7. Kết cấu của đề tài
3.1.2. Hoàn thiện tổ chức phân tích
Vốn hoạt động bình quân
Chỉ tiêu này cho biết mỗi đồng vốn đang sử dụng thường xuyên tại Công ty tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận sau thuế. Chỉ tiêu “Vốn hoạt động” được tính bằng tổng tài sản trừ đi các khoản nợ ngắn hạn hay được tính bằng vốn chủ sở hữu cộng các khoản nợ, vay dài hạn. Khi phân tích chỉ tiêu này cần so sánh số liệu biến động giữa các năm, so sánh với số bình quân của ngành và so sánh với lãi suất bình quân trên thị trường. Chỉ tiêu này phải cao hơn lãi suất bình quân trên thị trường thì vốn đầu tư vào Công ty mới có hiệu quả.
- Hệ số khả năng chi trả lãi vay
Hệ số khả năng chi trả lãi vay =
Lợi nhuận trước thuế + Chi phí lãi vay
(3.19) Chi phí lãi vay
Chỉ tiêu này cho biết khả năng chi trả lãi vay của Công ty. Đây là chỉ tiêu được các ngân hàng, chủ nợ, đơn vị cung cấp tín dụng cho Công ty hết sức quan tâm. Trị số của chỉ tiêu này nếu lớn hơn 1, chứng tỏ Lợi nhuận của Công ty có khả năng bù đắp đủ chi phí đi vay; nếu nhỏ hơn 1, chứng tỏ lợi nhuận của Công ty không đủ chi trả lãi đi vay; nếu bằng 1, chứng tỏ lợi nhuận thu được chỉ đủ trang trải lãi đi vay.
3.1.2. Hoàn thiện tổ chức phân tích
Tổ chức một quy trình phân tích hợp lý sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến giá trị của các kết luận phân tích. Thêm vào đó, khi doanh nghiệp đã có một quy trình phân tích chuẩn hóa, công tác phân tích sẽ diễn ra thuận tiện và trở nên dễ dàng hơn. Do vậy, mỗi doanh nghiệp đều cần có một quy trình phân tích chuẩn để công việc phân tích được tiến hành thường xuyên, liên tục. Việc tổ chức phân tích HQKD như thế nào là hợp lý phụ thuộc rất nhiều vào đặc điểm tổ chức quản lý hay tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi ngành nghề có
đặc điểm và điều kiện sản xuất kinh doanh khác nhau nên cần nghiên cứu và vận dụng quy trình phân tích sao cho phù hợp nhất.
Với thực trạng hiện nay của Công ty Cổ phần Chăn nuôi CP Việt Nam - Chi nhánh Bình Định II, tôi nhận thấy Công ty chưa thực sự chuẩn hóa quy trình phân tích, do đó còn lúng túng khi tiến hành phân tích HQKD nên chưa tiến hành thường xuyên hoạt động này. Xuất phát từ thực trạng này, tôi đề xuất một quy trình phân tích ứng dụng cho Công ty Cổ phần Chăn nuôi CP Việt Nam - Chi nhánh Bình Định II căn cứ trên quy trình phân tích hiệu quả kinh doanh chung như sau:
TỔ CHỨC PHÂN TÍCH
3.1.2.1. Giai đoạn chuẩn bị phân tích
Giai đoạn đầu tiên của quá trình phân tích chính là giai đoạn chuẩn bị. Công tác chuẩn bị tạo tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi tiến hành phân tích và báo cáo kết luận phân tích. Đối với Công ty Cổ phần Chăn nuôi CP Việt
Chuẩn bi phân tích - Xác định mục tiêu phân tích. - Xác định phạm vi phân tích. - Xác định bộ phận phụ trách. - Xác định thời gian và phương pháp phân tích. - Lập kế hoạch tài chính cho phân tích. Thực hiện phân tích - Đánh giá khái quát HQKD. - Phân tích nhân tố ảnh hưởng. - Tổng hợp kết quả phân tích, rút ra nhận xét, kết luận. Kết thúc phân tích - Nêu kết luận phân tích. - Viết báo cáo phân tích. - Hoàn thiện hồ sơ phân tích.
