998 đã đề ra 13 nguyên tắc thiết kế và đánh giá hệ thống kiểm sốt nợi bợ của ngân hàng. Về cơ bản các nguyên tắc này tương tự như các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo báo cáo của Hội đồng các nhà tài trợ của Ủy ban Treadway (COSO) cụ thể như sau.

* Giám sát điều hành và văn hố kiểm sốt Ngun tắc 1

Hợi đồng quản trị có trách nhiệm phê duyệt và kiểm tra định kỳ toàn bộ chiến lược kinh doanh và những chính sách quan trọng của ngân hàng, hiểu rõ những rủi ro trọng yếu của ngân hàng, xây dựng những mức độ có thể chấp nhận đối với các rủi ro này và đảm bảo rằng Ban điều hành đã thực hiện các bước cần thiết để xác định, đo lường, theo dõi và kiểm tra những rủi ro này xét duyệt cơ cấu tổ chức, đảm bảo rằng ban điều hành đang giám sát sự hiệu quả cả hệ thống KSNB. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm sau cùng về việc thiết lập duy trì mợt hệ thống kiểm sốt nợi bợ đầy đủ và hiệu quả.

Nguyên tắc 2

Ban điều hành chịu trách nhiệm thi hành những chiến lược và chính sách đã được phê duyệt bởi Hội đồng quản trị, nâng cao việc xác định, đo lường, giám sát và kiểm tra những rủi ro mắc phải của ngân hàng, duy trì một cơ cấu tổ chức trong đó có sự phân công rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và các mối quan hệ giữa các bộ phận, đảm bảo rằng đã thực hiện nhiệm vụ được giao phó một cách hiệu quả, thiết lập những chính sách kiểm sốt nợi bợ thích hợp, kiểm tra đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nợi bộ.

Nguyên tắc 3

Hội đồng quản trị có trách nhiệm nâng cao đạo đức, tính chính trực, thiết lập văn hoá trong đó nhấn mạnh và làm cho tất cả nhân viên thấy tầm quan trọng của kiểm sốt nợi bộ. Tất cả nhân viên ngân hàng cần phải hiểu vai trò của mình trong q trình kiểm sốt nợi bợ và thực sự tham gia vào quá trình đó.

* Nhận biết và đánh giá rủi ro Nguyên tắc 4

Mợt hệ thống kiểm sốt nợi bợ hiệu quả đòi hỏi rằng những rủi ro trọng yếu ảnh hưởng có hại đến việc hoàn thành mục tiêu của ngân hàng phải được nhận biết và đánh giá liên tục. Sự đánh giá này phải bao trùm tất cả các rủi ro trong hoạt động của ngân hàng đó là rủi ro tín dụng, rủi ro chính sách quốc gia, rủi ro thị trường, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro vận hành, rủi ro pháp lý và rủi ro thương hiệu. Kiểm sốt nợi bộ cần xem lại những rủi ro chưa được kiểm soát trước đây cũng như mới phát sinh.

* Hoạt động kiểm sốt và sự phân cơng, phân nhiệm Nguyên tắc 5

Hoạt đợng kiểm sốt phải là một công việc quan trọng trong các hoạt động hàng ngày của ngân hàng. Một hệ thống kiểm sốt nợi bợ hiệu quả đòi

hỏi phải thiết lập mợt cơ cấu kiểm sốt thích hợp, trong đó sự kiểm soát được xác định ở mỗi mức hoạt động. Những điều này bao gồm kiểm tra ở mức độ cao nhất, kiểm tra hoạt động đối với các bộ phận, các phòng ban khác nhau, kiểm kê, kiểm tra sự tuân thủ những quy định ban hành và theo dõi sự không tuân thủ, một hệ thống đã được phê duyệt và uỷ quyền, và một hệ thống kiểm tra và đối chiếu.

