7. Kết cấu của đề tài
1.3. Phân tích hiệu quả kinh doanh trong các doanh nghiệp
xử lý, sử dụng các thông tin đó kịp thời là một điều kiện quan trọng để ra các quyết định kinh doanh có hiệu quả cao. Những thông tin chính xác được cung cấp kịp thời sẽ là cơ sở vững chắc để doanh nghiệp xác định phương hướng kinh doanh, xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn.
1.3. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH DOANH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NGHIỆP
1.3.1. Xác định nội dung và nhiệm vụ của phân tích hiệu quả kinh doanh
1.3.1.1. Nội dung của phân tích hiệu quả kinh doanh
Trong phân tích kinh doanh nói chung hay phân tích HQKD nói riêng, việc xác định nội dung phân tích là một vấn đề quan trọng hàng đầu mà nhà phân tích cần phải làm trước khi tiến hành phân tích. Trên cơ sở xác định nội dung phân tích, nhà phân tích mới tiến hành xác định công việc tiếp theo như: Xác định hệ thống chỉ tiêu phân tích, xác định phương pháp và trình tự phân tích, tiến hành phân tích, đánh giá tình hình,... Do có nhiều cách tiếp cận khác nhau về HQKD và mối quan tâm về HQKD của các đối tượng khác nhau nên nội dung phân tích HQKD sẽ không giống nhau, có nhiều quan điểm khác nhau. Tuy nhiên, mục đích quan trọng nhất của doanh nghiệp là tạo ra lợi nhuận, do vậy biểu hiện cao nhất và tập trung nhất của HQKD chính là khả năng sinh lợi (hay sức sinh lợi), nên việc phân tích HQKD phải tập trung phân tích khả năng sinh lợi của các nguồn lực sử dụng cho hoạt động kinh doanh. Mặt khác, khả năng sinh lợi chỉ có thể đạt được khi doanh nghiệp có năng lực hoạt động tốt, thể hiện thông qua việc quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp. Chính vì vậy, để đánh giá được đầy đủ HQKD, theo chúng tôi trước tiên cần phải đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp thông qua hiệu quả sử dụng các nguồn lực phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, sau đó đánh giá khả năng sinh lợi của các nguồn lực.
Như vậy, để có thể đánh giá HQKD một cách toàn diện, lien kết được các chỉ tiêu cũng như các nhân tố ảnh hưởng, cần phân tích HQKD trên nhiều góc độ khác nhau, có thể tổng hợp các nội dung như sau:
Thứ nhất, phân tích khái quát HQKD qua Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Phân tích khái quát sẽ cho phép đánh giá sơ bộ HQKD của doanh nghiệp và sự biến động đột biến của các chỉ tiêu có ảnh hưởng đến việc xác định và đánh giá các chỉ tiêu phân tích HQKD khác.
Thứ hai, phân tích hiệu quả kinh doanh qua nhóm chỉ tiêu hiệu suất sử dụng và sức sinh lợi của chi phí hay các yếu tố đầu vào. Nhóm chỉ tiêu này được xây dựng bằng cách đánh giá tương quan giữa một đơn vị kết quả thu được với một đơn vị chi phí hoặc yếu tố đầu vào.
Thứ ba, phân tích HQKD qua nhóm chỉ tiêu tốc độ luân chuyển của chi phí hay các yếu tố đầu vào. Nhóm chỉ tiêu này được xác định bằng cách so sánh tương quan giữa doanh thu với chi phí hay các yếu tố đầu vào.
Thứ tư, phân tích HQKD của doanh nghiệp cần gắn liền việc đánh giá hiệu quả kinh tế với hiệu quả xã hội.
1.3.1.2. Nhiệm vụ của phân tích hiệu quả kinh doanh
Những nghiên cứu lý thuyết và những ứng dụng thực tế đã cho thấy phân tích hiệu quả kinh doanh - một bộ phận cơ bản của phân tích hoạt động kinh doanh - đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống các công cụ phục vụ quá trình nhận thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phân tích hiệu quả kinh doanh cần đảm bảo các nhiệm vụ cơ bản sau:
Trước hết, phân tích hiệu quả kinh doanh phải thực hiện nhiệm vụ đánh giá hiệu quả kinh doanh trong từng kỳ, từng giai đoạn và xu hướng biến động hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình này sẽ là nền tảng cơ sở
định hướng để thực hiện các bước nghiên cứu tiếp theo.