Nam - Chi nhánh Bình Định II, tôi đề xuất các nôi dụng trong giai đoạn này bao gồm:
* Đầu tiên, Công ty phải đặt ra mục tiêu phân tích. Mục tiêu phân tích của Công ty là nhằm hướng đến việc tìm ra các nhân tố tạo nên các bộ phận tiên tiến, điển hình hay các nguyên nhân gây nên tình trạng yếu kém, lạc hậu ở một số bộ phận. Từ mục tiêu đó, Công ty mới có thể quyết định bước tiếp theo.
Hiện nay, đối với Công ty Cổ phần Chăn nuôi CP Việt Nam - Chi nhánh Bình Định II, hoạt động phân tích HQKD vẫn còn chưa phổ biến và việc sử dụng phân tích HQKD như một công cụ quản lý còn khá mới mẻ. Do vậy, tôi đề xuất hoạt động này nên được tiến hành hướng đến mục tiêu xác định các nhân tố có tác động tiêu cực và tích cực đến hoạt động kinh doanh của toàn doanh nghiệp.
* Thứ hai, Công ty cần xác định phạm vi phân tích, sẽ là phân tích toàn Công ty hay từng bộ phận, từng thị trường,… Phạm vi phân tích sẽ quyết định việc đạt được mục tiêu phân tích của Công ty là nhằm đánh giá hiệu quả ở các bộ phận tiên tiến, lạc hậu hay toàn Công ty.
Để đạt được mục tiêu phân tích nêu trên, điều dĩ nhiên, phạm vi phân tích được xác định sẽ là phân tích toàn Công ty. Trước mắt, do nguồn nhân lực phân tích còn chưa chuyên môn hóa sâu nên Công ty Cổ phần Chăn nuôi CP Việt Nam - Chi nhánh Bình Định II chỉ có thể phân tích chung HQKD toàn Công ty. Khi đã có nhân lực chuyên môn hóa sâu và hoạt động phân tích HQKD đã trở thành hoạt động thường xuyên thì phạm vi phân tích cũng cần được chi tiết theo từng bộ phận hoặc công đoạn sản xuất trước khi đi phân tích toàn Công ty.
* Thứ ba, Công ty cần xác định bộ phận nào sẽ phụ trách công tác phân tích, xử lý thông tin. Công tác này cũng hết sức quan trọng, nó có ý nghĩa
quyết định đến giá trị của thông tin phân tích cung cấp. Số lượng thông tin có thể nhiều hay ít nhưng không thể phản ánh thông tin tốt hay xấu, điều đó phụ thuộc vào lực lượng làm công tác phân tích.
Với thực tế hiện nay của Công ty Cổ phần Chăn nuôi CP Việt Nam - Chi nhánh Bình Định II, việc tổ chức một bộ phận phân tích chuyên trách sẽ tốn khá nhiều công sức và chi phí. Do đó, chúng tôi đề nghị công việc này nên giao cho nhân viên phòng chức năng như: phòng kế toán hay phòng kinh doanh hay phòng kế hoạch,… kiêm nhiệm. Do công tác phân tích HQKD bước đầu chỉ là công tác kiêm nhiệm và phạm vi phân tích bước đầu, cũng chỉ là tập trung phân tích HQKD chung của toàn Công ty nên việc phân tích HQKD sẽ được tiến hành ngoài giờ trong một khoảng thời gian cụ thể với hai nhân viên tham gia. Yêu cầu đối với nhân viên kiêm nhiệm công tác phân tích như sau: phải có trình độ chuyên môn về phân tích kinh doanh, có năng lực xử lý vấn đề, hiểu sâu sắc về ngành nghề kinh doanh của Công ty cũng như các yếu tố môi trường tác động, có tính trung thực, cẩn thận, khách quan, không cá nhân và có tinh thần trách nhiệm. Với đội ngũ nhân viên như vậy, nội dung và kết quả phân tích sẽ được đảm bảo chính xác, khách quan, tránh được tình trạng cố tình cũng như vô ý làm sai dẫn đến làm sai lệch các quyết định kinh doanh, làm mất hình ảnh của Công ty trước các đối tác và đối thủ cạnh tranh.