Nguyên tắc 6

Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi rằng có sự phân công nhiệm vụ hợp lý và các nhân viên đó không được phân công mâu thuẫn với trách nhiệm. Những xung đột về quyền lợi phải được nhận biết, kiểm soát tối đa và tùy tḥc vào sự kiểm sốt đợc lập, thận trọng.

Nguyên tắc 7

Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi có dữ kiện đầy đủ và tổng thể về sự tuân thủ, về tình hình hoạt động và tình hình tài chính cũng như những thông tin thị trường bên ngoài về những sự kiện và điều kiện mà nó xác đáng đến việc đưa ra quyết định. Thông tin phải kịp thời, có thể sử dụng được và được trình bày theo biểu mẫu.

Nguyên tắc 8

Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi một hệ thống thông tin đáng tin cậy, có thể đáp ứng cho hầu hết các hoạt động chủ yếu của ngân hàng. Hệ thống này phải được lưu trữ và sử dụng dữ liệu bằng máy tính, an toàn, được theo dõi độc lập và kiểm tra đột xuất, đầy đủ.

Nguyên tắc 9

Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi kênh thông tin trao đổi thông tin hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đã hiểu đầy đủ và tuân thủ triệt để các chính sách và các thủ tục có liên quan đến trách nhiệm và nhiệm vụ của họ và đảm bảo rằng những thông tin cần thiết khác cũng được phổ biến đến

các nhân viên có liên quan.

* Giám sát và sửa chữa những sai sót Nguyên tắc 10

Hiệu quả toàn diện của hệ thống KSNB là việc theo dõi, kiểm tra phải liên tục. Việc theo dõi những rủi ro trọng yếu phải là công việc hàng ngày của ngân hàng, cũng như là việc đánh giá định kỳ của bộ phận kinh doanh và kiểm tốn nợi bợ.

Nguyên tắc 11

Phải có kiểm tốn nợi bợ toàn diện, hiệu quả của hệ thống KSNB được thực hiện bởi những người có đủ khả năng, được đào tạo thích hợp và có thể làm việc đợc lập. Chức năng kiểm tốn nội bộ cũng là việc theo dõi hệ thống KSNB, phải được báo cáo trực tiếp cho Hợi đồng quản trị hoặc Ban kiểm sốt và ban điều hành.

Nguyên tắc 12

Những sai sót của hệ thống kiểm soát được phát hiện bởi bộ phận kinh doanh, kiểm tốn nợi bợ, hoặc các nhân viên khác thì phải được báo cáo kịp thời cho cấp quản lý thích hợp và ghi nhận ngay lập tức. Những sai sót trọng yếu của KSNB phải được báo cáo cho Ban điều hành và Hội đồng quản trị.

* Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ thơng qua cơ quan thanh tra ngân hàng

Nguyên tắc 13

Cán bộ thanh tra đòi hỏi rằng tất cả các ngân hàng, không kể độ lớn, cần có hệ thống KSNB hiệu quả, phù hợp với bản chất, sự phức tạp, rủi ro vốn có của hoạt động nội và ngoại bảng tổng kết và thích nghi được với sự thay đổi môi trường, điều kiện ngân hàng. Các thanh tra sẽ xác định hệ thống KSNB của ngân hàng có hiệu quả và đầy đủ cho danh mục rủi ro riêng biệt của ngân hàng đó hay không.

1.3. Kiểm sốt nợi bợ hoạt động tín dụng trong ngân hàng thương mại

1.3.1. Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng trong ngân hàng thương mại

Sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường hiện nay cùng với áp lực suy thoái và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, các NHTM ngày càng quan tâm nhiều hơn đến hệ thống kiểm sốt nợi bợ nhằm giúp cho ngân hàng hạn chế những sự cố, mất mát, thiệt hại và tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Dưới góc nhìn của người quản lý ngân hàng thương mại thì có hai hệ thống chạy song song trong ngân hàng. Đầu tiên là hệ thống đáp ứng yêu cầu kinh doanh, bao gồm các phòng ban chức năng, quy trình thủ tục, các công việc cần thiết để phục phụ cho hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên bất kỳ công việc nào, quy trình nào khi thực hiện đều có thể đối diện với những nguy cơ, sự cố, hay rủi ro tác động làm ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu của ngân hàng đã đề ra và tùy mức độ tác động mà nó tạo ra thiệt hại ở mức chấp nhận được hay thiệt hại dẫn đến nguy cơ phá sản. Nhằm giảm thiểu rủi ro cho NHTM ở ngưỡng chấp nhận được, hệ thống thứ hai là hệ thống kiểm sốt nợi bợ nói chung và KSNB hoạt động tín dụng nói riêng. Được thiết lập trên cơ sở các biện pháp, chính sách thủ tục, giá trị, chức năng, thẩm quyền của những người liên quan và trở thành phương tiện sống còn trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng, giúp ngân hàng nâng cao năng lực, cải tiến hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự cố và hoàn thành mục tiêu đề ra.

Sự cần thiết phải xây dựng kiểm sốt nợi bợ như trên là rất cấp thiết cho hoạt động kinh doanh của NHTM nói chung và hoạt động tín dụng nói riêng. Tuy vậy, việc thiết kế một bộ phận KSNB như thế nào, gồm những thành phần gì, thực hiện như thế nào…vẫn còn gặp nhiều khó khăn và lúng túng. Đòi hỏi nhà quản lý phải thiết lập, điều hành để bộ phận KSNB có thể

vận hành tốt. Điều quan trọng nhất là nhà quản lý phải luôn nhận thức rằng KSNB là hoạt động rất quan trọng và là một phần không thể thiếu đối với hoạt động của NHTM, là nền tảng cho sự hoạt động an toàn và lành mạnh của các ngân hàng.

Ngồi ra, bợ phận KSNB sẽ giúp ngân hàng tuân thủ các quy định pháp luật của Nhà nước, chính sách tín dụng, kế hoạch hoạt động kinh doanh, các quy tắc nội bợ và các thủ tục kiểm sốt nhằm giảm thiểu rủi ro có thể gặp phải và hạn chế thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình hoạt động.

1.3.2. Mục tiêu, nhiệm vụ của KSNB hoạt động tín dụng của ngân hàng thương mại

a. Mục tiêu của kiểm sốt nợi bợ đối với hoạt động tín dụng ngân hàng thương mại

Kiểm sốt nợi bợ hoạt động tín dụng trong NHTM phải đảm bảo mục tiêu toàn bộ chu trình xét duyệt tín dụng, giám sát tín dụng tại ngân hàng được thực hiện đầy đủ, kịp thời, có hiệu quả và ngăn ngừa kịp thời những thiếu sót trong hệ thống xử lý. Đồng thời các dữ liệu cần thiết phải được thu thập, chuyển giao, xử lý một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho việc ra quyết định tín dụng được chính xác, hạn chế tối đa rủi ro. Mặt khác mọi rủi ro tín dụng phải được quản lý chặt chẽ nhằm ngăn ngừa thất thoát tài sản, có dự phòng rủi ro hợp lý và toàn bộ tài liệu hồ sơ, các tài liệu liên quan đến nghiệp vụ tín dụng phải được lưu trữ đảm bảo an toàn theo quy định.

Trên cơ sở đánh giá sự phù hợp của các chính sách, quy định, quy trình khi áp dụng nhằm xác định các vấn đề còn tồn tại của hoạt động KSNB để xử lý, khắc phục các vấn đề đó. Từ đó đưa ra tư vấn, khuyến nghị, kiến nghị đối với đơn vị trong việc hoàn thiện, chỉnh sửa, bổ sung quy định, quy trình cho phù hợp. Đề xuất các biện pháp xử lý vi phạm đối với các hoạt động thiếu