7. Kết cấu luận văn
3.2.4. Đẩy mạnh công tác kiểm soát sửa sai, phúc tra sửa sai
Ngoài việc tìm ra các sai phạm thì việc đưa ra các kiến nghị và thực hiện các kiến nghị đó cũng rất quan trọng nó quyết định một phần không nhỏ vào hiệu quả kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại BIDV Phú Tài, do đó để thực hiện tốt công tác khắc phục các sai phạm thì ngay trong kế hoạch kiểm soát nội bộ hàng năm của phòng QLRR phải đưa việc giám sát quá trình chỉnh sửa và thực hiện các kiến nghị sau kiểm soát như là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong kế hoạch. Căn cứ vào biên bản kết luận KSNB hoạt động tín dụng, Phòng QLRR cần kịp thời ban hành ngay các văn bản chỉ đạo và quy định cụ thể về nội dung, đối tượng, thời gian hoàn thành đối với công tác khắc phục sai sót đã nêu trong biên bản sau kiểm tra, kiểm soát ngay sau khi kết thúc các đợt kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng. Đồng thời quy định rõ Trưởng các bộ phận được kiểm tra là người trực tiếp phải chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc trong chỉ đạo công tác khắc phục sửa sai tại đơn vị đảm bảo đúng nội dung kiến nghị, kịp thời và có hiệu quả.
Mặc dù việc thực hiện sửa sai đã được quy định rất rõ về nội dung sai phạm, đối tượng sai phạm, thời hạn thực hiện sửa sai, đối tượng cần sửa sai nhưng các đơn vị còn thực hiện mang tính chất đối phó, chất lượng sửa sai chưa cao. Vì vậy phòng QLRR cần phân công cụ thể cán bộ trực tiếp theo dõi việc sửa sai, đánh giá việc sửa sai của đơn vị và báo cáo với bộ phận QLRR và đẩy mạnh thực hiện kiểm soát sửa sai thông qua:
(1) Báo cáo sửa sai của đơn vị được yêu cầu sửa sai: Việc sửa sai được giao cho Trưởng các bộ phận sai phạm chịu trách nhiệm đôn đốc sửa sai, thực hiện sửa sai và báo cáo kết quả sửa sai theo thời hạn đã quy định trong biên
bản kiểm soát nội bộ tại đơn vị.
(2) Thông qua việc tổ chức phúc tra sửa sai của bộ phận QLRR: Bộ phận QLRR tổ chức kiểm soát với các Trưởng các bộ phận sai phạm và các bộ phận sửa sai chậm trễ, đồng thời lập biên bản đánh giá việc sửa sai và đưa ra việc xử lý, xử phạt nghiêm ngặt.
BIDV Phú Tài cần tăng cường kiểm soát việc sửa sai đặc biệt đối với những bộ phận có nhiều sai phạm và việc sửa sai chậm trễ, đối với các trường hợp sai phạm mà có chất lượng sửa sai không đạt yêu cầu thì Chi nhánh phải xử lý một cách cương quyết đối với từng cán bộ có sai phạm theo Quy chế xử lý trách nhiệm đối với cá nhân, tập thể trong tác nghiệp của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam [16].
Căn cứ vào báo cáo kết quả sửa sai của các phòng nghiệp vụ được kiểm tra, bộ phận QLRR hàng năm phải tổ chức phúc tra kết quả sửa sai sau kiểm tra. Phương pháp phúc tra bao gồm phỏng vấn, quan sát trực tiếp, thử nghiệm và kiểm tra bằng chứng của các hoạt động sửa đổi; công việc kiểm tra này cũng được lập hồ sơ như các công việc kiểm tra khác; xử ý nghiêm những vi phạm tiêu cực để có sức mạnh răn đe đối với các trường hợp tương tự.
3.2.5. Đảm bảo tính độc lập, khách quan đối với công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
BIDV Phú Tài cần tạo mọi điều kiện cho công tác kiểm soát nội bộ được hoạt động một cách độc lập và hiệu quả cao. Ban lãnh đạo cần nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đầy đủ và hữu hiệu, xem đây là giải pháp mang tính chiến lược lâu dài và cấp thiết hiện nay. Để đảm bảo được tính khách quan trong hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại BIDV Phú Tài thì các cán bộ QLRR không phải chịu bất cứ sự chi phối nào khi đưa ra kết luận đánh giá và nhận xét của mình sau các cuộc kiểm soát, đồng thời các ý kiến của bộ phận QLRR phải được bảo lưu khi thông qua biên
bản kết luận KSNB với giám đốc Chi nhánh, có như vậy các sai sót mà cán bộ QLRR phát hiện được mới được phản ánh và báo cáo lên cấp trên một cách trung thực, chính xác.