* Thứ tư, Công ty cần xác định thời gian và phương pháp phân tích. Việc xác định thời gian cần chi tiết cho từng giai đoạn của quá trình phân tích, điều này sẽ đảm bảo tiến độ phân tích và tiến độ cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và ra quyết định. Chẳng hạn, xác định thời gian hoàn thành công việc thu thập số liệu, thời gian sắp xếp và xử lý số liệu, thời gian thực hiện phân tích, thời gian báo cáo kết quả phân tích,…
thấy rằng để có thể cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định kinh doanh thì hoạt động phân tích HQKD ở Công ty Cổ phần Chăn nuôi CP Việt Nam - Chi nhánh Bình Định II chỉ nên tiến hành tối đa trong thời gian 15 ngày. Trong thời gian 5 ngày sau khi có các báo cáo kế toán quản trị hoặc báo cáo tài chính, các số liệu cần được thu thập và xử lý theo yêu cầu phân tích, việc tính toán và phân tích số liệu sẽ được tiến hành trong 7 ngày, 3 ngày cuối cùng sẽ dành cho việc viết báo cáo, đề xuất phương hướng nâng cao HQKD và báo cáo kết quả.
Để tiến hành phân tích còn cần phải xác định phương pháp, kỹ thuật ứng dụng trong phân tích. Phương pháp phân tích hợp lý sẽ đảm bảo kết quả phân tích đầy đủ và chính xác. Vì vậy, nhà phân tích cần phân loại các đối tượng phân tích để lựa chọn phương pháp thích hợp cho từng đối tượng, đồng thời cũng cần kết hợp nhiều phương pháp để đảm bảo đánh giá hết các trạng thái của đối tượng phân tích.
* Cuối cùng, trước khi tiến hành thực hiện phân tích, Công ty còn phải lập kế hoạch tài chính cụ thể để đảm bảo quá trình phân tích diễn ra thuận tiện và quản lý thu - chi hiệu quả. Kế hoạch tài chính này đòi hỏi phải được lập vào đầu kỳ kinh doanh nhằm giúp cho việc tiến hành phân tích được chủ động và cũng như một công cụ nhắc nhở Công ty tiến hành hoạt động phân tích HQKD thường xuyên.
3.1.2.2. Giai đoạn thực hiện phân tích
Đây là giai đoạn quan trọng để đưa ra các quyết định phân tích. Tuy nhiên, do nhu cầu sử dụng thông tin của mỗi đối tượng khác nhau nên việc thực hiện phân tích có thể tiến hành ở các mức độ khác nhau. Song, xét trên góc độ chủ thể phân tích là công ty cổ phần chăn nuôi, phân tích để cung cấp thông tin cho các đối tượng nên việc phân tích vừa phải khái quát, vừa cụ thể, chi tiết cung cấp được những thông tin chính xác, khách quan và toàn diện
nhất về HQKD của công ty.
Khi tiến hành phân tích HQKD nhà phân tích sẽ thực hiện theo đúng các nội dung đã được lên kế hoạch trước. Công việc của bước này có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng và độ chính xác của kết quả phân tích. Thực tế hiện nay tại Công ty, khi trình bày thông tin trên Báo cáo Ban Giám đốc mới chỉ phân tích hết sức khái quát thông qua việc so sánh chỉ tiêu phân tích của kỳ này với kỳ trước. Thực hiện phân tích đơn giản như vậy chưa đánh giá được chính xác HQKD, chưa chỉ ra được tác động của từng nhân tố cũng như nguyên nhân ảnh hưởng đến HQKD. Theo tôi việc thực hiện phân tích trước hết cần đánh giá khái quát các chỉ tiêu, sau đó tiến hành phân tích chi tiết, xác định ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích và cuối cùng đưa ra kết luận phân tích.
- Đánh giá khái quát hiệu quả kinh doanh của Công ty
Để có được những nhận định sơ bộ, khái quát về HQKD của công ty, nhà phân tích tính ra các chỉ tiêu phản ánh khái quát HQKD và sử dụng phương pháp so sánh để đánh giá mức độ biến động của các chỉ tiêu so với kỳ gốc hoặc so với bình quân của ngành chăn nuôi. Bên cạnh đó, nhà phân tích kết hợp phương pháp biểu đồ, đồ thị để phản ánh sự biến động của các chỉ tiêu làm tăng sức thuyết phục. Ở Việt Nam, việc so sánh số liệu phân tích với bình quân chung của ngành còn gặp khó khăn, do chưa có một tổ chức chuyên nghiệp nào đứng ra cung cấp các số liệu phân tích bình quân ngành để giúp các nhà phân tích. Chính vì vậy, Công ty có thể so sánh với số liệu của các công ty cùng ngành trên địa bàn tỉnh, để từ đó xem xét, đưa ra kết luận Công ty có hoạt động hiệu quả hay không.