Tiếp theo, xác định nguyên nhân và các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Sự biến động của các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp là do ảnh hưởng trực tiếp của các nhân tố gây nên, do vậy cần xác định trị số của nhân tố tác động đến chỉ tiêu hiệu quả và tìm nguyên nhân gây nên biến động của trị số nhân tố đó. Tuy nhiên, cần hiểu rằng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp không chỉ chịu ảnh hưởng bởi các nguyên nhân khách quan bên ngoài doanh nghiệp, do đó việc xác định chính xác các nguyên nhân tác động sẽ giúp doanh nghiệp có các định hướng đúng đắn cho quá trình ra quyết định.
Cuối cùng, phân tích hiệu quả kinh doanh cần dựa trên cơ sở các đánh giá khái quát hiệu quả kinh doanh cũng như các nguyên nhân tác động đã tìm được trong các bước công việc trước để phát hiện các tiềm năng cần được khai thác và những điểm còn yếu kém nhằm đề xuất các giải pháp khắc phục điểm yếu và phát huy thế mạnh của doanh nghiệp (giải quyết các nguyên nhân chủ quan tác động đến hiệu quả kinh doanh).
1.3.2. Tổ chức phân tích hiệu quả kinh doanh
Tổ chức phân tích HQKD là việc thiết lập các mối quan hệ qua lại giữa các đối tượng phân tích, phương pháp phân tích và nội dung phân tích để đánh giá được toàn diện HQKD của doanh nghiệp cũng như hiệu quả cụ thể của từng nguồn lực dùng cho sản xuất kinh doanh, từ đó chỉ ra những tiềm năng và biện pháp khai thác lợi thế sử dụng các nguồn lực nhằm tạo ra giá trị kinh tế cao nhất cho doanh nghiệp. Nội dung tổ chức phân tích HQKD được thực hiện qua ba giai đoạn chính, bao gồm: chuẩn bị phân tích, thực hiện phân tích và kết thúc phân tích được trình bày cụ thể qua các phần dưới đây:
- Giai đoạn chuẩn bị phân tích
hưởng quyết định đến chất lượng của thông tin phân tích. Tổ chức phân tích HQKD ở doanh nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý hay tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc điểm và điều kiện sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp khác nhau cho nên tổ chức phân tích HQKD phải được nghiên cứu và vận dụng sao cho phù hợp nhất.
Trong giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số vấn đề sau:
+ Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần lựa chọn loại hình phân tích: loại hình phân tích ở đây gồm ba dạng: Phân tích trước khi kinh doanh - nhằm dự báo, dự đoán các mục tiêu có thể đạt được trong tương lai, để cung cấp thông tin cho công tác xây dựng kế hoạch; hoặc phân tích trong quá trình kinh doanh - hình thức này thích hợp cho chức năng kiểm tra thường xuyên, nhằm điều chỉnh và chấn chỉnh những sai lệch giữa kết quả thực hiện so với kế hoạch đặt ra và xác định rõ những nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả đó.
+ Bước tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định nội dung phân tích: hầu hết nội dung phân tích được thực hiện theo một trong hai hướng, khuynh hướng thứ nhất là phân tích toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, tức là đánh giá toàn bộ các chỉ tiêu nhằm làm rõ kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, xem xét mối quan hệ và tác động ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích; khuynh hướng thứ hai là phân tích bộ phận, nghĩa là tập trung phân tích một số nội dung trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp cần quan tâm, làm rõ tiềm năng, thực chất của hoạt động kinh doanh để cải tiến và hoàn thiện từng bộ phận đó.
+ Bước tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định phạm vị phân tích: Tùy thuộc vào mục tiêu mong muốn đạt được mà phạm vi phân tích có thể là toàn ngành, toàn doanh nghiệp, hay từng khâu, hoặc từng phân xưởng, thị trường,... Việc khoanh vùng chính xác phạm vi phân tích sẽ là cơ sở để nhà
phân tích lựa chọn và thu thập số liệu phân tích.
