7. Kết cấu luận văn
2.3. kiến của các bên liên quan về kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tạ
Nội dụng này sẽ trình bày kết quả tham khảo ý kiến của các bên có liên quan đến công tác KSNB hoạt động tín dụng tại BIDV Phú Tài; qua đó làm rõ hơn hoạt động kiểm soát NB tín dụng tại Chi nhánh.
2.3.1. Mục đích và phương pháp
a. Mục đích
Tham khảo ý kiến của các cán bộ làm công tác KSNB, Ban giám đốc, bộ phận quản lý và giám sát tín dụng tại Chi nhánh và một số CBTD nhằm làm rõ hơn thực trạng hoạt động KSNB tại Chi nhánh trong thời gian qua.
b. Phương pháp
Sử dụng bảng câu hỏi về những vấn đề cơ bản trong công tác KSNB hoạt động tín dung. Danh sách tham gia điều tra, phỏng vấn được trình bày ở Phụ lục 2.
Bảng câu hỏi (Phụ lục 1) được kế thừa từ nghiên cứu của tác giả Lưu Thanh Nhàn (2014), với những nội dung được xây dựng xoay quanh các vấn đề sau:
+ Một số câu hỏi chung về những nội dung: Ban giám đốc và bộ phận kiểm soát, triết lý và phong cách điều hành, cơ cấu tổ chức bộ máy KSNB, phân chia trách nhiệm quyền hạn, năng lực đội ngũ nhân sự, tính chính trực và giá trị đạo đức.
+ Công tác KSNB hoạt động tín dụng tín dụng: Liên quan đến quy trình, phương pháp, nội dung tiến hành kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng.
+ Những dạng sai sót thường gặp phát hiện được trong quá trình KSNB hoạt động tín dụng tại Chi nhánh.
2.3.2. Kết quả
Từ kết quả điều tra trình bày ở Phụ lục 3, có thể khái quát thành một số
nội dung cơ bản trong kết quả điều tra như sau.
Những hạn chế của công tác kiểm soát nội bộ.
- Số lượng cán bộ làm công tác KSNB tại Chi nhánh chưa đáp ứng được khối lượng công việc thực tế, chỉ với số lượng 5 người của phòng QLRR trong đó 3 người có tuổi nghề trên 1 năm và chưa trải qua thực tế công tác tín dụng trong khi phải thực hiện công tác KSNB cho toàn Chi nhánh vì vậy hiệu suất của công tác KSNB không cao, không thực hiện đầy đủ một cách toàn diện hoạt động KSNB, từ đó khó thể nhận diện các sai sót nên chưa phát hiện được những sai phạm tiềm ẩn nhiều rủi ro.
- Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của một số cán bộ chưa được đảm bảo phù hợp với vị trí công tác, mặt khác năng lực một số cán bộ giữ chức năng then chốt trong quy trình tín dụng chưa thỏa đáng với vị trí công việc.
- Sự phối hợp của các đơn vị cơ sở được kiểm tra với phòng QLRR trong quá trình kiểm tra, giám sát chưa cao, còn mang tính đối phó, che giấu sai sót, bộ phận quản trị rủi ro và các phòng ban khác chưa báo cáo thường xuyên khi có những trường hợp bất thường xảy ra.
- Quyền hạn, trách nhiệm của bộ phận KSNB hoạt động tín dụng còn chồng chéo với bộ phận kiểm soát tín dụng ở một số nội dung như việc tuân thủ quy trình, quy định nội bộ hoạt động tín dụng.
- Nội dung KSNB hoạt động tín dụng còn mang nặng việc kiểm soát tuân thủ, kiểm soát theo rủi ro chưa đạt được hiệu quả như công tác xét duyệt, thẩm định tín dụng, giải ngân và giám sau vay chưa chặt chẽ ở một số nội dung, việc tuân thủ quy trình kiểm soát việc sử dụng vốn sau giải ngân chưa đầy đủ dẫn đến thường xuyên thiếu biên bản kiểm tra sử dụng vốn theo định kỳ.
- Phương pháp KSNB trên hệ thống SIBS còn hạn chế chưa đánh giá một cách đầy đủ như sai sót do cố tình của cán bộ trong quá trình tác nghiệp
nếu không có sự phối hợp kiểm tra thực tế hồ sơ cũng như thực trạng của khoản vay.
- Các cuộc KSNB đối với hoạt động tín dụng mang tính chất định kỳ, không thường xuyên, tần suất kiểm tra thấp với mỗi phòng trực thuộc chỉ được kiểm tra trung bình 1/lần/năm.