- Phân tích các nhân tố ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh
các nhân tố ảnh hưởng đến HQKD của Công ty và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố. Căn cứ vào mối quan hệ giữa chỉ tiêu phân tích và các nhân tố ảnh hưởng, nhà phân tích xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phản ánh HQKD thông qua các phương pháp như: phương pháp loại trừ, phương pháp thay thế liên hoàn,… Phân tích nhân tố ảnh hưởng có thể dựa trên công thức gốc hoặc phân tích theo công thức biến đổi của Dupont. Chẳng hạn, phân tích chỉ tiêu hệ số khả năng sinh lợi của Tổng tài sản theo công thức gốc ảnh hưởng của hai nhân tố là Lợi nhuận sau thuế và Tổng tài sản bình quân. Nhà phân tích sử dụng phương pháp số chênh lệch hoặc phương pháp thay thế liên hoàn, để xác định mức độ ảnh hưởng của Lợi nhuận sau thuế và Tổng tài sản đến sự biến động của hệ số khả năng sinh lợi Tổng tài sản giữa kỳ phân tích so với kỳ gốc. Tuy nhiên, phân tích theo công thức gốc có hạn chế là không thấy được ảnh hưởng của các nhân tố mang bản chất quyết định đến khả năng sinh lợi của tổng tài sản như: tổ chức quản lý tài sản, quản lý chi phí, chính sách bán hàng, cấu trúc tài chính,… Do vậy, nhà phân tích có thể biến đổi công thức gốc theo mô hình Dupont về dạng hàm số có nhiều biến số để phân tích. Ngoài ra, trong quá trình phân tích, nhà phân tích nên đưa thêm tác động của các nhân tố định tính có ảnh hưởng đến HQKD như: tổ chức quản lý, năng lực lãnh đạo, khả năng cạnh tranh,… hoặc các nguyên nhân khách quan khác như lạm phát, tình hình chính trị,…
Bên cạnh đó, để đảm bảo chính xác và có giá trị của “thông tin đầu ra” do quá trình phân tích HQKD cung cấp thì “thông tin đầu vào” phải được thu thập và xử lý trước khi sử dụng vào phân tích. Thông tin đầu vào có thể được lấy từ nhiều nguồn khác nhau như thông tin kế toán, thông tin kinh tế xã hội, thông tin về đối thủ cạnh tranh, thông tin về thị trường,… Do đó, để dễ dàng khi xử lý thông tin thì cần phân loại thông tin thành các nhóm khác nhau, cách đơn giản nhất mà Công ty Cổ phần Chăn nuôi CP Việt Nam - Chi nhánh
Bình Định II có thể làm được chính là phân chia thông tin thành: thông tin bên trong công ty và thông tin bên ngoài công ty:
+ Trước hết, thông tin bên trong công ty bao gồm chủ yếu là hệ thống Báo cáo tài chính do phòng Kế toán cung cấp - khi phân tích nên lấy số liệu ba năm liên tiếp để có thể đánh giá chính xác xu hướng vận động của đối tượng phân tích. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn cần sử dụng các tài liệu của các bộ phận chức năng như: Báo cáo của phòng Kinh doanh, các định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật của phòng Kế hoạch, báo cáo phương hướng và tổng kết của phòng Kế hoạch, bảng theo dõi thời gian làm việc,… Tuy nhiên, với các thông tin trên Báo cáo tài chính nếu chỉ sử dụng các thông tin được cung cấp vào cuối năm tài chính thì số liệu chỉ mang tính thời điểm nên không phản ánh được quá trình vận động của đối tượng. Hơn nữa, với các số liệu tổng hợp thì khó có thể đánh giá chính xác cho từng tiêu chuẩn định mức kỹ thuật - đặc biệt là các số liệu liên quan đến chi phí. Vì vậy, để có thể tăng độ chính xác và giá trị cho thông tin đầu ra, các thông tin liên quan đến các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính và các thông tin liên quan đến chi phí cần được xử lý như sau: Đối với thông tin liên quan đến Báo cáo tài chính, Công ty nên thu thập