+ Sau đó, cần tiến hành thu thập, xử lý thông tin dùng làm căn cứ để phân tích: Tùy theo yêu cầu về nội dung, phạm vi phân tích mà tiến hành thu thập, xử lý tài liệu. Tài liệu dùng làm căn cứ để phân tích bao gồm: hệ thống các báo cáo tài chính, các tài liệu kế hoạch, định mức, dự toán; các tài liệu hoạch toán của doanh nghiệp; các biên bản hội nghị, biên bản kiểm tra, xử lý,...
Để đảm bảo chất lượng của thông tin, trước khi tiến hành thu thập thông tin cần kiểm tra các tài liệu về tính hợp pháp, tính chính xác, tính hợp lý và mối liên hệ giữa các tài liệu. Việc sắp xếp, chọn lọc thông tin sử dụng trong quá trình phân tích là bước đi đầu tiên, quan trọng có ảnh hưởng rất lớn đến độ chính xác của kết luận cuối cùng. Đây sẽ là dữ liệu cơ sở để tiến hành phân tích định tính và định lượng, tính toán các tỷ số, các chỉ tiêu, hệ thống hóa và tổng hợp các dạng vào bảng và đồ thị phân tích,...
+ Cuối cùng, cần xây dựng tiến độ thực hiện cho quá trình phân tích: Thời gian ấn định trong kế hoạch phân tích bao gồm cả thời gian chuẩn bị và thời gian tiến hành phân tích. Thông thường nhà phân tích tiến hành chia từng giai đoạn cho thời gian phân tích và tương ứng với từng khoảng thời gian xác định nhiệm vụ cụ thể cần phải được hoàn thành, làm được điều này sẽ tạo nên tính giám sát và tự kiểm tra khi thực hiện.
- Giai đoạn thực hiện phân tích
Sau khi đã thu thập đầy đủ thông tin, số liệu cần thiết cho việc phân tích sẽ tiến hành vận dụng các phương pháp thích hợp để phân tích. Việc phân tích sẽ được tiến hành theo các bước sau:
+ Đánh giá khái quát tình hình:
Dựa vào chỉ tiêu phản ánh đối tượng nghiên cứu đã xác định theo từng nội dung phân tích, các nhà phân tích sử dụng phương pháp so sánh để đánh
giá chung tình hình. Từ đó, xác định chính xác kết quả, xu hướng phát triển và mối quan hệ biện chứng giữa yếu tố phản ánh HQKD.
+ Phân tích nhân tố ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố:
HQKD của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của rất nhiều nguyên nhân. Những nguyên nhân mà các nhà phân tích có thể tính toán được, lượng hóa được mức độ ảnh hưởng đến đối tượng nghiên cứu gọi là nhân tố. Vì thế, sau khi đã xác định lượng nhân tố cần thiết ảnh hưởng đến đối tượng nghiên cứu, các nhà phân tích sẽ vận dụng phương pháp thích hợp (loại trừ, liên hệ cân đối, so sánh, toán kinh tế,…) để xác định mức độ ảnh hưởng và phân tích thực chất ảnh hưởng của từng nhân tố đến sự thay đổi của đối tượng nghiên cứu. Trên cơ sở các định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích cần chỉ ra các nguyên nhân tác động đến HQKD của doanh nghiệp trong đó có những nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ yếu, nguyên nhân thứ yếu, nguyên nhân tích cực, nguyên nhân tiêu cực. Đây chính là căn cứ quan trọng để đề xuất các kiến nghị, giải pháp.
+ Tổng hợp kết quả phân tích, rút ra nhận xét, kết luận:
Xác định ảnh hưởng của các nhân tố đến sự biến động của đối tượng nghiên cứu, các nhà phân tích cần tiến hành liên hệ, tổng hợp mức độ biến động của các nhân tố đến đối tượng nghiên cứu nhằm khắc phục tính rời rạc, tản mạn. Từ đó, rút ra các nhận xét, chỉ rõ những tồn tại, nguyên nhân dẫn đến thiếu sót, sai lầm; đồng thời, vạch ra các tiềm năng chưa được khai thác, sử dụng để có các quyết định phù hợp với mục tiêu đặt ra.
- Giai đoạn kết thúc phân tích
Kết thúc phân tích là giai doạn cuối cùng của hoạt động phân tích. Trong giai đoạn này, các nhà phân tích rút ra các kết luận phân tích và viết báo cáo phân tích, sau đó hoàn thiện hồ sơ phân tích. Kết thúc quá trình phân
tích HQKD, cũng như các hoạt động phân tích khác, nhà phân tích cần hoàn thiện hồ sơ phân tích bao gồm tài liệu và sản phẩm từ quá trình phân tích, báo cáo phân tích tiến hành cất giữ và lưu trữ.