- Nên tổ chức các chốt kiểm soát vào quy trình nghiệp vụ tín dụng. Đặc biệt là tăng cường KSNB đối với hoạt động tín dụng nhiều hơn và ủy quyền cho bộ phận giám sát tín dụng tại đơn vị thực hiện giám soát thường xuyên, đồng thời cần bổ sung hoàn thiện các quy định chặt chẽ hơn trong quy trình xét duyệt khoản vay.
+ Những dạng sai sót thường gặp, cần phải khắc phục để các sai sót không lặp lại nhiều lần
- Hồ sơ pháp lý khách hàng vay, khoản vay chưa đầy đủ như thiếu giấy phép kinh doanh, giấy phép hành nghề, thiếu quyết định thành lập, điều lệ hoạt động doanh nghiệp, thiếu hồ sơ chứng minh khả năng tài chính, khả năng trả nợ.
- Trên 50% ý kiến cho rằng các sai sót về việc chưa định giá TSBĐ theo định kỳ và TSBĐ không đủ tiêu chuẩn thường xuyên xảy ra. Sai sót thường xảy ra trong việc thực hiện chính sách, quy định tín dụng như cho vay sai mốc lãi suất, việc phân kỳ hạn nợ chưa đúng.
- 100% ý kiến cho rằng nội dung thẩm định, tái thẩm định còn sơ sài và 88% ý kiến đồng ý rằng thường xuyên thiếu biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay sau giải ngân.
2.4. Đánh giá tổng hợp thực trạng KSNB hoạt động tín dụng tại BIDV Phú Tài Phú Tài
Qua thực tìm hiểu tế công tác KSNB hoạt động tín dụng tại Chi nhánh, có thể rút ra những ưu điểm và hạn chế của KSNB hoạt động tín dụng tại BIDV Phú Tài như sau.
2.4.1. Ưu điểm
Thứ nhất, Chi nhánh Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Phú Tài đã nhận thức được vị trí, tầm quan trọng của công tác quản lý nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ nói riêng đối với sự tồn tại và phát triển hiệu quả của chi nhánh, do đó BIDV Phú Tài đã từng bước quan tâm tới việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhận thức được vấn đề đó, BIDV Phú Tài đã dần hoàn thiện mô hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ KSNB của phòng QLRR với trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát hoạt động của BIDV Phú Tài trong đó có KSNB hoạt động tín dụng.
Thứ hai, Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam đã nghiên cứu và chính thức phát hành quy trình nghiệp vụ phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát, quy trình giám sát từ xa đối với hoạt động tín dụng…. đây là cẩm nang để cán bộ phòng QLRR tại BIDV Phú Tài áp dụng trong quá trình thực hiện công tác KSNB hoạt động tín dụng của ngân hàng, góp phần đưa hoạt động tín dụng của ngân hàng vào nề nếp, kỷ cương thống nhất đảm bảo cho hoạt động tín dụng của BIDV Phú tuân thủ theo quy định, quy chế của Pháp luật, Ngân hàng nhà nước, BIDV
Thứ ba, phòng QLRR của BIDV Phú Tài đã thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất hoạt động tín dụng và đã phát hiện những sai phạm chủ yếu về hoạt động tín dụng tại Chi nhánh, đồng thời đưa ra kiến nghị đối với bản thân Chi nhánh, các phòng ban có liên quan sớm có biện pháp khác phục, xử lý các sai phạm về hoạt động tín dụng.
Thứ tư, phương pháp, nội dung, quy trình, thủ tục KSNB hoạt động tín dụng tại chi nhánh đã đáp ứng được các nội dung và yêu cầu cơ bản trong việc kiểm tra, giám sát và phòng ngừa rủi ro trong hoạt động tín dụng tại BIDV Phú Tài.
Thứ năm, Chi nhánh đã và đang chú trọng vào công tác bồi dưỡng và
nâng cao nghiệp vụ KSNB cho bộ phận QLRR. Định kỳ, Ban giám đốc chi nhánh đều cử cán bộ nhân viên thuộc phòng QLRR tham gia các khóa học về kiểm soát nội bộ do BIDV tổ chức, và tham gia tập huấn thảo luận kinh nghiệm kiểm soát nội bộ với các ngân hàng khác trên địa bàn.
2.4.2. Những hạn chế
Ngoài những kết quả đạt được ở trên, công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại BIDV Phú Tài vẫn còn một số hạn chế sau.