Hoàn thiện quy định về quyền hạn, trách nhiệm của bộ phận QLRR khi thực hiện kiểm soát, gắn trách nhiệm cho từng thành viên trong bộ phận QLRR nhằm hạn chế việc chỉ đạo chồng chéo, kiêng nể lẫn nhau. Nêu rõ quyền hạn của cán bộ QLRR khi thực hiện KSNB hoạt động tín dụng, đặc biệt là quyền về độc lập khi thực hiện kiểm soát, quyền được bảo vệ ý kiến của mình, quyền được tiếp xúc dễ dàng hơn với các tài liệu phục vụ công tác kiểm soát, đồng thời phải xác định rõ những nội dung mà cán bộ QLRR không đươc thực hiện, tránh việc phân công cán bộ QLRR kiểm soát tại một bộ phận quá lâu hoặc bộ phận có người thân chịu trách nhiệm chính ở đơn vị được giao.
Hoàn thiện các văn bản quy định mức xử phạt đối với cán bộ QLRR nếu có sai phạm trong quá trình thực hiện công tác KSNB hoạt động tín dụng vì mặc dù BIDV đã đưa ra rất nhiều văn bản liên quan đến xử lý quy trách nhiệm như văn bản 444/QĐ-HĐQT ngày 27/03/2017 [16], các văn bản đã được xây dựng và sửa đổi rất nhiều lần nhưng việc thực hiện, áp dụng chưa thật sự kiên quyết do đó chưa đem lại hiệu quả có tính chất răn đe nhưng sai sót có thể lập lại trong tương lai. Do đó BIDV Phú Tài cần thực hiện xử lý kiên quyết theo quy định xử phạt đã đề ra, tránh việc cả nể và đủ sức răn đe cho các sai phạm dự kiến phát sinh.
3.2.6. Tăng cường công tác tổ chức cán bộ làm nhiệm vụ kiểm soát nội bộ
Công tác tổ chức cán bộ luôn là yếu tố then chốt và giữ vai trò quyết định trong mọi hoạt động của Chi nhánh nói chung và đối với công tác KSNB hoạt động tín dụng nói riêng. Trong thời gian qua, công tác tổ chức cán bộ của BIDV Phú Tài đã có sự đổi mới và chuyển biến tích cực về bố trí, tổ chức
nhân sự cũng như trong công tác đào tạo, nhưng vẫn chưa bắt kịp với yêu cầu và nhiệm vụ trong tình hình mới. Việc đổi mới tổ chức cán bộ tại BIDV Phú Tài nên theo hướng kiện toàn và củng cố mô hình tổ chức theo hướng hiện đại bắt kịp sự phát triển của hoạt động tín dụng.
Cán bộ QLRR làm công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ phải thỏa mãn các yêu cầu về tư cách đạo đức và trình độ chuyên môn. Các cán bộ QLRR thực hiện nhiệm vụ kiểm soát viên nội bộ cần được đào tạo để tuân thủ đúng các quy định về nghề nghiệp, nắm bắt quy chế quy trình nghiệp vụ cho vay, quy chế liên quan đến tín dụng và các chính sách pháp luật, đồng thời BIDV Phú Tài cần đưa ra những chính sách tuyển dụng, sử dụng, đãi ngộ thích hợp với yêu cầu trách nhiệm công việc. Khi sử dụng cán bộ cần có sự phân công, bố trí công việc hợp lý, lựa chọn những cán bộ có chuyên môn, có năng lực phân tính, đánh giá, có tinh thần trách nhiệm cao và có đạo đức nghề nghiệp.
BIDV Phú Tài cần tổ chức thi và cấp chứng chỉ kiểm soát nội bộ cho các cán bộ QLRR làm nhiệm vụ kiểm soát viên nội bộ trong đó yêu cầu toàn thể cán bộ QLRR làm nhiệm vụ kiểm soát viên nội bộ phải có chứng chỉ kiểm soát nội bộ. Nhằm lựa chọn những cán bộ có năng lực và đạo đức nghề nghiệp phục vụ cho công tác kiểm soát nội bộ thì Ban lãnh đạo BIDV Phú Tài cần kiên quyết loại bỏ những cán bộ yếu về tư cách đạo đức, thiếu trung thực hoặc chuyển sang bộ phân công tác khác nếu thiếu chuyên môn nghiệp vụ.