1.3.3. Xác định phương pháp phân tích hiệu quả kinh doanh
Để tiến hành phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các nhà phân tích thường kết hợp sử dụng các phương pháp như phương pháp so sánh, phương pháp loại trừ, phương pháp dự báo, phương pháp Dupont,... Mỗi một phương pháp có những tác dụng khác nhau và được sử dụng trong từng nội dung phân tích khác nhau. Cụ thể:
1.3.3.1. Phương pháp so sánh
Đây là phương pháp được sử dụng rộng rãi, phổ biến trong phân tích kinh tế nói chung và phân tích HQKD nói riêng. Phương pháp này nhằm để đánh giá xu hướng biến động và mức độ biến động của chi tiêu cần phân tích. Khi sử dụng phương pháp so sánh, các nhà phân tích cần chú ý một số vấn đề sau đây:
+ Điều kiện so sánh được của chỉ tiêu: Để có thể so sánh được đòi hỏi chỉ tiêu nghiên cứu được phải đảm bảo thống nhất về nội dung kinh tế, thống nhất về phương pháp tính toán, thống nhất về thời gian và đơn vị đo lường.
+ Gốc so sánh: Gốc so sánh được lựa chọn có thể là gốc về không gian hay thời gian, tùy thuộc vào mục đích phân tích. Về không gian, có thể so sánh đơn vị này với đơn vị khác, bộ phận này với bộ phận khác, khu vực này với khu vực khác,... Việc so sánh về không gian thường được sử dụng khi cần xác định ví trí hiện tại của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh, so với số bình quân ngành, bình quân khu vực,... Về thời gian, gốc so sánh được lựa chọn là các kỳ đã qua (kỳ trước, năm trước) hay kế hoạch, dự toán.
+ Các dạng so sánh: Các dạng so sánh thường được sử dụng trong phân tích là so sánh bằng số tuyệt đối, so sánh bằng số tương đối và so sánh
với số bình quân. Khi so sánh bằng số tuyệt đối, các nhà phân tích sẽ thấy rõ được sự biến động về quy mô của chỉ tiêu nghiên cứu giữa kỳ (điểm) phân tích với kỳ (điểm) gốc; còn khi so sánh bằng số tương đối, các nhà quản lý sẽ nắm được kết cấu, mối quan hệ, tốc độ phát triển, các nhà phân tích thường sử dụng các loại số tương đối sau:
- Số tương đối động thái: Dùng để phản ánh tốc độ tăng trưởng hay nhịp độ biến động của chỉ tiêu và thường dùng dưới dạng số tương đối định gốc [cố định kỳ gốc: yi/y0 (i = 1, n)] và số tương đối liên hoàn [thay đổi kỳ gốc: y(i + 1)/yi (i = 1, n)].
- Số tương đối kế hoạch: Số tương đối kế hoạch phản ánh mức độ, nhiệm vụ mà doanh nghiệp cần phải thực hiện trong kỳ trên một số chỉ tiêu nhất định.
- Số tương đối phản ánh mức độ thực hiện: Dùng để đánh giá mức độ thực hiện trong kỳ của doanh nghiệp đạt bao nhiêu phần so với gốc. Số tương đối phản ánh mức độ thực hiện có thể sử dụng dưới chỉ số hay tỉ lệ và được tính như sau:
Chỉ số (tỷ lệ %) thực hiện so với gốc của chỉ tiêu nghiên cứu =
Trị số chỉ tiêu thực hiện
x % (1.7) Hệ số chỉ tiêu gốc
- Số tương đối kết cấu: Dùng để phản ánh tỷ trọng của từng bộ phận trong tổng thể. Thông qua số tương đối kết cấu, nhà phân tích chỉ rõ: trong tổng thể từng bộ phận cấu thành chiếm tỷ trọng bao nhiêu %.
Ưu điểm của phương pháp so sánh là đơn giản và dễ thực hiện, song khi sử dụng phương pháp này để cho thấy rõ xu hướng phát triển của đối tượng phân tích thì cần xem xét chúng qua nhiều kỳ liên tiếp hoặc có thể lâu