- Việc thực hiện KSNB hoạt động tín dụng tại BIDV Phú Tài do phòng QLRR thực hiên tuy nhiên tại Chi nhánh có sự chồng chéo trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ riêng của bộ phận QLRR với các phòng ban khác do đó chưa đảm bảo tính độc lập, khách quan trong công tác KSNB nói chung và KSNB hoạt động tín dụng nói riêng.
- Công tác KSNB đối với hoạt đông tín dụng tại BIDV Phú Tài còn hạn chế về phát hiện số lượng các sai sót, chất lượng kiểm tra chưa cao, tỷ lệ kiểm tra thấp trên khối lượng công việc phát sinh. Hiện nay BIDV Phú Tài có 3 phòng QHKH và 7 phòng giao dịch trải dài khắp các huyện trên địa bàn tỉnh Bình định với hoạt động tín dụng đa dạng, phòng phú gồm nhiều loại hình cho vay nhưng phòng QLRR tại BIDV Phú Tài với số lượng nhân sự mỏng, thiếu kinh nghiệm nên chỉ có thể kiểm tra, kiểm soát được một phần rất nhỏ so với quy mô hoạt động tín dụng của Chi nhánh, vì vậy việc phát hiện và ngăn chặn rủi ro tín dụng có thể gặp phải còn hạn chế.
- Năng lực, kinh nghiệm chuyên môn tín dụng của cán bộ QLRR làm công tác KSNB còn nhiều hạn chế do đó chỉ đáp ứng được các yêu cầu cơ bản trong công tác KSNB hoạt động tín dụng. Hơn nữa trình độ của cán bộ QLRR chưa bắt kịp với sự phát triển ngày càng phức tạp của hoạt động tín dụng, chưa đánh giá và nhận diện được những sai sót phức tạp, chưa thành thục các kĩ năng kiểm tra, kiểm soát để thực hiện nhiệm vụ nhánh chóng hơn.
- Quy trình và nội dung KSNB hoạt động tín dụng tại BIDV Phú Tài chưa đáp ứng được các yêu cầu đối với công tác KSNB hiện đại. Quy trình KSNB hoạt động tín dụng tại BIDV Phú Tài vẫn mang nặng về kiểm soát tính tuân thủ các quy định, chính sách tín dụng. Nội dung kiểm soát rộng, dàn trải, chưa trọng tâm chủ yếu đi sâu vào quá trình kiểm tra lại tập trung vào kết quả sự việc đã xảy ra nên việc phát hiện và cảnh báo các rủi ro có thể gặp phải chưa kịp thời. Kết quả kiểm soát của BIDV Phú Tài chỉ mới kiểm tra được các sai sót thông thường, việc phát hiện các sai sót trọng yếu tiềm ẩn nhiều rủi ro chưa cao.
- Hiện nay, BIDV Phú Tài chưa sử dụng phương pháp kiểm soát gián tiếp làm căn cứ thực hiện các cuộc kiểm soát trực tiếp. Việc KSNB hoạt động tín dụng thông qua hệ thống SIBS chỉ có thể đánh giá khái quát về hoạt động tín dụng, từ đó phát hiện những hoạt động bất ổn tại các bộ phận tín dụng để tiến hành kiểm soát trực tiếp, ngăn chặn kịp thời những sai sót có thể gặp phải nhưng việc kiểm soát bằng hệ thống này đang còn cứng nhắc và dập khuôn theo những chỉ tiêu cơ bản, một số cán bộ còn lúng túng trong khi thực hiện.
- Nội dung KSNB hoạt động tín dụng tại BIDV Phú Tài thể hiện trong biên bản kết luận kiểm tra – KSNB và biên bản kiến nghị sửa sai chưa phản ánh một cách đầy đủ các sai phạm phát hiện được, đồng thời chưa nêu rõ các nguyên nhân cụ thể dẫn đến các sai phạm đó. Ngoài ra trong quá trình thực hiện công tác KSNB hoạt động tín dụng, bộ phận QLRR còn bỏ qua một số sai phạm do ý kiến chủ quan hoặc kiêng nể lẫn nhau.
- Việc giám sát thực hiện sửa sai sau kiểm tra – KSNB và việc đánh giá kết quả sửa sai còn hạn chế. Hiện nay công tác KSNB hoạt động tín dụng tại BIDV Phú Tài còn mang nặng việc phát hiện sai phạm, yêu cầu lãnh đạo bộ phận chịu trách nhiệm sửa sai và báo cáo sửa sai theo đúng thời hạn quy định, trong khi đó bộ phận QLRR chưa thường xuyên và chủ động trong công tác
giám sát quá trình sửa sai tại các đơn vị có sai phạm mà hầu như cán bộ QLRR kiểm soát sửa sai chỉ căn cứ vào báo cáo sửa sai của bộ phận có sai phạm nên chưa đánh giá đúng đắn về kết quả sửa sai của đơn vị.