Đánh giá các cán bộ QLRR làm công tác kiểm soát nội bộ dựa trên những tiêu trí cơ bản như:
- Về kỹ năng nghề nghiệp: Cán bộ QLRR làm nhiệm vụ kiểm soát viên nội bộ phải được đào tạo chính quy về chuyên ngành Ngân hàng hoặc tài chính kế toán, hiểu biết về pháp luật và có kiến thức về hoạt động kinh doanh đặc biệt là hoạt động tín dụng của ngân hàng, có khả năng vận dụng những kiến thức của mình vào những tình huống cụ thể và xử lý linh hoạt tình huống đó.
- Khả năng giao tiếp và ứng xử linh hoạt trong công việc: Cán bộ QLRR làm nhiệm vụ kiểm soát viên nội bộ phải có kỹ năng giao tiếp, ứng xử linh hoạt, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập thông tin, tạo không khí thoải mái, thiện cản khi kiểm tra tại đơn vị hay khi kiểm tra trực tiếp với khách hàng.
- Tính thận trọng tỷ mỉ khi thực hiện nhiệm vụ: Cán bộ QLRR làm nhiệm vụ kiểm soát viên nội bộ phải có tính thận trọng kết hợp với kinh nghiệm thực tế, nhạy bén nhận diện chính xác các sai sót, hạn chế việc bỏ qua sai sót xảy ra, ngoài ra còn phải có đạo đức nghề nghiệp như trung thực, nhiệt tình, có trách nhiệm trong công việc.
BIDV Phú Tài cần thường xuyên tổ chức chương trình đào tạo nghiệp vụ về kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng nhằm trang bị những kiến thức cơ bản và chuyên sâu về kiểm soát hoạt động tín dụng, đồng thời phải kết hợp với những tình huống thực tiễn trên cơ sở trao đổi kinh nghiệm giữa các cán bộ với nhau. Đồng thời BIDV Phú Tài cần phải gắn liền đào tạo với bồi dưỡng thường xuyên cập nhật những kiến thức, những quy định mới và tình hình kinh tế thị trường và phối hợp với mời các chuyên gia, những nhà khoa học trong lĩnh vực ngân hàng đến trao đổi, thuyết trình về kiểm soát và phòng ngừa rủi ro tín dụng cho tất cả các nhân viên.
BIDV Phú Tài phải có chế độ thưởng phạt công bằng minh bạch nhằm khuyến khích các cán bộ QLRR làm nhiệm vụ kiểm soát viên nội bộ thực hiện tốt các nghiệp vụ của mình vì chế độ thưởng phạt công bằng, hợp lý có tác dụng trong việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận và sai sót (rủi ro nghiệp vụ), khuyến khích nhân viên tự hoàn thiện việc thực hiện nhiệm vụ, có ý thức tuân thủ đúng các quy định, có ý thức nhắc nhở và tố giác những hành vi vi phạm trong hoạt động KSNB. Việc thiết lập một chế độ thưởng, phạt đầy đủ và công bằng sẽ là động lực nâng cao chất lượng KSNB trong hoạt động tín dụng.
3.2.7. Các giải pháp khác
a. Hệ thống hóa các văn bản phục vụ cho công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
Phòng QLRR là đơn vị đầu mối tại BIDV Phú Tài cần phải hệ thống hóa các văn bản phục vụ KSNB hoạt động tín dụng, từ đó xây dựng các văn bản hướng dẫn thống nhất về kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng sẽ giúp cán bộ QLRR làm nhiệm vụ kiểm soát viên nội bộ thực hiện kiểm soát một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Trong những năm vừa qua NHNN, BIDV và Chi nhánh Phú Tài đã ban hành rất nhiều văn bản về kiểm soát nội bộ, tuy nhiên các văn bản này chủ yếu quy định về KSNB nói chung, các văn bản hướng dẫn KSNB hoạt động tín dụng còn thiếu. Do có rất nhiều văn bản khác nhau nên các văn bản này chưa mang tính nhất quán cao, nội dung kiểm soát nội bộ còn chung chung chưa chi tiết, việc xác định các vấn đề trọng tâm còn hạn chế.