Nguyên nhân của những hạn chế
Việc chuyển đối cấp quản lý duy nhất đối bộ phận KSNB của BIDV Phú Tài chưa được thực hiện, cụ thể bộ phận QLRR thực hiện chức năng KSNB tại Chi nhánh vẫn chịu sự quản ý trực tiếp của Giám đốc Chi nhánh, nhiệm vụ của phòng gắn liền với kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh do đó tính độc lập và khách quan chưa cao.
Số cán bộ của phòng QLRR làm công tác kiểm soát nội bộ hiện tại là 5 (01 lãnh đạo phòng và 04 cán bộ) người so với 14 phòng chức năng và phòng giao dịch, trong khi đó ngoài công tác KSNB nói chung và KSNB hoạt động tín dụng nói riêng thì cán bộ phòng QLRR còn thực hiện chức năng thẩm định, xử lý nợ theo qui định.
Mặt khác dù trình độ của QLRR về cơ bản được đảm bảo, tuy nhiên với số lượng nhân sự của Chi nhánh ngày càng tăng, mạng lưới hoạt động mở rộng thì với đội ngũ cán bộ làm công tác KSNB như hiện nay không thể kiểm tra sát sao và thường xuyên được, số cuộc kiểm soát chưa thường xuyên, tỷ lệ hồ sơ được kiểm tra trung bình 3 năm chỉ đạt 10,68%, hơn nữa hàng năm bộ phận QLRR không thể thực hiện KSNB hoạt động tín dụng đối với tất cả bộ phận trực thuộc Chi nhánh được mà chỉ lựa chọn một số phòng để tiến hành kiểm soát.
Trình độ nghiệp vụ và kinh nghiệm của một số cán bộ còn hạn chế, ý thức trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp của một số cán bộ chưa cao. Cán bộ QLRR làm công tác KSNB tuy được đào tạo bài bản nhưng do thiếu kinh nghiệm thực tế về tín dụng, với hơn 50% nhân sự QLRR có thời gian công tác trong lĩnh vực KSNB chỉ hơn 1 năm do đó cán bộ QLRR làm công tác KSNB
hoạt động tín dụng tại BIDV Phú Tài chỉ một số kinh nghiệm kiểm tra – KSNB trong một số nội dung cơ bản nhưng việc thực hiện nhiệm vụ theo thói quen, sự phán đoán và suy luận logic để có thể nhận diện các sai sót chưa cao nên chưa phát hiện được những sai phạm tiềm ẩn nhiều rủi ro. Ngoài ra, còn thiếu các lớp tập huấn chuyên sâu về kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng cho các cán bộ QLRR làm công tác kiểm soát viên, chủ yếu cán bộ tự tìm hiểu và thực hiện theo văn bản quy định được ban ra.
Quy trình và nội dung kiểm soát chưa trọng tâm, còn mang tính thủ công nên hiệu quả phát hiện các sai phạm còn thấp. Cơ chế, chính sách và quy trình về KSNB tín dụng chưa được chuẩn hóa, nhiều văn bản chồng chéo, mặt khác BIDV Phú Tài chỉ có văn bản hướng dẫn quy trình chung về KSNB, chưa có quy trình kiểm tra, kiểm soát hoạt động tín dụng.
Nội dung kiểm soát dàn trải chưa xác định rõ vấn đề trọng tâm hay những vấn đề chứa đựng nhiều rủi ro để tiến hành kiểm tra kiểm soát, nội dung kiểm tra còn mang tính tuân thủ.Thời gian thực hiện kiểm tra dài, chi phí cao do chủ yếu vẫn là kiểm soát trực tiếp tại đơn vị, việc kiểm soát gián tiếp qua hệ thống thông tin nội bộ chưa mang lại kết quả cao.
Việc kết hợp các phương pháp kiểm soát chưa cao, kết quả đầu ra của phương pháp kiểm soát gián tiếp ngoài việc đánh giá chung về hoạt động tín dụng mà phải sử dụng nó làm một trong những căn cứ để tổ chức các cuộc kiểm soát cụ thể. Hơn nữa việc áp dụng kiểm soát trên hệ thống SIBS là một bước tiến lớn trong công tác KSNB, tuy nhiên cán bộ QLRR chỉ mới thực hiện đánh giá về hoạt động tín dụng ở một số chỉ tiêu cơ bản và còn hạn chế về khả năng phân tích trên hệ thống này.