BIDV Phú Tài cần hệ thống hóa thành một văn bản thống nhất hướng dẫn kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng thông qua hệ thống SIBS vì hiện nay BIDV chưa có tài liệu chính thức hướng dẫn khai thác SIBS trong công tác KSNB hoạt động tín dụng mà chỉ có các văn bản hướng dẫn vận hành chung, do đó việc ban hành tài liệu này sẽ giúp cán bộ QLRR làm nhiệm vụ kiểm soát viên thu thập được thông tin chính xác, nhanh chóng sử dụng có hiệu quả nguồn thông tin nội bộ của Chi nhánh để tiến hành kiểm soát.
b. Tăng cường sự phối hợp, trao đổi thông tin giữa bộ phận kiểm soát nội bộ vớicác bộ phận khác trong và ngoài ngân hàng
Do tính chất công việc đòi hỏi các cán bộ QLRR làm nhiệm vụ kiểm soát viên nội bộ phải nắm bắt được nhiều nghiệp vụ của các phòng ban khác trong Ngân hàng, đặc biệt là những phòng ban ở Hội sở chính là cơ quan quản lý cấp hệ thống của tất cả các nghiệp vụ. Mối quan hệ giữa bộ phận QLRR với các phòng ban khác là mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau, trao đổi thông tin để tăng cường công tác quản lý, đảm bảo cho hoạt động của BIDV Phú Tài được an toàn và thông suốt, do đó cần phải có mối quan hệ chặt chẽ với phòng QLRR
với các ban tại Hội sở chính BIDV cũng như các phòng, bộ phận tại BIDV Phú Tài để trao đổi thông tin, thu thập thông tin phục vụ các cuộc kiểm soát. Ngoài ra phòng quản trị tín dụng tại BIDV Phú Tài cũng cần cung cấp thông tin kịp thời cho công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng, đồng thời chủ động báo cáo cho Ban giám đốc, phòng QLRR những biến động bất thường trong hoạt động tín dụng. Ngoài ra, phòng QLRR cần thường xuyên trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến của Ban kiểm tra giám sát, Ban quản lý tín dụng của BIDV khi ban hành những văn bản có liên quan đến hoạt động tín dụng tại Chi nhánh vì đây là hai bộ phận đầu mối trong việc ban hành, giám sát việc thực hiện các chính sách, chế độ liên quan đến hoạt động tín dụng của toàn hệ thống BIDV.
Phòng QLRR tại BIDV Phú Tài cần sự phối hợp chặt chẽ với phòng/tổ giám sát tín dụng trong quá trình kiểm tra và với chính quyền địa phương trong quá trình kiểm tra đối chiếu trực tiếp với khách hàng nhằm thực hiện công tác KSNB hoạt động tín dụng được dễ dàng và nhanh chóng hơn. Do việc kiểm tra đối chiếu trực tiếp khách hàng vay phải trực tiếp gặp khách hàng và kiểm tra tại nơi có tài sản đảm bảo, các kiểm soát viên nội bộ không thông thạo địa bàn nên cần có sự hỗ trợ của cán bộ QHKH tại địa bàn đó và chính quyền địa phương.
3.3. Kiến nghị
Muốn cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng nói riêng được hiệu quả và thông suốt, trước tiên cần phải có một cơ chế điều tiết hữu hiệu. Điều đó được thể hiện qua hành lang pháp lý điều chỉnh hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ; các văn bản hướng dẫn thực hiện là chuẩn mực và thước đo cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ.
Về phía Ngân hàng Nhà nước, cần rà soát lại các văn bản quy phạm pháp luật, quy trình nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ để bổ sung kịp thời, đảm bảo phù hợp, đồng bộ với các văn bản quy phạm
pháp luật của Nhà nước, hoàn thiện hành lang pháp lý.
Thông tư 44/2011/TT/NHNN về “Quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài” ban hành ngày 29/12/2011 thay thế cho quyết định số 36/2006/QĐ- NHNN về “Ban hành quy chế kiểm tra kiểm soát nội bộ của Tổ chức tín dụng” và Quyết định số 37/2005/QĐ-NHNN về “Quy chế Kiểm toán nội bộ của Tổ chức tín dụng”. Thông tư trên được ban hành nhằm đáp ứng các yêu cầu thiết yếu nhằm định hình cho công tác KTNB trong các tổ chức tín dụng.